如何在 SharePoint 和 Office 365 中新增日曆：完整指南
日曆是組織內使用者用於安排個人及群組活動的實用應用程式。使用日曆有助於使用者避免與其他使用者發生行程衝突。Office 365(現已更名為 Microsoft 365)的使用者可使用此軟體套件中的日曆應用程式。Outlook Online 和 SharePoint Online 中皆內建日曆功能。 SharePoint Online 中的群組行事曆對於組織內的協作特別有用。
這篇部落格文章涵蓋了 Office 365、Outlook 及 SharePoint 中的行事曆選項與共享設定,並透過範例說明如何使用 Office 365 SharePoint 行事曆和 Outlook 行事曆。
如何將 SharePoint 行事曆新增至 Outlook
對大多數使用者而言,Outlook 中的行事曆是最熟悉的形式。讓我們在 Office 365 中建立一個 Microsoft Outlook 行事曆,並將此行事曆與組織內的其他 Office 365 使用者分享。
- 開啟您的網頁瀏覽器,並前往 https://outlook.office.com/calendar/,即 Office 365 中 Outlook Online 的網址。
- 請使用 Microsoft 365 帳戶登入 Office 365。
- 點擊
Add Calendar在左側窗格中新增一個日曆。
- 點擊
Create a blank calendar關於 新增行事曆 頁面。輸入日曆名稱,例如, 部落格測試行事曆. 如需自訂,請選擇顏色和裝飾圖示,然後在下拉式選單中選擇儲存日曆的位置(一個資料夾)(我的行事曆 (在我的情況下已選取)。點擊Save以儲存設定並建立行事曆。
共用行事曆
現在,新日曆已顯示在導覽窗格的日曆清單中,我也可以將此日曆分享給其他使用者。
- 點擊
three dots在您所建立的新日曆旁邊,於彈出的選單中,點擊Sharing and permissions.
- 該 分享與權限 視窗將在 Office 365 網頁介面中開啟。請點選該欄位,並輸入您希望與其共用此行事曆的組織內 Office 365 使用者及群組名稱。
- 一旦開始輸入姓名,自動填入功能便會建議可用的使用者,並在下方以清單形式顯示。以我的範例來說,我正在與 Michael Bose 共享日曆。您可以選取多位使用者和群組。
- 選取使用者及信箱帳戶後,您應為所選使用者設定權限。
- 您可以選擇 可查看所有詳細資訊 若您希望使用者能查看所有詳細資訊,但無法編輯行事曆,請選擇此選項。
- 如果您選擇 可以編輯版本 若選取此選項,被選中的使用者將擁有編輯日曆的權限,包括新增活動、刪除活動、編輯活動、邀請其他使用者,以及與他人分享日曆。
選取使用者和權限後,請按一下
Share.
- 日曆現已與選定的使用者(以我為例,即 Michael Bose)共享。請以您已與其共享日曆的使用者身分登入 Office 365。我現在正以 Michael Bose 的身分登入 Office 365。開啟 Outlook Online 後,我看到一則邀請訊息,提示我開啟共享日曆。點擊
Accept將共用行事曆新增至您的 Office 365 行事曆中。
建立活動
該 部落格測試行事曆 此項目現已新增至 Michael Bose 的帳戶,並顯示於 Outlook 行事曆頁面(https://outlook.office.com/calendar/view/month)的左側窗格中。
- 點擊此日曆,然後雙擊日期以新增或編輯活動。
- 網頁介面中會顯示一個新視窗,其中包含該活動的相關選項。請輸入活動名稱,例如: 週一會議.
- 請選擇您要邀請參加此活動的使用者。
- 選擇開始和結束時間,確認日期、重複選項、位置及提醒設定,並為此活動撰寫備註或說明。
- 點擊
Send在視窗的左上角,將設定儲存至行事曆。
該活動已新增,指定使用者可在其行事曆中看到此活動。
如何在 SharePoint 中新增日曆
SharePoint 因其豐富的協作特點而廣為人知,日曆功能也不例外。Office 365 使用者可直接在網頁瀏覽器中建立及編輯 SharePoint 中的日曆。在 SharePoint 中設定日曆的方式,與在 Outlook Online 中設定日曆有所不同。讓我們來看看如何在 SharePoint 中建立和使用日曆。
- 請登入 Office 365,並在網頁瀏覽器中開啟您的 SharePoint 網站。您的 Office 365 訂閱方案必須包含 SharePoint Online。在此範例中,我使用的是 部落格團隊網站 該日曆先前是在 SharePoint Online 中建立的。您(以及將編輯該 SharePoint 日曆的使用者)必須具備開啟和編輯 SharePoint 網站所需的權限。
Pro Tip: - 您必須在 SharePoint 網站上新增一個日曆應用程式。請按一下
New > App要新增一個應用程式。
- 另一種新增應用程式的方法是點擊
Settings點擊網頁介面右上角的圖示,並在彈出的選單中點擊Add an app.
- 螢幕上會顯示一列應用程式。請找出並選取
Calendar在"可用 SharePoint 應用程式"清單中。您可以輸入 行事曆 在搜尋欄中輸入,以顯示"日曆"應用程式。
- 點擊"日曆"應用程式後, 新增行事曆 網頁介面中會顯示一個視窗。請為您的行事曆輸入名稱,例如: "SharePoint 行事曆 01" 然後點擊
Advanced options編輯更多選項。
- 擴展的 新行事曆 視窗現已開啟。我們可以輸入說明並選擇群組行事曆的選項。
說明: Office 365 SharePoint 日曆。這是個測試日曆。如何在 SharePoint 中新增日曆？ - 使用這個行事曆來分享會員的行程嗎？ 選擇
Yes.此選項允許一組使用者使用日曆。 - 點擊
Create以完成建立新的 SharePoint 行事曆。
- 現在我已被導向至我的 SharePoint 日曆頁面。日曆目前是空的,但您可以建立新的活動。我稍後會建立活動,現在我應該先設定一些額外選項,以便更輕鬆地使用日曆。在下方的螢幕截圖中,您可以看到一個尚未啟用群組選項的日曆。
透過群組行事曆,您可以在單一的 SharePoint 行事曆檢視中,查看哪些使用者正忙碌,以及會議室何時已被預訂。
讓 SharePoint 行事曆易於搜尋
您應編輯某些設定,以便在 SharePoint 中更輕鬆地找到行事曆。預設情況下,由於行事曆並未顯示在主頁上,使用者可能難以在您的 SharePoint 網站上找到行事曆。
- 前往
Site Contents頁面(開啟您的 SharePoint 網站並點擊Site contents(在導覽窗格中),選取您的行事曆(SharePoint 行事曆 01 (在我們的情況下),右鍵點擊日曆名稱,然後在快顯選單中點擊Settings.
- 點擊
List name, description, and navigation在日曆設定頁面上。SharePoint 日曆是基於 SharePoint 清單建立的,因此此設定頁面才以此命名。行用於顯示活動,而欄則用於儲存元資料,例如位置、活動標題、開始日期、結束日期等。
- 在 一般設定 在 SharePoint 清單的頁面上,您可以編輯 SharePoint 行事曆的名稱和說明,並設定導覽選項及群組行事曆選項。請前往導覽設定,因為就我的情況而言,其他設定已正確無誤。
要在"快速啟動"中顯示此清單嗎？ 選擇Yes. - 點擊
Save以儲存此 SharePoint 行事曆的設定。
- 前往您的 SharePoint 網站的主頁 (部落格團隊網站 (以我的情況而言)。現在,SharePoint 行事曆應該會顯示在主網站頁面的導覽選單中(此選單亦稱為"快速啟動選單")。
版本控制設定
您可以從行事曆(清單)設定頁面開啟版本控制設定,並啟用版本控制功能。若行事曆發生了不必要的變更,版本控制可讓您還原 SharePoint 行事曆的先前版本。預設情況下,版本控制功能是停用的。
建立新活動與分享選項
讓我們回到 SharePoint 並開啟我們的行事曆。在下方的螢幕截圖中,您可以看到啟用群組模式時的 SharePoint 行事曆檢視畫面。
- 點擊
Events按 Tab 鍵以顯示包含選項的功能區,點擊New Event在日曆中建立一個新活動。
- 該 新商品 視窗隨即開啟。請為您要新增至 SharePoint 行事曆的活動設定需求參數,包括活動標題、位置、開始時間、結束時間、與會者及類別。系統會在圖表中顯示每位與會者的空閒與忙碌時段,以避免建立活動時發生時間衝突。您可以勾選核取方塊,將此活動設為全天活動或重複活動。點擊
Save儲存活動設定並關閉此視窗。
- 在下方的螢幕截圖中,您可以看到一個供特定使用者群組使用的行事曆。使用者可以編輯此行事曆,並新增、編輯及刪除活動。現在讓我們選取 Week Group 針對 SharePoint 行事曆檢視,請為新增至此 SharePoint 行事曆的其他使用者發送 email 通知,並將行事曆與 Outlook 連結。按一下 行事曆 按一下該標籤頁以顯示包含各項選項的功能區。若要將使用者或群組新增至此行事曆,請按一下位於 新增人員 欄位。
- 請選取所需的 Office 365 使用者。我們選取
All Users (per Tenant)以新增除外部使用者以外的所有人。您無法新增使用者的外部email地址。接著點擊Add以及OK.
- 點擊
Email a link向其他使用者發送電子郵件邀請,邀請他們使用此行事曆。此選項可協助您與他人分享此 SharePoint 行事曆。按下此按鈕後,系統將開啟您作業系統中的預設電子郵件客戶端。請注意,發送 email 分享行事曆並不會授予額外的權限。行事曆的權限需在 SharePoint 設定中進行設定。預設情況下,SharePoint 網站的權限會繼承至在此網站上建立的 SharePoint 行事曆。 - 若要將此 SharePoint 行事曆新增至安裝於 Windows 作業系統中的獨立 email 客戶端 Microsoft Outlook,請按一下
Connect to Outlook在網頁瀏覽器的 SharePoint 行事曆檢視中。此時網頁瀏覽器會顯示一則確認訊息,您必須選擇要將此行事曆新增至其中的 email 應用程式,例如 Microsoft Outlook。
- 您可以點擊
Calendars Overlay在功能區中設定"疊加"功能,即可將多個行事曆疊加至單一 SharePoint 行事曆中。完成設定後,您便能在單一 SharePoint 行事曆檢視中查看多個行事曆。例如,您可以設定行事曆疊加功能,將群組活動、其他使用者的活動以及您自己的排程活動顯示在同一頁面上。
SharePoint 與 Outlook Online 中的行事曆的優點與缺點
我已經介紹了兩種最常被企業使用的行事曆——Outlook 行事曆和 SharePoint 行事曆。這兩種行事曆各有優缺點。讓我們來總結一下。
Advantages of the Outlook calendar
- 操作簡易
- 與 Outlook 整合
Disadvantages of the Outlook calendar
- 群組日曆的選項不如 SharePoint 日曆那樣強大
- 無法嵌入 SharePoint 網站
- 不支援版本控制
Advantages of the SharePoint calendar
- 您可以自訂元資料
- 支援版本控制、審核及工作流程
- 單一 SharePoint 行事曆檢視中可顯示多個行事曆
- 可匯出至 Outlook 日曆或與其同步
Disadvantages of the SharePoint calendar
- 與 Outlook 的整合尚未完全實現。現有的 Outlook 行事曆無法匯入至 SharePoint 行事曆,也無法在疊加的 SharePoint 行事曆檢視中顯示。若您在 SharePoint 行事曆中排定一項活動,該活動不會自動新增至 Outlook 行事曆。
- 其介面與設定功能不如 Outlook 行事曆那樣方便易用
- 您最多可在同一個網站集合中整合 10 個 SharePoint 行事曆
在 Office 365 中該選擇哪種日曆？
SharePoint 專為協作而設計,其內建的行事曆功能強大,並與 Office 365 中的其他 SharePoint Online 元件緊密整合。如果您只是使用行事曆為自己和其他使用者安排活動,Outlook 行事曆可能已足以滿足您的需求。包含 Outlook 的 Office 365 訂閱方案中已內建 Outlook 行事曆。 若您需要更多功能來與大型團隊協作,並為大量使用者安排活動,Office 365 SharePoint 日曆將是更佳的選擇。
的 SharePoint 日曆基於 SharePoint 清單,其運作獨立於 Exchange 和 Outlook 之外。雖然 SharePoint Online 與 Outlook 之間支援日曆整合,但 Office 365 SharePoint 日曆在共享與疊加特點方面表現尤為出色。當在 SharePoint 中共享日曆時,SharePoint Online 提供了更多功能來設定使用者的權限。
結論
使用行事曆對於協作工作流程非常方便。這篇部落格文章已介紹了 Office 365 中的行事曆,包括 Outlook 行事曆和 SharePoint 行事曆。現在您已經了解這兩者之間的差異,並能根據自身需求選擇更適合的選項。
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