Guide complet pour sauvegarder les adresses e-mail Office 365

Sauvegardez-vous régulièrement vos adresses e-mail Office 365 ? Si ce n’est pas le cas, mauvaise nouvelle : même les géants du cloud comme Microsoft peuvent connaître des pannes et des perturbations. Et contrairement à ce que l’on croit souvent, Microsoft tient votre organisation pour responsable de toute perte de données due à ces événements. De plus, selon le modèle de responsabilité partagée de Microsoft, la protection de toutes vos données au sein de l’infrastructure Microsoft 365 relève exclusivement de votre responsabilité.

Cet article explore les fonctionnalités natives de Microsoft et les outils tiers pouvant être utilisés pour la sauvegarde des adresses e-mail Office 365. Il peut également vous aider à choisir la solution de sauvegarde idéale en fonction des conditions à remplir pour votre organisation.

Sauvegarde pour Microsoft 365

Utilisez la solution NAKIVO pour sauvergarder les données Microsoft 365 dans Exchange Online, Teams, OneDrive et SharePoint Online, afin de garantir la continuité des flux de travail et l'absence totale d'interruption de service.

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Pourquoi sauvegarder ses adresses e-mail Office 365 ?

Vous pouvez avoir besoin de sauvegarder vos adresses e-mail Microsoft 365 pour différentes raisons, qui relèvent pour la plupart de trois catégories.

1. Pour prévenir la perte et la corruption des données

Possible causes: cyberattaques, erreurs humaines, pannes logicielles et matérielles, mauvaise gestion des données, coût de l’abonnement Microsoft 365 (limites de stockage)

Dans son Modèle de responsabilité partagée, Microsoft précise que les utilisateurs sont entièrement responsables de la sécurité de leurs données, y compris la sauvegarde des adresses e-mail O365, la protection contre les logiciels malveillants et la gestion des accès. Et même si Microsoft fournit des fonctionnalités pouvant renforcer la sécurité des données dans une certaine mesure, celles-ci ne peuvent pas remplacer les logiciels de protection des données et anti-malware.

Une solution dédiée peut contribuer à garantir la protection des données et le respect des bonnes pratiques en matière de cybersécurité, ce qui n’est pas possible avec les seuls outils natifs de Microsoft.

2. Pour garantir la résilience opérationnelle et minimiser les temps d’arrêt

Possible causes: cyberattaques, pannes et perturbations

Microsoft assume la responsabilité de la disponibilité de ses services, mais c’est à vous qu’il revient de prendre en charge les données de votre organisation et leur impact sur les opérations commerciales. En d’autres termes, si des cybercriminels corrompent des données critiques pour votre entreprise ou attaquent votre serveur de production, la gestion de la perturbation et la reprise après sinistre relèvent exclusivement de votre responsabilité.

Les pannes matérielles et logicielles peuvent arriver à tout le monde, même à des géants tels que Microsoft (prenons l’exemple de la quasi- Interruption de service du cloud pendant 6 heures en janvier 2023). Dans de tels cas, vous risquez de perdre toutes vos données si vous ne disposez pas d’une copie de sauvegarde stockée en dehors de l’infrastructure Microsoft.

3. Pour respecter les conditions à remplir

Microsoft propose des politiques de conservation, des mesures de conservation à des fins de litige et l’eDiscovery pour simplifier la conformité légale. Cependant, cela peut ne pas suffire pour se conformer pleinement aux réglementations européennes telles que le RGPD ou la future DORA, qui fixent des exigences strictes en matière de protection des données et de récupération des données.

Présentation des options de sauvegarde de Microsoft 365

Résumé rapide des fonctionnalités de sauvegarde natives

Office 365 sauvegarde-t-il les adresses e-mail ? Tous les outils natifs de Microsoft 365 sont principalement conçus pour la conformité et la gestion des données, et ne constituent pas une solution de sauvegarde complète. Cependant, Microsoft a annoncé que sa nouvelle fonctionnalité, Microsoft 365 Backup, dont une version préliminaire est disponible depuis 2023, sera accessible à tous au cours de l’année mi-2024.

Avec Microsoft 365 Backup, les utilisateurs pourront sauvegarder leurs boîtes de messagerie Exchange et effectuer une récupération complète ou granulaire. Cependant, toutes les données de sauvegarde semblent être hébergées au sein de l’infrastructure Microsoft 365, ce qui n’est pas conforme aux bonnes pratiques en matière de protection des données.

Pour l’instant, les fonctionnalités suivantes, qui ne constituent pas une sauvegarde des e-mails Microsoft 365, peuvent être utilisées :

• Email forwarding. Vous pouvez transférer automatiquement tous les e-mails vers un autre compte (de secours) afin de créer une copie exacte de la boîte de messagerie principale. Cependant, l’autre compte peut être victime d’une cyberattaque tout comme le compte principal. Vous pouvez également manquer d’espace de stockage en un clin d’œil.
• Export in .PST. Cette option convient pour une opération ponctuelle, mais pas lorsque vous gérez des centaines de boîtes de messagerie d’utilisateurs. En tant qu’administrateur, vous risquez de devoir exporter manuellement les données de chaque compte, car il n’existe pas d’option d’automatisation.

Parmi les fonctionnalités plus avancées, on trouve les suivantes :

• Archive mailboxes (In-Place Archiving). La principale différence entre l’archivage et la sauvegarde des e-mails réside dans le fait que, lorsque les e-mails sont archivés, ils sont simplement déplacés vers un autre dossier, et aucune copie des données n’est créée automatiquement. Vous pouvez utiliser cet outil pour optimiser l’espace de stockage ou pour séparer les anciens e-mails de la boîte de messagerie principale. Cependant, par défaut, la capacité de stockage est limitée à 100 Go. Par ailleurs, tant les boîtes de messagerie d’archivage que les boîtes de messagerie principales peuvent être exposées à des cybermenaces.
• Retention policies and labels. La conservation des données dans Microsoft 365 est conçue pour la gestion du cycle de vie des données à long terme, principalement pour contrôler la taille du stockage plutôt que pour garantir que vous disposiez d’une copie intacte de vos données en vue d’une reprise après sinistre. Lorsque vous configurez la politique ou les étiquettes, vous choisissez la période pendant laquelle le contenu doit être conservé avant d’être enlevé. Lorsqu’une conservation est appliquée, le contenu reste à son emplacement d’origine, mais si quelqu’un modifie ou supprime des boîtes de messagerie Exchange, une copie est automatiquement conservée dans le dossier « Éléments récupérables », et cette copie peut être utilisée pour la récupération des adresses e-mails Office 365 supprimées.
• eDiscovery and Litigation Holds. Ces types de conservation sont conçus pour la conservation, pendant une durée limitée uniquement, de contenus liés à un dossier et susceptibles d’être demandés par les autorités judiciaires. Microsoft ne recommande pas l’utilisation de l’eDiscovery pour la conservation des données à long terme. Cette fonctionnalité n’est pas conçue pour la récupération, mais plutôt pour garantir que le contenu reste en place jusqu’à ce qu’il soit nécessaire, quelles que soient les autres règles de conservation appliquées.

Notez que l’archivage, les politiques et étiquettes de conservation, l’eDiscovery et la Litigation Hold sont faisant partie du portail Purview et disponibles pour les plans Business Premium ou Enterprise à partir des plans E3 et supérieurs. Au moment de la rédaction de cet article, les prix des abonnements sont respectivement de 22 $, 33,75 $ et 54,75 $ par utilisateur de Microsoft 365 pour les plans Business Premium, E3 et E5. Par ailleurs, une solution de sauvegarde tierce telle que NAKIVO Backup & Replication ne vous coûterait que 0,80 $ par utilisateur de Microsoft 365.

Limites des options de sauvegarde natives d’Office 365

La principale limite des outils natifs de Microsoft réside dans le fait qu’ils ne constituent pas une solution de sauvegarde à part entière et ne peuvent donc pas s’y substituer. Voyons plus en détail pourquoi il en est ainsi.

Neglecting data protection best practices. Outre la sauvegarde et l’archivage des données, votre stratégie de protection des données devrait inclure les éléments suivants :

• la hiérarchisation du stockage des sauvegardes (la règle de sauvegarde 3-2-1) pour renforcer la résilience et la récupérabilité des données
• des mesures de cybersécurité, notamment le chiffrement de bout en bout et le contrôle d’accès aux activités de protection des données et aux données sauvegardées
• des techniques d’immuabilité et d’« isolation » pour mieux une protection fiable contre les ransomwares faire face aux cyberattaques
• continuité des activités et des plans de reprise après sinistre

C’est là que les outils natifs prennent du retard, car ils ne disposent pas des fonctionnalités nécessaires pour assurer une sécurité des données robuste et une résilience face aux cybermenaces.

Administrative hassle. Les outils natifs de Microsoft sont loin d’être une simple solution en un clic en matière d’archivage et de récupération des données. Dans la plupart des cas, les administrateurs doivent configurer manuellement les règles de conservation et s’assurer que celles-ci sont bien appliquées avant de supprimer un utilisateur. Le plus beau dans tout ça ? L’application de ces règles aux données des utilisateurs peut prendre jusqu’à 7 jours . Sinon, toutes les données risquent d’être supprimées définitivement.

Les fonctionnalités de Litigation Hold et d’eDiscovery sont excessivement complexes, avec de nombreuses étapes et conditions que seul un administrateur expérimenté peut gérer. Les règles configurées peuvent se chevaucher, expirer ou mal fonctionner en raison d’erreurs humaines.

Time-limited recovery. Sans politique de conservation, le délai de récupération est limité à 14 jours par défaut, ou à un 30 jours au maximum si vous modifiez les paramètres. Après ce délai, vous ne pouvez plus récupérer une adresse e-mail ou une boîte de messagerie supprimées.

No point-in-time recovery. Quel que soit l’outil natif que vous utilisiez, Microsoft indique clairement que La restauration à un instant donné n’est pas prise en charge dans Exchange Online, et qu’il vous faut une solution de sauvegarde tierce pour restaurer une boîte de messagerie ou une adresse e-mail à un moment précis dans le passé.

Account deletion risks. Les migrations vers d’autres comptes, les erreurs humaines et les cyberattaques peuvent entraîner la suppression accidentelle d’un compte, ce qui est irréversible. Cela signifie que toutes les données associées sont définitivement perdues, à moins que vous ne disposiez d’une copie de sauvegarde de ces données ou que vous n’ayez préalablement configuré une politique de conservation. Avec la politique de conservation, vous pouvez toujours accéder aux données à l’aide de la fonctionnalité eDiscovery, mais vos capacités de récupération seront limitées.

Additional {14}. Microsoft 365 permet de stocker jusqu’à 1 million d’e-mails par boîte de messagerie et 3 millions dans le dossier « Éléments récupérables » (mais avec une limite maximale de 30 Go). Selon le forfait, les limites de stockage varient pour les boîtes de messagerie utilisateur et d’archivage, le dossier « Éléments récupérables » de la boîte de messagerie d’archivage et les boîtes de messagerie mises en attente. Le nombre de politiques de conservation que vous pouvez configurer par boîte de messagerie et par compte est également limité ; vous devrez donc peut-être passer à un forfait supérieur.

Découvrir les solutions de sauvegarde tierces

Pourquoi choisir des solutions de sauvegarde tierces ?

Voici un bref résumé des raisons pour lesquelles un outil de sauvegarde tiers est essentiel, et non facultatif :

• Les outils natifs ne constituent pas une solution équivalente à la sauvegarde des adresses e-mail de Microsoft 365 et présentent de nombreuses limites, comme décrit ci-dessus.
• Les outils natifs ne garantissent pas une résilience suffisante des données face aux risques numériques et aux perturbations.
• Gestion et administration complexes, nécessitant souvent un important travail manuel.
• Microsoft n’est pas responsable des perturbations et des pertes de données dues à des pannes, même celles provenant de Microsoft. Dans son Contrat de service, l’entreprise recommande même de sauvergarder régulièrement vos données :

  « Nous nous efforçons d’assurer la disponibilité et le bon fonctionnement des Services ; toutefois, tous les services en ligne subissent occasionnellement des perturbations et des pannes, et Microsoft n’est pas responsable des perturbations ou des pertes que vous pourriez subir en conséquence. En cas de panne, vous pourriez ne pas être en mesure de récupérer votre contenu ou les données que vous avez stockées. Nous vous recommandons de sauvegarder régulièrement votre contenu et vos données que vous stockez sur les Services ou via des applications et services tiers. »

Comment évaluer les solutions de sauvegarde tierces ?

Maintenant que nous savons qu’une solution de sauvegarde complète est essentielle à la continuité de votre activité et à la résilience de vos données, examinons de plus près les fonctionnalités que vous devez rechercher pour trouver l’outil idéal.

• Support for multi-platform and hybrid environments. Lorsque vous choisissez une solution de sauvegarde, vous recherchez un logiciel complet capable de sauvegarder toutes vos charges de travail – que ce soit dans le cloud, sur des machines virtuelles et physiques ou dans Microsoft 365 – le tout à partir d’un seul et même interface.
• Offsite and cloud backup storage. Pour renforcer la résilience de vos données, vous devez conserver séparément les copies de sauvegarde des adresses e-mail Office 365. Le la règle d’or du 3-2-1 indique qu’il vous faut au moins 3 copies de sauvegarde : 2 hors site et 1 dans le cloud. Ainsi, la solution de sauvegarde doit prendre en charge diverses options de stockage, notamment les dossiers locaux, les appliances NAS ou de déduplication, les clouds publics et les plateformes cloud compatibles S3 en général.
• Data integrity. Vous devez pouvoir effectuer des sauvegardes cohérentes avec les applications afin de garantir la cohérence des données de ces dernières sans avoir à interrompre les programmes en cours d’exécution.
• Automation capabilities. La solution de sauvegarde doit simplifier l’administration, et non la compliquer. Optez pour des solutions proposant des options avancées de planification des sauvegardes, des workflows basés sur des politiques et d’autres fonctionnalités d’automatisation.
• Advanced security and ransomware protection. Vous ne voulez pas que vos données de sauvegarde soient corrompues ou accessibles aux cybercriminels. Assurez-vous que toutes les fonctionnalités de sécurité sont en place, notamment le chiffrement des sauvegardes de bout en bout, le Contrôle d’accès basé sur les rôles aux activités de protection des données et aux données sauvegardées, ainsi que la prise en charge de l’immuabilité et de l’isolation.
• Compliance search. La solution doit vous permettre de parcourir et d’effectuer facilement des recherches dans l’ensemble de vos données sauvegardées, d’accéder en détail aux boîtes aux lettres des utilisateurs, de prévisualiser les pièces jointes et de restaurer rapidement, en quelques secondes, les fichiers ou e-mails nécessaires vers leur emplacement d’origine ou un nouvel emplacement.

Le plus important, cependant, est de disposer d’un stratégie de sauvegarde globale couvrant tous les risques possibles et définissant les procédures et mesures à prendre en cas de perturbation. Si vous n’avez pas encore de stratégie, consacrez du temps et des efforts à en élaborer une. Une fois que vous aurez identifié les risques, défini les objectifs de récupération et établi vos plans de continuité d’activité, il sera plus facile de choisir l’outil de sauvegarde idéal en fonction de vos besoins spécifiques.

Guide étape par étape pour sauvegarder les e-mails Office 365 avec NAKIVO

NAKIVO Backup & Replication offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour garantir une sauvegarde sécurisée et fiable de vos e-mails Microsoft 365 et de leur contenu.

Après avoir ajouté votre compte Microsoft 365 à la solution, vous pouvez effectuer des sauvegardes des données Microsoft 365, notamment les boîtes de messagerie et leur contenu, les fichiers OneDrive Entreprise, les sites SharePoint Online et les données Microsoft Teams.

Vous pouvez regarder cette courte vidéo expliquant comment sauvegarder et effectuer la récupération des données Microsoft 365 avec NAKIVO ou lire la suite pour connaître les étapes à suivre.

Dans le tableau de bord de Data Protection , rendez-vous sur Jobs, cliquez sur + , puis sur Microsoft 365 backup job.

L’assistant de tâche comporte cinq étapes détaillées ci-dessous. Cliquez sur « Next » à chaque étape pour passer à la suivante.

1. Sources. Vous pouvez choisir de sauvegarder l’intégralité du compte Microsoft 365 avec toutes les données associées ou de sauvegarder séparément les boîtes de messagerie des utilisateurs et des groupes.

   . Dans le volet de gauche, utilisez le champ « Search » pour rechercher les éléments nécessaires ou parcourir manuellement les boîtes de messagerie.

   

2. Destination. . Spécifiez l’emplacement où vous souhaitez stocker les données de sauvegarde.

   . Choisissez un référentiel dans la liste déroulante « Destination». NAKIVO prend en charge un large éventail de référentiels de sauvegarde pour les données Microsoft 365, notamment les référentiels dans les clouds publics tels qu’Amazon EC2, Amazon S3, Azure Blob et Wasabi, les plateformes génériques compatibles S3, les dossiers locaux et les partages de fichiers NAS.

3. Schedule. Vous pouvez y choisir la fréquence et la planification des sauvegardes, configurer des règles de conservation et appliquer l’immuabilité aux données sauvegardées.

   Sélectionnez « Do not schedule, run on demand » si vous souhaitez effectuer une sauvegarde ponctuelle. Cliquez sur Next pour passer à l’étape suivante.

   Si vous souhaitez planifier un calendrier, sélectionnez Prioritize schedules.

   • Saisissez le nom du calendrier et sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant : Weekly, Monthly, Yearly, Periodical ou After Another Job (le cas échéant). En fonction de votre sélection, vous pouvez planifier le calendrier de manière plus détaillée. Vous pouvez également cliquer sur Show calendar et modifier votre tâche à partir de là.
   • Choisissez le nombre de jours, de semaines, de mois ou d’années pendant lesquels la solution doit conserver les données de sauvegarde.
   • Si le référentiel que vous avez choisi à l’étape « Destination » prend en charge l’immuabilitéest activé, vous pouvez sélectionner Immutable for et spécifier la période pendant laquelle les données de sauvegarde ne peuvent être ni modifiées ni enlevées par quiconque.

   

4. Options. À cette étape, vous pouvez configurer le traitement des boîtes aux lettres, les options de chiffrement (y compris le chiffrement réseau et à la source), définir la priorité de la tâche, configurer les actions préalables et postérieures, et bien plus encore.
   • Activez le chiffrement AES256 pour protéger les données de sauvegarde. Sélectionnez Network encryption et/ou Backup encryption pour garantir la sécurité des données de bout en bout contre tout accès non autorisé.
   • Dans la liste déroulante Change tracking , sélectionnez Microsoft change tracking. Après la sauvegarde complète initiale, la solution NAKIVO effectue des sauvegardes incrémentielles et n’écrit que les blocs de données modifiés. Grâce à l’API native de Microsoft, la solution peut identifier rapidement les blocs de données modifiés et améliorer la vitesse globale de traitement.
   • Sélectionnez les types de contenu à sauvegarder sous « Mailbox Processing».
   • Reportez-vous à « Guide de l’utilisateur NAKIVO » pour une description plus détaillée de toutes les configurations que vous pouvez effectuer sur cette page.

   Cliquez sur « Save » ou « Save & Run » pour terminer la tâche.

   

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