如何使用 SharePoint Online 進行資料管理：完整指南
SharePoint 不僅僅是一個文件儲存空間,更是一個強大的資料管理與協作平台。 SharePoint 可用作資料管理系統,以解決傳統檔案分享中的問題。當您想在檔案伺服器上尋找儲存於經典 Windows 共享中的文件時,若該伺服器含有大量檔案,文件搜尋可能會相當耗時。
這篇部落格文章將介紹 SharePoint 管理工具,並說明如何使用 SharePoint 文件管理系統來儲存和分類您的資料,以及如何提高共享文件和其他檔案的工作效率。我們將以 Microsoft 365 中的 SharePoint Online 作為範例。
網站層級結構
您可以使用 SharePoint 為您的組織建立資訊架構和網站層級結構。在建立內容並將資料上傳至 SharePoint 之前,請先釐清您對在 SharePoint 中儲存資料的規劃。根據組織將如何使用這些資料來規劃資料在 SharePoint 中的儲存方式,有助於簡化未來使用 SharePoint 的流程。 請先釐清您計畫在 SharePoint 中儲存哪些內容、是否會與其他使用者共享檔案,以及您將在 SharePoint 中建立哪些類型的網站。並勾勒出網站層級結構。例如,您可以使用不同的網站來代表主要類別,並建立子網站來存放子類別的內容。舉例來說,您可以建立一個供開發人員使用的團隊網站,並建立子網站來存放 ASP.NET、C++、Java、Python 及其他程式語言的文件。
當您開始使用 SharePoint Online 時,您會獲得一個網站集合,這是 SharePoint 中的頂層網站結構。一個網站集合可以包含網站和子網站,其名稱通常類似於 https://your-organization-name.sharepoint.com. 就我而言,網站集合的名稱是 https://nakivo.sharepoint.com.
若要在內部網建立複雜的網站結構,您可能需要建立多個網站集合。您可以透過以下連結在 SharePoint Online 中管理網站集合:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
就我們而言,我們使用的是以下連結:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
微軟已宣布,此連結將於 2020 年底停止提供。請務必至微軟網站查看最新資訊。
建立子網站
若要建立子網站,請開啟您的 SharePoint 網站。在導覽窗格中,按一下 Site contents 此外,在 網站內容 頁面,點擊 New > Subsite.
輸入所需參數並設定新的子網站。在此範例中,我們將建立一個具有以下參數的子網站。
標題:Blog subsite 01
描述:NAKIVO 部落格的測試子網站
網站網址:https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
選取範本。 語言:英語
協作:團隊網站(經典體驗)
使用者權限:
- 使用與父網站相同的權限
- 是否要在父網站的"快速啟動"中顯示此網站？(是／否)
- 是否要在父網站的頂部連結列中顯示此網站？(是／否)
是否使用母站點的頂部連結列？(是／否)
同樣地,我們將建立第二個子網站(子網站 02) 在我們的官方網站上 (部落格團隊網站) 透過使用 SharePoint 管理工具。
檢查網站層級結構
建立網站及子網站後,您可以查看網站層級結構。
在導覽窗格中,選取 Site contents,然後點擊 Site settings.
在 網站設定 頁面,點擊 Site hierarchy. 您可以在此頁面上看到許多其他設定。請記住如何開啟 網站設定 請先暫時跳過此頁面,稍後再回來設定 SharePoint 文件管理。
一旦 網站層級結構 開啟頁面後,您將看到子網站的位置在您網站中。在我的範例中,共有兩個子網站—— 部落格子網站 01 以及 子網站 02.
安全
SharePoint 提供高度的安全性。然而,是否能實施適當的安全措施,並正確設定權限與政策,仍取決於管理員。您可以透過資料夾層級來控制對文件的存取權限。通常會使用 SharePoint 群組來設定使用者的存取權限,因為相較於逐一為每位使用者設定存取權限,這種方式更為方便且可靠。當使用群組進行 SharePoint 文件管理與存取限制時,出錯的機率會更低。 讓我們透過一個範例,來了解如何使用 SharePoint 管理工具設定網站權限。
前往 Site Settings,然後按下 Site permissions.
在 權限 在開啟的頁面中,您可以查看使用者、群組及其存取 SharePoint 網站的權限。點擊 Create group 建立一個新群組。接著,您可以將成員加入群組、管理權限等。
資訊分類
除了網站層級結構外,您還可利用資訊分類來建立 SharePoint 中的資訊架構。SharePoint 允許您使用元資料以現代化方式整理內容並對檔案進行分類。若您為儲存於 SharePoint 中的檔案定義了元資料,即使這些檔案未歸類至適當的資料夾,您仍可依據元資料篩選及排序檔案,其操作方式類似於在 Windows 檔案總管中依名稱、大小及修改日期排序檔案。 修改日期和檔案大小即為元資料的範例。
SharePoint 提供建立自訂元資料類型的特點。舉例來說,若採用傳統做法,您會將帳單的 DOC 檔案儲存於不同資料夾中,並以發送帳單的組織名稱作為資料夾名稱(例如,將 Microsoft、Oracle 和 VMware 等公司名稱用作資料夾名稱)。 若將所有這些文件存放在同一個資料夾中,您可以定義元資料類型並建立"公司"類別的元資料,然後將類型設定為公司名稱。在每個文件的元資料中輸入公司名稱後,即可搜尋特定公司的文件。
註: SharePoint 透過爬取和索引機制來提升檔案搜尋效能。SharePoint 資料管理系統會結合元資料,運用自動資料索引功能來實現快速搜尋。
Sorting by vendor and by city in directories假設某些公司在多個城市生產商品,且每個城市都有幾家企業(供應商)。您可以建立以供應商名稱命名的資料夾,並在其中包含以城市名稱命名的子資料夾。或者反過來:建立以城市名稱命名的資料夾,並在其中包含以公司名稱命名的子資料夾。 一家公司在同一座城市可能擁有多個地址。在這種情況下,將這些資料(供應商名稱、城市、地址)儲存於元資料中,有助於整理資料並提升搜尋功能。
Metadata navigation 這是一項用於動態篩選儲存於 SharePoint 資料庫和清單中的檔案的特點。元資料會顯示在 SharePoint 資料庫的欄位中。在為資料庫設定自訂元資料欄位後,即可使用元資料導覽功能。以下我們將探討與 SharePoint Online 中 SharePoint 文件管理相關的元資料設定。
元資料
元資料是關於檔案的附加資訊(亦稱為"關於資料的資料")。若您的 SharePoint 網站內容龐大,可利用元資料來分類文件、進行快速搜尋及流暢導覽。每類檔案皆可擁有獨特的元資料屬性。請在 SharePoint 資料庫中建立欄位並設定檢視。讓我們來了解如何為儲存於 SharePoint 資料庫中的檔案設定元資料。
開啟您的資料庫,然後按一下 +Add column. 在彈出的選單中,選擇所需的元資料類別,例如, 位置. 您可以在 這篇部落格文章.
建立一欄。輸入欄位名稱,例如: 製造商. 輸入描述(非必填)。在下拉式選單中,選擇資料類型(位置 (在我們的情況下)。選取所需的核取方塊,以在當前檢視中顯示關聯欄位。我們希望定義 國家或地區 以及 城市 針對儲存於我們的 SharePoint 資料庫中的檔案。請按一下 More Options 以展開更多選項。現在您可以為所有上傳至資料庫並新增至所有內容類型的檔案,設定所需的欄位資料。點擊 Save 以儲存設定。
在建立新欄位以新增元資料之前,我們已將一些檔案上傳至資料庫。不過,我們仍可為現有檔案新增元資料。請在目標檔案旁的三點圖示上按右鍵,然後在彈出的選單中點選 Details.
在彈出的視窗中,我們現在可以選擇製造商,例如 NAKIVO。SharePoint 會自動搜尋所有符合條件的選項,並顯示所選製造商的地址。選取完所有所需參數後,我們可以關閉位於網頁介面右側的此視窗。變更會自動儲存。
現在您可以看到,圖庫中每個檔案的元資料都顯示在三個自訂欄位中(製造商、製造商:城市,以及製造商:國家)。
您也可以在需求中配置所需的資訊 Library settings > Columns 點擊欄位名稱。若需填寫元資料,使用者必須先填寫所需的元資料,否則無法完成檔案上傳。
啟用元資料導覽
預設情況下,元資料導覽和篩選特點未啟用,您應手動啟用此特點。
前往網站設定,並在 網站操作 區段,點擊 Manage site features.
尋找 Metadata Navigation and Filtering 在此頁面上,並點擊 Activate. 此選項下方會顯示一段簡短說明。
前往函式庫設定(如前所述)。
點擊 Metadata navigation settings.
在左側清單中選取所需的層級欄位,然後按下 Add.
如有需要,請設定自動欄位索引,然後按下 OK 以儲存設定。
內容類型
如前所述,元資料有助於您在 SharePoint 網站和內容庫中整理內容。為此目的,會建立包含元資料的自訂欄位。然而,若您需要儲存代表不同商品類別的檔案,每種商品類別所對應的欄位組合可能各不相同。假設您有顯示器和巧克力條。顯示器具有諸如製造商名稱、型號、生產日期、保固期、解析度、尺寸、介面及重量等參數。 巧克力條則有製造商、可可含量、有效期限、重量、是否含棕櫚油(是/否)以及包裝類型(紙質、鋁箔等)等參數。假設您需要儲存與顯示器和巧克力條相關的各種文件,例如照片、使用手冊、規格書、保固書、成分表、儲存條件等,並在 SharePoint 中整理這些檔案。您無法將使用手冊套用至巧克力條,亦無法將成分表套用至顯示器。 若將這些文件儲存在單一檔案庫中,您將面臨大量欄位,且上傳檔案時部分參數將無法套用。您可為每種內容類型建立獨立的檔案庫,但在某些情況下,過多的檔案庫會使搜尋操作變得繁瑣且耗時。為解決這些問題,SharePoint 允許您建立自訂內容類型,並將不同內容類型的相關文件儲存在同一個檔案庫中。
內容類型是特定內容類型的欄位集合(即元資料屬性)。建立兩個內容類型——顯示器與巧克力棒——並設定適當的元資料類型,以代表項目所需的特性。內容類型與檔案格式無關。
因此,當您將文件上傳至 SharePoint 檔案庫時,只需選擇所需的內容類型,並僅選擇該內容類型預先定義的合適選項。 例如,若您上傳一份包含顯示器使用手冊的 DOC 檔案,請選擇"顯示器"內容類型,並輸入製造商名稱、型號、生產日期、保固期、解析度、尺寸、介面及重量。若您上傳一張巧克力棒的 JPG 照片,請選擇"巧克力"內容類型,並輸入製造商、可可含量、有效期限、重量、是否含棕櫚油以及包裝類型。
如何在 SharePoint Online 中建立內容類型
請依照上述說明開啟您的 SharePoint 網站設定。
在 網頁設計師作品集 區段,點擊 Site content types.
該 網站內容類型 頁面開啟。您可以看到現有的內容類型。點擊 Create 建立一個新的內容類型。
該 新的網站內容類型 視窗開啟。請設定所需設定。
名稱:Hardware(例如)
描述(選填):說明硬體類型
父內容類型。請從下拉式選單中選擇父內容類型。
指定內容類型群組。
點擊 OK 當您準備完成內容類型的建立時。
現在您應該啟用內容類型的管理功能。開啟您的資料庫,前往 Settings > Library settings.
在圖書館設定頁面上,點擊 Advanced settings.
該 進階設定 頁面開啟。 允許管理內容類型嗎？ 請選擇 Yes. 您也可以設定其他選項。
將自訂內容類型新增至資料庫
現在您應該將自訂內容類型新增至資料庫。
返回資料庫設定頁面。
點擊 Add from existing site content types 在頁面底部。
請從網頁介面左側的清單中選取您已建立的內容類型,然後點擊 Add >. 接著按下"確定"以儲存變更。
版本控制
版本控制是 SharePoint 文件管理系統的另一項實用特點,它允許使用者保留文件的先前版本,並在需要時進行還原(例如,當文件被寫入不必要的變更時)。讓我們來了解如何設定版本控制設定。
開啟資料庫設定,然後點擊 Versioning settings.
在此頁面中,您可以設定一系列選項:
- 要求對提交的內容進行審核
- 設定主要版本號與次要版本號的位數,並設定主要版本號的最大數量
- 設定草稿的相關選項
- 查看需求
SharePoint 資料備份
SharePoint 是一個可靠的平台,其資料管理系統也提供了一些內建的還原選項,但建議您定期備份儲存於 SharePoint 中的資料。擁有 SharePoint 資料備份,將為您提供更多資料還原的選項。 NAKIVO Backup & Replication 是一款多功能資料保護解決方案,支援備份 SharePoint Online 與 SharePoint 本地部署版 並提供一系列實用特點,例如增量備份、細粒度還原、靈活的保留政策,以及 其他人. NAKIVO Backup & Replication 支援 Microsoft 365 中 OneDrive for Business 和 Exchange Online 的備份。
結論
SharePoint 是一個用於協作與集中式資料儲存的多功能平台。SharePoint 文件管理系統功能性強大,提供多項優勢,例如安全性、文件版本控制、文件分類、元資料導覽、進階檔案搜尋、自訂功能、大容量儲存空間以及即時協作。這篇部落格文章介紹了 SharePoint 資料管理系統,並說明如何在 SharePoint Online 中使用資料管理特點,例如子網站、元資料、內容類型、版本控制及群組管理。
開始使用 SharePoint 時,請務必規劃網站層級結構,並透過定期備份來確保您的 SharePoint 資料安全無虞。
