SharePoint Online: Kompletny przegląd
SharePoint to zaawansowana platforma do współpracy opracowana przez firmę Microsoft. Umożliwia ona jednoczesne udostępnianie i edycję dokumentów przez wielu użytkowników oraz przechowywanie potrzebnych dokumentów w wspólnej lokalizacji. Czym jest SharePoint Online? Jak korzystać z SharePoint? W tym wpisie na blogu znajdziesz odpowiedzi na te pytania oraz przegląd platformy Microsoft SharePoint Online wraz z krótkim samouczkiem dotyczącym SharePoint.
Do czego służy SharePoint?
SharePoint to platforma do współpracy i zarządzania treścią, na której wielu użytkowników może jednocześnie przechowywać, udostępniać i edytować dokumenty. Wszyscy użytkownicy Microsoft SharePoint i Microsoft SharePoint Online mają do dyspozycji interfejs internetowy. Jeśli wolisz korzystać z interfejsu wiersza poleceń do zarządzania oprogramowaniem SharePoint, w tym celu udostępniono polecenia cmdlet SharePoint Online PowerShell. Organizacje korzystają z SharePoint, gdy funkcja tradycyjnych serwerów plików i zasobów współdzielonych (dostępnych na przykład za pośrednictwem protokołów SMB lub NFS) jest niewystarczająca. SharePoint Online to wersja oparta na chmurze (działająca w centrach danych Microsoft) serwera SharePoint (działającego w lokalnych centrach danych). Wszystkie zadania konserwacyjne są wykonywane przez Microsoft, a aktualizacje są instalowane automatycznie, gdy tylko staną się dostępne. Funkcje SharePoint Server i SharePoint Online są niemal identyczne.
Jak utworzyć witrynę SharePoint
Rozpocznijmy nasz samouczek SharePoint od otwarcia interfejsu internetowego SharePoint Online. Aby otworzyć SharePoint, uruchom przeglądarkę internetową i wpisz adres w formacie https://yourcompany.sharepoint.com używając nazwy domeny firmowej używanej dla Office 365 (ja używam https://nakivo.sharepoint.com aby uzyskać dostęp do naszego portalu SharePoint).
Wprowadź swoje dane logowania (nazwę użytkownika i hasło) oraz kod potwierdzający (jeśli używane jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe), aby się zalogować.
Jeśli zalogowałeś się do SharePoint jako administrator, zobaczysz ekran podobny do tego przedstawionego na poniższym obrazku.
Przejrzyjmy główne elementy interfejsu. Znajdują się tu elementy zarządzania SharePoint, które pozwalają tworzyć nowe treści, zarządzać istniejącymi treściami, pobierać, przesyłać i edytować dokumenty, odzyskiwać usunięte elementy z Kosza, otwierać podstrony itp. Link Notebook znajdujący się w lewym panelu otwiera aplikację OneNote, służącą do wspólnej edycji plików tekstowych przez wielu użytkowników. Kanał informacyjny służy do omawiania zadań roboczych z innymi użytkownikami.
Kliknij SharePoint w lewym górnym rogu, aby otworzyć stronę, na której możesz utworzyć nową witrynę SharePoint. Na otwartej stronie kliknij + Create site.
Wybierz typ witryny, którą chcesz utworzyć – witrynę zespołu lub witrynę komunikacyjną.
Witryna zespołu to miejsce, w którym Ty i Twój zespół możecie przechowywać pliki, udostępniać dokumenty i wspólnie edytować udostępnione dokumenty. Twórz listy, linki do ważnych plików lub stron internetowych, wiadomości i inne treści na stronie głównej witryny zespołu SharePoint. Witryna zespołu jest zazwyczaj tworzona do użytku wewnątrz organizacji i przeznaczona dla ograniczonej grupy osób.
Witryna komunikacyjna to miejsce, które zazwyczaj służy do prezentowania informacji użytkownikom zewnętrznym i klientom. Na witrynie komunikacyjnej można zaprezentować końcowy efekt pracy zespołu, nie ujawniając przy tym procesu pracy ani plików dostępnych na witrynie zespołu.
W tym przykładzie utwórzmy witrynę zespołu. W głównej witrynie SharePoint można utworzyć wiele witryn.
Wprowadź wymagane parametry, na przykład:
Nazwa witryny: Blog Team Site
Adres e-mail grupy: BlogTeamSite
Adres witryny: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
Opis witryny: What is SharePoint?
Ustawienia prywatności: Private – Only members can access this site
Wybierz język: English
Kliknij Next , aby kontynuować.
SharePoint umożliwia administratorom tworzenie kolekcji witryn. Kolekcja witryn to grupa stron internetowych w SharePoint. Kolekcja witryn pozwala łączyć witryny w hierarchię poprzez tworzenie struktury.
Dodawanie właścicieli i członków
Dodaj członków, którzy mogą uzyskać dostęp do Twojej witryny SharePoint, do grupy, wpisując imię i nazwisko lub adres e-mail każdego użytkownika. Członkowie grupy otrzymają zaproszenie pocztą elektroniczną. Możesz dodać dodatkowych właścicieli tej witryny. Właściciele mają pełne uprawnienia do witryny SharePoint i mogą zarządzać dostępem do treści, zmieniać uprawnienia użytkowników, edytować zawartość witryny itp. Kliknij Finish , aby zakończyć tworzenie witryny.
Witryna zespołu została utworzona i w naszym przypadku dostęp do niej można uzyskać za pomocą tego linku:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Strona główna nowo utworzonej witryny zespołu wygląda jak szablon, który należy dostosować i wypełnić treścią.
Użytkownicy Twojego zespołu mogą teraz korzystać z witryny zespołu do przechowywania plików i innych rodzajów treści.
W witrynie SharePoint można tworzyć różne rodzaje treści:
- Biblioteka dokumentów
- Lista
- Strona
- Plan
- Aplikacja
- Wpis z aktualnościami
- Link do aktualności
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo każdemu rodzajowi treści w SharePoint.
Tworzenie nowej biblioteki
Biblioteka to miejsce w witrynie SharePoint, w którym użytkownicy mogą przechowywać dokumenty i inne pliki, udostępniać je oraz otwierać dokumenty w celu przeglądania i edytowania ich wspólnie z członkami zespołu. W bibliotekach SharePoint wyświetlane są informacje o dacie ostatniej modyfikacji oraz o użytkowniku, który edytował dokument. Można tworzyć biblioteki do różnych celów. Można na przykład utworzyć bibliotekę do przechowywania dokumentów marketingowych, bibliotekę do przechowywania dokumentów finansowych itp. Biblioteki można dostosowywać do własnych potrzeb – można śledzić wersje plików, konfigurować uprawnienia dostępu do plików oraz ustawiać poziomy dostępu.
Otwórz wybraną witrynę SharePoint, kliknij New, a następnie w wyświetlonym menu wybierz typ zawartości, którą chcesz utworzyć. Jeśli chcesz utworzyć nową bibliotekę, wybierz odpowiednio w menu opcję Document Library .
Wprowadź nazwę biblioteki i opis, zaznacz pole wyboru “Show in site navigation” , a następnie kliknij Create. W podobny sposób możesz tworzyć inne typy treści w swojej witrynie SharePoint.
Prześlij dokumenty z dysku do biblioteki lub utwórz nowy dokument Microsoft Office bezpośrednio w bibliotece SharePoint. Aby utworzyć nowy dokument w bibliotece SharePoint, otwórz bibliotekę w witrynie SharePoint, kliknij przycisk New i w otwartym menu wybierz wymagany typ dokumentu, na przykład Word document. Aby przesłać elementy do biblioteki, kliknij przycisk Upload i w menu, które się otworzy, wybierz Files, Folderlub Template.
Kliknij dokument, który jest już zapisany w bibliotece SharePoint, a dokument ten zostanie otwarty w odpowiedniej aplikacji Office 365 online w przeglądarce internetowej. Na przykład, jeśli klikniesz plik DOCX zapisany w bibliotece, dokument ten zostanie otwarty w programie Microsoft Word Online w nowej karcie przeglądarki internetowej.
Jeśli klikniesz three dots obok dokumentu, otworzy się menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami. Dostępne opcje to: Otwórz, Podgląd, Udostępnij, Skopiuj link, Zarządzaj dostępem, Pobierz, Usuń, Zautomatyzuj, Zmień nazwę, Przypnij na górę, Przenieś do, Skopiuj do, Historia wersji, Powiadom mnie, Szczegóły, Więcej (Właściwości, Przepływ pracy, Szczegóły zgodności, Odbierz).
Historia wersji to przydatna funkcja, która umożliwia dostęp do poprzednich wersji dokumentu. Jest to szczególnie przydatne, jeśli w najnowszych wersjach dokumentu zapisano niepożądane zmiany.
Powiadom mnie pozwala otrzymywać powiadomienia e-mailowe, jeśli jakikolwiek użytkownik wprowadzi zmiany w dokumencie.
Przepływ pracy służy do konfigurowania zautomatyzowanych działań, które są wykonywane, gdy użytkownicy edytują lub zapisują dokument.
Wyjmij służy do zablokowania pliku przed edycją przez innego użytkownika. Innym użytkownikom próbującym edytować plik wyświetlany jest odpowiedni komunikat powiadamiający.
Tworzenie listy w SharePoint
Lista to udostępniany zbiór danych w usłudze Office 365 SharePoint, służący do elastycznego porządkowania informacji dla współpracowników. Lista w SharePoint to po prostu tabela w sieci. Listy umożliwiają śledzenie informacji i zawierają kolumny oraz wiersze, które można dostosowywać. Dla kolumn można ustawić różne typy danych, na przykład datę, tekst lub walutę. Listę tworzy się w taki sam sposób, jak bibliotekę na stronie witryny zespołu. Na poniższym zrzucie ekranu widać przykład nowej listy utworzonej na stronie SharePoint.
Zaletami korzystania z list SharePoint zamiast zwykłych plików tekstowych lub arkuszy kalkulacyjnych są takie funkcje, jak przechowywanie wersji i zatwierdzanie treści. Aby włączyć i skonfigurować te oraz inne przydatne funkcje, otwórz stronę z listą SharePoint, kliknij ikonę Settings w prawym górnym rogu, a w menu, które się otworzy, wybierz List settings.
Otworzy się strona internetowa z ustawieniami listy. Istnieje wiele ustawień listy SharePoint. Kliknijmy Versioning settings.
W prawym panelu otwartej strony można skonfigurować ustawienia listy SharePoint, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Tworzenie strony SharePoint
SharePoint pozwala tworzyć strony w taki sam sposób, jak na tradycyjnych stronach internetowych. Strony SharePoint służą do informowania użytkowników o ważnych sprawach, na przykład można utworzyć stronę z informacjami o działach w firmie, zaplanowanych wydarzeniach, opublikować zasady firmowe itp. Na stronie SharePoint domyślnie wyświetla się wiele kolumn. Kliknij je i wpisz potrzebne informacje w odpowiednich blokach. Po zakończeniu tworzenia strony SharePoint naciśnij przycisk Publish .
Po zapisaniu strony dostępne są dodatkowe opcje:
- Dodaj stronę do nawigacji
- Opublikuj jako wiadomość na tej stronie
- Wyślij e-mailem
- Zapisz jako szablon strony
Wyświetlany jest adres strony, który można skopiować do schowka.
Tworzenie wpisu z aktualnościami przebiega podobnie jak tworzenie strony SharePoint.
Tworzenie wpisu z aktualnościami
Publikuj aktualności na swojej witrynie SharePoint, aby powiadamiać współpracowników, członków zespołu i partnerów o ważnych zmianach w procesie pracy oraz osiągniętych wynikach. Na witrynie zespołu SharePoint kliknij New > News post, wybierz odpowiedni szablon i wprowadź wymagane informacje. Wpis z aktualnościami jest wyświetlany w Aktualności web part na stronie lub witrynie SharePoint. 
Link do wiadomości można wstawić podczas tworzenia sekcji wiadomości na stronie internetowej. Po wprowadzeniu adresu URL artykuł z wiadomościami zostanie zaimportowany do witryny SharePoint.
Dodawanie nowej aplikacji
Aplikacje SharePoint to niewielkie, samodzielne programy, które rozszerzają funkcję witryny SharePoint w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb biznesowych. Aplikacje mogą służyć do wykonywania zadań związanych z dokumentami, wyświetlania informacji dotyczących śledzenia wydatków, wyświetlania treści z innych stron internetowych, łączenia się z sieciami społecznościowymi itp. Aplikacje pomagają uczynić witrynę SharePoint bardziej dynamiczną. Programiści w Twojej organizacji mogą tworzyć niestandardowe aplikacje SharePoint do użytku wewnętrznego. W sklepie SharePoint Store można kupić aplikacje SharePoint stworzone przez innych programistów. Tylko właściciele witryn mogą dodawać aplikacje do witryn zespołów w SharePoint.
Przyjrzyjmy się przykładowi dodawania Kalendarza. Na stronie głównej witryny SharePoint kliknij New > App (podobnie jak podczas tworzenia biblioteki i innych rodzajów treści SharePoint). Otworzy się strona z aplikacjami. Wybierz Calendar z listy dostępnych aplikacji.
Wprowadź nazwę kalendarza, w razie potrzeby otwórz opcje zaawansowane i kliknij Create.
Po utworzeniu kalendarza kliknij przycisk New Event i wybierz Event , aby dodać do kalendarza wydarzenia, takie jak spotkanie lub termin.
Podczas tworzenia nowego elementu kalendarza wprowadź wymagane informacje w oknie podręcznym. Następnie kliknij Save.
Teraz wydarzenie zostało dodane do kalendarza w SharePoint. SharePoint Online jest zintegrowany z klientem e-mail Outlook. Możesz dodać utworzony kalendarz do Outlooka, wybierając kartę Calendar i klikając Connect to Outlook w interfejsie internetowym SharePoint Online.
Tworzenie planu
Możesz utworzyć plan i korzystać z Microsoft Planner na swojej witrynie, aby tworzyć tablice, dodawać zadania do zespołu i przypisywać zadania użytkownikom. Integracja SharePoint i Planner pozwala zarządzać zadaniami w ramach projektu. Sortuj zadania, umieszczając je w segmentach, zmieniaj priorytety. Planner wskazuje etapy procesu rozwoju i postępy w realizacji zadań. Wszystkie te funkcje są dostępne na Twojej witrynie SharePoint dla Ciebie i Twojego zespołu. Aplikacja Planner jest zintegrowana z grupami Office 365, a po utworzeniu nowego planu wszystkie powiązane treści w SharePoint są tworzone automatycznie.
Udostępnianie dokumentu
Użytkownicy z Twojego zespołu, którzy mają odpowiednie uprawnienia, mogą udostępniać dokumenty w SharePoint innym użytkownikom. Jeśli chcesz udostępnić dokument, kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder, a następnie w menu kontekstowym wybierz opcję „ Share”.
Wybierz użytkowników, którzy będą mogli edytować udostępniony dokument lub folder. Użytkownicy, którym udostępnisz plik lub folder, otrzymają powiadomienie e-mailem z linkiem do udostępnionych plików. Możesz napisać własną treść powiadomienia.
Jeśli użytkownik posiada link, ale nie ma uprawnień dostępu do zasobu SharePoint, może poprosić o przyznanie uprawnień. W takim przypadku właściciel zasobu otrzymuje wiadomość z prośbą o dostęp.
Użytkownik, który udostępnił plik, otrzymuje powiadomienie o prośbie o dostęp i może ją zatwierdzić lub odrzucić, klikając odpowiedni przycisk w interfejsie internetowym.
Udostępniony dokument może być otwierany i edytowany przez wielu użytkowników jednocześnie. W naszym przykładzie dwóch użytkowników otworzyło dokument Worda w programie Word Online w celu edycji. W pobliżu kursora innych użytkowników, którzy w danym momencie edytują dokument, wyświetlane są specjalne ikony (na zrzucie ekranu widoczna jest ikona MB).
Edytowanie uprawnień do witryny
Możesz również edytować uprawnienia do witryny i dodawać użytkowników, którzy będą mieli dostęp do Twojej witryny SharePoint po utworzeniu plików lub przesłaniu ich do biblioteki dokumentów SharePoint. Kliknij ikonę Settings , a następnie kliknij Site permissions.
Dodaj użytkowników do właścicieli witryny lub członków witryny. Kliknij Invite people, Change how members can share i Advanced permission settings , aby skonfigurować opcje.
Centrum administracyjne SharePoint
Administrator Office 365 może zarządzać całą zawartością SharePoint, w tym użytkownikami, witrynami i uprawnieniami. Aby otworzyć centrum administracyjne SharePoint, należy otworzyć Centrum administracyjne Office 365 (zwane również centrum administracyjnym Microsoft 365), a następnie w lewym panelu (panelu nawigacyjnym) na liście centrów administracyjnych kliknąć SharePoint centrum administracyjne. Alternatywnie można użyć adresu URL, takiego jak https://yourcompany-admin.sharepoint.com , aby otworzyć centrum administracyjne SharePoint. Na przykład w naszym przypadku używamy bezpośredniego linku:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
Na stronie centrum administracyjnego SharePoint wyświetlane są różne elementy. Na stronie głównej centrum administracyjnego SharePoint można zobaczyć raporty i centrum wiadomości. W lewym panelu, zwanym również panelem nawigacyjnym, można uzyskać dostęp do opcji i funkcji w celu ich skonfigurowania.
Wnioski
Korzystanie z SharePoint pozwala Tobie i Twojemu zespołowi na bardziej efektywną współpracę. Korzystaj z usługi Microsoft SharePoint Online, aby przechowywać, porządkować, udostępniać i edytować dokumenty wraz ze swoim zespołem, tworzyć różnego rodzaju treści, planować wydarzenia w Kalendarzu i wykonywać wiele innych czynności. Podczas korzystania z usługi Microsoft SharePoint Online oprogramowanie SharePoint działa w centrach danych firmy Microsoft, które charakteryzują się wysokim poziomem dostępności i niezawodności. Dzięki temu nie musisz ręcznie wdrażać ani konfigurować platformy SharePoint.
Nie oznacza to jednak, że nie musisz wykonać kopii zapasowej danych platformy SharePoint. Posiadanie kopii zapasowej danych zapewnia więcej opcji odzyskiwania oraz pozwala na szybsze i bardziej elastyczne odzyskiwanie danych.
