Office 365 企業方案詳盡概覽
什麼是 Office 365？微軟以”Office 365″為名,整合了一系列應用程式與服務,為企業提供提升效能及優化工作流程的工具。Office 365 專為中小企業設計,其特點不僅能提升生產力,更能強化安全性並確保符合法規要求。
請注意,Office 365 的 Enterprise 方案不應與 Microsoft 365 套裝軟體混淆。雖然 Microsoft 365 Enterprise 方案提供更先進的特點與安全性技術,但價格也更高,且更適合擁有 300 名以上使用者的組織。
Microsoft Office 包含哪些內容？在本篇文章中,您將找到 Office 365 方案中所有應用程式的完整概述,並了解如何善用這些應用程式。
Office 365 方案
微軟針對多種用途提供了多種方案。其中有三個以教育為導向的方案:Office 365 A1、Office 365 A3 以及 Office 365 A5。不過,在這篇部落格文章中,我將探討不同商務方案之間的差異,以及所有包含在內的 Microsoft 365 應用程式的功能性。
至於 Enterprise 方案,則有四種方案可供選擇:
- Office 365 E1 包含一組基本服務,例如email、儲存空間、協作功能及工作管理。不包含 Office 桌面應用程式。
- Office 365 E3 結合了 Office 365 E1 的特點與 Office 桌面應用程式,並搭配 Enterprise 版本的合規與安全服務。
- Office 365 E5 包含所有 Office 365 E3 組件,並透過進階分析、安全性及語音功能(例如電話系統和音訊會議)提供額外價值。
- Office 365 F3 專為第一線工作者設計。此版本提供 Office 網頁版與行動版應用程式,並搭配email及協作工具。然而,Office 365 F3 並未包含許多管理、防護與安全特點。
Office 365 應用程式概覽
Office 365 包含以下類別與應用程式。在本節中,我將概述主要應用程式。
- Office 應用程式。 Word、Excel、PowerPoint、OneNote 及 Access(僅限 PC)
- email和行事曆。 Outlook、Exchange Online、Microsoft Bookings、Office Delve
- 會議與語音。 隊伍
- 社群媒體與內部網路。 SharePoint Online、Yammer
- 檔案與內容。 Microsoft OneDrive for Work、Microsoft Stream、Microsoft Sway
- 工作管理。 Microsoft 365 版 Power Apps、Microsoft 365 版 Power Automate、Teams 版 Power Virtual Agents、Microsoft Forms、Microsoft Planner、Microsoft To Do
- 進階分析。 MyAnalytics、Power BI Pro Pro
- 裝置與應用程式管理. Microsoft Graph API、群組原則支援、共用電腦啟用
- 威脅防護。 Microsoft Defender for Office 365
- 資訊保護。 Azure 資訊保護、Office 365 雲端應用程式安全性
- 進階合規。 電子證據開示、歸檔與信箱暫存、Office 365 進階合規性
Office 應用程式
Office 應用程式想必無需多作介紹,因為它們是使用最廣泛的商務工具之一。透過 Office 365,您可以使用 Word 來建立和編輯文件、使用 Excel 來進行計算和資料整理、使用 PowerPoint 來設計簡報、使用 OneNote 來整理筆記,以及使用 Access 來建立商務應用程式。
適用於: E3、E5(E1 和 F3 僅包含 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 及 OneNote 的網頁版和行動版。)
展望
Outlook 將您的 email 和行事曆整合於一處。此應用程式提供直覺的介面,讓您在管理與整理 email 的同時,也能連結並追蹤各項活動與約會。
適用於: E1、E3、E5、F3
Exchange Online
Exchange Online 是您企業電子郵件和行事曆的另一種選擇。一般來說,它的功能比 Outlook 更為進階。Exchange Online 的控制台備有管理貴組織電子郵件所需的所有工具。此外,Exchange Online 允許您傳送更大的郵件,並在安全性方面提供更全面的保障,例如電子郵件過濾和合規性管理。
適用於: E1(50 GB)、E3(100 GB)、E5(100 GB)、F3
Microsoft Bookings
“預約”功能可協助您安排及管理預約。您可以自訂活動詳情,並指定服務提供者及其他所需資訊。Microsoft Bookings 已與您的行事曆整合,可協助您查找空檔並避免重複預約。
適用於: E3、E5、F3
Office Delve
Delve 是一款能簡化文件整理與呈現的工具。您可以與團隊成員建立連結,檢視與特定主題相關的所有內容,並找出關聯性及相關文件。這是一款功能強大的工具,能透過將檔案分組至”看板”來進行整理,有助於您更有效率地搜尋文件並儲存時間。
適用於: E1、E3、E5
隊伍
Teams 是一款整合了即時通訊、通話、視訊會議及檔案分享功能的協作應用程式。此平台有助於促進協作與團隊互動,讓您只需點擊一下即可啟動視訊會議、即時管理檔案,並透過訊息或語音信箱分享想法。
適用於: E1、E3、E5、F3
SharePoint Online
SharePoint 是一款內部網路應用程式,旨在促進組織內的溝通與協作。您可以透過它分享資料、管理資源、快速搜尋檔案,並傳播集體知識,藉此提升團隊合作與工作效率。
適用於: E1(方案 1)、E3(方案 2)、E5(方案 2)、F3(使用者無法擔任管理員。沒有個人網站。)
Yammer
Yammer 是專為您的組織設計的社群媒體平台。此應用程式提供了一種舉辦即時活動、串聯組織內各部門以及分享資訊的方式。您可以透過網頁和行動應用程式舉辦最多可容納 20,000 名參與者的培訓課程和公司會議,並透過影片與團隊互動。若要衡量影響力並了解活動狀況,請使用 Office 管理中心中的分析功能。
適用於: E1、E3、E5、F3
Microsoft OneDrive for Business
OneDrive 讓您能在 Microsoft 365 各處串聯您的資料。您可以從其他應用程式分享檔案、上傳資源、同步資料庫,並在任何裝置上進行協作。管理員可管理安全性原則,以保護和復原檔案。不過,請記住,Microsoft 並未提供內建的全面備份特點,且將 OneDrive 作為真正備份的替代方案,並非保護資料的可靠方法。若要能從備份中執行特定時間點的還原,請嘗試 免費版本 的 NAKIVO Backup & Replication.
適用於: E1(1 TB)、E3(1-5+ TB)、E5(1-5+ TB)、F3(每位使用者 2 GB)
Microsoft Stream
Microsoft Stream 是一款多功能應用程式,可匯集您整個組織內的所有影片。您可透過此平台舉辦最多 10,000 名參與者的直播活動、分享團隊會議錄影,並發佈培訓影片,藉此改善工作環境並擴充企業知識庫。
適用於: E1、E3、E5、F3
Microsoft Sway
Sway 是一款用於製作簡報、文件、電子報及其他視覺素材的工具。乍看之下,它似乎與 PowerPoint 相似,但兩者仍有幾處差異。Sway 操作更直觀,其拖放式建構器與可自訂的版面配置能讓使用者更輕鬆地完成創作。PowerPoint 或許更適合用於資料量較大的簡報,而 Sway 則能提供更豐富的視覺與多媒體體驗。
適用於: E1、E3、E5、F3
適用於 Microsoft 365 的 Power Apps 與 Power Automate
這些應用程式是能協助您解決業務挑戰的低程式碼工具。Power Automate 透過自動化工作流程並串聯營運流程,來簡化您的任務。同時,Power Apps 讓您能夠開發適用於各類裝置的應用程式。
適用於: E1、E3、E5、F3
Microsoft Forms
Forms 是一款可透過投票、測驗和問卷來收集各類回饋的應用程式,製作這些內容僅需幾分鐘。您可透過即時圖表和自動化報表快速視覺化並分析數據,這些報表還能匯出至 Excel。Microsoft Forms 能協助您追蹤客戶回饋與員工滿意度,這兩者對於業務成長至關重要。
適用於: E1、E3、E5、F3
Microsoft Planner
Planner 是一款直覺易用的應用程式,可協助組織團隊合作與任務管理。您可以利用標籤、待辦清單和檔案來建立視覺化看板,藉此提升團隊的生產力與協作效率。
適用於: E1、E3、E5、F3
Microsoft To Do
Microsoft To Do 是一款智慧型每日計畫工具,可跨平台管理任務。與同事保持聯繫、將任務拆解為更小的步驟,並設定提醒以確保進度順利。利用個人化建議更新您的每週／每日任務,並透過桌面版和行動版應用程式保持井然有序。
適用於: E1、E3、E5、F3
MyAnalytics
MyAnalytics 能協助您了解並改善工作模式。透過分析email、通話、會議及即時通訊等資料,人工智慧會評估您的專注程度,藉此提升工作效率並改善整體身心健康。所有資料僅供您本人查閱,其目的在於找出最符合您需求與習慣的個人工作模式。
適用於: E1、E3、E5
Power BI
Power BI 是一款分析軟體,能針對您的資料來源(例如 CRM 系統、Google Analytics、Excel、Microsoft Exchange 等)提供強大的洞察與深入分析。您可透過互動式報表和可自訂的儀表板,輕鬆將複雜資料視覺化。
適用於: E5
Microsoft Defender for Office 365
這項服務是微軟針對惡意軟體防護所推出的解決方案,涵蓋網路釣魚攻擊、email 遭入侵以及勒索軟體等威脅。Microsoft Defender for Office 365 能在攻擊的整個生命週期中提供支援:
- 預防。過濾堆疊及其他內建特點,可確保您的組織根本不會接觸到大部分的惡意軟體。
- 偵測。人工智慧機制有助於在攻擊的早期階段偵測惡意軟體,以減輕損害並避免資料外洩。
- 調查與追蹤。這些功能可確保 Microsoft Defender 追蹤並調查威脅,以阻止其於系統中擴散。
- 應對與補救。自動化能協助您做好準備,以快速且有效地應對威脅。
- 意識提升與培訓。應用程式感知有助於提升意識,並促進培訓過程的進行。
- 確保系統安全狀態。請遵循範本與建議,以提升安全性。
適用於: E5
Office 365 雲端應用程式安全性
Microsoft Cloud App Security (MCAS) 有助於識別並抵禦所有雲端服務中的網路威脅。透過原生整合,您既能管理與控制資源,同時也能符合合規要求。
適用於: E5
結論
鑑於 Microsoft 365 和 Office 365 方案的豐富選擇,幾乎任何企業都能找到合適的方案。為了做出正確的選擇,請思考您的日常任務、評估優先順序,並為貴組織的工作流程設定目標。 某些較高階且價格較高的方案中所包含的 Microsoft Office 365 特點或應用程式,對您的特定使用情境而言可能過於繁複。因此,值得從您所屬的產業和團隊角度出發,審視每一項附加價值。
善用 Microsoft 365 應用程式,是簡化公司工作流程、強化協作以及提升生產力的絕佳方式。為了持續享受 Microsoft 365 的多重效益,請務必確保您最重要的資料安全無虞。請使用 NAKIVO Backup & Replication 以保護您的 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online 資料,避免因勒索軟體導致的資料遺失及意外刪除。此解決方案讓您能輕鬆備份資料,並近乎即時地還原項目。
