SharePoint 與 SharePoint Online：全面比較
SharePoint 是由微軟開發的一款文件共享與協作平台。SharePoint 的第一個版本於 2001 年發布,當時是本地部署版本。隨後在 2011 年,微軟發布了 SharePoint Online 和 Microsoft Office 365。在發布初期,SharePoint Online 並未特別受歡迎,但在微軟展開一場積極的推廣活動後,它逐漸獲得用戶青睞,如今已廣泛應用。
那麼,SharePoint 的最新版本是什麼？SharePoint Online 與 SharePoint 2016 之間又有何差異？對於您的組織而言,SharePoint 本地部署版與 SharePoint Online 哪個版本更適合？這篇部落格文章將詳細解析這兩款 SharePoint 版本,解答您的疑問,並協助您做出正確的選擇。
SharePoint 版本
本地部署的 SharePoint 亦稱為內部部署 SharePoint。SharePoint Server 安裝在您辦公室或資料中心的實體伺服器上。
以下是 SharePoint Server 現行版本與舊版清單:
- SharePoint 2001(已停止支援)
- SharePoint 2003(已停止支援)
- SharePoint 2007(已於 2017 年 10 月停止支援)
- SharePoint 2010(已於 2020 年 10 月停止支援)
- SharePoint 2013(將於 2023 年終止支援)
- SharePoint 2016(將於 2026 年 7 月終止支援)
- SharePoint 2019
如您所見,每一個 SharePoint 本地版本的支援期約為 10 年。在官方支援期間,系統會提供安全性更新與修補程式。支援期結束後,您仍可繼續使用 SharePoint Server,但將不再收到新的修補程式。
從 SharePoint 2016 開始,系統已支援混合部署模式。 您可以同時使用 SharePoint 本地部署版與 SharePoint Online,並將兩者同步。此外,亦可將 SharePoint 部署於 Microsoft 的雲端運算平台 Azure 上。
SharePoint Online 是 SharePoint Server 的雲端版本,支援多租戶架構。前者是 Office 365 的一部分,該服務最近已更名為 Microsoft 365。然而,與 SharePoint Server 和 Microsoft Office 本地版不同,產品名稱中並未提及版本和建置編號。SharePoint Online 是 Office 365 應用程式與服務套件的一部分。
Office 365 版本的範例:
- 2020 年 1 月 8 日,版本 1912(建置 12325.20288)
- 2020 年 1 月 30 日,版本 2001(建置 12430.20184)
- 2020 年 3 月 10 日,版本 2002(建置 12527.20278)
- 2020 年 9 月 9 日,版本 2008(建置 13127.20408)
- 2020 年 10 月 8 日,版本 2009(建置 13231.20368)
那麼,SharePoint 是如何運作的呢？若想進一步了解,請閱讀我們的介紹文章,文中將比較 SharePoint Online 與 SharePoint Server 2019。
基礎設施與主機代管
您需要實體伺服器來部署 SharePoint Server 2019。SharePoint Server 採用群集拓撲結構運作。基於群集的架構需要一個群集,該群集是由多台託管 SharePoint Server 的伺服器所組成。群集的規模取決於活躍使用者數量、儲存資料量、平均負載以及請求頻率。貴公司的企業網路將用於執行 SharePoint 的本地版本,例如 SharePoint Server 2019。 貴公司的 IT 支援團隊和系統管理員將負責維護這些實體伺服器。
若您想使用 SharePoint Online,則無需安裝任何軟體。使用 SharePoint Online 時,軟體會在 Microsoft 資料中心的雲端環境中運行。使用 SharePoint Online 僅需付費訂閱方案及網路連線即可。
安裝
如前所述,若貴公司使用 Microsoft Office 365 中的 SharePoint Online,則無需安裝 SharePoint。若您想安裝 SharePoint 2019,則必須進行安裝與設定 Microsoft SQL Server.
部署 SharePoint 2019 的需求清單相當長。讓我們簡要瀏覽一下主要需求:
- 8 核心 64 位元 CPU、16 GB 記憶體、80 GB 系統磁碟空間,以及用於儲存資料的額外儲存空間(供 MS SQL Server 使用)
- 4 核心 64 位元 CPU、24 GB 記憶體、系統磁碟 80 GB 以及第二顆磁碟 100 GB(SharePoint Server)
- Windows Server 2016 或 Windows Server 2019 標準版或資料中心版(含桌面體驗)
- MS SQL Server 軟體需求:MS SQL Server 2016 RTM、MS SQL Server 2017 RTM、MS SQL Server 2019 或支援資料庫相容性層級 130 的新版本系統
- Microsoft .NET Framework 4.7.2 版本
- IIS 網頁伺服器
- 您網路中的 Active Directory 伺服器
您可以先在單一伺服器上部署 SharePoint(單伺服器群集),之後再將更多伺服器加入該群集。
更新與 SharePoint 的新特點
在使用 SharePoint 2019 時,系統管理員應執行維護作業,並安裝安全性修補程式與更新。系統管理員對 SharePoint、相關應用程式及基礎架構擁有完全控制權。
另一方面,在 SharePoint Online 中,所有軟體更新與安全性修補程式都會在微軟發布後不久自動安裝。軟體更新套用至您的 Microsoft Office 365 帳戶的速度,取決於您為 Office 365 訂閱方案所選擇的更新通道。 SharePoint Online 自動更新的優勢在於能盡快修復安全問題。其缺點則是,若更新內容存在錯誤,可能會導致 SharePoint 及相關應用程式運作異常或不穩定。微軟會定期改進其線上服務與應用程式,並發布新的 SharePoint Online 特點。
整合
SharePoint Server 2019 提供與 Microsoft Project Server 2019、Power Apps、Power Automate 及 Power BI 的整合功能。 若要將雲端資料與本地端資料相互連結,需透過資料閘道器 (Data Gateway) 來設定 Power Apps 和 Power Automate。本版本提供與 IIS 7(網際網路資訊服務)及現代 IIS API 的整合功能。相較於之前的 SharePoint Server 版本,SharePoint 2019 對 Office 365 的整合功能已獲得強化。
另一方面,SharePoint Online 已與 Microsoft Office 365 應用程式(例如 Outlook Online、Word Online、Excel Online、OneNote 等)完全整合。其與 Office 365 應用程式、Office 365 群組、OneDrive 及 Microsoft Teams 的整合表現極佳,同時亦支援 Power BI 整合。此外,您還可利用 Office 365 API 開發自訂應用程式。
SharePoint Online 的限制
您應了解 SharePoint Online 的限制。以下列出其中部分限制:
- 部分訂閱方案的儲存空間有限
- SharePoint 資料庫中的項目上限為 5000 項
- 網址長度上限為 400 個字元
- 與 OneDrive 同步程式同步資料時,上限為 300,000 項
- SharePoint Online 回收箱中保留已刪除資料的 93 天保留期限
- 檔案庫中的單一檔案最大大小為 100 GB,而附加於清單項目上的檔案則為 250 MB
- 每個網站限 200 萬名用戶
若企業決定取消付費的 SharePoint 訂閱方案,則有 90 天的時間將儲存於 SharePoint Online 中的資料移轉至其他位置。
SharePoint 各版本的安全性
SharePoint Online 提供高度的安全性;微軟會在更新與修補程式一發布時立即進行安裝。此外,Microsoft Office 365 使用者可以使用 多因素驗證 以保護其帳戶。然而,部分組織不信任雲服務,傾向將資料儲存於其內部部署的實體伺服器上。
使用 SharePoint Server 時,所有安全措施均由公司的 IT 團隊和系統管理員負責執行。他們應手動在 SharePoint Server、MS SQL Server 和 Windows Server 上安裝安全修補程式,或監督自動更新。 此外,他們還需在網路路由器上設定防火牆、於各台電腦安裝防毒軟體,並依據公司的安全政策實施其他設定。部分企業傾向對儲存其資料的伺服器擁有完全控制權,因此更傾向於在本地部署 SharePoint。
授權與費用
微軟要求您購買 SharePoint 的授權。讓我們來看看各版本 SharePoint 之間的授權差異。
SharePoint Server. 每個在本地運行的 SharePoint Server 都需要一份授權。此外,可能還需要一份客戶端存取授權 (CAL,採用伺服器/CAL 模式)。 每位使用者或裝置必須持有 CAL,方能合法存取 SharePoint Server 所執行的服務。CAL 具有版本專屬性——您可使用 SharePoint 2016 的 CAL 存取 SharePoint 2016 或 SharePoint 2013,但無法用於 SharePoint 2019。此外,CAL 分為裝置 CAL 與使用者 CAL。
以下是您可購買以存取 SharePoint Server 2019 的授權清單:
- SharePoint Server 授權(每台伺服器或虛擬機器 5,000 美元)
- SharePoint 標準版 CAL(每份授權 180 美元),適用於 SharePoint 核心特點
- SharePoint Enterprise CAL(每份授權 90 美元),可讓您擁有功能完整的 SharePoint Server,並具備所有商業解決方案與功能性
外部使用者存取公開內容時,無需具備 CAL 授權。在此情況下,外部使用者受 SharePoint Server 2019 授權的規範。透過授權移動功能,您可以將 SharePoint Server 授權從一台電腦重新指派至另一台電腦,並在虛擬機器上執行 SharePoint。您只需購買一次 SharePoint Server 授權,即可無限期使用 SharePoint,即使在支援結束後亦然。
SharePoint Online 此服務採用按使用者計費的授權模式。您必須購買支援 SharePoint Online 且包含所需使用者授權數量的 Microsoft Office 365 訂閱方案。SharePoint Online 訂閱採月付制。您亦可預付一年期的 SharePoint Online 及 Microsoft Office 365 訂閱費用。
Microsoft 提供多種 SharePoint Online 訂閱方案:
- SharePoint Online 方案 1(每用戶每月 5 美元);包含 SharePoint、OneDrive(1 TB)及清單
- SharePoint Online 方案 2(每位使用者每月 10 美元);包含 SharePoint、OneDrive(無限儲存空間)及清單
- Microsoft Office 365 E3(每用戶每月 20 美元);包含 SharePoint、OneDrive、Lists 以及完整的 Office 365 應用程式與特點。
SharePoint Online 方案 1 包含於 Microsoft Office 365 Enterprise E1、Business Premium 及 Business Essentials 中。SharePoint Online 方案 2 則包含於 Office 365 Enterprise E3 和 E5 中。購買所選訂閱方案的授權後,您可以建立使用者、將授權指派給使用者,以及將授權從一位使用者重新指派給另一位使用者。
短期而言,SharePoint Online 的價格可能較低,特別是對小型企業而言。若要支援 SharePoint Server 2019,則需購買硬體、SharePoint 授權、Windows Server 授權以及 MS SQL Server 授權。然而,從長遠來看,特別是對大型企業而言,使用本地部署的 SharePoint 可能是更具成本效益的解決方案,並能帶來更多好處。
使用者介面
SharePoint Online 和 SharePoint Server 2019 均為使用者提供統一的網頁介面。SharePoint 2019 之前的版本採用經典網頁介面,對大多數使用者而言相當便利。2019 年,微軟為 Office 365 和 SharePoint Online 推出了現代化網頁介面,此介面亦適用於行動裝置。SharePoint 2019(本地版本)同樣具備現代化使用者介面。 整體而言,SharePoint Online 與 SharePoint 本地版的網頁介面並無顯著差異。所幸, 返回經典版 SharePoint 此選項在 SharePoint 2019 中提供。目前,此選項在 SharePoint Online 中亦可使用,但未來更新中可能會被移除。
管理工具
SharePoint 2019 的"SharePoint 中央管理"是系統管理員用來管理網站、使用者、內容及所有其他選項的地方。SharePoint 中央管理網站在 SharePoint Server 上運行。SharePoint 2019 中央管理安裝在農場中的第一台伺服器上。預設情況下,它不會在農場中的所有 SharePoint 伺服器上進行配置。
在 SharePoint Online 中,會透過"SharePoint 管理中心"以網頁介面進行管理與設定。 SharePoint 管理中心已與 Office 365 管理中心整合。Office 365 的全域管理員具備 SharePoint 管理權限,並可將 SharePoint 管理員角色指派給 Office 365 使用者。您可進一步閱讀關於 Office 365 管理中心 以及我們部落格文章中的 SharePoint 中央管理。
PowerShell 可用於透過命令列介面管理 SharePoint 2019。它對於執行重複性任務或可自動化的任務相當實用。此外,也有用於管理 SharePoint Online 的 PowerShell 指令。不過,SharePoint Server 對 PowerShell 的支援更為完善。
遷徙
您可以將系統從 SharePoint 2016 遷移至 SharePoint 2019,或將 SharePoint 2016 及 SharePoint 2019 遷移至 SharePoint Online。當您將資料從本地端 SharePoint 遷移至 SharePoint Online 時,原始檔案不會被刪除。遷移僅能執行至較新的 SharePoint 版本。Microsoft 為此目的提供了專用的 SharePoint 遷移工具。
您可以在 SharePoint 管理中心的"遷移"頁面上找到用於將資料從 SharePoint Server 遷移至 SharePoint Online 的遷移工具。Migration Manager、SharePoint Migration Tool(圖形介面版與 PowerShell 版)、Microsoft FastTrack、Azure DataBox 以及 SharePoint Assessment Tool 皆為 Microsoft 提供的工具,可供您用於不同的 SharePoint 遷移情境。
SharePoint 資料備份
SharePoint Online 和 SharePoint Server 提供版本控制特點,讓使用者在發生不當變更時,能夠還原文件的前一版本。資源回收筒是用來存放從 SharePoint 資料庫和網站中刪除的文件及其他檔案的儲存位置。在 93 天內,您可以從資源回收筒中還原已刪除的項目。此外,在保留期間內,您也可以透過內建功能性還原已刪除的 SharePoint 網站。
使用本地部署版 SharePoint 時,您應:
- 請使用 RAID 1 或 RAID 10 實現資料冗餘,以防範硬碟故障時資料受損
- 執行 MS SQL Server 備份
- 執行網頁應用程式備份
執行伺服器群組備份時,應備份所有內容及設定資料。SharePoint 2019 並未內建用於執行備份的排程程式。您需要建立並設定備份指令碼(例如在 PowerShell 中),並使用 Windows 排程程式。您也可以透過 SharePoint 中央管理介面(GUI)來備份 SharePoint Server 中的網站集合。 要正確執行 SharePoint Server 備份,需滿足若干需求。
若您使用 SharePoint Online,Microsoft 會透過其伺服器與資料中心來處理資料冗餘。Microsoft 雲端採用分散式模型,其伺服器相互連結於位於不同國家的資料中心中。此方法使 Microsoft 能為其服務提供高可用性與可靠性(99.9%)。
SharePoint 具備完善的原生還原功能性,但有時此功能性可能不足以滿足資料還原需求。因此,無論是 SharePoint Online 還是 SharePoint Server,您都應使用第三方軟體來備份 SharePoint 資料。
您可以使用 NAKIVO Backup & Replication 用於備份 SharePoint Online 及其他 Microsoft Office 365 資料,例如 Exchange Online 和 OneDrive for Business 資料,以及運行於虛擬機器和實體伺服器上的 SharePoint Server、運行 MS SQL Server 的機器,以及 Active Directory 網域控制器。如此一來,無論發生何種故障,您都能恢復所需的資料,即使資料已被刪除超過 93 天亦然。
結論
對於許多組織而言,選擇合適的 SharePoint 部署模式可能是一項挑戰。購買訂閱授權後,SharePoint Online 即可立即使用,無需部署和管理實體伺服器。另一方面,部署於本地端的 SharePoint Server 雖能讓您完全掌控伺服器和資料,但安裝與設定過程需要更高的技術能力。 您只需購買一次授權,即可無限期使用 SharePoint Server。這兩種 SharePoint 版本均提供現代化的網頁介面。儘管包含 SharePoint Online 在內的 Microsoft Office 365 每年都日益普及,許多企業仍選擇 SharePoint Server。最終的選擇取決於您的業務需求與要求。
