如何從 G Suite 遷移至 Office 365，以及為何您需要這麼做
G Suite 和 Office 365 是兩大廣受歡迎的 SaaS(軟體即服務)平台,提供 email、生產力工具、儲存空間及其他服務。G Suite 和 Office 365 哪個比較好？兩者各有優缺點。您可以在關於 Google 雲端硬碟 vs OneDrive. 有時企業會希望從 Microsoft Office 365 遷移至 G Suite,或是從 G Suite 遷移至 Office 365。這篇部落格文章將說明如何從 G Suite 遷移至 Office 365。
設定您的網域
首先,當您開始從 G Suite 遷移至 Office 365 時,應先確認您的網域設定。網域註冊商可以是 Google,也可以是其他網域註冊商。您(貴公司)應為貴公司所使用之網域名稱的所有者。Microsoft 允許您使用該 您的公司名稱.onmicrosoft.com Office 365 訂閱的設定格式,以簡化配置流程。若要使用 Office 365 企業版,必須擁有網域名稱。網域的 MX(郵件交換)記錄用於發送和接收 email。
請使用 Microsoft 提供的 TXT 檔案中的記錄來驗證您的網域,並將該 DNS 記錄新增至網域註冊商的網域設定中。您也可以手動新增自訂 DNS 記錄,以便使用 Office 365 企業版。若您的網域註冊商支援 Domain Connect,則可在幾分鐘內自動為 Office 365 完成所需的網域設定。
將使用者新增至 Office 365
下一步是在 Microsoft 365 管理中心. 每位使用者都需要一份授權,因此您必須先為您的組織購買所選的 Office 365 訂閱方案,才能啟用新增的使用者。在將 G Suite 遷移至 Office 365 之前,每位使用者都必須在 Office 365 中擁有一個信箱,其中包含email及其他資料。建議您建立與 Gmail 帳戶使用者名稱相似的名稱,以避免混淆,例如: robert_smith@mail.domain.com 以及 robert_smith@o365.domain.com.
建立email地址清單
建立一份要從 G Suite 遷移至 Office 365 的 email 地址清單。您可以使用 Microsoft Office Excel 建立一個檔案,其中包含一個列有使用者帳戶 email 地址清單的表格。
以組織管理員身分登入 Google,前往管理主控台,選擇 使用者 在該區段中,點擊使用者名稱以查看詳細資訊,並確認每位使用者的 email 地址。在 Excel 中建立一個新檔案。複製每位使用者的 Google email 地址,並將每個複製的 email 地址貼上至 Excel 表格的第二欄(B)。
同樣地,在第一欄(A)中填入您在 Office 365 中建立的使用者對應 email 地址。
在第三欄(C)中,輸入每位 Gmail 使用者的密碼。 您可以重設密碼並使用臨時密碼來保密其真實密碼。各欄位的標題名稱必須為:A – EmailAddress;B – UserName;C – Password。完成遷移後,請要求使用者自行設定密碼,或由您為使用者設定新密碼。
點擊 File > Save as 並將版本後的檔案儲存為 CSV 格式。
請確保已為每位 Gmail 使用者啟用 IMAP 設定。在 Gmail 安全性設定中,啟用 Less secure app access 過渡期的選項。
建立遷移點
現在您應該建立遷移點。
開啟 Exchange 管理中心。
前往 Recipients > Migration,點擊三個點(…) 並點擊 Migration endpoints.
在彈出的視窗中,請點擊 New (+).
選擇 IMAP 作為一種新的遷移終點類型。點擊 Next 繼續。
為新的遷移端點進行必要的設定。
IMAP 伺服器: imap.gmail.com
驗證: 基礎
加密: SSL
埠號: 993
另請參閱 部落格文章 關於 Office 365 的 POP3、SMTP 和 IMAP 設定。
建立遷移批次
批次用於將一組信箱從 G Suite 遷移至 Office 365。請建立一個包含少量信箱的批次,並檢查遷移設定是否正常運作。此方法有助於您估算遷移email帳戶所需的時間。若一切運作正常,請建立較大的批次並繼續進行遷移。
前往 recipients > migration.
點擊 New (+) 並選擇 Migrate to Exchange Online.
設定新的遷移批次選項。
選取 IMAP migration (支援 Exchange 及其他 email 系統)。
次點擊 Next 在每個步驟中繼續。
請點擊以下連結,選取已建立的 CSV 檔案,該檔案內含使用者帳戶及其密碼的清單: Browse 按鈕。選取 CSV 檔案後,系統會顯示從該 CSV 檔案中識別出的使用者數量。在下方的螢幕截圖中,已選取 4 個待遷移的信箱。
設定 IMAP 遷移設定。
IMAP 伺服器: imap.gmail.com
驗證: 基礎
加密: SSL
埠號: 993
必須設定 IMAP 選項,以便連線至 Google 伺服器、驗證使用者身分,並將其信箱資料複製到 Office 365 帳戶中。
請輸入新遷移批次的名稱,例如: 遷移1. 若您不想遷移某些資料夾,請點擊減號(–) 圖示,並選取在從 G Suite 遷移至 Office 365 時應從遷移範圍中排除的資料夾。
點擊 Browse 並選取在完成 G Suite 遷移任務後將收到報告的使用者。
選取 Automatically start the batch 在完成此精靈後,立即啟動批次處理並執行 G Suite 至 Office 365 的遷移程序。
點擊 new 開始遷移,並將 G Suite 遷移至 Office 365。
如果您看到 同步 若狀態顯示為"進行中",表示遷移程序正在執行。您可以監控信箱的狀態,並識別已遷移的信箱。
註 若從 Gmail 帳戶傳輸大量資料,Google 可能會啟用頻寬限制,導致資料遷移過程變慢。Gmail 用戶帳戶可能會被暫時停用。以下說明 Gmail 的現行限制。
使用 IMAP 下載 每日 2500 MB
使用 POP 下載 每日 1250 MB
使用 IMAP 上傳 每日 500 MB
Limits for using a web interface
透過網頁客戶端下載:每小時 750 MB 或每天 1250 MB
透過網頁客戶端上傳(包含透過 Gmail SMTP 發送的 email):每小時 300 MB 或每天 1500 MB
若這些限制對您造成不便,請嘗試使用其他 G Suite 遷移方法,例如透過 PST 檔案遷移、透過 API 遷移,或使用第三方解決方案等。
檢查 MX 記錄
當資料遷移階段完成後,請檢查您的網域 MX 記錄。若您在從 G Suite 遷移至 Office 365 後仍使用相同的網域名稱,則必須編輯 MX 記錄,將電子郵件伺服器設定為發送至 Microsoft Exchange 伺服器,而非 Gmail 伺服器(遷移完成後,使用者將不再使用 Gmail 伺服器)。
您需要等待最多 72 小時,直到 MX 記錄在 DNS 伺服器上更新完成。72 小時過後,您即可停止與 Gmail 的同步。在關閉同步並刪除遷移批次之前,請確保所有必要的 email 已轉移完畢。完成從 G Suite 遷移至 Office 365 後,請勿忘記為使用者帳戶設定安全且唯一的密碼。您應停止使用遷移時設定的臨時密碼。
將 Google 聯絡人與日曆匯入 Office 365
Email 遷移完成後,使用者應將舊 Google 帳戶中的聯絡人與行事曆匯入至新的 Office 365 帳戶。以下將說明如何透過網頁介面,手動將 Google 中的行事曆和聯絡人匯入 Office 365。
匯入行事曆
開啟 https://google.com,請登入您的 Google 帳戶,開啟選項選單,然後點擊 Calendar.
在左側窗格中,按一下 Import & export,然後按下 Export.
勾選要匯出的項目,然後點擊 Export 按鈕。
將匯出的行事曆儲存至檔案,例如: calendar.ical.zip. 儲存 ZIP 壓縮檔後,請解壓縮檔案。檔案名稱如下所示:
addressbook#contacts@group.v.calendar.google.com.ics
username@domain.com.ics
開啟 https://login.microsoftonline.com 在網頁瀏覽器中開啟
,並登入您的 Office 365 帳戶。 Calendar 在 Office 365 網頁應用程式頁面中。
在的左側窗格中 行事曆 頁面,點擊 Add calendar.
您可以選擇 Add personal calendars, 選擇 Google,登入 Google 帳戶,並依照指示將 Google 日曆新增至您的 Office 365 帳戶。
我們即將從匯出的檔案中匯入日曆。請選取 Upload from file,點擊 Browse 然後選擇您先前解壓縮的檔案:
username@domain.com.ics
在下拉式選單中,選取所需的行事曆名稱,然後點擊 Import.
匯入聯絡人
讓我們來看看如何匯入聯絡人。
開啟 https://google.com,開啟選單並選擇 Contacts.
在的左側窗格中 聯絡方式 頁面點擊 Export.
選取 Outlook CSV.
輸入檔案名稱,並將 CSV 檔案儲存至您的磁碟(例如, contacts.csv).
請登入您的 Office 365 帳戶,然後選取 People 在 Web 應用程式清單中開啟 Outlook 365 聯絡人。
在右上角,點擊 Manage > Import contacts.
點擊 Browse 並選取您先前從 Gmail 帳戶下載的 CSV 檔案。點擊 Import.
您的聯絡人已成功匯入 Microsoft Office 365。
關於 G Suite 遷移的常見問題
我應該使用 G Suite 還是 Office 365？
這完全取決於您的需求。 如果您需要使用大多數使用者都熟悉的 Microsoft Office 應用程式(例如 Word、Excel 和 PowerPoint),建議考慮使用 Microsoft Office 365。G Suite 提供了與 Word、Excel 和 PowerPoint 功能相似的線上工具,可用於協作及編輯共享檔案。請注意,由於 G Suite 的介面與 Office 365 不同,部分使用者可能不熟悉其操作。Google Docs 與 Microsoft Office 的比較,一直是個熱門話題。
Google Drive 比 Microsoft Office 更好嗎？
沒有放諸四海皆準的答案。這兩者無法直接比較。Google Drive 是一項雲端儲存服務,而 Microsoft Office 則是一套生產力應用程式套件(包含 Microsoft Office 365 的線上應用程式)。Google Drive 可以與 Microsoft 的雲端儲存服務 OneDrive 進行比較。 您應綜合考量多項因素,例如使用者介面的便利性、每月(或每年)費用、提供的雲端儲存容量、版本控制功能、內建的資料還原選項等。唯有如此,才能選擇最適合您的解決方案。
G Suite 的價格比 Office 365 更便宜嗎？
在大多數情況下,G Suite 的價格低於 Microsoft Office 365。您應在 Google 和 Microsoft 的官方網站上比較價格,或向業務部門提出詢價以獲取更詳細的價格資訊。請注意,價格可能會變動,請務必確認您掌握的是最新資訊。
G Suite 與 Office 365 之間有何差異？
各雲端儲存服務的限制各不相同,例如支援的最大檔案大小、版本控制、檔案分享選項,以及共享資源中的最大項目數量等。網頁介面的設計也各有不同。微軟提供了 Office 365 與其他微軟解決方案更完善的整合功能;Google 則提供與 Google 服務的整合,並擁有更強大的搜尋引擎。請閱讀完整的比較文章,以了解 G Suite 與 Office 365 之間的差異。
如何將我的 Gmail 轉移到 Office 365？
您可以使用不同的工具來執行 G Suite 至 Office 365 的遷移:
- G Suite、Office 365、網域註冊商等平台的網頁介面中提供的原生工具。
- PowerShell
- 提供的 API 及相關技巧
- 專為簡化從 G Suite 遷移至 Office 365 以及反向遷移而開發的第三方軟體解決方案
如何將我的 Google 文件轉移到 Office 365？
您應手動從 Google 雲端硬碟下載所有檔案,然後將這些檔案上傳至 OneDrive。請將 Google 文件轉換為 Office 格式。預設情況下,Google 文件應用程式會將文字文件儲存至 gdoc 格式,而 Microsoft Word 365 的原生格式則是 docx. 選擇所需的 gdoc 在 Google 雲端硬碟的網頁介面中,點選 Download 並將包含所選文件檔案的壓縮檔儲存下來。下載完成後,請解壓縮 docx 從檔案庫中選取檔案。點擊 File > Download as 在 Google 文件 的網頁介面中,手動將單一檔案儲存為所需的 Microsoft Word 格式。
應遷移哪些資料？
應遷移以下資料:
- 使用者帳戶／email 帳戶:從 Gmail 遷移至 Office 365 Outlook
- Google 雲端硬碟中的文件和檔案應遷移至 OneDrive
- 行事曆
- 聯絡方式
- 會議室
原生工具提供了一些自動化選項,可協助將 email 資料從 G Suite 遷移至 Office 365。
結論
這篇部落格文章探討了從 G Suite 遷移至 Office 365 的流程及其遷移原則。重點在於,透過原生工具可以自動化執行 email 遷移。除了 email 資料的轉移外,您還應將使用者聯絡人、行事曆以及儲存於 Google 雲端硬碟的檔案遷移至 OneDrive。 使用內建工具和網頁介面時,部分操作需手動執行。若您覺得從 G Suite 遷移至 Office 365 的過程過於複雜,亦有專用的第三方軟體解決方案可供選擇。
完成從 G Suite 遷移至 Office 365 後,請務必設定 Office 365 資料備份軟體,以保護您的 Office 365 資料。 NAKIVO Backup & Replication 這是一套全方位的資料保護解決方案,可保護實體伺服器、虛擬機器及 Office 365 資料。
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