Tworzenie kopii zapasowej w Microsoft Teams: narzędzia natywne a narzędzia innych producentów
Aplikacja Microsoft Teams wykorzystuje złożoną strukturę danych w infrastrukturze Microsoft 365, co utrudnia konfigurację wykonywania kopii zapasowej danych tej aplikacji. Ważne jest, aby wykonać kopię zapasową wszystkich powiązanych obiektów, z których korzysta aplikacja Microsoft Teams, ale które są przechowywane i obsługiwane przez inne usługi Microsoft 365.
W tym wpisie na blogu wyjaśniono, w jaki sposób dane aplikacji Microsoft Teams są przechowywane w usłudze Microsoft 365. Zapoznaj się z nim, aby poznać dostępne metody ochrony tego rodzaju danych.
Zrozumienie typów danych i przechowywania w Microsoft Teams
Aplikacja Microsoft Teams wykorzystuje różne typy danych do komunikacji, udziału plików i współpracy. Ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób obsługiwany jest każdy typ danych i gdzie jest on przechowywany, zwłaszcza w kontekście wykonywania kopii zapasowych, odzyskiwania danych, zarządzania danymi oraz zgodności z przepisami.
Wiadomości i czaty
Wiadomości w Microsoft Teams obejmują:
- Czaty prywatne , w tym czaty indywidualne i grupowe, są przechowywane w skrzynkach pocztowych Exchange Online użytkowników, którzy są członkami tych czatów. Wiadomości czatu są przechowywane w ukrytym folderze skrzynki pocztowej użytkownika jako część danych Exchange Online.
- Wiadomości kanału są przechowywane w odpowiedniej witrynie SharePoint powiązanej z zespołem. Wiadomości wysyłane w ramach kanału stanowią część infrastruktury SharePoint Online tego kanału. Wiadomości czatu są przechowywane w skrzynce pocztowej zespołu, która znajduje się w usłudze Exchange Online.
Dane zawarte w tych wiadomościach mogą obejmować tekst, obrazy, linki i inne multimedia.
Zasady dotyczące zatrzymywania danych konfiguracja w usłudze Microsoft 365 ma wpływ na wiadomości w aplikacji Microsoft Teams, ponieważ podlegają one zasadom przechowywania danych w usłudze Microsoft 365. Zasady te mogą zapewnić, że wiadomości będą przechowywane przez określony czas lub trwale usunięte zgodnie z wymaganiami zgodności.
Udostępnione pliki i załączniki
Pliki i załączniki udostępniane w Microsoft Teams mają kluczowe znaczenie dla współpracy. Można je udostępniać w prywatnych czatach lub kanałach.
- Pliki udostępnione w prywatnych czatach jeden na jeden lub czatach grupowych są przechowywane w usłudze OneDrive użytkownika. Każdy uczestnik czatu ma dostęp do tych plików za pośrednictwem udostępnionego łącza.
- Pliki kanału to pliki udostępniane w ramach kanału i przechowywane w powiązanej SharePoint Online witrynie w ramach zespołu. Każdy kanał ma dedykowany folder w bibliotece dokumentów SharePoint, w którym zapisywane są wszystkie udostępnione pliki.
Ustawienia dotyczące przechowywania plików i zgodności są zarządzane za pośrednictwem OneDrive i SharePoint Online, zgodnie z zasadami organizacji dotyczącymi przechowywania danych.
Strony internetowe i karty
Użytkownicy mogą dodawać karty w kanale Microsoft Teams, które mogą zawierać strony internetowe, dokumenty lub aplikacje innych firm. Karty te służą jako punkty szybkiego dostępu do ważnych zasobów.
- Strony internetowe dodane jako karty są zazwyczaj przechowywane zewnętrznie (w sieci), a karta stanowi jedynie skrót lub osadzony widok strony w aplikacji Microsoft Teams.
- Jeśli dokument Office 365 (np. Word, Excel lub PowerPoint) zostanie dodany jako karta, dokument ten jest przechowywany w powiązanej bibliotece dokumentów SharePoint Online dla danego kanału.
- Zakładki integrujące aplikacje innych firm mogą przechowywać swoje dane zewnętrznie (na platformie dostawcy aplikacji) lub w środowiskach SharePoint Online lub Exchange Online instancji zespołu, w zależności od integracji aplikacji.
Okres przechowywania danych dla zakładek zależy od typu połączonej treści. Na przykład, jeśli jest to dokument Office 365, obowiązują zasady przechowywania SharePoint Online, natomiast w przypadku treści internetowych obowiązują zasady przechowywania usługi zewnętrznej.
Integracja z OneNote
Aplikacja Microsoft Teams jest zintegrowana z OneNote w celu tworzenia notatek i współpracy. Użytkownicy mogą tworzyć dedykowane notesy OneNote dla zespołu lub kanału.
- Notesy kanału lub notesy OneNote powiązane z kanałem są przechowywane w witrynie SharePoint Online powiązanej z tym zespołem. Każdy notatnik jest powiązany z konkretnym zespołem lub kanałem i można uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem karty w kanale.
- Jeśli OneNote jest używany w prywatnych czatach, prywatny notatnik jest przechowywany w usłudze OneDrive dla Firm użytkownika.
Treści OneNote podlegają tym samym zasadom przechowywania, co SharePoint Online i OneDrive, co oznacza, że notatki będą przechowywane lub usuwane zgodnie z zasadami organizacyjnymi ustalonymi w narzędziach zgodności Microsoft 365.
Wiadomości ze skrzynki pocztowej grupowej
Kanały używane przez Microsoft Teams są połączone z grupą Microsoft 365. Ta grupa zawiera wspólną skrzynkę pocztową do komunikacji e-mailowej. Wiadomości ze skrzynki pocztowej mogą nadal służyć do powiadomień lub grupowych wiadomości e-mail, mimo że e-maile nie są podstawową metodą komunikacji w Microsoft Teams.
Skrzynka pocztowa grupowa i jej wiadomości są przechowywane w Exchange Online. Te skrzynki zawierają e-maile wysłane do zespołu oraz wiadomości powiązane z działaniami zespołu, takimi jak spotkania lub powiadomienia.
Wiadomości e-mail w skrzynce pocztowej grupy podlegają ustawieniom przechowywania w usłudze Exchange Online. Administratorzy mogą określić, jak długo te wiadomości będą przechowywane, w oparciu o wymogi zgodności lub potrzeby operacyjne.
Kalendarze skrzynki pocztowej grupy
Kanały aplikacji Microsoft Teams są również powiązane ze wspólnym kalendarzem w grupie Microsoft 365. Ten kalendarz służy do planowania i zarządzania spotkaniami, wydarzeniami oraz terminami w ramach zespołu.
Kalendarz grupy jest przechowywany jako część skrzynki pocztowej grupy w usłudze Exchange Online. Jest to ta sama lokalizacja, w której przechowywane są wiadomości ze skrzynki pocztowej grupy.
Podobnie jak w przypadku wiadomości ze skrzynki pocztowej grupy, okres przechowywania kalendarzy skrzynki pocztowej grupy podlega ustawieniom przechowywania w usłudze Exchange Online. Dane kalendarza mogą być archiwizowane lub usuwane zgodnie z zasadami przechowywania obowiązującymi w organizacji.
Jak zorganizowane są dane w usłudze Microsoft Teams?
Microsoft Teams korzysta z infrastruktury chmury Microsoft powiązanej z ekosystemem Microsoft 365 z danymi ustrukturyzowanymi. Ta struktura zapewnia możliwość korzystania z usług takich jak Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Wszystkie te usługi są wykorzystywane do obsługi Microsoft Teams i zapewniają możliwości płynnej współpracy między różnymi usługami w bezpieczny sposób. W tej sekcji wyjaśniono, jak zorganizowane są dane Microsoft Teams, ze szczególnym uwzględnieniem kluczowych elementów, takich jak grupy Microsoft 365 oraz lokalizacje przechowywania załączników i plików.
Grupy Microsoft 365 i skrzynki pocztowe grup
Grupy Microsoft 365 stanowią główną część aplikacji Microsoft Teams, obejmującą wiele aplikacji. Każdy zespół utworzony w Microsoft Teams jest automatycznie powiązany z odpowiednią grupą Microsoft 365. Grupa ta łączy elementy współpracy, takie jak e-mail, Kalendarze, pliki i zasoby współdzielone.
Każda grupa Microsoft 365 ma powiązaną skrzynkę pocztową grupy w usłudze Exchange Online. Ta skrzynka pocztowa grupy służy do przechowywania rozmów e-mailowych zespołu oraz powiadomień związanych z zespołem. Elementy te obejmują zaproszenia na spotkania, powiadomienia o zadaniach i inną komunikację wewnętrzną. Skrzynki pocztowe grup przechowują również rozmowy z kanałów Microsoft Teams w postaci wiadomości.
Jeśli chodzi o rolę w strukturze zespołu, grupy Microsoft 365 umożliwiają kontrolę dostępu do Microsoft Teams. Członkowie grupy automatycznie uzyskują dostęp do wszystkich powiązanych zasobów, takich jak udostępnione pliki, Kalendarz i e-mail. Gdy użytkownicy są dodawani do zespołu lub z niego usuwani, ich dostęp do tych zasobów jest odpowiednio dostosowywany.
Grupę Microsoft 365 można porównać do centrum, które zarządza uprawnieniami i zapewnia, że wymagane typy danych pozostają połączone w różnych usługach Microsoft 365 używanych przez Microsoft Teams.
Miejsca przechowywania załączników i plików w aplikacji Microsoft Teams
Aplikacja Microsoft Teams dla platformy Microsoft 365 jest zintegrowana zarówno z usługą SharePoint Online, jak i OneDrive dla Firm, co pozwala na przechowywanie plików w zależności od kontekstu, w jakim są one udostępniane.
Pliki udostępniane w kanałach aplikacji Microsoft Teams są przechowywane w bibliotece dokumentów usługi SharePoint Online powiązanej z odpowiednią grupą Microsoft 365. Każdy zespół ma dedykowaną witrynę SharePoint, a w ramach tej witryny każdy kanał ma swój własny folder w bibliotece dokumentów. Takie podejście gwarantuje, że wszystkie pliki udostępniane w ramach kanału są przechowywane w jednym miejscu i są dostępne dla wszystkich członków zespołu.
Pliki udostępniane w prywatnych czatach (zarówno 1:1, jak i grupowych) są przechowywane w OneDrive dla Firm. Pliki są przesyłane do OneDrive nadawcy, a link do pliku jest udostępniany innym uczestnikom czatu. Oznacza to, że pliki z prywatnych czatów są przechowywane na osobistych kontach OneDrive, a nie w SharePoint Online.
Załączniki udostępniane w wiadomościach zespołowych lub czatach działają na tej samej zasadzie — pliki udostępniane w prywatnych czatach trafiają do OneDrive dla Firm, a pliki udostępniane w kanałach są przechowywane w SharePoint Online.
Te lokalizacje przechowywania są ściśle zintegrowane z interfejsem Microsoft Teams. Gdy użytkownicy udostępniają pliki, nie wiedzą, czy plik jest przechowywany w SharePoint, czy w OneDrive, ponieważ Microsoft Teams ukrywa tę złożoność. Jednak zrozumienie tych podstawowych lokalizacji przechowywania ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia właściwej zgodności, zarządzania danymi i, co najważniejsze, ochrony danych.
Ogólna struktura i lokalizacja danych Microsoft Teams
Podsumujmy złożoną strukturę Microsoft Teams 365 i odpowiadające jej lokalizacje danych.
- Grupy Microsoft 365 są wykorzystywane jako główna część Microsoft Teams. Stanowią one fundament Microsoft Teams, zarządzając dostępem do współdzielonych zasobów, w tym skrzynek pocztowych, Kalendarzy i witryn SharePoint.
- Wiadomości i czaty są przechowywane w skrzynkach pocztowych Exchange Online (skrzynki użytkowników dla czatów prywatnych, skrzynki grupowe dla rozmów w kanałach).
- Pliki i załączniki są przechowywane albo w OneDrive dla Firm (dla czatów prywatnych), albo w SharePoint Online (dla rozmów w kanałach).
- Inne treści, takie jak OneNote , zakładki i Kalendarze są przechowywane w SharePoint Online lub Exchange Online, w zależności od kontekstu.
- Profile użytkowników są przechowywane w Azure Active Katalog.
- Ustawienia i konfiguracja zespołu są przechowywane w grupach Microsoft 365.
Podsumowanie lokalizacji pamięci masowej wykorzystywanych przez Microsoft Teams można znaleźć w poniższej tabeli:
| Exchange Online | OneDrive dla Firm | SharePoint Online |
| Wiadomości i czaty | Udostępnione pliki i załączniki (czaty prywatne) | Udostępnione pliki i załączniki (kanały) |
| Wiadomości ze skrzynek pocztowych grupowych | Osobiste notesy OneNote | OneNote dla zespołów |
| Kalendarze ze skrzynek pocztowych grupowych | Dokumenty i karty Office 365 |
Natywne opcje tworzenia kopii zapasowej Microsoft Teams
Firma Microsoft udostępniła natywne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowej dla Microsoft 365 o nazwie Microsoft 365 Backup. Rozwiązanie to zapewnia wykonanie kopii zapasowej dla Exchange Online, OneDrive i SharePoint Online (w momencie pisania tego artykułu). Do przechowywania tych kopii zapasowych służy platforma Microsoft 365 Backup Storage Platform. Kopia zapasowa Microsoft Teams nie jest jeszcze dostępna. Natywne opcje dostępne dla ochrony danych Microsoft Teams są na razie ograniczone:
- Zasady przechowywania . Administratorzy systemu mogą skonfigurować zasady przechowywania w Centrum administracyjne, w ustawieniach zgodności. Skonfigurowanie tych ustawień pozwala organizacjom przechowywać dane Microsoft Teams przez okres określony w ustawieniach przechowywania.
- Zabezpieczenia prawne . Jest to kolejna opcja oparta na ustawieniach zachowania danych, która chroni dane na czas nieokreślony. To ustawienie ma wyższy priorytet i zastępuje inne reguły przechowywania. Zabezpieczenia prawne są zazwyczaj używane w eDiscovery i do celów dochodzeń prawnych.
Zasady przechowywania i zabezpieczenia prawne nie mogą być traktowane jako prawdziwa kopia zapasowa, ale mogą być wykorzystywane do celów ochrony danych. Tworzenie kopii zapasowych i archiwizacja danych to dwa różne podejścia.
Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych za pomocą narzędzi innych firm
Złożona struktura danych Microsoft Teams oraz fakt, że dane są rozproszone w wielu usługach Microsoft 365, sprawiają, że tworzenie kopii zapasowej Microsoft Teams jest trudne. Dedykowane rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, które obsługują tworzenie kopii zapasowej Microsoft 365 i Microsoft Teams, zapewniają zaawansowane opcje pod względem elastyczności i ogólnej ochrony danych.
NAKIVO Backup & Replication obsługuje Kopia zapasowa dla Microsoft 365, w tym Microsoft Teams, Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Rozwiązanie NAKIVO obsługuje:
- Szeroki zakres opcji tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania : Kopie przyrostowe, pełne odzyskiwanie oraz odzyskiwanie danych z nośników fizycznych określonych obiektów Microsoft 365.
- WSparcie dla wielu platform w zakresie ochrony danych : Rozwiązanie NAKIVO obsługuje tworzenie kopii zapasowej dla VMware vSphere, Microsoft Hyper-V, Proxmox VE, Nutanix, maszyn fizycznych, Amazon EC2 i udziałów plików, a także dla Microsoft 365.
- WSparcie dla różnych typów pamięci masowej : Dzięki NAKIVO możliwe jest wykonanie kopii zapasowej danych Microsoft 365 do magazynu-chmury (Amazon S3, Magazyn Azure Blob Storage itp.) oraz do pamięci lokalnej, takiej jak dyski na serwerze kopii zapasowych lub NAS.
- Automatyzacja i planowanie : Można skonfigurować wiele harmonogramów, a nawet wdrożyć złożony system zatrzymywania z elastycznymi ustawieniami bez ścisłych ograniczeń.
- Bezpieczeństwo i szyfrowanie : Obsługiwane jest szyfrowanie danych, które można włączyć po stronie źródła, w spoczynku oraz podczas przesyłania. W rezultacie zaszyfrowane kopie zapasowe są zabezpieczone w lokalnej pamięci masowej (lokalnie) oraz w chmurze publicznej. Można również włączyć niezmienność kopii zapasowej dla Microsoft 365 przechowywanej lokalnie lub w chmurze, aby zapobiec jej usunięciu lub modyfikacji przez oprogramowanie wymuszające okup.
Dowiedz się więcej o NAKIVO Backup dla Microsoft 365 z tego filmu:
Wniosek
Różne typy danych Microsoft Teams są przechowywane w Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Ze względu na tę architekturę wykonanie kopii zapasowej Microsoft Teams nie jest łatwym zadaniem. Należy to wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązania do wykonania kopii zapasowej Microsoft Teams, ponieważ niektóre rozwiązania obsługujące wykonanie kopii zapasowej dla Microsoft 365 mogą nie obsługiwać wykonania kopii zapasowej Microsoft Teams. Użyj NAKIVO Backup & Replication do wykonania kopii zapasowej Microsoft Teams i innych usług Microsoft 365, a także do ochrony elementów w środowiskach fizycznych, wirtualnych i w chmurze.
