設定 Microsoft Office 365 備份原則：實用指南
儘管微軟提供了高度的可靠性,但由於人為錯誤、使用者端的病毒或其他故障,Office 365 仍可能發生資料遺失的情況。微軟在 Office 365 中提供了一些機制來防止資料遺失,其中之一便是 Office 365 備份原則。本文將探討 Microsoft Office 365 備份原則的定義,以及如何運用這些原則來降低 Office 365 中資料遺失的機率。
Office 365 備份原則的定義
Office 365 備份原則規定了在哪些情況下由誰對資料遺失負責,也就是說,在哪些情況下由 Microsoft 負責備份/還原,以及在哪些情況下責任由客戶承擔。
Microsoft 的責任範圍:
- 硬體故障
- 軟體故障(伺服器端)
- 自然災害
- (資料中心)停電
客戶的責任:
- 人為疏失
- 軟體錯誤(客戶端)
- 惡意軟體攻擊
- 駭客攻擊
- 惡意內部人員
| 客戶 | 使用者 |
| 資料 | |
| 應用程式管理員 | |
| 微軟 | 應用 |
| 作業系統 | |
| 虛擬化 | |
| 硬體 | |
| 網路 |
微軟會將客戶的資料複製到至少兩個地理位置分散的資料中心。此選項用於實現高可用性,以便在微軟端發生任何故障時仍能進行資料還原。然而,此功能無法用於還原客戶已刪除的email或信箱帳戶。
至於 Office 365 備份原則的第二種定義,Office 365 備份原則是一項供 Office 365 管理員使用的特點,允許他們配置原則,並設定資料在刪除後可保留及還原的時間長度。保留原則設定是任何 Office 365 備份原則的主要設定。每個 Office 365 應用程式都有其專屬的保留原則設定。
在 SharePoint Online 中,資料每 12 小時備份一次,並保留 14 天。在 SharePoint Online 中刪除的項目會先儲存在"資源回收筒"中 93 天,之後才會被永久刪除。
在 Exchange Online 中,已刪除的信箱預設會保留 30 天。 預設情況下,已刪除的個別項目可在 14 天內還原,您亦可手動將此期間延長至 30 天。
OneDrive 的預設保留期間為 30 天。屬於已刪除帳戶的項目,在帳戶刪除後 30 天內仍可還原。管理員可於 OneDrive 儲存設定中變更此期間。
保留原則允許您執行以下兩種可能的操作:
- 保留項目直至指定的保留期限結束
- 在指定的保留期限結束後刪除項目
使用者可照常處理email、文件及其他內容,但若某項內容(受保留政策規範)遭到編輯或刪除,該內容將保留一段指定時間,您可在此期間還原已刪除的內容。Office 365 備份政策(包括保留政策)不應被視為 Office 365 資料備份的替代方案。
保留政策可套用至以下 Office 365 應用程式與物件:
- 交換email
- SharePoint 網站
- OneDrive 帳戶
- Microsoft 365 群組
- Skype for Business
- 交換公用資料夾
- Teams 頻道訊息
- 團隊聊天室
設定 Office 365 保留原則
讓我們以 Exchange Online 中的保留原則為例,來了解如何設定 Office 365 備份原則。
使用您組織的 Office 365 管理員帳戶登入 Office 365。
開啟 Office 365 管理員入口網站,並開啟 all admin centers. 您可以點擊此連結開啟 all admin centers:
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/alladmincenters
在 Microsoft 365 管理中心開啟的頁面中,請選取 Exchange.
在左側窗格(導覽窗格)中,選取 compliance management 並前往 retention policies 分頁。
如下方截圖所示,這裡有一個 default MRM policy.
在此頁面中,您可以建立適用於使用者帳戶的保留原則。在 Office 365 中,預設套用至使用者帳戶的原則稱為 MRM 原則。一旦在 Office 365 中建立新的使用者帳戶並為該帳戶指派授權,MRM 原則即會套用至該帳戶。按一下 + 圖示,用以建立新政策。
註: 保留政策頁面／分頁的介面中,設有新增、編輯、刪除及重新整理按鈕(圖示)。
您的網頁瀏覽器將開啟一個新視窗。請輸入政策名稱,例如: backup policy 01,然後點擊 + 要為… 添加保留標籤 backup policy 01.
您的網頁瀏覽器中會開啟一個視窗,其中列出了一系列保留標籤。清單中包含各種不同的標籤。每個標籤皆會指定其類型、保留期間及保留動作。類型可分為"個人"、"預設"、"已刪除項目"、"可復原項目"及"垃圾email"。保留動作則可為"刪除"或"歸檔"。
註: 若要將標籤與"歸檔"操作搭配使用,您必須先在 Office 365 管理中心為使用者啟用歸檔信箱。您可以在 Security & Compliance Center 前往 https://protection.office.com/ > Information Governance > Archive. 選取一位使用者,然後在詳細資訊窗格中,按一下 Enable 在 Archive mailbox 設定。
選擇設定 Office 365 備份原則所需的標籤。我們來選擇 Recoverable items 14 days move to archive 因為 backup policy 01 在我們的範例中。您可以選取多個標籤(政策允許您將保留標籤分組,並將其套用至使用者)。選取所需的標籤後,請按一下 Add. 選取所有所需的標籤後,按下 OK 以儲存設定。
現在我們的 backup policy 01 已為 Office 365 完成設定。按下 Save 以儲存設定。 “Saving completed successfully” 在儲存變更時會顯示此訊息。
Office 365 備份原則的保留標籤
如果保留標籤的設定不符合您的需求,您可以建立自訂標籤,並在保留原則的設定中套用這些標籤。
前往 Exchange admin center > compliance management > retention tags.
建立由使用者套用至項目和資料夾的標籤
點擊 + 圖示,並在彈出的選單中選擇所需的選項。我們選擇 applied by users to items and folders (personal) 在此範例中。
在彈出的視窗中,輸入標籤名稱,例如, backup policy tag 01,並選擇所需的保留措施及保留期限。可用的保留措施包括:
- 刪除並允許還原
- 永久刪除
- 移動並歸檔
我們來選一個 Delete and Allow Recovery 作為保留措施,並將保留期限設定為 366 天。您可以設定 Never 若要設定最長保留期限,請在此處輸入。如有需要,請留下註解(此為額外選項)。點擊 Save.
現在您的保留標籤(backup policy tag 01) 會與其他標籤一同顯示在清單中。您可以前往 retention policies 並使用 backup policy tag 01 如前一節所述。另一種做法是編輯現有的政策,並將所建立的標籤新增至該政策中。
建立一個新標籤,並自動套用至選定的資料夾
您也可以為移至該處的項目建立並設定保留政策 Deleted 如範例中所述的資料夾(預設情況下,已刪除的email會移至 Deleted (此資料夾相當於 Windows 中的"資源回收筒")。可用的資料夾完整清單包括:行事曆、已刪除項目、草稿、收件匣、垃圾郵件、日誌、筆記、寄件匣、已傳送項目、RSS 訂閱、同步問題、對話記錄、雜項及歸檔。
在 compliance management 的頁面 Exchange admin center,請前往 retention tags 選單頁籤,然後點擊 + 圖示以新增保留標籤。
在彈出的選單中,請選擇 Applied automatically to a default folder.
在開啟的新視窗中,輸入標籤名稱,例如, backup policy tag 02.
將此標籤套用至以下預設資料夾: Deleted items
留任措施: 刪除並允許還原
保存期限:
當該項目達到以下天數時: 31
如有需要,請添加評論,然後點擊 Save.
現在我們可以建立一個新的保留政策,並新增 backup policy tag 02 以配合新政策。作為替代方案,我們可以編輯先前建立的現有政策(backup policy 01) 並加入 backup policy tag 02 該政策。因此,您可以靈活管理政策,並結合不同的保留標籤。
結論
設定 Office 365 備份原則可讓管理員和使用者在指定期間內,於 Office 365 應用程式中還原已刪除的項目。Microsoft Office 365 的保留與備份原則雖能在某些使用情境下協助您還原已刪除的項目,但無法取代傳統的資料備份。使用第三方 Office 365 備份解決方案能為您帶來多項優勢,因為您可以在需要時隨時備份和還原任何項目。 NAKIVO Backup & Replication 是一款通用的資料保護解決方案,可執行 Office 365 資料備份,並確保快速資料還原。
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- 快速修復 將 Exchange Online 信箱中的資料夾、email 和附件,以及 OneDrive for Business 中的檔案和資料夾,備份至原始位置或您選擇的其他帳戶。
- 輕鬆瀏覽、搜尋 備份您的 Microsoft Office 365 資料,並能立即精準搜尋及還原所需內容。如此一來,您便能符合法規遵循需求,或滿足電子證據開示請求。
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