SharePoint Online：完整概覽
SharePoint 是由微軟開發的一款強大的協作平台。它允許多名使用者同時分享和編輯文件,並將所需文件儲存於共用位置。什麼是 SharePoint Online？如何使用 SharePoint？這篇部落格文章將解答這些問題,並透過簡短的 SharePoint 教學,為您概述 Microsoft SharePoint Online 的功能。
SharePoint 用於什麼用途？
SharePoint 是一個協作與內容管理平台,允許多名使用者同時儲存、分享及編輯文件。所有 Microsoft SharePoint 和 Microsoft SharePoint Online 使用者均可使用其網頁介面。若您偏好使用命令列介面來管理 SharePoint 軟體,系統已提供 SharePoint Online PowerShell 指令碼供此用途使用。當傳統檔案伺服器及共用資源(例如透過 SMB 或 NFS 協定提供)的功能性不足時,組織便會採用 SharePoint。 SharePoint Online 是 SharePoint Server(運行於本地資料中心)的雲版本(運行於 Microsoft 資料中心)。所有維護任務均由 Microsoft 執行,且更新一經發布即會自動安裝。SharePoint Server 與 SharePoint Online 的特點幾乎完全相同。
如何建立 SharePoint 網站
讓我們從開啟 SharePoint Online 的網頁介面開始這篇 SharePoint 教學。要開啟 SharePoint,請開啟您的網頁瀏覽器,並輸入如下網址: https://yourcompany.sharepoint.com 請使用您用於 Office 365 的公司網域名稱(我使用的是 https://nakivo.sharepoint.com (以存取我們的 SharePoint 入口網站)。
輸入您的憑證(使用者名稱和密碼)以及確認碼(若使用多重驗證),即可登入。
若您是以管理員身分登入 SharePoint,您將看到如下圖所示的畫面。
讓我們來瀏覽主要介面元素。SharePoint 管理功能包含:建立新內容、管理現有內容、下載、上傳及編輯文件、從資源回收筒還原已刪除項目、開啟子網站等。該 Notebook 連結的位置在左側窗格。該連結可開啟 OneNote 應用程式,供多位使用者共同編輯文字檔案。新聞動態則用於與其他使用者討論工作任務。
點擊 SharePoint 點擊左上角以開啟一個頁面,您可以在該頁面建立新的 SharePoint 網站。在開啟的頁面中,請點擊 + Create site.
選擇您要建立的網站類型——團隊網站或通訊網站。
團隊網站 這是一個讓您和您的團隊能夠儲存檔案、分享文件,並共同編輯共享文件的地方。您可以在 SharePoint 團隊網站的首頁上建立清單、重要檔案或網頁的連結、新聞及其他內容。團隊網站通常是為了在組織內部使用而建立,且僅限特定群體存取。
一個交流平台 通常是用來向外部使用者和客戶展示資訊的場所。您可以在通訊網站上展示團隊合作的最終成果,同時不透露團隊網站上可用的工作流程和檔案。
在這個範例中,讓我們建立一個團隊網站。您可以在主 SharePoint 網站上建立多個網站。
請輸入所需參數,例如:
網站名稱: Blog Team Site
群組email地址: BlogTeamSite
網站地址: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
網站簡介: What is SharePoint?
隱私權設定: Private – Only members can access this site
選擇語言: English
點擊 Next 繼續。
SharePoint 支援由管理員建立網站集合。網站集合是 SharePoint 中的一組網站。透過建立結構,網站集合可讓您將網站組合成階層式結構。
新增擁有者與成員
請輸入每位使用者的姓名或電子郵件地址,將可存取您的 SharePoint 網站的成員加入群組。群組成員將透過 email 收到邀請。您可以為此網站新增其他擁有者。擁有者對 SharePoint 網站擁有完全控制權,可管理內容存取權限、變更使用者權限、編輯網站內容等。點擊 Finish 以完成網站建立。
團隊網站現已建立,就我們的情況而言,可透過此連結存取該網站:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
新建立的團隊網站的主頁看起來像是一個範本,需要進行客製化並填入內容。
您團隊的成員現在可以使用團隊網站來儲存檔案和其他類型的內容。
您可以在 SharePoint 網站上建立不同類型的內容:
- 檔案庫
- 一份清單
- 一頁
- 一項計畫
- 一款應用程式
- 一篇新聞貼文
- 新聞連結
讓我們來更詳細地了解每種 SharePoint 內容類型。
建立新資料庫
"資料庫"是 SharePoint 網站上的一個位置,使用者可以在此儲存文件和其他檔案、分享這些檔案,並開啟文件與團隊成員共同檢視及編輯。SharePoint 資料庫中會顯示文件的最後修改日期,以及編輯該文件的使用者資訊。 您可以根據不同用途建立資料庫。例如,您可以建立一個檔案庫來儲存行銷文件,或建立另一個檔案庫來儲存財務文件等。資料庫具有可自訂性——您可以追蹤檔案版本、設定檔案存取權限,並設定存取層級。
開啟所需的 SharePoint 網站,點擊 New,並在開啟的選單中選擇您要建立的內容類型。若需建立新的資料庫,請選擇 Document Library 在選單中依序點選。
輸入資料庫名稱和說明,然後選取 “Show in site navigation” 勾選方塊,然後按下 Create. 同樣地,您也可以在 SharePoint 網站上建立其他類型的內容。
將文件從您的磁碟上傳至檔案庫,或直接在 SharePoint 檔案庫中建立新的 Microsoft Office 文件。若要在 SharePoint 檔案庫中建立新文件,請開啟 SharePoint 網站上的檔案庫,然後按一下 New 按鈕,並在彈出的選單中選擇所需的文件類型,例如, Word document. 若要將項目上傳至資料庫,請點擊 Upload 按鈕,並在彈出的選單中選擇 Files, Folder,或 Template.
點擊已儲存於 SharePoint 資料庫中的文件,該文件便會在網頁瀏覽器中透過適當的 Office 365 線上應用程式開啟。例如,若您點擊一個 DOCX 若檔案儲存於資料庫中,此文件將在您的網頁瀏覽器中以新分頁開啟 Microsoft Word Online。
若您點擊 three dots 在文件附近,會開啟一個包含額外選項的快顯功能表。可用的選項包括:開啟、預覽、分享、複製連結、管理存取權限、下載、刪除、自動化、重新命名、釘選至頂端、移動至、複製至、版本歷史、通知我、詳細資訊、更多(內容、工作流程、合規性詳細資訊、簽出)。
版本歷史 這是一項實用的特點,可讓您存取文件的先前版本。若文件的最新版本中儲存了不希望保留的變更,此特點便特別有用。
通知我 讓您在任何使用者對文件進行修改時,都能收到email通知。
工作流程 用於設定當使用者編輯或儲存文件時執行的自動化動作。
請查看 用於將檔案鎖定,以便其他使用者進行編輯。當其他使用者嘗試編輯該檔案時,系統會顯示相應的提示訊息。
建立 SharePoint 清單
清單是 Office 365 SharePoint 中可共享的資料集合,用於靈活地為同事整理資訊。SharePoint 清單本質上就是網頁上的表格。透過清單,您可以追蹤資訊,且其列與行皆可自訂。 欄位可設定為不同類型的資料,例如日期、文字或貨幣。建立清單的方式與在團隊網站頁面上建立資料庫相同。在下方的螢幕截圖中,您可以看到在 SharePoint 網站上建立新清單的範例。
相較於一般的文字檔或試算表,使用 SharePoint 清單的特點在於具備版本控制和內容審核等功能。若要啟用並設定這些特點及其他實用特點,請開啟包含您的 SharePoint 清單的頁面,然後按一下 Settings 點擊右上角的圖示,然後在彈出的選單中點選 List settings.
一個顯示清單設定的網頁隨即開啟。SharePoint 清單有許多設定選項。我們來點擊 Versioning settings.
在開啟的頁面右側窗格中,您可以設定 SharePoint 清單設定,如下圖所示。
建立 SharePoint 頁面
SharePoint 讓您能以與傳統網站相同的方式建立頁面。SharePoint 頁面用於向使用者發布重要資訊,例如,您可以建立一個頁面來提供公司部門資訊、預定活動,或發布公司規定等。SharePoint 頁面預設會顯示多個欄位。點擊這些欄位,並在相應的區塊中輸入所需資訊。完成 SharePoint 頁面的建立後,請點擊 Publish 按鈕。
當您儲存頁面時,會出現更多選項:
- 將頁面新增至導覽列
- 將此內容發佈為本站新聞
- 儲存為頁面範本
頁面網址已顯示,並可複製至剪貼簿。
建立新聞文章與建立 SharePoint 頁面類似。
建立新聞貼文
在您的 SharePoint 網站上發佈新聞,以通知同事、團隊成員和合作夥伴有關工作流程中的重要更新及已取得的成果。在 SharePoint 團隊網站上點擊 New > News post,選擇所需的範本,並填寫所需資訊。一則新聞貼文將顯示在 新聞 SharePoint 頁面或網站上的 Web 部件。
在建立網頁的新聞區塊時,可以插入新聞連結。輸入網址後,新聞文章便會匯入您的 SharePoint 網站。
新增應用程式
SharePoint 應用程式是小型獨立應用程式,可針對特定業務需求擴展 SharePoint 網站的功能性。這些應用程式可用於執行文件相關任務、顯示費用追蹤資訊、顯示其他網站的資訊、連接至社交網路等。應用程式有助於讓您的 SharePoint 網站更具動態性。 貴組織的程式設計師可以開發自訂的 SharePoint 應用程式供內部使用。您也可以在 SharePoint 商店中購買由其他開發人員所製作的 SharePoint 應用程式。在 SharePoint 中,只有網站擁有者才能為團隊網站新增應用程式。
讓我們以新增日曆為例。在您的 SharePoint 網站首頁上,點擊 New > App (操作方式與建立資料庫及其他類型的 SharePoint 內容相同)。此時會開啟一個包含應用程式的頁面。請選取 Calendar 在可用應用程式清單中。
輸入日曆名稱,如有需要請開啟進階選項,然後按下 Create.
建立日曆後,請點擊 New Event 按鈕,然後按下 Event 將會議或截止日期等事件新增至行事曆。
在行事曆中建立新項目時,請在彈出視窗中輸入所需資訊。接著按下 Save.
現在,此活動已新增至 SharePoint 的行事曆中。SharePoint Online 與 Outlook 電子郵件客戶端已整合。您可以透過選取 Calendar 按一下"分頁"並點擊 Connect to Outlook 在 SharePoint Online 的網頁介面中。
制定計畫
您可以建立計畫,並在您的網站上使用 Microsoft Planner 來建立看板、將任務新增至團隊,以及將任務指派給使用者。透過 SharePoint 與 Planner 的整合,您可以管理專案的各項任務。您可以將任務歸類至不同類別中進行排序,並調整優先順序。Planner 會顯示開發流程的階段以及任務進度。您和您的團隊皆可在 SharePoint 網站上使用所有這些特點。 Planner 已與 Office 365 群組整合,當您建立新計畫時,SharePoint 中的所有相關內容都會自動建立。
分享文件
您團隊中具備適當權限的使用者,可以將 SharePoint 中的文件分享給其他使用者。若要分享文件,請在檔案或資料夾上按右鍵,然後在快顯功能表中點選 Share.
選擇可編輯共用文件或資料夾的使用者。您與其共用檔案或資料夾的使用者將透過email收到通知,其中包含共用檔案的連結。您可以撰寫自訂的通知訊息。
如果使用者擁有連結,但無權存取 SharePoint 資源,該使用者可以請求權限。在此情況下,資源擁有者會收到一則包含存取請求的訊息。
分享該檔案的使用者會收到存取請求的通知,並可透過在網頁介面中點擊相應按鈕來批准或拒絕該請求。
共享文件可讓多位使用者同時開啟並進行編輯。在本範例中,有兩位使用者在 Word Online 中開啟了同一份 Word 文件進行編輯。當其他使用者正在編輯該文件時,其游標附近會顯示特殊圖示(如截圖中所示的 MB 圖示)。
編輯網站權限
您也可以在建立檔案或將檔案上傳至 SharePoint 資料庫後,編輯網站權限並新增可存取您的 SharePoint 網站的使用者。請按一下 Settings 圖示,然後點擊 Site permissions.
將使用者新增至網站擁有者或網站成員。點擊 Invite people, Change how members can share 以及 Advanced permission settings 以設定選項。
SharePoint 管理中心
Office 365 管理員可以管理所有 SharePoint 內容,包括使用者、網站和權限。若要開啟 SharePoint 管理中心,您應開啟 Office 365 管理中心 (亦稱為 Microsoft 365 管理中心),然後在左側窗格(導覽窗格)的管理中心清單中,點選 SharePoint 管理中心。或者,您可以使用類似以下的網址: https://yourcompany-admin.sharepoint.com 以開啟 SharePoint 管理中心。例如,在我們的情況下,我們使用直接連結:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
在 SharePoint 管理中心頁面中,會顯示各種項目。在 SharePoint 管理中心的首頁上,您可以看到報告和訊息中心。在左側窗格(亦稱為導覽窗格)中,您可以存取各項選項和特點,以便進行設定。
結論
使用 SharePoint 可讓您與團隊更有效地協作。透過 Microsoft SharePoint Online,您可以與團隊共同儲存、整理、分享及編輯文件,建立各類內容,在行事曆中規劃活動,以及執行更多功能。 使用 Microsoft SharePoint Online 時,SharePoint 軟體會在具備高度可用性與可靠性的 Microsoft 資料中心中運行。因此,您無需手動部署和設定 SharePoint。
然而,這並不代表您不需要備份 SharePoint 資料。擁有資料備份能提供您更多還原選項,並讓您以更快的速度和更大的彈性來還原資料。
