Microsoft Office 365 備份最佳實踐概覽
Office 365 是一套可靠的雲端解決方案,其運作仰賴微軟資料中心的基礎架構。微軟的首要任務是確保營運連續性、雲端服務的高可用性以及資料冗餘。然而,即使客戶使用的是最昂貴的訂閱方案,微軟也不會備份客戶的 Office 365 資料。Office 365 資料可能因多種原因而遺失,例如使用者誤刪、勒索軟體攻擊等。
在 Office 365 的服務水準協議 (SLA) 中,微軟聲明其負責確保資料可用性並保護資料中心的基礎架構,但公司並不負責您資料的可恢復性。 微軟建議您定期備份 Office 365 資料。Office 365 內建的還原特點相當有限。正因如此,您必須了解如何保護 Office 365。這篇部落格文章將介紹 Office 365 備份的最佳實踐,協助您保護您的 Office 365 資料。
保護所有必要的 Office 365 應用程式
請說明貴組織中使用的 Office 365 應用程式有哪些,以及應保護哪些資料。
- 備份email 您的使用者中,使用 Outlook Online/Exchange Online 的使用者。email 帳戶、行事曆及排程功能應受到保護。
- 備份儲存於 OneDrive 中的檔案. OneDrive 是 Office 365 中的雲端儲存服務。OneDrive 的備份可能佔用最多的儲存空間。請為儲存的檔案啟用版本控制功能,並設定"資源回收筒"的保留期限。在某些情況下,這些原生特點可用於短期資料還原。詳情請參閱以下各節。
- 備份 SharePoint 網站. SharePoint 是一個協作與資料管理平台。若貴組織使用 SharePoint 清單和資料庫,應對其進行保護。
計算您需要保護的資料量
Office 365 提供多種監控特點,包括應用程式使用報告,有助於識別活躍的 Office 365 使用者以及雲端中已使用的儲存空間。一個實用的經驗法則,是計算使用者資料每週(例如)所佔用的近似儲存空間,然後利用該數字來估算儲存每日／每週／每月備份所需的空間。 與其耗費時間和金錢嘗試在沒有備份的情況下還原遺失的資料,不如直接支付備份儲存空間的費用。唯有備份才能確保成功還原資料。
定期備份 Microsoft Office 365 資料
您無法預知何時會發生資料遺失。因此,您應定期備份 Microsoft Office 365 資料。若貴組織的用戶頻繁使用 Office 365,建議每天執行一次 Office 365 備份。若用戶對雲端儲存空間的寫入變更不多,您可以考慮每天備份 Office 365 電子郵件,並每週備份一次 OneDrive,例如。 在執行定期備份時,請使用支援增量備份的軟體以節省空間。透過增量備份,僅會將變更的資料寫入備份目的地。此方法可讓您節省時間與磁碟空間。
遵循"3-2-1 備份法則"
該 3-2-1 備份法則 規定您必須擁有至少三份資料副本——包含您的生產資料,以及儲存於兩種不同媒體上的兩份備份複製,其中一份須存放於異地。例如,第一份資料副本位於您的生產伺服器上,第二份備份複製是儲存於辦公室內 NAS 上的備份,而第三份備份複製則是儲存於異地磁帶上的備份。 雲端儲存亦可作為異地備份儲存位置。鑑於 Office 365 屬於雲端解決方案,您應避免將兩份備份複製儲存於 OneDrive(此為 Office 365 中的雲端平台)。建議將 Office 365 備份儲存於辦公室或資料中心的備份伺服器、NAS設備、可拆卸的 USB 硬碟,或 Amazon S3 等其他雲端服務中。
設定保留設定
保留設定會定義資料在被永久刪除(且無法復原)之前,會儲存多久。Office 365 提供保留設定,將已刪除的項目儲存於"資源回收筒"中,最長保留期限為 93 天。請在 Office 365 中設定保留設定,但請注意,來自 資源回收筒 若"資源回收筒"中儲存的資料量超過儲存配額(SharePoint 中的網站集合資源回收筒為 50%,OneDrive 預設為 10%),這些項目將會被刪除。鑑於 Office 365 原生還原特點存在這些限制,建議考慮使用支援自訂保留設定的 Office 365 備份與還原軟體。
啟用版本控制
版本控制功能可讓您在編輯或刪除後,於 OneDrive 上保留 SharePoint 文件和檔案的先前版本。此 Office 365 的原生特點有助於恢復已損毀的資料,或因不當變更而受影響的檔案。請注意,儲存多個版本會佔用額外的儲存空間。請確認您的 Office 365 雲端儲存空間有足夠的可用空間。 版本控制 這是一項不錯的特點,但保留版本的數量有所限制。
備份安全性
在設定 Office 365 備份與還原時,請務必注意安全性。一般原則是不要將備份儲存於生產伺服器上。若使用 Office 365,則不應將 Office 365 備份儲存於 OneDrive 上。請將備份儲存於安全防護完善且安全的地點,以避免資料外洩與資料損毀。遺憾的是,勒索軟體攻擊如今十分猖獗。在將資料複製至備份儲存目的地時,請務必啟用加密功能。
使用支援細粒度還原功能的軟體
細粒度還原功能讓您能夠從備份中還原特定項目,並協助您節省還原過程中的時間。如果您需要還原一封遺失的電子郵件,便無需還原包含所有電子郵件的整個使用者帳戶,也不必等待大量資料完成還原。此功能同樣適用於 OneDrive。 若您遺失特定檔案,可從備份中選取這些檔案,僅還原所需的檔案,無需從備份中還原所有 OneDrive 檔案。細粒度還原為 Office 365 還原作業提供了更大的靈活性。
使用 NAKIVO Backup & Replication 適用於 Office 365 備份與還原
如果您正在從第三方中進行選擇 Microsoft 365 備份解決方案, 請考慮 NAKIVO Backup & Replication. 此解決方案支援 Office 365 的備份與還原功能,包括 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online 資料的備份。以下是使用此解決方案的幾項優勢: NAKIVO Backup & Replication 以保護 Office 365 資料。
- 增量備份. 節省您的磁碟空間及備份工作所耗費的時間。在備份過程中,僅會將變更過的数据寫入備份儲存庫。
- 本地備份目的地. 將您的 Office 365 資料備份至本機儲存空間。您可以將備份儲存庫分離,以維持資料備份的一致性,並將其移至其他位置。
- GFS 保留政策 讓您能同時保留新舊的還原點,即使您未能及時察覺資料損毀或遺失的情況,仍可藉此恢復資料。為您的 Office 365 備份保留多達 4,000 個還原點。
- 粒度還原. 您可從備份中僅選取所需的項目(例如email、信箱資料夾、OneDrive 檔案、資料夾以及 SharePoint 清單和資料庫)進行還原。若您只需還原一封email,請勿還原整個信箱。僅還原您所需的內容,避免浪費時間。
- 自訂還原目標位置. 您可以將 Exchange Online 電子郵件、OneDrive 檔案和資料夾,以及 SharePoint Online 內容還原至原始位置,或還原至貴組織內的自訂位置。
- 排程選項 讓您能夠自動執行 Office 365 備份工作,並定期備份 Office 365。行事曆儀表板可協助您排程備份工作,並避免多個備份工作同時執行所造成的干擾。
- 搜尋功能 協助您在短時間內於 Office 365 備份中找到所需的項目。
- 可擴展性. 透過單一實例,保護來自多個 Microsoft Office 365 帳戶的多名使用者 NAKIVO Backup & Replication.
- 一個易於使用的網頁介面 讓您能快速找到所有所需選項,以便有效率且方便地管理 Office 365 的備份與還原作業。
下載 NAKIVO Backup & Replication 並在您的環境中執行 Office 365 備份。除了 Office 365 之外, NAKIVO Backup & Replication 支援 VMware vSphere 虛擬機器、Microsoft Hyper-V 虛擬機器、Nutanix AHV 虛擬機器、Linux 和 Windows 實體機器、Oracle 資料庫以及 Amazon EC2 執行個體。
瞭解如何保護 Office 365 電子郵件,並閱讀相關部落格文章 Exchange Online 備份. 另請參閱 OneDrive 備份.
結論
使用軟體即服務(SaaS)解決方案時,始終存在資料遺失的風險。若您使用 Office 365,定期執行 Office 365 備份與還原至關重要。
請遵循最佳實踐,保護所有必要的 Office 365 應用程式,並切勿忽略安全性與資料保護。 選擇合適的資料保護軟體來備份 Office 365,可為您節省時間與金錢。若您正在尋找最佳的 Office 365 備份解決方案,不妨試試 NAKIVO Backup & Replication. 此 Enterprise 級備份解決方案能滿足您的需求,並確保 RTO 與 RPO 值維持在低水平。
