中小企業必備的 Microsoft 365 備份策略
由於 Microsoft 365 在各規模的組織中廣受歡迎,因此備份使用 Microsoft 365 服務的用戶資料至關重要。大型企業與小型企業的資料保護策略存在差異。
這篇部落格文章專注於小型企業的 Microsoft Office 365 備份,並說明如何讓此流程既高效又可靠。
Microsoft 365 備份對小型企業的價值
小型企業通常會使用 Microsoft Exchange Online 將 Outlook 作為 email 服務、OneDrive 作為檔案交換的儲存空間,以及 SharePoint Online 和 Microsoft Teams 作為其他類型的通訊與協作工具。這些服務處理多種資料類型,且所有資料都應進行備份。在此情況下,Microsoft 365 雲端平台便成為組織資料的中央儲存庫。
意外刪除、軟體錯誤、網路攻擊及內部威脅都可能導致資料遺失。 採用 Office 365 企業備份解決方案,可讓組織快速還原資料並避免系統停機。
勒索軟體是最危險的網路攻擊類型之一。當資料儲存於雲端但與本地儲存裝置同步時,勒索軟體便可能破壞或篡改資料。首先,這主要適用於儲存於 OneDrive for Business 的檔案。然而,也有方法能存取其他 Microsoft 365 雲端服務,並加密其中儲存的資料。 透過 Microsoft 365 備份,組織可在遭受勒索軟體攻擊後安全地還原資料。
業務連續性 對於使用 Microsoft 365 的組織而言,這至關重要。若發生災難導致資料遺失,備份能協助緩解問題並縮短停機時間。因此,組織不僅能節省成本,還能避免聲譽受損。
提升資料的韌性與安全性
當 Microsoft 365 備份納入小型企業的資料備份策略時,系統的韌性與安全性將隨之提升。您應著重關注的重點在於資料加密與冗餘機制。
對於小型企業而言,資料加密是備份 Microsoft 365 時的主要選項之一,因為它能提升整體安全性。在透過網路傳輸及儲存備份時進行加密,可降低第三方(包括攻擊者)未經授權存取的風險。
資料冗餘是另一項能提升資料韌性的關鍵因素。建立備份意味著組織的資料具備冗餘機制。擁有備份與備份複製能顯著提升資料保護等級,並在發生災難、意外刪除、勒索軟體攻擊及硬體故障時,大幅提高資料還原的成功機率。設定備份並遵循 3-2-1 備份法則 應是小型企業資料備份策略的主要組成部分,包括 Office 365 備份策略。
支援合規性與資料存取
即使是小型組織,Microsoft 365 的原生資料保留設定可能也不夠用。讓我們來概述一下,當小型企業考慮進行 Microsoft 365 備份時,資料合規性與可存取性的主要面向。
無論規模大小,所有組織都必須符合法規需求,包括資料保留需求。常見的法規範例包括: 《一般資料保護條例》(GDPR) 以及其他特定產業的法規(例如醫療保健和銀行業)。這些法規要求組織必須將資料保留特定期間。若保留期限要求保留資料的時間超過 Microsoft 365 原生設定中的最長保留時間,則組織必須實施 Microsoft 365 備份解決方案並設定自訂保留原則。此方法可讓組織符合法規需求,並避免遭受處罰。
合規與法規需求的另一面向在於,必須確保資料完整性,防止資料遭竄改、刪除或覆寫。此完整性對於稽核或法律審查至關重要,可確保記錄自建立以來始終準確且未經修改。 備份的不可變性 這是一項有助於組織透過防止資料被修改,從而維持資料一致性的特點。不可變性是當今大多數 Microsoft 365 備份解決方案所具備的特點。
稽核與法律保留要求資料必須能隨時存取。透過 Office 365 企業備份,組織可在面臨調查或法律保留時,利用具備可自訂保留設定的備份,輕鬆存取所需資料。
透過"備份即服務"(BaaS)降低風險
備份即服務 (BaaS) 是傳統備份解決方案的替代方案,後者通常安裝於組織的本地基礎架構中。若組織的本地基礎架構缺乏足夠的資源或設備來部署備份伺服器並配置備份解決方案,則可選擇由託管服務供應商 (MSP) 提供的 BaaS 服務。
BaaS 解決方案通常透過集中式儀表板、報表和警示功能,簡化備份管理。 這種易用性減少了小型企業對專用 IT 資源的需求,確保能在不增加額外負擔的情況下,有效監控與管理備份作業。
對於部分小型企業而言,採用 BaaS 解決方案進行 Microsoft 365 備份可能相當有效,因為無需在基礎架構上投入龐大的初期投資即可開始備份 Microsoft 365 資料。BaaS 供應商負責備份系統的持續維護與管理。
為小型企業選擇最佳的 Microsoft 365 備份解決方案
企業在選擇 Microsoft 365 備份解決方案時,應考量幾項原則。備份解決方案必須既能滿足業務需求與法規要求,同時價格也須合理。
- Microsoft 365 服務的適用範圍. 備份解決方案應涵蓋所有核心的 Microsoft 365 應用程式,例如 Exchange Online、SharePoint、OneDrive 及 Microsoft Teams。所有必要資料類型均應受到保護,包括email、檔案、聊天訊息及行事曆。請確保所有這些資料類型均已備份,且整個 Microsoft 365 環境均受到保護。
- 備份管理與易用性. 備份應用程式的使用者介面應具易用性,以便管理員和使用者能設定所有必要的任務。設定流程應簡便易行,因為並非所有小型企業都擁有專業人員或專職的 IT 支援團隊,無法對僅能由專家進行設定的產品進行複雜的配置。建議採用最低的設定需求以及直覺化的介面。
- 可擴展性與靈活性. 由於資料量通常會持續增長,Microsoft 365 備份解決方案應具備可擴展性。這意味著該解決方案應支援新增更多需受保護的帳戶和資料物件,並能擴充備份儲存空間以存放所有必要資料。建議採用靈活的儲存選項——包括本地端的內部部署儲存空間以及 雲端儲存 應支援各類平台,以提供更完善的保護。
- 還原選項. 系統應支援完整還原與細粒度還原。細粒度還原可讓組織在僅有少量物件遺失時(例如在 OneDrive 中誤刪檔案後),縮短還原時間。完整還原則適用於發生重大資料遺失事件的情況。
- 自動化、排程與客戶留存. 備份解決方案應支援備份排程功能,以自動化 Microsoft 365 的備份工作。此方法可確保您不會遺漏任何資料備份,並使資料獲得持續的保護。對於中小企業而言,保留設定對於從近期或舊版備份中還原資料至關重要。此外,為符合法規與合規需求,必須設定長期保留政策。一旦保留期限屆滿,資料即可自動刪除。
- 安全性、加密與不可篡改性. 傳輸中與靜止狀態下的資料加密對於中小企業而言至關重要,可防止第三方(包括網路犯罪分子)存取資料。資料不可變性亦能提升安全性,防止勒索軟體及其他威脅篡改備份資料。
- 災難還原能力. 在以下情況下,需要將物件還原至原始位置或另一個位置: 災難還原例如,某個組織可能需要將 Microsoft 365 使用者及其相關物件還原至另一個 Microsoft 365 帳戶。備份解決方案中的災難還原特點,可讓還原作業更加順暢且迅速。
- 成本效益與客戶支援. 適合小型企業的最佳 Microsoft 365 備份解決方案應具備合理的價格。定價因素包括授權費用。請確保備份供應商提供可靠的客戶支援服務,以便在使用備份工具時若發生問題,能及時獲得協助。
實施有效的 Microsoft 365 備份策略
針對小型企業的 Microsoft 365 資料備份策略,需採取結構化的方法,即結合規劃、設定與監控。必須定期檢視結果,以確保持續資料保護功能能如預期般運作。請參考以下建議,以實施有效的備份策略:
- 評估業務需求與風險。確定需備份的 Microsoft 365 資料。
- 設定 Microsoft 365 資料的備份頻率,以及備份資料的保留期限。設定備份與保留原則。
- 設定備份排程,以執行 Microsoft 365 的自動備份。
- 實施安全措施,例如加密和不可變性。
- 確保遵守資料保護及隱私法規。
- 建立一個 災難還原與業務連續性 計畫。
- 請測試備份,以確保您的資料能夠成功還原。
- 請定期檢視並優化 Microsoft 365 的備份策略,以因應業務變動。
小型企業的資料安全與合規最佳實踐
在設定 Microsoft 365 備份時,中小企業必須考量安全性與合規性,以保護敏感資料並符合法規需求。當組織實施安全性與合規性措施時,便能建立客戶的信任。中小企業應遵循以下列出的 Microsoft 備份最佳實踐。
- 使用基於角色的存取控制 以確保僅有授權使用者才能存取所需資料。建議僅讓管理員擁有對 Microsoft 365 管理中心、備份應用程式及備份儲存空間。每位使用者必須能夠存取執行其各自任務所需的数据。此做法可降低病毒及勒索軟體擴散、進而導致數據損毀的風險。 雙因素驗證 也能提高安全性,並防止帳戶遭竊。
- 定期執行備份,並制定災難還原計畫透過這些措施,您可確保在發生災難或資料遺失事件後,能迅速還原資料。請採用支援備份自動化與備份測試功能的 Microsoft 365 備份解決方案。透過備份測試,您可以確保備份資料的一致性,並預估在發生中斷後還原資料所需的時間。此外,測試還能讓您在實際災難發生前,及早發現問題並加以解決。
- 啟用備份加密. 對傳輸中及儲存中的資料進行加密,有助於防止資料遭竊。即使攻擊者取得加密資料,若無解密金鑰,亦無法讀取該資料。 備份加密 對於遵守《一般資料保護條例》(GDPR)和《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)等法規至關重要,因為這些法規要求必須保護個人資料和敏感資料。
- 火車乘客. 定期舉辦員工培訓,讓他們了解網路威脅。若使用者能掌握主要的攻擊途徑與手法,將更有助於防範。使用者應清楚在發現可能指向網路攻擊的可疑跡象時該如何應對。若員工察覺可疑活動,應立即向系統管理員通報。
- 設定保留期間. 設定保留政策,以確保您能夠從不同時間點建立的 Microsoft 365 備份中還原資料。若組織必須符合法規需求,則保留政策必須配合這些需求(避免儲存不必要的資料、將備份資料保留至規定期間等)。
- 進行審計與監控. 監控您的基礎架構 以識別潛在問題。自動警示與通知能提升此流程的效率。定期進行稽核有助於發現漏洞,並在災難發生前加以修復,從而避免資料遺失。
中小企業選擇 NAKIVO 進行 Microsoft 365 備份的優勢
NAKIVO Backup & Replication 這是一套全面的資料保護解決方案,支援 Microsoft 365 備份,非常適合小型企業。NAKIVO 解決方案包含一系列實用特點,能帶來多方面的優勢:
- 廣泛支援 Microsoft 365. 支援 Microsoft Exchange Online、OneDrive for Business、SharePoint Online 及 Microsoft Teams 的備份與還原功能。
- 粒度還原. 您可以將特定項目(例如email、行事曆、聯絡人、檔案、資料夾、清單、頻道、聊天訊息等)還原至自訂位置。
- 進階排程與保留設定. 透過 NAKIVO 解決方案,您可以輕鬆排程備份,並執行複雜的 排程與留存 政策。
- 備份加密. 來源端備份加密可用於在將備份資料透過網路傳輸至備份儲存庫之前,先對其進行加密。此外,您也可以分別設定網路加密,或對整個 備份儲存庫.
- 不可變性. Microsoft 365 的不可變備份可防範勒索軟體的攻擊。 不可變更的備份 可在多個位置進行設定,例如本地備份儲存庫及雲。
- 廣泛的備份儲存裝置支援. NAKIVO 解決方案支援多種備份儲存方案,包括本地儲存與雲端儲存。您可以將 Microsoft 365 備份及備份複製儲存於不同位置,並為您的組織選用最具成本效益的儲存方案。伺服器上的本地磁碟、NAS設備、SMB 與 NFS 共用資料夾、磁帶、 Azure Blob 儲存體此外,也支援 Amazon S3 及與 S3 相容的儲存服務。
NAKIVO Backup & Replication 支援多租戶架構,並可供託管服務供應商(MSP)用於提供"備份即服務"(BaaS)。中小企業可選擇尋求採用 NAKIVO 解決方案提供 BaaS 服務的 MSP,作為在自身基礎架構中部署該解決方案的替代方案。您可在 NAKIVO 特點頁面.
結論
對於企業和小型組織而言,Microsoft 365 備份對於確保資料安全至關重要。為了為小型企業實施有效的 Microsoft 365 資料備份策略,組織應遵循最佳實踐,並採用能支援所有必要 Microsoft 365 服務的現代化資料保護解決方案。使用 NAKIVO Backup & Replication 以實惠的價格高效保護 Microsoft 365 資料。
