Office 365 的常見問題及解決方法
在使用任何應用程式時,您可能會遇到問題,Office 365 也不例外。並非所有問題都是由軟體供應商未修補的漏洞,或是第三方應用程式(例如最近的 導致全球 O365 服務中斷的 CrowdStrike 事件. 您在日常使用中可能遇到的許多問題,皆可在客戶端進行修復。 若您在 Office 365 中遇到必須由供應商(Microsoft)才能解決的問題,Microsoft 通常會盡快發布更新來解決已知問題。
在使用 Office 365 時,備有相關問題的解決方案會非常有用,而這篇部落格文章將涵蓋 Office 365 問題、Office 365 疑難排解,以及偵測和修復 Office 365 已知問題的可能解決方案。
Microsoft Office 365 啟用問題
若要使用 Office 365 應用程式,您的 Office 365 必須已啟用。若未啟用,系統將顯示以下錯誤訊息:
產品已停用。
若要繼續無中斷地使用 Word,請選擇以下選項以重新啟用。
Enter key – 我有一個產品金鑰.
Sign In – 將這台電腦加入至已啟用的帳戶.
請檢查您電腦上安裝的 Microsoft Office 版本,以及您的訂閱名稱和到期日期。安裝在電腦上的 Office 365 應用程式必須每 30 天透過網際網路至少連線一次至 Microsoft 伺服器,以便檢查並驗證授權。 若您連續 30 天以上未將已安裝的 Office 365 應用程式連線至 Microsoft 伺服器,這些應用程式將會停用。一旦連線至 Microsoft 授權伺服器,授權即會更新。
若您安裝的 Microsoft Office 版本與訂閱方案提供的 Office 365 版本不同,請先從電腦中解除安裝現有的 Office 套件,再安裝正確的版本。 接著請嘗試在電腦上重新啟用已安裝的 Office 365 套件。您可能需要從電腦中移除舊版 Microsoft Office 授權,並安裝新的授權。
若電腦上安裝了多個版本的 Microsoft Office,可能會發生 Office 365 啟用問題。請從電腦中解除安裝舊版 Microsoft Office,並嘗試重新啟用 Microsoft Office 365。
檢查網際網路連線。請確認網路存取 Microsoft 伺服器的路徑未遭封鎖。 檢查電腦上的防火牆、路由器及 DNS 設定。
若您的 Office 365 訂閱已過期,請購買新授權並延長訂閱期限。然後再次嘗試開啟 Office 365 應用程式。
若您想使用安裝在終端伺服器上的 Office 365 應用程式,應使用支援"共用電腦啟用"功能的 Office 365 Pro Plus。請閱讀 部落格文章 關於在終端伺服器上使用 Office 365。
Office 365 登入問題
Office 365 使用者常會遇到登入問題。讓我們來探討其中一些常見問題,並了解可用於排除 Office 365 故障的建議。使用者名稱或密碼錯誤是導致登入失敗的常見原因。當您嘗試登入 Office 365 入口網站時,系統會顯示以下錯誤訊息:
"我們無法識別此使用者 ID 或密碼。"
此錯誤的可能原因:
- 您輸入的用戶名稱或密碼有誤。請檢查您的密碼,並確認未開啟大寫鎖定鍵。密碼會區分大小寫。請避免從文字文件、Skype 或其他應用程式複製密碼,建議您手動輸入密碼。最佳實踐建議您避免將密碼儲存於文字文件或通訊應用程式中。
- Office 365 管理員已變更您的 Office 365 帳戶密碼,或停用您的帳戶。請向系統管理員索取登入憑證。
如果您忘記了 Office 365 帳戶的密碼,請嘗試找回或重設密碼。
請使用此連結來找回工作或學校帳戶: https://passwordreset.microsoftonline.com (前提是您的 Office 365 管理員已啟用使用者重設密碼的功能)。
請使用此連結來復原個人 Microsoft 帳戶: https://account.live.com/ResetPassword.aspx
設定 Office 365 帳戶時,請務必設定一個備用電子郵件地址。若多次輸入錯誤的密碼,經過數次登入失敗後,您的 Office 365 帳戶將會被鎖定。若您的帳戶已被鎖定,但尚未設定備用電子郵件地址,請嘗試填寫 Microsoft 帳戶還原表單。
- 請嘗試使用您平時用來連線至 Office 365 服務的電腦和 IP 位址。
- 請在提供的還原表單中盡可能回答所有問題。請盡量不要留下未回答的問題。
- 請為聯絡人設定一個新的email地址。微軟不會向您設定的email地址發送廣告。
- 請輸入驗證碼以繼續。
註: 如果您有 雙因素驗證 若您的帳戶已啟用此功能,則無法透過此方式恢復帳戶。
Microsoft 365 在 Safari 瀏覽器上的問題
由於"智慧型追蹤防護"(ITP)特點,Safari 可能會導致 Microsoft 365 出現問題。
若要解決此問題,您可以採取以下步驟:
- 開啟 Safari 並尋找
Preference>Privacy. - 取消選取
Prevent cross-site tracking核取方塊。 - 切換至
teams.microsoft.com.
email與同步問題
連線問題、應用程式版本過舊及其他因素,都可能導致 Microsoft 伺服器與本地端客戶端之間出現同步問題。這可能會導致新email無法在您的 Outlook 客戶端應用程式中顯示。以下我們將說明如何解決此類問題。
Office 365 Outlook 的問題
如果您將 Microsoft Office 365 Outlook 作為獨立的電子郵件客戶端使用,且無法收發 email,請檢查 Outlook 的設定。
請確認您已輸入正確的 Office 365 使用者名稱和密碼。
檢查 POP3 與 SMTP 設定 用於連線至 Microsoft 郵件伺服器(伺服器位址、連接埠、加密及驗證)。若使用 IMAP,請檢查 IMAP 設定。
同步問題
Office 365 的同步問題在 Office Mobile 中很常見,但有時類似的問題也可能發生在 OneDrive 和 Outlook 等 Office 365 桌面應用程式上。
若 OneDrive 同步失敗並導致 email 顯示異常,請確認裝置上是否已安裝最新版本的 OneDrive 客戶端,檢查網路連線狀態,並確保檔案未超過 OneDrive 的限制(例如最大檔案大小、正確的檔案名稱、資料夾內的物件數量等)。
至於 Outlook,安裝更新後可能會發生同步問題,例如 KB2837618 或 KB2837643. 當使用 IMAP 設定 email 帳戶時,Outlook 應用程式可能會在啟動後當機,或顯示錯誤訊息:
- 您沒有執行此操作所需的權限。
- 您沒有權限移動此資料夾中的項目。
- 由於伺服器目前無法連線,因此無法顯示您的自動回覆設定。請稍後再試。
如何解決與同步相關的 Office 365 問題
若要解決與 IMAP 相關的同步問題,您可以解除安裝更新 KB2837618 和 KB2837643。請依照以下步驟操作:
- 點擊
Start,然後前往Control Panel>Programs and Features. - 選擇 KB2837618,然後按下
Remove. - 選擇 KB2837643,然後按下
Remove再次。
請重新啟動系統,然後嘗試開啟 Outlook 應用程式,以確認同步問題是否已解決。
與 Microsoft 365 更新相關的問題
微軟建議定期更新 Windows、Microsoft Office 及其他軟體。微軟會定期發布更新,讓您能保護軟體免受已知威脅、修復錯誤等。Office 365 的已知問題通常會透過這些更新獲得解決。讓我們來了解,若更新未能自動安裝時該如何處理,以及哪些因素可能導致更新問題。
開啟已安裝的 Office 365 應用程式之一,然後按一下 File > Account > Update Options > Update Now 檢查是否已安裝 Office 365 更新。若尚未安裝,請立即進行安裝。
安裝 Office 365 更新可能會因各種原因失敗,部分原因列於下方。
您安裝 Office 365 應用程式的作業系統不支援 Microsoft Office 365 的更新版本。Windows 7 和 Windows 8 不支援最新的 Office 365 版本,僅 Windows 10 支援這些版本(本文不涵蓋 Windows Server 作業系統)。
無法連線至網際網路,或防火牆阻擋了網路連線。
如果您確定沒有連線問題,但 Office 365 仍無法偵測到新更新(且您看不到"您已更新至最新版本！"的訊息),請檢查 Office 365 的更新通道。 Office 365 設有多個更新通道。其中部分通道允許使用者在正式發布前取得更新,而其他通道則在稍後提供更新。Office 365 所使用的更新通道取決於您的 Office 365 訂閱方案及設定。
請開啟 Office 365 應用程式並前往 File > Office Account. 接著點擊 About Outlook 按鈕。Office 365 更新通道的完整清單如下:
Beta Channel此通道適用於所有 Microsoft 365 訂閱方案。透過此通道,使用者可在正式發布前 4 至 6 週下載更新。Current Channel(Preview)此版本亦適用於所有 Microsoft 365 訂閱方案。此通道提供的更新比正式發布版早 2 至 4 週,內容最為新穎。Current Channel這是所有訂閱方案皆可使用的預設更新通道。Monthly Enterprise Channel此功能將於正式發布後一個月,開放給"商務"及"Enterprise"訂閱方案的使用者。Semi-Annual Enterprise Channel (Preview)此功能適用於"商務"及"Enterprise"訂閱方案,相較於主要發布版本,發布時間會延遲 2 至 6 個月。Semi-Annual Enterprise Channel此功能適用於"商務"及"Enterprise"訂閱方案,其發布時間比主要版本晚 6 至 24 個月。One-time purchase installation此更新適用於 Microsoft Office 2016 和 2019 安裝版本。更新內容包含錯誤修正及安全性修補程式。Volume License適用於基於 MSI 的 Office 2016 及 Office 2019 版本 1808 安裝。適用於批量授權安裝。提供錯誤修正與安全性更新。
請檢查 Microsoft 365 應用程式中已安裝的增益集。這些增益集可能會導致應用程式當機或效能大幅下降等問題。
若要解決這些與 Office 365 相關的問題,您可以嘗試停用增益集,然後在不啟用增益集的情況下執行 Microsoft 應用程式。
您可以在啟動時按住 CTRL 鍵並點擊 Microsoft Office 應用程式的捷徑,以停用增益集。在此情況下,建議使用安全模式,這對於 Office 365 的疑難排解非常有用。
檔案與儲存問題
Microsoft Office 365 的檔案與儲存問題比其他問題更為嚴重。這些問題不僅造成不便、拖慢工作進度,更可能導致關鍵資料遺失。值得慶幸的是,大多數問題都能在用戶端輕鬆解決。
誤刪重要檔案
您可能會不小心將重要的 Microsoft 365 項目移至資源回收筒,尤其是當裝置硬碟中的檔案過多時。不過,移至資源回收筒的檔案並不會被永久刪除。
例如,從 SharePoint 或 Microsoft Teams 刪除的項目會在資源回收筒中保留一段時間,才會被永久刪除。因此,您可以找到原始的 SharePoint 網站,並從該處將其還原。
已達到最大儲存容量
當您嘗試上傳或儲存 Microsoft 365 項目時,會出現此錯誤。這表示您已達到訂閱方案所指定的儲存空間上限。
您只需向 Microsoft 購買額外的雲端儲存空間,即可解決此 Office 365 問題。建議您建立定期清理儲存空間的習慣,並定期檢查 Microsoft 365 的資源回收筒。請注意,您刪除的檔案可能會暫時佔用儲存空間。
與其他使用者共同編輯 SharePoint 檔案時遇到的困難
企業高度重視 Microsoft 365 套件所提供的共享存取功能,以及團隊成員同時編輯檔案的能力。然而,有時員工可能缺乏開啟和編輯某項內容所需的權限。
編輯檔案權限並授予使用者適當的存取權限,是解決此類 Microsoft 365 問題的簡易方法。
開啟所需的檔案,按下 Share 接著查看您可以授予檔案編輯權限的使用者清單。您可以為整個組織設定存取權限,或僅邀請您指定的使用者。
OneDrive 問題
OneDrive 問題是 Microsoft 365 中的一類獨立問題。這些問題可能很簡單,例如 OneDrive 服務未執行或工作列上缺少 OneDrive 圖示;也可能較為複雜,例如 OneDrive 與 Microsoft 365 發生衝突。以下我們提供更詳細的問題清單及相應的解決方案。
Office 365 OneDrive 的常見問題
Microsoft 365 與 OneDrive 最常見的問題包括:
OneDrive not running: 如果 Windows 系統托盤中的 OneDrive 圖示呈現灰色,您很可能需要登入您的帳戶。要解決此問題,請點擊工作列上的 OneDrive 圖示,然後點擊Sign in在彈出的應用程式視窗中。接著,輸入您要使用的帳戶登入憑證,確認 OneDrive 資料夾,並完成設定以讓 OneDrive 恢復連線。OneDrive icon not displayed on the Taskbar: 此問題可能與您的工作列設定有關。請右鍵點擊工作列,然後前往Taskbar settings>Notification area(Windows 10) 或Other system tray icons(Windows 11)。在此處,您可以切換工作列中各圖示的顯示設定,包括 OneDrive 圖示。OneDrive conflicts with Microsoft 365:有時候,File collaborationMicrosoft 365 中的某項設定可能會阻擋或中斷檔案同步。若要解決此問題,請前往 OneDrive 設定。在 Windows 10 上,請按下Office並取消勾選該選項Use Office applications to sync Office files that I open. 若使用 Windows 11,請按下Sync and backup, 前往Advanced settings,並關閉File collaboration切換。
網域驗證問題
網域驗證問題也可能導致無法正常使用 Microsoft Office 365 套裝軟體。讓我們來看看如何解決這些問題。
處理 Office 365 網域驗證問題
解決 Microsoft 365 中的網域驗證問題,取決於您所看到的錯誤訊息:
Sorry we can’t find the record you created此錯誤通常發生於網域名稱系統 (DNS) 設定不正確,或 DNS 記錄尚未傳播至所有 DNS 伺服器時。要解決此問題,您需要檢查該網域是否具備正確的 DNS 記錄。
開啟 線上 DNS 查詢工具, 選擇
TXT或MX在Type下拉式清單,請選擇Authoritative在……之下Nameservers那麼,在Hostnames or IP addresses輸入網域名稱並按下Dig. 接著,請注意所提供的輸出結果。若您未收到結果,表示 TXT 記錄或 MX 記錄未正確設定。請注意,權威查詢是用來驗證記錄是否正確,且不會產生傳播延遲。DNS 變更的傳播時間最長可能需要 48 小時,儘管通常會更快完成。若屆時仍無法驗證網域,請考慮直接聯絡 Microsoft 支援服務。
Can’t verify domain當網域與 Microsoft Exchange Online 進行聯邦整合,或存在於其他 Microsoft 雲端服務(例如 Live@edu)中時,可能會出現此錯誤。針對前者,您需要 移除聯邦信任. 至於後者,您需要將該網域從其他服務中移除,因為該網域一次只能存在於一個 Microsoft 服務中。
has already been verified for your account, or for another Microsoft Online Services account 或
was already added to a different Office 365 account domain.onmicrosoft.com 若該網域已在另一個 Microsoft 365 組織中存在,便會發生此情況。要解決此問題,您需先將該網域從當前位置移除(每個網域最多只能存在於一個位置)。如果您不清楚目前是哪個帳戶正在使用該網域,或無法管理該帳戶,請聯絡 Microsoft 支援服務。
有用的工具
微軟提供了一些原生工具,可協助您立即找出並解決 Office 365 的問題。讓我們來看看其中最受歡迎的幾款。
Office 365 修復工具
該 Office 365 repair 此工具可協助您解決已安裝 Office 365 應用程式的大部分問題(若您僅使用線上應用程式,則不適用)。您可以嘗試使用適當的內建工具來修復 Office。
開啟 Control Panel 並前往 Programs and features.
選取 Office 365 並點擊 Repair.
有兩種選項: Quick repair 以及 Online repair. 線上維修提供更全面的維修功能,並進行更詳盡的檢測。
檢查 Office 365 服務狀態
Service health 這是一項專為企業版 Office 365 提供的線上工具(若您擁有工作或學校用的 Office 365 帳戶)。僅有 Office 365 管理員才能在 Office 365 管理中心. 使用 服務狀態 透過儀表板找出可能的 Office 365 問題,並閱讀提供的解決建議。
遠端連線分析器
請使用 遠端連線分析器 以找出可能導致 Office 365 服務無法正常運作的連線問題。此線上工具可透過對以下服務和特點進行測試,協助您偵測問題:
- Exchange DNS
- Lync DNS
- 單一登入
- Exchange ActiveSync
- 同步、通知、可用性與自動回覆
- 服務帳戶存取權限
- Outlook 連線功能
- 傳入/傳出 SMTP 電子郵件、POP 電子郵件、IMAP 電子郵件
- Outlook Mobile 混合式現代驗證
Microsoft 支援與還原助理
如果執行"遠端連線分析工具"後,Office 365 的問題仍未解決,請嘗試使用 Microsoft 支援與還原助理. 此工具應作為獨立應用程式安裝於電腦上。安裝並執行應用程式後,輸入 Office 365 帳戶憑證,接著執行測試以找出問題並尋求解決方案。請依照助理提供的指示,找出並解決 Microsoft Office 365 的問題。
請嘗試測試您的 Office 365 電子郵件系統設定,並修復導致使用者無法使用 email 服務的問題。Microsoft 支援與還原助理可協助您解決 Microsoft Office、Office 365 及 Outlook 的問題。
若提供的建議無法協助您解決問題,或您想提交 Office 365 投訴,請致電 Microsoft 支援服務。
結論
Office 365 的疑難排解是建構安全且可靠的 IT 環境的重要環節。除了部落格文章中所述的 Office 365 問題外,您可能會遇到導致資料遺失的狀況。
為避免在使用雲端應用程式時發生資料遺失,請執行 Office 365 資料備份。 NAKIVO Backup & Replication 這是一款通用的資料保護解決方案,不僅能保護 Office 365,還能保護虛擬、實體及雲端環境。請下載此軟體,並在您的環境中設定資料備份。
