將 Teams 加入 Outlook：操作指南

Microsoft Outlook 365 與 Microsoft Teams 的整合極具實用價值,因為它能實現無縫溝通、高效安排 Teams 會議、輕鬆加入會議、在 Outlook 中直接存取 Teams 對話,並整合各項通知,從而提升生產力與協作效率。請遵循我們的指南,充分發揮這些多功能工具的潛力,體驗前所未有的高效工作體驗。

Microsoft 365 資料備份

使用 NAKIVO 解決方案備份 Exchange Online、Teams、OneDrive 及 SharePoint Online 中的 Microsoft 365 資料,確保工作流程不中斷且零停機時間。

探索解決方案

先決條件

若要將 Microsoft Teams 加入 Outlook,您需要滿足以下幾項需求:

• 如果您使用的是安裝在電腦上的 Office 應用程式,而非網頁介面,請確認您的電腦已安裝 Microsoft Teams 和 Outlook。在嘗試整合這些應用程式之前,請確保它們已安裝完畢且功能性正常。
• 如果您的電腦已安裝相關應用程式,請確認您使用的 Microsoft Teams 和 Outlook 版本是否相容。具體的先決條件可能會因您使用的版本而異,但一般建議安裝最新版本,以確保最佳相容性並能使用最新特點。
• 有效的 Microsoft 365 訂閱 (前身為 Office 365) 以獲得最全面的整合與特點。Microsoft 365 授權可讓您使用 Teams 和 Outlook 的最新更新、特點與能力。您必須使用其中一種 Microsoft 365 企業方案 例如,要將 Teams 與 Outlook 整合, E3 或 E5.
• 請確認您擁有一個有效的 Microsoft 365 使用者帳戶,且該帳戶已與您所屬組織的 Microsoft Teams 和 Outlook 服務連結。您需要使用該帳戶的登入憑證登入這兩項應用程式,才能存取並啟用整合特點。

將 Teams 作為已安裝應用程式新增至 Outlook 365

在電腦上安裝 Microsoft Office 應用程式套件,是使用 Office 工具與特點的一種便捷方式。您可以 安裝 Microsoft Office 365 應用程式或 Microsoft Office 2021、2019 或 2016,即可將 MS Teams 加入 Outlook。以下將說明如何在安裝了 Outlook 的 Windows 電腦上執行此操作:

1. 請確認您的 Windows 電腦已安裝適用於 Microsoft Office 365 的 Microsoft Teams 應用程式以及 Microsoft Outlook,並已滿足上述先決條件。您可以 下載並安裝 Microsoft Teams 如果尚未安裝此元件。
2. 開啟 Microsoft Teams 並登入您的 Microsoft 365 帳戶。
3. 開啟 Outlook 365 開啟應用程式並登入您的 Microsoft 365 帳戶。
4. 點擊 Calendar 在 Outlook 中點選圖示以開啟行事曆。

   

5. 點擊 New Meeting. 在彈出的選單中,按右鍵 Teams Meeting 然後點擊 Add to Quick Access Toolbar 以顯示 New Teams Meeting Outlook 功能區中的按鈕。

   

6. 點擊 New Teams Meeting 功能區中的按鈕(位於 Home (分頁)或點擊 New Meeting > Teams Meeting.

   

7. 請輸入新團隊會議的需求參數以安排會議:
   • 標題
   • 所需使用者
   • 會議開始時間
   • 會議結束時間
   • 位置
8. 點擊 Send 當您準備好向選定的使用者發送內嵌 Teams 連結的會議邀請時。

   

在 Outlook 中加入 Teams 會議:

1. 在 Outlook 中開啟會議邀請。
2. 點擊 Join Microsoft Teams Meeting 邀請函中的連結。
3. 如果您已安裝 Teams 桌面應用程式,它將會自動開啟並帶您進入會議。
4. 如果您尚未安裝 Teams 應用程式,您可以透過 Teams 的網頁版加入會議。

Microsoft Office 2019 中的 Outlook Teams 功能集

若您的 Windows 電腦已安裝 Microsoft Office 2021、2019 或 2016,Teams 與 Outlook 的整合流程,幾乎與安裝 Office 365 時的流程相同。

主要差異在於,當您將 Outlook 作為已安裝的 Microsoft Office 套件的一部分使用時,需要安裝並啟用 Outlook 的 Teams 增益集。此增益集亦稱為 Outlook 的 Teams 外掛程式或 Teams 擴充功能。

若要在 Microsoft Office 2019 的 Outlook 中安裝並啟用 Microsoft Teams 增益集,請依照以下步驟操作:

1. 請確認您的電腦已安裝 Microsoft Teams。安裝 Microsoft Teams 後,Outlook 的 Teams 功能增益集通常會自動新增至 Outlook 的功能增益集清單中。
2. 在您的電腦上開啟 Microsoft Outlook 應用程式。
3. 前往 File 選單,或點擊 Office 按鈕(在舊版 Office 中)。選擇 Options 從選單中。
4. 在 選項 視窗,選取 Add-ins 從側邊欄。
5. 請尋找 Manage 下拉式選單並選擇 COM Add-ins. 點擊 Go 按鈕。

   

6. 啟用 Microsoft Teams 增益集。在 COM 增益集 視窗中,選取 Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office 核取方塊。如果該增益集未列出,您可能需要先安裝它。

如何解決 Outlook Teams 增益集遺失的問題

如果 Outlook 的 Teams 增益集未出現在增益集清單中,或者您先前已將其刪除,您可能需要手動設定 Teams 增益集。

若要手動安裝 Teams 增益集,請參照以下操作流程:

1. 在 外掛程式 的 Outlook 選項 視窗,選取 Manage COM Add-Ins 在下拉式清單中,然後按一下 Go 按鈕。
2. 在 COM 增益集 在彈出的視窗中,請點擊 Add 按鈕。
3. 請瀏覽至 Microsoft Teams 的安裝位置(通常,Teams 位於 C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin).
4. 選擇 Microsoft.Teams.AddinLoader.dll 然後點擊 OK 將 Outlook 的 Teams 功能集新增至清單中。
5. 請選擇 Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office 勾選方塊並點擊 OK.
6. 請重新啟動 Outlook,以便變更生效。
7. 請確認 Microsoft Teams 整合特點是否正常。Outlook 重新啟動後,您應可看到 Microsoft Teams 整合特點已啟用。請尋找相關選項,以便直接從 Outlook 安排 Teams 會議、加入 Teams 會議或存取 Teams 對話。

Note: 上述步驟是根據 Microsoft Office 版 Outlook 中啟用增益集的一般程序所制定。實際步驟可能會因 Microsoft Office 2019 所包含的 Outlook 版本而略有不同。若您遇到任何困難,或無法看到該增益集,建議您參閱 Microsoft 針對 Microsoft Office 2019、2016 或 2021 所提供的官方文件或支援資源。

如何將 Teams 連接到 Outlook 365 網頁版

如果您使用 Office 365 套裝軟體 若使用網頁應用程式,則設定 Teams 與 Outlook 的整合會更加簡單。這是因為對於受支援的訂閱方案,Microsoft 365 網頁服務預設已將 Teams 與 Outlook 整合。在使用 Outlook 365 網頁版時,大多數情況下無需手動將 MS Teams 連接到 Outlook。

建立 Teams 會議的方法如下:

1. 請確認貴組織的 Microsoft 365 管理員已將適當的授權指派至您的帳戶。
2. 請點擊此連結登入 Microsoft 365 https://login.microsoftonline.com 並輸入您的 Microsoft 365 帳戶憑證。
3. 開啟 Office 365 的 Outlook Online。按一下 Apps 點擊您 Microsoft 365 帳戶首頁左上角的圖示,然後點選"Outlook"。
4. 開啟 Outlook 網頁應用程式後,請按一下 Calendar 左側面板中的圖示。

   

5. 點擊 New event 在 Outlook 行事曆 建立新的團隊會議。

   

6. 輸入所需的會議參數,例如會議名稱、受邀使用者及會議時間,操作方式與在 Windows 系統中已安裝的 Outlook 365 應用程式中建立新的 Teams 會議時相同。您可以使用"排程助理"來選擇所有受邀使用者皆有空的時間,以避免與其他會議衝突(為更方便起見,建議將 Teams 行事曆新增至 Outlook)。
7. 開啟 Teams meeting 請切換此設定,以將 Teams 與 Outlook 整合至此活動。
8. 點擊 Send 安排會議並向選定的使用者發送邀請。

   

如何解決 Outlook 與 Teams 無法連線的問題

如果 Outlook 和 Teams 無法相互連線,那麼在 Outlook 中新增 Teams 會議時就會發生問題。請嘗試以下操作來解決此問題。

將 Teams 設定為 Office 365 應用程式的聊天應用程式

如果您使用安裝在 Windows 電腦上的 Office 365 應用程式,請確保已將 Microsoft Teams 註冊為 Office 365 的聊天應用程式。

1. 請在安裝了其他 Office 365 應用程式的電腦上,開啟已安裝的 Microsoft Teams 應用程式。
2. 點擊 … (三個點的圖示)以開啟"選項"選單,然後點擊 Settings.

   

3. 勾選此方塊 Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications).

   

4. 請重新啟動電腦上已安裝的 Microsoft Teams 365 及 Outlook for Office 365 應用程式。

查看 Teams 政策

如果系統政策阻擋了 Teams 與 Outlook 的整合,可能會出現問題。若發生這種情況,請嘗試以下步驟:

1. 前往 Microsoft 365 管理中心.
2. 前往 Teams & groups > Policies.
3. 請確認沒有任何限制性政策會阻礙 Microsoft Teams 與 Outlook 的整合。

   

   • 核對 團隊升級政策 透過共存與升級設定,啟用在 Teams 中排程會議的功能。
   • 核對 團隊會議政策 請透過會議政策設定,允許安裝 Outlook 的 Teams 增益集。

其他建議

如果您仍然遇到連線問題,可以嘗試以下操作:

• 請檢查您的 Microsoft 365 訂閱方案,並確認該方案是否支援 Microsoft Teams 與 Outlook 的整合功能。
• 請確認您電腦上安裝的 Microsoft Office 應用程式是否已註冊／啟用。
• 請確認 Outlook 和 Teams 應用程式已更新至最新版本。 更新 Microsoft Office 如有需要,請提交申請。
• 請先登出 Microsoft Teams 和 Outlook 應用程式,然後重新登入。
• 請嘗試在電腦上卸載並重新安裝 Teams 和 Outlook。安裝 Teams 時請以系統管理員身分執行,因為 Outlook 的 COM 增益集在安裝以及將值寫入 Windows 登錄檔時,需要系統管理員權限。安裝完成後,請以一般使用者身分執行 Teams。
• 請檢查您電腦上安裝的 Microsoft Outlook 2016、2019 或 2021 的"加載項"設定中,Microsoft Teams Outlook 加載項是否出現在"已啟用的應用程式加載項"清單中,但未出現在"已停用的應用程式加載項"或"已停用的應用程式加載項"清單中。 如果 Outlook 的 Teams 外掛程式位於"非活躍"或"已停用"應用程式外掛程式清單中,請將此外掛程式移至"活躍"應用程式外掛程式清單。
• 更新 Universal C Runtime 如果您使用的是 Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c

結論

Microsoft 365 的電子郵件服務(例如 Exchange 和 Outlook)是可靠且高效的企業級電子郵件服務。為了維持組織透過電子郵件運作的高效率,請務必重視資料保護並定期備份電子郵件資料。 NAKIVO Backup & Replication 是一款通用的資料保護解決方案,支援 Microsoft 365 備份,包括 Exchange、OneDrive、SharePoint 及 Teams 的備份。

試試看 NAKIVO Backup & Replication

立即申請免費試用,全面體驗本解決方案的所有資料保護功能。15 天免費試用。無特點或容量限制。無需提供信用卡資訊。

免費試用