《Office 365 SMTP 設定終極指南》
Microsoft Office 365 是一項日益普及的雲端解決方案。使用 Office 365 應用程式的優勢在於,它能讓您從不同位置及不同裝置存取這些應用程式。Exchange Online 是 Office 365 最重要的服務之一。管理員可以為使用者建立帳戶,並透過 Exchange Online 伺服器讓這些使用者傳送和接收 email。
與大多數現代電子郵件服務的情況類似,使用者既可透過網頁瀏覽器使用 Microsoft 提供的網頁介面,亦可使用電子郵件客戶端。若要透過電子郵件客戶端使用 Exchange Online 服務,必須在該客戶端中設定 Office 365 的 SMTP 設定以及 POP3(或 IMAP)設定。本文將介紹 Office 365 的 SMTP 伺服器設定,並透過兩個範例說明如何設定電子郵件客戶端。
電子郵件客戶端應使用哪些設定？
使用電子郵件客戶端時,您應設定收發電子郵件的相關設定。通常會使用以下郵件協定:
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) 是一種用於發送電子郵件的應用層協定。當客戶端需要發送電子郵件時,會與始終監聽特定 TCP 埠(預設為 TCP 25)的 SMTP 伺服器建立 TCP 連線。若要發送電子郵件,必須在電子郵件客戶端中設定 Office 365 的 SMTP 設定。
POP3 (Post Office Protocol 3) 是一種用於接收電子郵件的協定。基本上,POP3 的設計初衷是讓電子郵件客戶端在下載郵件後,便能從郵件伺服器中刪除該郵件。Exchange Online 伺服器也不例外——一旦您透過 POP3 協定在電子郵件客戶端下載了郵件,便無法在 Office 365 Outlook 的網頁介面中看到該郵件。如果您需要透過不同裝置存取郵件,使用 POP3 在電子郵件客戶端接收郵件可能會不太方便。 若您僅使用一台電腦收發 email,POP3 將是理想選擇。
IMAP (Internet Message Access Protocol) 是一種用於接收 email 的替代協議。使用 IMAP 時,email 會儲存於郵件伺服器上,且當使用者收取 email 時,這些 email 並不會被刪除。 使用者可透過安裝在本地電腦上的電子郵件客戶端,將收到的電子郵件分組並歸類至資料夾中,並將此結構與郵件伺服器同步。例如,若您需要在家庭和工作電腦上使用電子郵件客戶端,或同時使用網頁介面與電子郵件客戶端,您可能會偏好使用 IMAP。
Microsoft Office 365 Exchange Online 同時支援 POP3 和 IMAP 協定,供客戶端接收電子郵件。
註: Office 365 Exchange 的每日 email 上限為 10,000 封。
Office 365 SMTP 伺服器設定
伺服器: smtp.office365.com
備用伺服器: outlook.office365.com
埠號: 587
加密: TSL
驗證: 是的 – 請輸入完整的使用者名稱和密碼。
註: 若在連線設定中將 TCP 25 設為傳輸埠,亦可發送 email,但建議使用 TCP 587。
Office 365 POP3 設定
伺服器: outlook.office365.com
埠號: 995
加密: TSL
驗證: 是的 – 請輸入完整的使用者名稱和密碼。
Office 365 的 IMAP 設定
伺服器: outlook.office365.com
埠號: 993
加密: SSL
驗證: 是的 – 請輸入完整的使用者名稱和密碼。
設定範例
讓我們透過範例來了解如何使用 Office 365 的 SMTP 設定,以及 POP3 和 IMAP 設定來設定 email 客戶端。請注意,完整的使用者名稱(登入名稱)必須包含網域資訊(即 “@” (例如), username@domain.com 或 username@company.onmicrosoft.com
本範例中用於存取 Exchange Online 的 Office 365 帳戶為:
michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com
請勿向此信箱發送電子郵件。此為臨時帳戶,僅用於在本篇部落格文章中說明電子郵件客戶端的設定(包括 Office 365 SMTP 設定)。 您可以設定任何支援上述通訊協定與加密功能的電子郵件客戶端。請注意,若您希望使用電子郵件客戶端,則不支援透過代理伺服器進行網際網路連線。我們的範例中使用 Microsoft Office Outlook 2016 和 Outlook Express 來示範電子郵件客戶端的設定。
在為使用者設定電子郵件客戶端之前,請確保該使用者帳戶已擁有適當的 Office 365 授權,以便使用 Exchange Online 服務。您可以在 Microsoft 365 管理中心.
Microsoft Office 2016 Outlook 的 Exchange Online 設定
在此範例中,我們使用的是作為 Microsoft Office 2016 組成部分安裝的 Microsoft Office Outlook 2016。讓我們來看看如何設定此email客戶端以與 Office 365 Exchange Online 配合使用,以及如何在設定中使用 Office 365 SMTP 設定:
1. 開啟 Microsoft Office Outlook,然後前往 File > Account Settings. 讓我們建立並設定一個新帳戶。點擊 New 建立帳戶。
2. 該 Add Account 精靈將在新視窗中開啟。請選擇 POP or IMAP 然後點擊 Next 繼續。首先,我們將學習如何使用 IMAP,接著再學習如何使用 POP3 來收取 email。
3. 在下一視窗中,請輸入所有必要的使用者資訊和伺服器資訊。在本範例中,我們使用以下設定:
使用者資訊
您的姓名: Michael Bose (郵件客戶端中顯示的名稱)
Email地址: michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com (Office 365 帳戶名稱)
伺服器資訊
帳戶類型: IMAP
收件伺服器: outlook.office365.com
發信伺服器 (SMTP): smtp.office365.com
登入資訊
使用者名稱: michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com (與email地址相同)
密碼: ************** (您在 Microsoft 管理中心設定的密碼)
勾選 Remember password 勾選此方塊,否則每次收發email時,系統都會提示您輸入密碼。
填寫完所有必填欄位後,請點擊 More Settings 按鈕。
4. 開啟了具有三個分頁的視窗。前往 Outgoing Server 選單頁籤,並勾選 My outgoing server (SMTP) requires authentication 勾選方塊,然後選取 Use same settings as my incoming mail server.
接著,切換至 Advanced 選取該分頁,並設定伺服器埠號與加密方式。
收件伺服器 (IMAP): 993
請使用以下類型的加密連線: SSL
發信伺服器 (SMTP): 587
請使用以下類型的加密連線: TLS
點擊 OK 以儲存設定。
5. 點擊 Test Account Settings 在 Add Account 精靈視窗。如果 Office 365 的 SMTP 設定和 IMAP 設定已正確設定,您將會看到所有測試均已成功完成,如下方截圖所示。請按一下 Close 完成測驗後。
6. 該帳戶已成功新增並設定於 Microsoft Office Outlook 2016 中。請按一下 Finish 以關閉精靈。現在,您可以使用已設定為與 Office 365 Exchange Online 配合運作的電子郵件客戶端來收發email。
在 Outlook 2016 中使用 POP3
如果您想使用 POP3 協定來接收 email,您的設定必須稍作調整(Office 365 的 SMTP 設定則保持不變)。使用 POP3 所需的設定如下:
帳戶類型: POP3 (在 Add Account (精靈視窗)。
伺服器埠號 – 收件伺服器 (POP3): 995 (在 Advanced 的""分頁 Internet E-mail Settings 點擊後顯示的視窗 More Settings 按鈕)。
Exchange Online 的 Microsoft Outlook Express 設定
Outlook Express 是由微軟開發的一款輕量級電子郵件客戶端,亦可設定為與 Microsoft Exchange Online 配合使用。讓我們來看看如何建立並設定新帳戶,以及如何使用 Office 365 的 SMTP 設定、IMAP 設定和 POP3 設定。在發送和接收電子郵件時,將優先考慮使用 SMTP 和 IMAP 協定。
1. 開啟 Outlook Express,然後前往 Tools > Accounts 建立新帳戶或編輯／刪除現有帳戶。在本範例中,將建立一個新帳戶。開啟精靈視窗後,請輸入顯示名稱(Michael Bose (在此範例中用作顯示名稱)。點擊 Next 繼續。
2. 請輸入您的 Microsoft Office 365 Exchange 帳戶 email 地址 (michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com (在此情況下)。
3. 輸入email伺服器名稱。選擇 IMAP 請將其設為收件伺服器,然後輸入伺服器位址。
收件主伺服器(POP3、IMAP 或 HTTP): outlook.office365.com
發信 (SMTP) 伺服器: smtp.office365.com
如果您需要使用 POP3 協定來接收 email,請建立一個新帳戶,並在此步驟選擇 POP3。
4. 請輸入用於使用 Office 365 服務的完整帳戶名稱和密碼。勾選 Remember password 勾選此方塊,即可避免在收發email時每次都輸入密碼。
新增帳戶後,在 Internet Account 視窗 (Tools > Accounts) 選擇您的 Office 365 帳戶,然後按一下 Properties 以設定進階設定。
5. 在 Properties 視窗中,前往 Servers 選單頁籤,並檢查 Office 365 的 SMTP 設定和 IMAP 設定。勾選 My server requires authentication 勾選方塊並點擊 Settings.
6. 在 Outgoing Mail Server 設定視窗,設定為 Use same settings as my incoming server 或手動輸入您的帳號和密碼。
7. 前往 Advanced 的""分頁 Properties 視窗並勾選核取方塊以使用安全連線。設定 25 或 587 (建議) 將此埠設為 Office 365 SMTP 伺服器設定,並 993 在"收件郵件 (IMAP)"設定中。按下 OK 以儲存變更。
POP3 設定
Outlook Express 的 POP3 設定可採用類似方式進行設定(在 Outlook Express 中建立帳戶時,請於第 3 步將"收件伺服器使用的通訊協定"選為 POP3)。在帳戶屬性中,前往 Advanced 在"設定"索引標籤中,啟用 POP3 伺服器的安全連線,並設定 995 請保留 Office 365 SMTP 伺服器的設定不變。
結論
如果您在不同電腦上使用 email 客戶端,或同時使用 email 客戶端與網頁介面,建議您考慮使用 IMAP。如果您僅透過安裝在單一裝置上的 email 客戶端收發郵件,則可使用 POP3。本部落格文章中已說明如何設定 Outlook 2016 和 Outlook Express email 客戶端。 同樣地,您也可以設定其他電子郵件客戶端來使用 Office 365 Exchange 郵件服務。請為其他電子郵件客戶端使用相同的 Office 365 SMTP 設定以及相同的 POP3/IMAP 設定。另請參閱 如何將 Office 365 Exchange Online 服務連接到 PowerShell.
