將 Teams 加入 Outlook：操作指南
Microsoft Outlook 365 與 Microsoft Teams 的整合極具實用價值,因為它能實現無縫溝通、高效安排 Teams 會議、輕鬆加入會議、在 Outlook 中直接存取 Teams 對話,以及整合通知功能,從而提升生產力與協作效率。請遵循我們的指南,充分發揮這些多功能工具的潛力,體驗嶄新的效率境界。
先決條件
若要將 Microsoft Teams 新增至 Outlook,您需要符合幾項需求:
- 如果您使用的是安裝在電腦上、而非透過網頁介面使用的 Office 應用程式,請確認電腦上已安裝 Microsoft Teams 和 Outlook。嘗試整合之前,這些應用程式應已安裝並正常運作。
- 如果這些應用程式已安裝在電腦上,請確認您使用的 Microsoft Teams 和 Outlook 版本彼此相容。具體的先決條件可能會因您使用的版本而異,但一般建議安裝最新版本,以確保最佳相容性並取得最新的特點。
- 有效的 Microsoft 365 訂閱 (前身為 Office 365),可享有最完整的整合功能與特點。Microsoft 365 授權可讓您取得 Teams 和 Outlook 的最新更新、特點與功能。您必須使用其中一個 Microsoft 365 企業方案 才能將 Teams 與 Outlook 整合,例如 E3 或 E5。
- 請確認您擁有有效的 Microsoft 365 使用者帳戶,且該帳戶已連結至組織的 Microsoft Teams 和 Outlook 服務。您需要使用帳戶憑證登入這兩個應用程式,才能存取並啟用整合功能。
將 Teams 新增至 Outlook 365(安裝的應用程式)
在電腦上安裝 Microsoft Office 應用程式套件,是使用 Office 工具和功能的便利方式。您可以使用 安裝 Microsoft Office 365 應用程式或 Microsoft Office 2021、2019 或 2016,將 MS Teams 新增至 Outlook。以下說明如何在 Windows 電腦上使用已安裝的 Outlook 進行設定:
- 請確認 Windows 電腦已安裝適用於 Microsoft Office 365 的 Microsoft Teams 應用程式和 Microsoft Outlook,並符合上述先決條件。如果尚未安裝此元件,您可以 下載並安裝 Microsoft Teams。
- 開啟 Microsoft Teams,並登入您的 Microsoft 365 帳戶。
- 開啟
Outlook 365應用程式,並登入您的 Microsoft 365 帳戶。 - 在 Outlook 中按一下
Calendar圖示以開啟行事曆。
- 按一下
New Meeting。在開啟的功能表中,以滑鼠右鍵按一下Teams Meeting,然後按一下Add to Quick Access Toolbar,即可在 Outlook 的功能區面板中顯示New Teams Meeting按鈕。
- 按一下功能區中的
New Teams Meeting按鈕(位於Home索引標籤中),或按一下New Meeting>Teams Meeting。
- 輸入排定新團隊會議所需的參數:
- 標題
- 必要使用者
- 會議開始時間
- 會議結束時間
- 地點
- 準備好要傳送含有 Teams 連結的會議邀請給所選使用者時,請按一下
Send。
在 Outlook 中加入 Teams 會議:
- 在 Outlook 中開啟會議邀請。
- 按一下邀請中的
Join Microsoft Teams Meeting連結。 - 如果您已安裝 Teams 桌面應用程式,該應用程式會自動開啟並帶您前往會議。
- 如果您尚未安裝 Teams 應用程式,可以使用 Teams 網頁瀏覽器版本加入會議。
Microsoft Office 2019 的 Outlook 團隊增益集
如果您的 Windows 電腦已安裝 Microsoft Office 2021、2019 或 2016,Teams 與 Outlook 的整合工作流程,幾乎與已安裝 Office 365 的 Teams 與 Outlook 整合流程相同。
主要差異在於,當您使用已安裝的 Microsoft Office 套件中的 Outlook 時,需要安裝並啟用 Outlook 的 Teams 增益集。此增益集也稱為 Outlook 的 Teams 外掛程式或 Teams 擴充功能。
若要在 Microsoft Office 2019 的 Outlook 中安裝並啟用 Microsoft Teams 增益集,請依照下列步驟操作:
- 確認電腦上已安裝 Microsoft Teams。安裝 Microsoft Teams 時,Outlook 的 Teams 增益集通常會自動新增至 Outlook 的增益集清單。
- 在電腦上開啟 Microsoft Outlook 應用程式。
- 前往
File功能表,或按一下 Office 按鈕(適用於較舊版本的 Office)。從功能表中選擇Options。 - 在 選項 視窗中,從側邊欄選取
Add-ins。 - 找出
Manage下拉式功能表,並選取COM Add-ins。按一下Go按鈕。
- 啟用 Microsoft Teams 增益集。在 COM 增益集 視窗中,勾選
Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office核取方塊。如果清單中沒有列出此增益集,您可能需要先安裝它。
Outlook Teams 增益集遺失時如何修正問題
如果 Outlook 增益集清單中沒有 Teams 增益集,或您之前刪除了該增益集,可能需要手動設定 Teams 增益集。
若要手動安裝 Teams 增益集,請依照下列步驟操作:
- 在 Outlook 選項 視窗的 增益集 區段中,從下拉式清單選取
Manage COM Add-Ins,然後按一下Go按鈕。 - 在隨即開啟的 COM 增益集 視窗中,按一下
Add按鈕。 - 瀏覽至安裝 Microsoft Teams 的位置(通常 Teams 位於 C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin )。
- 選取
Microsoft.Teams.AddinLoader.dll,然後按一下OK,將 Outlook 的 Teams 增益集新增至清單。 - 勾選
Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office核取方塊,然後按一下OK。 - 重新啟動 Outlook,讓變更生效。
- 驗證 Microsoft Teams 整合。重新啟動 Outlook 後,您應該會看到可用的 Microsoft Teams 整合功能。請尋找可直接從 Outlook 排程 Teams 會議、加入 Teams 會議或存取 Teams 對話的選項。
Note: 上述步驟是根據在 Microsoft Office 的 Outlook 中啟用增益集的一般程序。實際步驟可能會因 Microsoft Office 2019 所含 Outlook 的特定版本而略有不同。如果您遇到任何困難,或看不到增益集,建議您參閱 Microsoft 為 Microsoft Office 2019、2016 或 2021 提供的官方文件或支援資源。
如何將 Teams 連線至 Outlook 365 網頁版
如果您使用 Office 365 套裝軟體 網頁應用程式,設定 Teams 與 Outlook 的整合會更加簡單。這是因為對於支援的訂閱方案,Teams 預設已整合至 Microsoft 365 網頁服務。在大多數情況下,使用 Outlook 365 網頁版時,無需手動將 MS Teams 連線至 Outlook。
若要建立 Teams 會議:
- 請確認貴組織的 Microsoft 365 管理員已為您的帳戶指派適當的授權。
- 前往連結 https://login.microsoftonline.com 並輸入 Microsoft 365 帳戶的憑證,以登入 Microsoft 365。
- 開啟 Office 365 的 Outlook Online。 在帳戶的 Microsoft 365 首頁左上角,按一下
Apps圖示,然後按一下 Outlook。 - 開啟 Outlook 網頁應用程式後,按一下左側窗格中的
Calendar圖示。
- 在
New event中按一下 Outlook 行事曆,以建立新的團隊會議。
- 輸入所需的會議參數,例如會議名稱、受邀使用者和會議時間,操作方式與我們在 Windows 上已安裝的 Outlook 365 應用程式中建立新的 Teams 會議時類似。您可以使用排程助理選擇所有受邀使用者都有空的時間,以避免與其他會議時間重疊(您可以將 Teams 行事曆新增至 Outlook,讓操作更加方便)。
- 開啟
Teams meeting開關,為此活動整合 Teams 與 Outlook。 - 按一下
Send以排程會議,並向選取的使用者傳送邀請。
如何修正 Outlook 和 Teams 無法連線的問題
如果 Outlook 和 Teams 彼此無法連線,您在 Outlook 中新增團隊會議時就會發生問題。請嘗試以下動作來解決問題。
將 Teams 註冊為 Office 365 應用程式的聊天應用程式
如果您使用安裝在 Windows 電腦上的 Office 365 應用程式,請確定 Microsoft Teams 已註冊為 Office 365 的聊天應用程式。
- 在安裝了其他 Office 365 應用程式的電腦上,開啟已安裝的 Microsoft Teams 應用程式。
- 按一下
…(三個點的圖示)以開啟”選項”功能表,然後按一下Settings。
- 選取核取方塊
Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications)。
- 重新啟動電腦上安裝的 Microsoft Teams 365 和 Outlook for Office 365 應用程式。
檢查 Teams 原則
如果有封鎖 Teams 與 Outlook 整合的原則,可能會發生問題。遇到這種情況時,請嘗試以下步驟:
- 前往 Microsoft 365 管理中心。
- 前往
Teams & groups>Policies。 - 確認沒有會阻止 Microsoft Teams 與 Outlook 整合的限制原則。
- 請檢查 Teams 升級原則 中的共存與升級設定,以啟用在 Teams 中排程會議的功能。
- 請檢查 Teams 會議原則 中的會議原則設定,以允許安裝適用於 Outlook 的 Teams 增益集。
其他建議
如果您仍有連線問題,可以嘗試下列動作:
- 請檢查您的 Microsoft 365 訂閱方案,並確認此訂閱方案支援整合使用 Microsoft Teams 和 Outlook。
- 請確認您電腦上安裝的 Microsoft Office 應用程式已註冊／啟用。
- 請確認 Outlook 和 Teams 應用程式都是最新版本。必要時,請更新 更新 Microsoft Office 應用程式。
- 請登出 Microsoft Teams 和 Outlook 應用程式,然後重新登入。
- 請嘗試在電腦上解除安裝並重新安裝 Teams 和 Outlook。請以系統管理員身分安裝 Teams,因為 Outlook 的 COM 增益集需要系統管理員權限才能安裝並將值寫入 Windows 登錄。安裝後,請以一般使用者身分執行 Teams。
- 請確認適用於 Outlook 的 Microsoft Teams 增益集,是否列在您電腦上安裝的 Microsoft Outlook 2016、2019 或 2021 的增益集設定中”使用中的應用程式增益集”清單內,而不在”非使用中的應用程式增益集”或”已停用的應用程式增益集”清單中。如果適用於 Outlook 的 Teams 外掛程式位於”非使用中”或”已停用的應用程式增益集”清單中,請將此外掛程式移至”使用中的應用程式增益集”清單。
- 如果您使用 Windows 7,請更新
Universal C Runtime– https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c
結論
Microsoft 365 電子郵件服務(例如 Exchange 和 Outlook)是適用於企業的可靠且有效的電子郵件服務。為了讓使用電子郵件的組織維持高效率,請別忘了保護資料並備份電子郵件資料。NAKIVO Backup & Replication 是通用的資料保護解決方案,支援 Microsoft 365 備份,包括 Exchange、OneDrive、SharePoint 和 Teams 備份。
