解構非結構化資料管理的最佳實踐

非結構化資料具有其優勢,且佔據了當今企業所建立與儲存資料的大部分。企業的營運成敗取決於如何運用與管理這些資料。若關鍵資料遺失,企業可能遭受無法彌補的財務損失與聲譽損害。正因如此,妥善管理非結構化資訊並實施可靠的数据保護措施至關重要。這篇部落格文章將說明如何管理非結構化資料,以提升營運效率與可靠性。

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非結構化資料:挑戰與對企業的影響

非結構化資料不像結構化資料(資料庫)那樣具有預先定義的結構,因此在管理非結構化資料時會面臨一些挑戰。非結構化資料通常以檔案形式呈現,但email和其他多媒體訊息也可歸類為非結構化資料。

規模與多樣性:應對日益增加的複雜性

非結構化資料的數量持續增長,其管理也日益複雜。資料的複雜性同樣不斷增加——檔案格式種類繁多,且難以辨別關鍵資料的儲存位置。若檔案未經妥善分類或命名,非結構化資料的管理將更加困難。大量未經分類且未標記的資料可能導致資料 無序擴張. 若未刪除臨時及無用的檔案,將佔用額外的磁碟空間,這並不合理。當資料未經分類(關鍵、重要、次要、臨時)時,便難以決定該備份哪些內容。儲存系統應具備可擴展性,以儲存日益增長的資料量。

資料品質與資料血統的挑戰

非結構化資料可能過時、無關、未經驗證或重複等。這些因素使得非結構化資料的管理更加困難。資料處理流程具有動態性,非結構化資料往往會在磁碟卷、檔案伺服器和儲存庫之間遷移。使用者可在每個階段修改這些資料,因此要確認其有效性和真實性可能相當困難。

合規、安全與治理風險

如果未正確管理非結構化資料,可能會引發與個人資料相關的安全風險,因為非結構化資料通常包含個人識別資訊(PII)。組織必須根據其位置和所屬產業,符合相關合規需求。例如,處理歐盟公民個人資料的組織必須符合 《一般資料保護條例》(GDPR) 合規需求。若未符合這些需求,違規組織將面臨罰款及處罰。若用戶的個人資料未受到妥善保護,安全風險可能導致資料外洩與資料遺失。一旦發生此類情況,組織即違反合規需求,進而可能引發負面後果。若缺乏適當的非結構化資料管理,將難以辨別哪些資料屬於敏感資料,進而難以確定哪些資料必須進行加密與保護。

利用 NAS 實現可擴展且安全的資料儲存

網路附加儲存裝置(NAS)系統被廣泛應用於中小企業,作為非結構化資料的集中式儲存方案。 NAS設備具備便利、可擴展且成本效益高的特點。它們支援增設硬碟或安裝更大容量的硬碟、透過軟體 RAID 實現資料冗餘,以及提供靈活的檔案分享選項。然而,NAS設備卻是網路犯罪分子與勒索軟體的理想攻擊目標。若非結構化資料管理不當,勒索軟體便可能存取未受保護的檔案,並透過不可逆的加密方式破壞這些檔案。

管理非結構化資料的最佳實踐

請遵循以下最佳實踐,以優化非結構化資料的管理,並降低資料遺失及其他負面後果的風險。

探索與整理資料

找出儲存於不同位置的所有資料——包括檔案伺服器、NAS設備、資料湖、儲存庫、應用程式資料、email等。記錄資料位置、元資料、加密狀態、檔案大小、擁有者等資訊。透過彙整所有儲存資料的相關資訊,您將能全面掌握資料類型與數量。建立已發現資料的詳細目錄,以確保具備完整的可視性。 請記錄資料類別、其重要性及其他參數。您可能需要與多個部門合作,因為各部門的使用者最清楚哪些資料對他們而言至關重要。根據收集到的資訊,為檔案添加標籤和元資料,以識別資料並改善非結構化資料的組織管理。由於資料會隨時間演變與變更,請定期執行資料稽核,並據此更新您的目錄／清單。使用非結構化資料目錄的優勢包括:

• 改善資料治理——落實存取控制與合規政策。
• 提升檢索功能——使用者可透過關鍵字、標籤或擁有者來搜尋文件。
• 避免冗餘資料儲存——識別重複或過時的檔案。
• 支援合規稽核——追蹤敏感資料的存取與使用情形。

按來源位置和使用情境分類的已發現資料範例:

• 本地儲存: 檔案伺服器、NAS、本地桌面電腦／筆記型電腦
• 雲端儲存: AWS S3、OneDrive、Azure Blob 儲存、Google Drive
• Enterprise應用程式: CRM(Salesforce)、ERP(SAP)、人力資源系統
• email與協作工具: Outlook、Gmail、Microsoft Teams
• 多媒體 & 日誌: 監視器畫面、通話錄音、事件記錄。

一旦發現資料,建立可搜尋的目錄有助於使用者高效地查找和管理資料。您可以利用元資料來有效組織非結構化資料。此外,透過為非結構化資料添加結構化標籤,還能提升其可搜尋性與分類能力。請定義元資料應包含哪些內容。下表列舉了元資料的範例。

將資料分類以利整理

透過資料分類來改善非結構化資料的管理——在儲存系統中發現並識別個人可識別資訊(PII)及敏感資料。您可以使用關鍵字和模式等傳統方法進行搜尋;或者,您也可以使用具備人工智慧和機器學習演算法的進階軟體,透過更深入的辨識選項來更精確地分析資料。發現資料後,您可以根據以下方面進行分類:

• 業務價值:關鍵、重要、非必要
• 機密等級:公開、內部、機密、限制級
• 法規遵循:GDPR、HIPAA、CCPA、ISO 27001
• 使用類型:文件、圖片、影片、日誌、email

為您的組織建立適當的分類框架。下表展示了一個分類範例。

透過明確的檔案命名規則和資料夾結構來整理資料。以這種方式整理非結構化資料,能讓使用者和管理員更輕鬆地瀏覽和辨識資料。以下是一個財務部門資料夾與檔案整理的範例。/財經   /2023     /預算(機密)     /發票(內部)   /2024     /審計(限權限)     /財務報表(機密) 公開資料存放於開放式資料夾中。基於角色的存取控制(RBAC)與加密機制可保護機密及受限資料。

制定存取治理政策

透過制定治理政策,實施嚴格的存取控制措施。資料治理透過管控誰能存取、修改、分享及刪除資料,來管理非結構化資料。非結構化資料可能分散於多個儲存位置(包括本地端與雲端儲存系統),而治理政策對於降低安全風險至關重要。

• 設定基於角色的存取控制(RBAC),以確保僅授權使用者能存取資料。
• 遵循"最小權限原則",藉此限制使用者存取權限。員工僅能存取執行工作所需之資料,從而降低內部威脅的風險。
• 請考慮 多因素驗證 (多重驗證) 用於存取關鍵資料。多重驗證透過在授予存取權限前要求進行多重驗證步驟,增添了一層額外的安全防護。

例如,財務部門的使用者應僅能存取財務報告,而行銷部門的使用者則不應能存取薪資文件。

• 確保非結構化資料管理的治理政策符合《一般資料保護條例》(GDPR)、《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)、《加州消費者隱私法案》(CCPA)、《薩班斯-奧克斯利法案》(SOX)及其他法規與合規需求。
• 設定政策,以管控透過 OneDrive、Google Drive 等雲平台進行的外部資料共享。
• 建議設定政策,將過期的資料移至歸檔儲存區。此方法能在維持高效能的同時,釋放主儲存空間。
• 使用以下技術來管理非結構化資料:
  • 身分與存取管理 (IAM)(Azure Active Directory、AWS IAM),用於雲環境中的使用者驗證與授權。
  • 資料外洩防護 (DLP)(Microsoft Purview、Google Cloud DLP)用於監控雲端環境中的敏感資料存取與傳輸。
  • 特權存取管理(PAM),用於控制對高風險資料及特權帳戶的存取權限。
  • 採用零信任安全模型,在授予存取權限前持續驗證使用者身分。

透過 NAS 解決方案確保資料備份與還原

請將儲存於檔案伺服器及 NAS設備上的資料進行備份,以保護檔案分享及其他資料。首先,請備份日常運作所需的重要資料。若 NAS設備內已存有備份,請考慮建立一份備份複製,以強化您的資料保護策略,並遵循 3-2-1 備份法則. 測試備份,以確保在發生災難時能夠恢復資料。建立一個 災難還原計畫 其中包含在各種情況下恢復資料的需求。

運用自動化進行資料監控與管理

您可以透過自動化資料監控與管理,來提升安全性、合規性、效能及營運效率。請考慮採用自動 儲存分層 將經常存取的資料儲存於更高階的高效能儲存裝置中,並將鮮少使用的檔案移至較低階的低效能(低成本)儲存裝置。您可以將最低階的儲存層用於歸檔資料。您也可以設定生命週期政策,自動將舊資料移至歸檔儲存區。持續 資料監控 有助於偵測未經授權的存取、效能問題及潛在的安全威脅。追蹤即時資料存取日誌與使用模式,以偵測異常活動(例如,批次刪除或修改大量檔案)。設定警示與自動通知,以便及時處理並解決問題。自動化資料備份與 災難還原工作流程.

NAKIVO 如何簡化非結構化資料的管理

NAKIVO Backup & Replication 是一款專用的資料保護解決方案,可支援備份儲存於檔案伺服器、NAS設備以及 Windows 或 Linux 系統(伺服器與工作站)上的非結構化資料。NAKIVO 解決方案支援備份 NFS 與 SMB 檔案分享,這在備份 NAS設備和檔案伺服器上的共用檔案時特別方便。

• 完整備份與增量備份. 確保可靠性並節省儲存空間。支援完整與細粒度的還原功能。
• 將備份儲存於不同位置 – 本地備份儲存庫、磁帶、NAS設備、雲端儲存,包括 AWS S3、Azure Blob Storage 以及與 S3 相容的物件儲存。
• 備份加密. 源端 備份加密 可防止資料在透過網路傳輸時遭竊聽,並保護儲存於儲存庫中的備份免於未經授權的存取。如有需要,您可以啟用網路層級的加密以及儲存庫層級的加密。
• 不可變更的備份. 啟用 不可變性 以保護備份免受勒索軟體的侵害,並防止資料遭未經授權刪除或竄改。
• Microsoft 365 備份. Microsoft 365 服務包含非結構化資料,例如 email、OneDrive 檔案、Microsoft Teams 訊息等。NAKIVO 解決方案支援 Microsoft 365 備份. 您可以備份所需的 Microsoft 365 服務、使用者及物件,並將其完整或精細地還原至原始位置或自訂位置。

結論

非結構化資料管理有助於提升整體營運效率,並降低與安全性、資料保護及合規性相關的各種風險。遵循最佳實踐,包括資料發現、分類、存取控制、資料治理政策及資料保護政策。保護儲存於本地端及雲端中的非結構化資料,並在不同位置儲存多份備份複製。使用 NAKIVO Backup & Replication 以有效備份及還原資料。

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