Wichtige Strategien für das Microsoft 365-Backup für kleine Unternehmen
Da Microsoft 365 bei Unternehmen jeder Größe beliebt ist, ist es wichtig, die Daten von Benutzern zu sichern, die mit Microsoft 365-Diensten arbeiten. Es gibt Unterschiede zwischen den Strategien zur Datensicherheit für große Unternehmen und kleine Unternehmen. Dieser Blogbeitrag konzentriert sich auf das Backup für Microsoft 365 für kleine Unternehmen und erklärt, wie dieser Prozess effizient und zuverlässig gestaltet werden kann. 
Der Wert von Microsoft 365-Backups für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen verwenden häufig Microsoft Exchange Online und Outlook als E-Mail-Dienste, OneDrive als Speicher für den Dateiaustausch sowie SharePoint Online und Microsoft Teams für andere Arten der Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese Dienste arbeiten mit mehreren Datentypen, die alle gesichert werden sollten. In diesem Fall fungiert die Microsoft 365-Cloud als zentraler Speicherort für die Daten des Unternehmens. Versehentliche Löschungen, Softwarefehler, Cyberangriffe und Insider-Bedrohungen können zu Datenverlusten führen. Durch die Verwendung einer Office 365-Backup-Lösung für Unternehmen können Daten schnell wiederhergestellt und Ausfallzeiten vermieden werden. Ransomware ist eine der gefährlichsten Arten von Cyberangriffen. Sie kann Daten beschädigen und verändern, wenn diese in der Cloud gespeichert, aber mit dem lokalen Speicher synchronisiert sind. Dies gilt in erster Linie für Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert sind. Es gibt jedoch Möglichkeiten, auf andere Microsoft 365-Clouddienste zuzugreifen und dort gespeicherte Daten zu verschlüsseln. Mit einem Microsoft 365-Backup können Unternehmen Daten nach einem Angriff mit Ransomware sicher wiederherstellen. Geschäftskontinuität ist für Unternehmen, die Microsoft 365 verwenden, von entscheidender Bedeutung. Wenn eine Katastrophe eintritt und Daten verloren gehen, ermöglicht ein Backup die Minderung von Problemen und die Reduzierung von Ausfallzeiten. Dadurch können Unternehmen Kosten sparen und Reputationsschäden vermeiden.
Verbesserung der Datenresilienz und -sicherheit
Wenn das Microsoft 365-Backup Teil der Datenbackup-Strategien kleiner Unternehmen ist, werden die Resilienz und Sicherheit verbessert. Die wichtigsten Punkte, auf die Sie sich konzentrieren sollten, sind Datenverschlüsselung und Redundanz. Die Datenverschlüsselung ist eine der wichtigsten Optionen beim Backup für Microsoft 365 für kleine Unternehmen, da sie die Sicherheit verbessert. Die Verschlüsselung von Backups bei der Übertragung über das Netzwerk und bei der Speicherung verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs durch Dritte, einschließlich Angreifer. Die Datenredundanz ist ein weiterer Faktor, der die Resilienz der Daten verbessert. Ein Backup bedeutet, dass die Daten des Unternehmens redundant sind. Backups und Backupkopien verbessern die Datensicherheit erheblich und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Daten im Falle einer Katastrophe, versehentlicher Löschung, Ransomware-Angriff oder Hardwareausfall wiederhergestellt werden können. Die Konfiguration eines Backups und die Befolgung der 3-2-1-Backup-Regel sollten die Hauptbestandteile der Datenbackup-Strategien kleiner Unternehmen sein, einschließlich der Office 365-Backup-Strategien.
Unterstützung der Compliance und Datenzugänglichkeit
Die nativen Aufbewahrungseinstellungen von Microsoft 365 reichen möglicherweise selbst für kleine Unternehmen nicht aus. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Aspekte der Daten-Compliance und -Zugänglichkeit, wenn es um Backups für Microsoft 365 für kleine Unternehmen geht. Unternehmen jeder Größe müssen gesetzliche Anforderungen erfüllen, darunter auch Anforderungen zur Datenaufbewahrung. Gängige Beispiele für Vorschriften sind DSGVO und andere branchenspezifische Rechtsvorschriften (z. B. für das Gesundheitswesen und den Bankensektor). Diese Vorschriften verlangen von Unternehmen, Daten für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Wenn die Aufbewahrungsfrist eine längere Aufbewahrung der Daten erfordert als die maximale Aufbewahrungszeit, die in den nativen Microsoft 365-Einstellungen verfügbar ist, muss das Unternehmen eine Microsoft 365-Sicherungslösung implementieren und benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und Strafen zu vermeiden. Eine weitere Seite der Compliance- und Regulierungsanforderungen ist, dass die Datenintegrität vor Änderungen, Löschungen oder Überschreibungen geschützt werden muss. Diese Integrität ist für Audits oder rechtliche Überprüfungen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen seit ihrer Erstellung korrekt und unverändert sind. Backup-Unveränderbarkeit ist eine Funktion, die Unternehmen dabei hilft, Daten in einem konsistenten Zustand zu behalten, indem sie Änderungen verhindert. Die Unveränderbarkeit ist eine Funktion, die in den meisten aktuellen Microsoft 365-Backup-Lösungen enthalten ist. Für Audits und gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen die Daten bei Bedarf zugänglich sein. Mit einem Office 365-Business-Backup können Unternehmen im Falle von Untersuchungen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einfach auf die benötigten Daten zugreifen, indem sie Backups mit konfigurierbaren Aufbewahrungseinstellungen verwenden.
Risikominderung mit Backup as a Service (BaaS)
Backup as a Service (BaaS) ist eine Alternative zu herkömmlichen Backup-Lösungen, die vor Ort in der lokalen Infrastruktur eines Unternehmens installiert werden. Wenn eine Organisation nicht über genügend Ressourcen oder Ausrüstung in der lokalen Infrastruktur verfügt, um einen Backup-Server zu bereitstellen und eine Backup-Lösung zu konfigurieren, kann sie sich für BaaS entscheiden, das von einem Managed Services Provider (MSP) angeboten wird. BaaS-Lösungen vereinfachen in der Regel das Backup-Management durch zentralisierte Dashboards, Berichte und Warnmeldungen. Diese Benutzerfreundlichkeit reduziert den Bedarf an dedizierten IT-Ressourcen in kleinen Unternehmen und stellt sicher, dass Backups ohne zusätzlichen Aufwand effektiv überwacht und verwaltet werden. Die Verwendung einer BaaS-Lösung für Microsoft 365-Backups kann für einige kleine Unternehmen effektiv sein, da keine großen Anfangsinvestitionen in die Infrastruktur erforderlich sind, um mit dem Sichern von Microsoft 365-Daten zu beginnen. Ein BaaS-Anbieter ist für die kontinuierliche Wartung und das Management des Backup-Systems verantwortlich.
Auswahl der besten Microsoft 365-Backup-Lösung für kleine Unternehmen
Unternehmen sollten bei der Auswahl einer Microsoft 365-Backup-Lösung einige Grundsätze berücksichtigen. Eine Backup-Lösung muss den geschäftlichen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig erschwinglich sein.
- Abdeckung der Microsoft 365-Dienste . Die Backup-Lösung sollte alle wichtigen Microsoft 365-Anwendungen abdecken, wie Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams. Alle erforderlichen Datentypen sollten geschützt werden – E-Mails, Dateien, Chat-Nachrichten und Kalender. Stellen Sie sicher, dass alle diese Datentypen gesichert werden und dass die gesamte Microsoft 365-Umgebung geschützt ist.
- Backup-Management und Benutzerfreundlichkeit . Die Benutzeroberfläche der Backup-Anwendung sollte benutzerfreundlich sein, damit Administratoren und Benutzer alle erforderlichen Aufgaben konfigurieren können. Die Konfiguration sollte einfach sein, da nicht alle kleinen Unternehmen über Spezialisten und dedizierte Support-Teams verfügen, um komplexe Konfigurationen mit Produkten vorzunehmen, die nur von Experten konfiguriert werden können. Es werden minimale Anforderungen an die Einrichtung und eine intuitive Benutzeroberfläche empfohlen.
- Skalierbarkeit und Flexibilität . Die Microsoft 365-Sicherungslösung sollte skalierbar sein, da die Datenmenge in der Regel wächst. Das bedeutet, dass die Lösung das Hinzufügen weiterer Konten und Datenobjekte zum Schutz sowie die Erweiterung des Backup-Speichers zur Speicherung aller erforderlichen Daten unterstützen sollte. Flexible Speicheroptionen sind vorzuziehen – lokaler Speicher vor Ort und Cloud-Speicher Plattformen sollten für einen besseren Schutz unterstützt werden.
- Optionen für die Wiederherstellung . Eine vollständige Wiederherstellung und eine granulare Wiederherstellung sollten unterstützt werden. Mit einer granularen Wiederherstellung können Unternehmen die Wiederherstellungszeit verkürzen, wenn nur wenige Objekte verloren gegangen sind, beispielsweise nach einer versehentlichen Löschung von Dateien in OneDrive. Eine vollständige Wiederherstellung wird bei größeren Datenverlusten eingesetzt.
- Automatisierung, Planung und Aufbewahrung . Die Backup-Lösung sollte die Planung von Backups unterstützen, um Microsoft 365-Backupaufträge zu automatisieren. Mit diesem Ansatz können Sie sicherstellen, dass Sie keine Datensicherung verpassen und dass die Daten konsistent geschützt sind. Aufbewahrungseinstellungen sind für kleine Unternehmen wichtig, um Daten aus aktuellen oder alten Backups wiederherzustellen. Darüber hinaus ist die Konfiguration von Richtlinien zur langfristigen Aufbewahrung erforderlich, um gesetzliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Daten automatisch gelöscht werden.
- Sicherheit, Verschlüsselung und Unveränderlichkeit . Die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um den Zugriff durch Dritte, einschließlich Cyberkriminelle, zu verhindern. Die Unveränderlichkeit von Daten verbessert ebenfalls die Sicherheit, indem sie die Änderung von Backups durch Ransomware und andere Bedrohungen verhindert.
- Disaster-Recovery-Funktionen . Die Wiederherstellung von Objekten an der Quelle oder an einem anderen Standort ist im Falle einer Disaster Recovery erforderlich. Beispielsweise muss ein Unternehmen möglicherweise Microsoft 365-Benutzer und zugehörige Objekte in einem anderen Microsoft 365-Konto wiederherstellen. Automatisierte Funktionen für Disaster Recovery in einer Backup-Lösung können Wiederherstellungsvorgänge reibungsloser und schneller machen.
- Kosteneffizienz und Kundensupport . Die optimale Microsoft 365-Backup-Lösung für kleine Unternehmen sollte zu einem erschwinglichen Preis erhältlich sein. Zu den Preisfaktoren gehören die Kosten für die Lizenzierung. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter über einen zuverlässigen Kundensupport verfügt, der Ihnen bei Problemen mit dem Backup-Tool helfen kann.
Implementierung einer effektiven Microsoft 365-Backup-Strategie
Die Microsoft 365-Datenbackup-Strategie für kleine Unternehmen umfasst einen strukturierten Ansatz, der eine Kombination aus Planung, Konfiguration und Überwachung darstellt. Die Ergebnisse müssen regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die kontinuierliche Datensicherheit wie erwartet arbeitet. Beachten Sie die folgenden Empfehlungen, um eine effektive Backup-Strategie zu implementieren:
- Bewerten Sie die geschäftlichen Anforderungen und Risiken. Legen Sie fest, welche Microsoft 365-Daten gesichert werden sollen.
- Legen Sie fest, wie oft Microsoft 365-Daten gesichert werden sollen und wie lange Backups aufbewahrt werden müssen. Legen Sie Richtlinien für Backups und Aufbewahrung fest.
- Planen Sie den Backup-Zeitplan für automatisierte Microsoft 365-Backups.
- Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Unveränderbarkeit.
- Stellen Sie die Einhaltung der Gesetze zur Datensicherheit und Privatsphäre sicher.
- Erstellen Sie einen Disaster Recovery- und Geschäftskontinuitätsplan .
- Testen Sie die Backups, um sicherzustellen, dass Ihre Daten wiederherstellbar sind.
- Überprüfen und optimieren Sie die Microsoft 365-Sicherungsstrategie regelmäßig, um sie an geschäftliche Veränderungen anzupassen.
Best Practices für Datensicherheit und Compliance in kleinen Unternehmen
Bei der Konfiguration des Microsoft 365-Backups müssen kleine Unternehmen Aspekte der Sicherheit und Compliance berücksichtigen, um sensible Daten zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Wenn Unternehmen Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen implementieren, stärken sie das Vertrauen ihrer Kunden. Kleine Unternehmen sollten die unten aufgeführten Best Practices für Microsoft-Backups befolgen.
- Verwenden Sie Rollenbasierte Zugriffskontrolle , um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die erforderlichen Daten zugreifen können. Es wird empfohlen, dass nur Administratoren administrativen Zugriff auf Microsoft 365-Rechenzentren , Sicherungsanwendungen und Sicherungsspeicher haben. Jeder Benutzer muss Zugriff auf die Daten haben, die für seine jeweiligen Aufgaben erforderlich sind. Dieser Ansatz verringert das Risiko der Verbreitung von Viren und Ransomware, die zu Datenbeschädigungen führen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann ebenfalls die Sicherheit erhöhen und Kontodiebstahl verhindern.
- Führen Sie regelmäßige Backups durch und erstellen Sie einen Disaster Recovery-Plan . Mit diesen Maßnahmen können Sie eine schnelle Wiederherstellung der Daten nach einer Katastrophe oder einem Datenverlust sicherstellen. Verwenden Sie eine Microsoft 365-Backup-Lösung, die die Automatisierung von Backups und Backup-Tests unterstützt. Mit Backup-Tests können Sie sicherstellen, dass die Backup-Daten konsistent sind, und die Wiederherstellungszeit abschätzen, die nach einer Störung für die Wiederherstellung der Daten erforderlich ist. Durch Tests können Sie außerdem Probleme erkennen und beheben, bevor eine echte Katastrophe eintritt.
- Aktivieren Sie die Sicherung, um die Daten zu verschlüsseln . Die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand schützt sie vor Diebstahl. Wenn ein Angreifer Zugriff auf verschlüsselte Daten erhält, können diese Daten ohne den Schlüssel für die Entschlüsselung nicht gelesen werden. Die Sicherung verschlüsseln ist für die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und HIPAA von entscheidender Bedeutung, da diese Vorschriften den Schutz personenbezogener und sensibler Daten vorschreiben.
- Schulung der Benutzer . Führen Sie regelmäßige Mitarbeiterschulungen durch, um sie für Cyber-Bedrohungen zu sensibilisieren. Es ist besser, wenn die Benutzer über die wichtigsten Angriffsvektoren und -taktiken Bescheid wissen. Benutzer sollten wissen, was zu tun ist, wenn verdächtige Anzeichen auf einen Cyberangriff hindeuten. Wenn Mitarbeiter verdächtige Aktivitäten bemerken, sollten sie diese den Systemadministratoren melden.
- Konfigurieren Sie die Aufbewahrung . Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein, um sicherzustellen, dass Sie Daten aus Backups für Microsoft 365 wiederherstellen können, die zu verschiedenen Zeitpunkten erstellt wurden. Wenn eine Organisation gesetzliche Anforderungen erfüllen muss, muss die Aufbewahrungsrichtlinie an diese Anforderungen angepasst werden (Vermeidung der Speicherung unnötiger Daten, Aufbewahrung der Backups für den erforderlichen Zeitraum usw.).
- Führen Sie Audits und Überwachungen durch . Überwachen Sie Ihre Infrastruktur , um potenzielle Probleme zu identifizieren. Automatische Warnmeldungen und Benachrichtigungen machen diesen Prozess effektiver. Regelmäßige Audits können dabei helfen, Schwachstellen zu finden und zu beheben, bevor eine Katastrophe eintritt, um Datenverluste zu vermeiden.
Vorteile der Wahl von NAKIVO für das Backup für Microsoft 365 in kleinen Unternehmen
NAKIVO Backup & Replication ist eine umfassende Lösung für die Datensicherheit, die das Backup für Microsoft 365 unterstützt und sich optimal für kleine Unternehmen eignet. Die NAKIVO-Lösung enthält eine Reihe nützlicher Funktionen, die einen breiten Bereich an Vorteilen bieten:
- Umfassende Abdeckung von Microsoft 365 . Microsoft Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online und Microsoft Teams werden für Backup und Wiederherstellung unterstützt.
- Granulare Wiederherstellung . Sie können bestimmte Objekte an einem benutzerdefinierten Standort wiederherstellen, z. B. E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien, Ordner, Listen, Kanäle, Chat-Nachrichten und mehr.
- Erweiterte Einstellungen für Zeitplanung und Aufbewahrungseinstellungen . Mit der NAKIVO-Lösung können Sie Backups ganz einfach planen und komplexe Zeitplanungs- und Aufbewahrungsrichtlinien implementieren.
- Sicherung verschlüsseln . Die Quelle der Sicherung kann verwendet werden, um Backup-Daten zu verschlüsseln, bevor sie über das Netzwerk an ein Backup-Repository übertragen werden. Zusätzlich können Sie die Netzwerkverschlüsselung separat konfigurieren oder das gesamte Backup-Repository verschlüsseln.
- Unveränderlichkeit . Unveränderliche Microsoft 365-Backups sind vor Ransomware geschützt. Unveränderliche Backups können an mehreren Standorten konfiguriert werden, z. B. in einem lokalen Backup-Repository und in der Cloud.
- Umfassende Unterstützung für Backup-Speicher . Die NAKIVO-Lösung unterstützt eine Vielzahl von Backup-Speichern, darunter lokale Speicher und öffentliche Cloud-Speicher. Sie können Microsoft 365-Backups und Backupkopien an verschiedenen Standorten speichern und den für Ihr Unternehmen kostengünstigsten Speicher verwenden. Lokale Festplatten auf Servern, NAS-Geräten, SMB- und NFS-Freigaben, Bandlaufwerken, Azure Blob Storage , Amazon S3 und S3-kompatiblen Speichern werden ebenfalls unterstützt.
NAKIVO Backup & Replication unterstützt Multi-Tenancy und kann von Managed Service Providern (MSPs) zur Bereitstellung von Backup as a Service (BaaS) verwendet werden. Kleine Unternehmen können einen MSP finden, der BaaS mit der NAKIVO-Lösung als Alternative zur Bereitstellung der Lösung in ihrer eigenen Infrastruktur anbietet. Die vollständige Liste der Funktionen finden Sie auf der NAKIVO-Funktionsseite .
Fazit
Backups für Microsoft 365 sind für Unternehmen und kleine Organisationen notwendig, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Um eine effektive Microsoft 365-Datensicherungsstrategie für kleine Unternehmen zu implementieren, sollten Organisationen die Best Practices befolgen und eine moderne Lösung für Datensicherheit verwenden, die alle erforderlichen Microsoft 365-Dienste unterstützt. Verwenden Sie NAKIVO Backup & Replication, um Microsoft 365-Daten effizient und zu einem erschwinglichen Preis zu schützen. 
