Microsoft Teams 備份：原生工具與第三方工具的比較
Microsoft Teams 在 Microsoft 365 基礎架構中採用了複雜的資料結構,這使得配置 Microsoft Teams 資料備份變得相當困難。重要的是要備份所有由 Microsoft Teams 使用、但實際儲存於其他 Microsoft 365 服務中並由其處理的相關物件。
這篇部落格文章說明了 Microsoft Teams 資料在 Microsoft 365 中的儲存方式。請繼續閱讀,了解可用於保護此類資料的方法。
了解 Microsoft Teams 的資料類型與儲存空間
Microsoft Teams 涉及多種用於通訊、檔案分享及協作的資料類型。在資料備份、還原、管理及合規性方面,了解每種資料類型的處理方式及其儲存位置至關重要。
訊息與聊天
Microsoft Teams 中的訊息包括:
- 私人聊天,包括一對一聊天和群組聊天,皆儲存於身為這些聊天室成員的使用者的 Exchange Online 信箱中。聊天訊息會作為 Exchange Online 資料的一部分,儲存於使用者信箱中的隱藏資料夾內。
- 頻道訊息 會儲存於與該團隊相關聯的對應 SharePoint 網站中。在頻道內傳送的訊息屬於該頻道的 SharePoint Online 基礎架構的一部分。聊天訊息則儲存於團隊信箱中,該信箱位於 Exchange Online 內。
這些訊息中的資料類型可包含文字、圖片、連結及其他多媒體內容。
留存政策 在 Microsoft 365 中設定的保留政策會影響 Microsoft Teams 訊息,因為這些訊息受 Microsoft 365 保留政策的規範。這些政策可確保訊息依據合規需求,在特定期間內保留或永久刪除。
共享檔案與附件
在 Microsoft Teams 中分享的檔案和附件對於協作至關重要。這些檔案和附件可以在私人聊天或頻道中分享。
- 檔案 私下分享 一對一聊天或群組聊天內容會儲存於使用者的 OneDrive 中。聊天中的每位參與者皆可透過共享連結存取這些檔案。
- 頻道檔案 這些檔案是在頻道內分享的,並儲存於相關聯的 SharePoint Online 該網站隸屬於該團隊。每個頻道在 SharePoint 檔案庫中都有一個專屬資料夾,所有共享檔案皆儲存於此。
檔案保留與合規設定是透過 OneDrive 和 SharePoint Online 進行管理,並符合組織的資料保留政策。
網頁與分頁
使用者可以在 Microsoft Teams 頻道中新增分頁,其中可包含網頁、文件或第三方應用程式。這些分頁可作為快速存取重要資源的入口。
- 網頁 新增的分頁通常儲存於外部(網路上),而該分頁僅提供 Microsoft Teams 內該頁面的捷徑或嵌入式檢視。
- 如果一個 Office 365 文件 (例如 Word、Excel 或 PowerPoint) 會以分頁形式新增,該文件將儲存於該頻道對應的 SharePoint Online 檔案庫中。
- 分頁 整合第三方應用程式的系統,其資料儲存位置可能取決於應用程式的整合方式,既可能儲存於外部(即應用程式的供應商平台),也可能儲存於 Teams 實例的 SharePoint Online 或 Exchange Online 環境中。
分頁的資料保留期限取決於連結內容的類型。例如,若是 Office 365 文件,則遵循 SharePoint Online 的保留規則;而網路內容則遵循外部服務的保留政策。
OneNote 整合
Microsoft Teams 已與 OneNote 整合,以便進行筆記記錄與協作。使用者可以為團隊或頻道建立專用的 OneNote 筆記本。
- 頻道筆記本 與某個頻道相關聯的 OneNote 筆記本,會儲存於該團隊對應的 SharePoint Online 網站中。每個筆記本皆與特定的團隊或頻道連結,並可透過頻道中的標籤頁進行存取。
- 若在私人聊天中使用 OneNote,則 私人筆記本 儲存於使用者的 OneDrive for Business 中。
OneNote 的內容適用與 SharePoint Online 和 OneDrive 相同的保留政策,這表示筆記將根據 Microsoft 365 合規工具中設定的組織政策進行保留或刪除。
群組信箱中的訊息
Microsoft Teams 所使用的頻道皆與 Microsoft 365 群組相連。此群組包含一個用於 email 通訊的共用群組信箱。儘管 email 並非 Microsoft Teams 中的主要通訊方式,但群組信箱中的訊息仍可用於通知或群組電子郵件。
群組信箱及其訊息皆儲存於 Exchange Online 中。這些信箱包含發送至團隊的 email,以及與團隊活動(如會議或通知)相關的訊息。
群組信箱內的電子郵件遵循 Exchange Online 的保留設定。管理員可根據合規性或營運需求,定義這些訊息的保留期限。
群組信箱行事曆
Microsoft Teams 頻道亦會連結至 Microsoft 365 群組內的共用行事曆。此行事曆用於安排及管理團隊內的會議、活動和約會。
該 群組行事曆 會儲存於 Exchange Online 的群組信箱中。此位置與群組信箱郵件的儲存位置相同。
與群組信箱郵件類似,群組信箱行事曆的保留期限受 Exchange Online 保留設定所規範。行事曆資料可依據組織的保留政策進行歸檔或刪除。
Microsoft Teams 的資料結構是怎樣的？
Microsoft Teams 採用與 Microsoft 365 生態系統相關的 Microsoft 雲端基礎架構,並具備結構化資料。此結構使系統能夠使用 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online 等服務。所有這些服務皆用於運作 Microsoft Teams,並以安全的方式提供跨不同服務的無縫協作功能。本節將說明 Microsoft Teams 資料的結構,重點介紹 Microsoft 365 群組、附件及檔案的儲存位置等關鍵元件。
Microsoft 365 群組與群組信箱
Microsoft 群組是 Microsoft Teams 的主要跨應用程式元件。在 Microsoft Teams 中建立的每個團隊都會自動與對應的 Microsoft 365 群組建立關聯。此群組將 email、行事曆、檔案和共用資源等協作元素整合在一起。
每個 Microsoft 365 群組都對應一個 群組信箱 在 Exchange Online 中。此群組信箱用於儲存團隊的 email 對話以及與團隊相關的通知。這些項目包括會議邀請、任務通知及其他內部通訊。群組信箱還會將 Microsoft Teams 頻道的對話以訊息形式儲存。
就團隊架構中的角色而言,Microsoft 365 群組可為 Microsoft Teams 提供存取控制。群組成員將自動獲得所有相關資源(例如檔案分享、行事曆和 email)的存取權限。當使用者被新增或移除出團隊時,其對這些資源的存取權限也會相應調整。
我們可以將 Microsoft 365 群組比作一個樞紐,負責管理權限,並確保所需的資料類型在 Microsoft Teams 所使用的各種 Microsoft 365 服務之間保持連通。
Microsoft Teams 附件與檔案的位置
Microsoft 365 的 Teams 已與 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 整合,以處理檔案儲存事宜,具體取決於檔案分享的上下文情境。
在 Microsoft Teams 頻道中共享的檔案,會儲存於與對應 Microsoft 365 群組相關聯的 SharePoint Online 檔案庫中。每個團隊都有一個專屬的 SharePoint 網站,而在該網站內,每個頻道都在檔案庫中擁有自己的資料夾。 此方法確保所有在頻道內分享的檔案皆儲存於單一位置,且所有團隊成員皆可存取。
在私人聊天(無論是一對一或群組聊天)中分享的檔案,會儲存於 OneDrive for Business。檔案會上傳至發送者的 OneDrive,並將檔案連結分享給聊天中的其他參與者。這意味著私人聊天中的檔案是儲存於個人 OneDrive 帳戶中,而非 SharePoint Online。
在團隊訊息或聊天中分享的附件遵循相同的儲存邏輯——私人聊天中分享的檔案會存放在 OneDrive for Business,而頻道中分享的檔案則儲存於 SharePoint Online。
這些位置與 Microsoft Teams 介面緊密整合。當使用者分享檔案時,他們並不會察覺檔案是儲存於 SharePoint 還是 OneDrive,因為 Microsoft Teams 已將此複雜性抽象化。然而,了解這些底層儲存位置對於確保適當的合規性、資料治理,以及最重要的資料保護而言,至關重要。
Microsoft Teams 資料的整體結構與位置
讓我們來總結一下 Microsoft Teams 365 的複雜架構及其對應的資料位置。
- Microsoft 365 群組 用作 Microsoft Teams 的主要組成部分。這是 Microsoft Teams 的基礎,負責管理對共用資源(包括信箱、行事曆和 SharePoint 網站)的存取權限。
- 訊息與聊天 儲存於 Exchange Online 信箱中(私人聊天記錄儲存於使用者信箱,頻道對話則儲存於群組信箱)。
- 檔案與附件 會儲存於 OneDrive for Business(適用於私人聊天)或 SharePoint Online(適用於頻道對話)。
- 其他內容如 OneNote, 分頁 以及 日曆 會儲存於 SharePoint Online 或 Exchange Online,具體取決於使用情境。
- 使用者設定檔儲存於 Azure Active Directory 中。
- 團隊設定與配置儲存於 Microsoft 365 群組中。
Microsoft Teams 所使用的儲存位置摘要請參閱下表:
| Exchange Online | OneDrive for Business | SharePoint Online |
| 訊息與聊天 | 共享檔案與附件(私人聊天) | 共享檔案與附件(頻道) |
| 群組信箱中的訊息 | OneNote 個人筆記本 | OneNote for Teams |
| 群組信箱行事曆 | Office 365 文件、分頁 |
Microsoft Teams 的原生備份選項
微軟發布了一款名為"Microsoft 365 Backup"的原生 Microsoft 365 備份解決方案。此解決方案目前(截至本文撰寫時)提供 Exchange Online、OneDrive 及 SharePoint Online 的備份服務。這些備份資料會儲存於 Microsoft 365 Backup 儲存平台上。目前尚不提供 Microsoft Teams 的備份功能。現階段針對 Microsoft Teams 資料保護的原生選項相當有限:
- 留存政策系統管理員可在 管理中心,在保留設定中。透過設定這些選項,組織可將 Microsoft Teams 資料保留至保留設定中指定的期間。
- 法律保留令. 這是另一種基於資料保留設定的選項,可無限期保護資料。此設定具有較高優先級,並會覆寫其他保留規則。法律保留通常與電子證據開示(eDiscovery)配合使用,並用於法律調查。
資料保留政策與法律保留措施雖不能視為真正的備份,但可用於資料保護之目的。資料備份與歸檔是兩種不同的做法。
使用第三方工具進行備份與還原
由於 Microsoft Teams 資料結構複雜,且資料分散於多個 Microsoft 365 服務中,使得 Microsoft Teams 的備份工作頗具挑戰性。專為支援 Microsoft 365 備份及 Microsoft Teams 備份而設計的備份解決方案,在靈活性與整體資料保護方面提供了進階選項。
NAKIVO Backup & Replication 支援 Microsoft 365 備份,包括 Microsoft Teams、Exchange Online、OneDrive for Business 以及 SharePoint Online。NAKIVO 解決方案支援:
- 豐富的備份與還原選項:增量備份、完整還原以及 粒度還原 特定 Microsoft 365 物件。
- 跨平台資料保護支援: NAKIVO 解決方案支援備份 VMware vSphere,Microsoft Hyper-V、Proxmox VE、Nutanix、實體機器、Amazon EC2 及檔案分享,此外還有 Microsoft 365。
- 支援各種儲存類型: 透過 NAKIVO,您可以將 Microsoft 365 資料備份至雲端儲存空間(例如 Amazon S3、Azure Blob Storage 等),以及本地儲存裝置,例如備份伺服器上的硬碟或 NAS。
- 自動化與排程: 您可以設定多個排程,甚至可以實作一個 複雜的保留方案 具備靈活的設定,且無嚴格限制。
- 安全性與加密: 系統支援資料加密,並可在來源端、靜止狀態及傳輸過程中啟用此功能。因此, 加密備份 資料會儲存於本地儲存空間(本地端)及公有雲中。您也可以為儲存於本地或雲端的 Microsoft 365 備份啟用不可變性,以防止遭勒索軟體刪除或修改。
請觀看這段影片,進一步了解 NAKIVO Backup for Microsoft 365:
結論
Microsoft Teams 的各類資料分別儲存於 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online 中。由於這種架構,設定 Microsoft Teams 的備份並非易事。在選擇 Microsoft Teams 備份解決方案時,務必將此點納入考量,因為部分支援 Microsoft 365 備份的解決方案,可能並不支援 Microsoft Teams 備份。請使用 NAKIVO Backup & Replication 用於備份 Microsoft Teams 及其他 Microsoft 365 服務,並保護實體、虛擬及雲端環境中的項目。
