Najlepsze rozwiązania dotyczące zrozumiałego podejścia do zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi

Dane nieustrukturyzowane mają swoje zalety i stanowią większość danych tworzonych i przechowywanych obecnie przez organizacje. Sukces przedsiębiorstw zależy od tego, w jaki sposób dane te są wykorzystywane i zarządzane. Utrata kluczowych danych może spowodować nieodwracalne straty finansowe i zaszkodzić reputacji organizacji. Dlatego tak ważne jest właściwe zarządzanie informacjami nieustrukturyzowanymi oraz wdrażanie niezawodnych środków ochrony danych. W tym wpisie na blogu wyjaśniamy, jak zarządzać danymi nieustrukturyzowanymi, aby poprawić wydajność operacyjną i niezawodność.

NAKIVO do tworzenia kopii zapasowych danych z serwerów NAS

Szybkie tworzenie kopii zapasowej i odzyskiwanie gigabajtów danych z urządzeń NAS oraz udziałów plików w systemach Windows i Linux. Odzyskaj wszystko, czego potrzebujesz, w dowolnym momencie – w ciągu kilku sekund.

ODKRYJ ROZWIĄZANIE

Dane nieustrukturyzowane: wyzwania i wpływ na działalność biznesową

Dane nieustrukturyzowane nie mają z góry określonej struktury, jak dane ustrukturyzowane (bazy danych), co wiąże się z pewnymi wyzwaniami w zakresie zarządzania nimi. Dane nieustrukturyzowane występują zazwyczaj w postaci plików, ale za dane nieustrukturyzowane można uznać również wiadomości e-mailowe i inne komunikaty multimedialne.

Ilość i różnorodność: Zarządzanie rosnącą złożonością

Ilość danych nieustrukturyzowanych stale rośnie, a zarządzanie nimi staje się coraz bardziej złożone. Zwiększa się również złożoność danych – liczba formatów plików jest duża i nie jest łatwo określić, gdzie przechowywane są dane krytyczne. Jeśli pliki nie są odpowiednio posortowane i nazwane, zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi staje się jeszcze trudniejsze. Duże ilości nieposortowanych i niesklasyfikowanych danych mogą prowadzić do rozrost. Jeśli pliki tymczasowe i niepotrzebne nie zostaną usunięte, zajmują one dodatkowe miejsce na dysku, co nie jest racjonalne. Gdy dane nie są skategoryzowane (krytyczne, ważne, mało ważne, tymczasowe), trudno jest wybrać, co należy wykonać kopię zapasową. Systemy magazynowe powinny być skalowalne, aby pomieścić rosnące ilości danych.

Wyzwania związane z jakością danych i ich pochodzeniem

Dane nieustrukturyzowane mogą być nieaktualne, nieistotne, niewalidowane, zbędne itp. Czynniki te utrudniają zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi. Procesy pracy z danymi są dynamiczne, a dane nieustrukturyzowane są często przenoszone między woluminami dyskowymi, serwerami plików i repozytoriami. Użytkownicy mogą modyfikować te dane na każdym etapie, co może utrudniać określenie ich ważności i autentyczności.

Ryzyko związane z zgodnością z przepisami, bezpieczeństwem i zarządzaniem

Jeśli dane nieustrukturyzowane nie są prawidłowo zarządzane, mogą pojawić się zagrożenia bezpieczeństwa związane z danymi prywatnymi, ponieważ dane nieustrukturyzowane zazwyczaj zawierają informacje umożliwiające identyfikację osoby (PII). Organizacje muszą spełniać wymagania zgodności w zależności od lokalizacji geograficznej i branży. Na przykład organizacje przetwarzające dane osobowe obywateli Unii Europejskiej muszą spełniać RODO wymagania zgodności. Jeśli wymagania te nie zostaną spełnione, na organizację naruszającą przepisy nakładane są grzywny i kary. Jeśli prywatne dane użytkowników nie są odpowiednio chronione, zagrożenia bezpieczeństwa mogą prowadzić do wycieków i utraty danych. W takim przypadku organizacja narusza wymagania zgodności, co może pociągać za sobą negatywne konsekwencje. Bez odpowiedniego zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi trudno jest określić, które dane są wrażliwe i wymagają szyfrowania oraz ochrony.

Wykorzystanie sieciowych pamięci masowych (NAS) do skalowalnego i bezpiecznego przechowywania danych

Systemy sieciowych pamięci masowych (NAS) są powszechnie stosowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa jako scentralizowane miejsce przechowywania danych nieustrukturyzowanych. Urządzenia NAS są wygodne, skalowalne i ekonomiczne. Umożliwiają one dodawanie kolejnych dysków lub instalowanie dysków o większej pojemności, obsługują funkcję soft RAID zapewniającą nadmiarowość danych oraz oferują elastyczne opcje udziału plików. Jednak urządzenia NAS są pożądanym celem dla cyberprzestępców i oprogramowania wymuszającego okup. W przypadku niewłaściwego zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi oprogramowanie wymuszające okup może uzyskać dostęp do niezabezpieczonych plików i uszkodzić je, szyfrując je w sposób nieodwracalny.

Najlepsze rozwiązania w zakresie zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi

Postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi rozwiązaniami, aby zoptymalizować zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi i zmniejszyć ryzyko utraty danych oraz innych negatywnych konsekwencji.

Wykrywanie i katalogowanie danych

Wykryj wszystkie swoje dane przechowywane w różnych lokalizacjach – na serwerach plików, urządzeniach NAS, w jeziorach danych, repozytoriach, danych aplikacji, wiadomościach e-mail itp. Rejestruj lokalizację danych, metadane, status szyfrowania, rozmiar plików, właścicieli itp. Zebranie wszystkich informacji o przechowywanych danych pozwala uzyskać pełny obraz typów i ilości danych. Utwórz szczegółowy katalog wykrytych danych, aby zapewnić pełną widoczność. Zwróć uwagę na kategorie danych, ich znaczenie i inne parametry. Być może będziesz musiał współpracować z wieloma działami, ponieważ użytkownicy w każdym dziale wiedzą, które dane są dla nich ważne. Na podstawie zebranych informacji dodaj tagi i metadane do plików, aby zidentyfikować dane i usprawnić organizację danych nieustrukturyzowanych. Regularnie przeprowadzaj audyty danych, ponieważ dane mogą ewoluować i zmieniać się z upływem czasu. Odpowiednio aktualizuj katalog/wykaz zasobów. Zalety korzystania z katalogu danych nieustrukturyzowanych to:

• Poprawa zarządzania danymi – egzekwowanie kontroli dostępu i zasad zgodności.
• Ulepszona wyszukiwalność – użytkownicy mogą wyszukiwać dokumenty według słów kluczowych, tagów lub właścicieli.
• Zapobieganie zbędnemu przechowywaniu danych – identyfikacja zduplikowanych lub nieaktualnych plików.
• Wsparcie audytów zgodności – śledzenie dostępu i wykorzystania danych wrażliwych.

Przykłady wykrytych danych posortowanych według lokalizacji źródła i przypadków użycia:

• Lokalnie: Serwery plików, NAS, lokalne komputery stacjonarne/laptopy
• Magazyn-chmura: AWS S3, OneDrive, Magazyn Azure Blob Storage, Google Drive
• Aplikacje Enterprise: CRM (Salesforce), ERP (SAP), Systemy kadrowe
• E-maile i narzędzia do współpracy: Outlook, Gmail, Microsoft Teams
• Multimedia & Dzienniki: Nagrania z kamer CCTV, nagrania rozmów, dzienniki zdarzeń.

Po zidentyfikowaniu danych utworzenie katalogu z funkcją wyszukiwania pomaga użytkownikom w ich skutecznym odnajdywaniu i zarządzaniu nimi. Metadane można wykorzystać do efektywnego porządkowania danych nieustrukturyzowanych. Ułatwiają one również wyszukiwanie i klasyfikację poprzez dodanie ustrukturyzowanych etykiet do danych nieustrukturyzowanych. Zdefiniuj, co powinny zawierać metadane. Poniższa tabela zawiera przykłady metadanych.

Klasyfikuj dane w celu lepszej organizacji

Klasyfikuj dane, aby usprawnić zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi – wykrywaj i identyfikuj dane osobowe (PII) oraz dane wrażliwe w magazynie. Do wyszukiwania możesz używać konwencjonalnych metod, takich jak słowa kluczowe i wzorce. Alternatywnie możesz skorzystać z zaawansowanego oprogramowania wykorzystującego sztuczną inteligencję i algorytmy uczenia maszynowego, aby analizować dane bardziej precyzyjnie dzięki bardziej zaawansowanym opcjom rozpoznawania.Po wykryciu danych można je sklasyfikować na podstawie:

• Wartość biznesowa: Krytyczne, Ważne, Niezbędne
• Poziom wrażliwości: Publiczne, Wewnętrzne, Poufne, Ograniczone
• Zgodność z przepisami: RODO, HIPAA, CCPA, ISO 27001
• Rodzaj wykorzystania: Dokumenty, Obrazy, Filmy, Logi, e-maile

Ustal odpowiednie ramy klasyfikacji dla swojej organizacji. Przykład klasyfikacji przedstawiono w tabeli poniżej.

Porządkuj dane, stosując przejrzystą nomenklaturę plików i strukturę folderów. Takie uporządkowanie danych nieustrukturyzowanych ułatwia użytkownikom i administratorom poruszanie się po nich oraz ich identyfikację. Poniżej znajduje się przykład uporządkowanych folderów z plikami dla działu finansowego./Finance /2023 /Budgets (Confidential) /Invoices (Internal) /2024 /Audits (Restricted) /Financial Statements (Confidential) Dane publiczne pozostają w folderach otwartych. Kontrola dostępu na podstawie ról (RBAC) oraz szyfrowanie chronią dane poufne i o ograniczonym dostępie.

Ustal zasady zarządzania dostępem

Wprowadź skuteczne środki kontroli dostępu poprzez ustanowienie zasad zarządzania. Zarządzanie danymi polega na kontrolowaniu, kto może uzyskać dostęp do danych nieustrukturyzowanych, modyfikować je, udostępniać i usuwać. Dane nieustrukturyzowane mogą być rozproszone w wielu lokalizacjach przechowywania (w tym lokalnie i w magazynach-chmurach), a zasady zarządzania są ważne dla ograniczenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem.

• Skonfiguruj kontrolę dostępu na podstawie ról (RBAC), aby zapewnić, że tylko upoważnieni użytkownicy mają dostęp do danych.
• Postępuj zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień, która ogranicza dostęp użytkowników. Pracownicy mogą uzyskać dostęp tylko do danych niezbędnych do wykonywania swoich zadań służbowych, co zmniejsza ryzyko zagrożeń wewnętrznych.
• Rozważ uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) w przypadku dostępu do danych krytycznych. MFA zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa, wymagając wielu etapów weryfikacji przed przyznaniem dostępu.

Na przykład użytkownik z działu finansowego powinien mieć dostęp wyłącznie do raportów finansowych, podczas gdy użytkownicy z działu marketingu nie powinni mieć dostępu do dokumentów dotyczących płac.

• Należy upewnić się, że zasady zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi są zgodne z przepisami RODO, HIPAA, CCPA, SOX oraz innymi regulacjami i wymaganiami zgodności.
• Należy skonfigurować zasady w celu kontrolowania udostępniania danych zewnętrznych za pośrednictwem platform w chmurze, takich jak OneDrive, Google Drive itp.
• Należy rozważyć skonfigurowanie zasad przenoszenia nieaktualnych danych do archiwum. Takie podejście pozwala zwolnić miejsce w magazynie przy zachowaniu wysokiej wydajności.
• Wykorzystaj następujące technologie do zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi:
  • Zarządzanie tożsamością i dostępem (IAM) (Azure Active Directory, AWS IAM) do uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników w chmurze.
  • Zapobieganie utracie danych (DLP) (Microsoft Purview, Google Cloud DLP) służy do monitorowania dostępu do danych wrażliwych i ich transferu w chmurze.
  • Zarządzanie dostępem uprzywilejowanym (PAM) do kontroli dostępu do danych wysokiego ryzyka i kont uprzywilejowanych.
  • Modele bezpieczeństwa typu zero-trust do ciągłej weryfikacji tożsamości użytkownika przed przyznaniem dostępu.

Zapewnij tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych dzięki rozwiązaniom NAS

Twórz kopie zapasowe danych przechowywanych na serwerach plików i urządzeniach NAS, aby chronić udziały plików i inne dane. Najpierw wykonaj kopię zapasową danych krytycznych potrzebnych do codziennej działalności. Jeśli urządzenie NAS zawiera kopie zapasowe, rozważ utworzenie kopii zapasowej w celu ulepszenia strategii ochrony danych i postępuj zgodnie z Zasada tworzenia kopii zapasowej 3-2-1. Przetestuj kopie zapasowe, aby upewnić się, że dane można odzyskać w przypadku awarii. Stwórz plan odzyskiwania awaryjnego obejmujący wszystkie kroki wymagane do odzyskania danych w różnych sytuacjach.

Wykorzystaj automatyzację do monitorowania danych i zarządzania nimi

Możesz zautomatyzować monitorowanie danych i zarządzanie nimi, aby poprawić bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, wydajność i efektywność operacyjną. Rozważ automatyczne obsługa warstw pamięci masowej w celu przechowywania często używanych danych na wysokowydajnej pamięci masowej wyższego poziomu oraz przenoszenia rzadko używanych plików do magazynu o niższej wydajności (niższym koszcie) niższych poziomów. Najniższy poziom możesz wykorzystać do archiwizacji danych. Można również skonfigurować zasady cyklu życia danych, aby automatycznie przenosić stare dane do archiwum. Ciągłe monitorowanie danych pomaga wykrywać nieautoryzowany dostęp, problemy z wydajnością i potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa. Śledź dzienniki dostępu do danych i wzorce użytkowania w czasie rzeczywistym, aby wykrywać nietypową aktywność (na przykład usuwanie lub modyfikowanie dużej liczby plików w partii). Skonfiguruj alerty i automatyczne powiadomienia, aby reagować i naprawiać problemy na czas. Zautomatyzuj tworzenie kopii zapasowej danych i procedury odzyskiwania awaryjnego.

Jak NAKIVO upraszcza zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi

NAKIVO Backup & Replication to dedykowane rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje wykonanie kopii zapasowej danych nieustrukturyzowanych przechowywanych na serwerach plików, urządzeniach NAS oraz komputerach z systemem Windows lub Linux (serwerach i stacjach roboczych). Rozwiązanie NAKIVO obsługuje wykonanie kopii zapasowej NFS i SMB udziałów plików, co jest szczególnie wygodne podczas wykonywania kopii zapasowych plików udostępnionych na urządzeniach NAS i serwerach plików.

• Pełna i przyrostowa kopia zapasowa . Zapewnij niezawodność i oszczędności związane z pamięcią masową. Obsługiwane są pełne odzyskiwanie i odzyskiwanie na poziomie szczegółowym.
• Przechowywanie kopii zapasowych w różnych lokalizacjach – lokalne repozytoria kopii zapasowych, taśmy, urządzenia NAS, magazyn-chmura, w tym AWS S3, Magazyn Azure Blob Storage oraz pamięć obiektowa zgodna ze standardem S3.
• Szyfrowanie kopii zapasowej . Szyfrowanie po stronie źródła szyfrowanie kopii zapasowej chroni dane przed przechwyceniem podczas przesyłania przez sieć oraz zabezpiecza kopie zapasowe przechowywane w repozytorium przed nieautoryzowanym dostępem. W razie potrzeby można włączyć szyfrowanie sieciowe oraz szyfrowanie na poziomie repozytorium.
• Niezmienne kopie zapasowe . Włącz niezmienność , aby chronić kopie zapasowe przed oprogramowaniem wymuszającym okup oraz nieautoryzowanym usunięciem i zmianą danych.
• Kopia zapasowa Microsoft 365 . Usługi Microsoft 365 zawierają dane nieustrukturyzowane, takie jak wiadomości e-mail, pliki OneDrive, wiadomości Microsoft Teams itp. Rozwiązanie NAKIVO obsługuje Kopia zapasowa dla Microsoft 365. Można wykonać kopię zapasową potrzebnych usług Microsoft 365, użytkowników i obiektów oraz przeprowadzić pełne i szczegółowe odzyskiwanie do źródła lub lokalizacji niestandardowej.

Wnioski

Zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi pomaga poprawić ogólną wydajność operacyjną oraz zmniejszyć różne rodzaje ryzyka związane z bezpieczeństwem, ochroną danych i zgodnością z przepisami. Stosuj najlepsze rozwiązania, które obejmują wykrywanie danych, klasyfikację, kontrolę dostępu, zasady zarządzania danymi oraz ochronę danych. Chroń dane nieustrukturyzowane przechowywane lokalnie i w chmurze oraz przechowuj wiele kopii zapasowych w różnych lokalizacjach. Wykorzystaj NAKIVO Backup & Replication do skutecznego wykonania kopii zapasowej i odzyskiwania danych.

Wypróbuj NAKIVO Backup & Replication

Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej, aby zapoznać się ze wszystkimi funkcjami rozwiązania w zakresie ochrony danych. 15 dni za darmo. Bez żadnych ograniczeń dotyczących funkcji ani pojemności. Nie trzeba podawać danych karty kredytowej.

Wypróbuj za darmo