Wie MSPs Microsoft 365 für ihre Kunden sichern können
Die meisten Unternehmen, die Microsoft 365-Dienste für geschäftliche Zwecke nutzen, sind an Geschäftskontinuität und der Möglichkeit zum Wiederherstellen von Daten interessiert, um Ausfallzeiten zu vermeiden. Einige Unternehmen erwägen die Nutzung von Backup-as-a-Service, das von einem Managed Services Provider (MSP) angeboten wird, um Microsoft 365-Daten zu sichern. In diesem Blogbeitrag wird erläutert, wie MSPs Microsoft 365-Daten für Kunden sichern können und wie Sie die richtige MSP-Backup-Lösung für diesen Zweck auswählen. 
Die Bedeutung des Backups von Microsoft 365 für Managed Services Provider
Support für das Backup von Microsoft 365 ist für Managed Services Provider wichtig, da Microsoft 365 ein weit verbreiteter Clouddienst von Unternehmen auf der ganzen Welt ist. Obwohl Microsoft über leistungsstarke Rechenzentren mit einer zuverlässigen und redundanten Infrastruktur verfügt, können Microsoft 365-Daten dennoch verloren gehen.
Das Modell der geteilten Verantwortung von Microsoft verstehen
Gemäß der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung für Microsoft 365-Benutzer erklären sich die Benutzer damit einverstanden, das Modell der geteilten Verantwortung zu verwenden, wenn es um die in Microsoft 365-Apps und -Diensten generierten und gespeicherten Daten geht. Das Modell der geteilten Verantwortung von Microsoft definiert die Verantwortlichkeiten, die Microsoft und Kunden (oder MSPs im Namen der Kunden) bei der Nutzung der Cloud-Dienste von Microsoft 365 teilen. Dieses Modell legt fest, dass Microsoft für den Betrieb seiner Cloud-Infrastruktur und Rechenzentren (Serververfügbarkeit, Datenredundanz auf Rechenzentrumsebene usw.) verantwortlich ist. Auf der anderen Seite sind die Kunden dafür verantwortlich, die Daten auf ihrer Seite vor Datenverlust zu schützen.
- Verantwortlichkeiten von Microsoft: Infrastruktur und Verfügbarkeit
Der Verantwortungsbereich von Microsoft umfasst die zugrunde liegende Infrastruktur und deren Sicherheit. Das Unternehmen unternimmt alle Anstrengungen, um Server und Netzwerkgeräte vor Hardwareausfällen zu schützen, Daten zu replizieren, vor DDoS-Angriffen zu schützen usw. Diese Maßnahmen schützen Daten jedoch nicht vor versehentlichem Löschen durch Benutzer, Ransomware-Angriffen auf Seiten der Benutzer oder Insider-Bedrohungen.
- Verantwortlichkeiten des Kunden: Datensicherheit und Wiederherstellung
Kunden oder Managed Services Provider sind für den Schutz ihrer eigenen Daten in Microsoft 365 verantwortlich – sie sollten sicherstellen, dass die Daten geschützt sind und wiederhergestellt werden können. Dieser Ansatz umfasst Aufgaben wie das Management von Microsoft 365-Benutzerkonten in einer Organisation, die Gewährleistung der Datensicherheit und die Umsetzung von Sicherungs- und Wiederherstellungsplänen. Kunden sollten Ereignisse wie versehentliche Datenlöschung durch Benutzer, böswillige Insider-Aktivitäten, Ransomware-Angriffe und die Aufbewahrung von Daten aus Compliance-Gründen kontrollieren und angehen.
Microsoft 365 bietet beispielsweise begrenzte Wiederherstellungsfenster (30 bis 90 Tage für gelöschte Elemente, je nach Dienst, maximal 93 Tage), nach deren Ablauf Daten ohne Backup möglicherweise nicht mehr wiederherstellbar sind. Verfügt der Kunde über ein Backup, können die Daten beispielsweise im Falle einer Beschädigung durch einen Ransomware-Angriff wiederhergestellt werden. In bestimmten Fällen müssen Kunden gesetzliche Anforderungen erfüllen, die eine längere Aufbewahrungsfrist als die in den nativen Einstellungen von Microsoft 365 verfügbaren Standardoptionen vorschreiben. Diese Aufgaben können mit einer speziellen Backup-Lösung bewältigt werden.
Risiken einer Nicht-Sicherung von Microsoft 365-Daten
Wenn ein Unternehmen keine Sicherungskopien von Microsoft 365-Benutzern und -Daten erstellt, steigt das Risiko eines Datenverlusts, was wiederum negative Folgen für das Unternehmen haben kann.
- Dauerhafter Datenverlust . Wenn keine Backups vorhanden sind, kann ein Unternehmen Daten für immer verlieren.
- Cyberangriffe . Cyberangriffe wie Phishing und Ransomware-Angriffe können Microsoft 365-Daten durch starke Verschlüsselungsalgorithmen beschädigen und unlesbar machen. Ohne eine Microsoft 365-Lösung für Datensicherheit ist die Wiederherstellung von durch Ransomware beschädigten oder gelöschten Dateien unmöglich.
- Versehentliches oder absichtliches Löschen von Daten . Manchmal können Benutzer versehentlich Microsoft 365-Daten löschen. Bei diesen Daten kann es sich um E-Mails, Dateien, Ordner, SharePoint-Websites usw. handeln. Es kann vorkommen, dass ein Benutzer Daten absichtlich löscht, um einem Unternehmen zu schaden. Manchmal wird das Löschen von Daten nicht rechtzeitig erkannt. Wenn die Aufbewahrungsfrist der nativen Microsoft 365-Tools abgelaufen ist, ist es ohne ein Backup unmöglich, diese Daten wiederherzustellen.
- Verstöße gegen Compliance-Vorschriften . Wenn ein Unternehmen in einer bestimmten Branche oder Region tätig ist, die gesetzliche und Compliance-Anforderungen erfüllen muss, birgt das Fehlen eines Backups das Risiko von Strafen und Bußgeldern. Vorschriften wie DSGVO , HIPAA und SOX verlangen oft eine langfristige Aufbewahrung von Daten und die Möglichkeit, diese bei Audits oder rechtlichen Untersuchungen vorzulegen.
- Geschäftskontinuität und Ausfallzeiten . Datenverluste können zu Ausfallzeiten führen, die sich negativ auf die Aktivitäten auswirken und zu finanziellen Verlusten führen können. Spezielle Microsoft 365-Backup-Lösungen sind darauf optimiert, die benötigten Daten mit minimalem manuellem Aufwand schnell wiederherzustellen.
- Rechtliche und finanzielle Aspekte . Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, die erforderlichen Daten wie Kundeninformationen, Verträge oder Finanzunterlagen vorzulegen, kann dies zu Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen oder Geschäftsverlusten führen. Dies ist besonders kritisch in Branchen, die auf eine genaue Buchführung angewiesen sind. Fehlende Backups können das Unternehmen Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und Reputationsschäden aussetzen.
Wichtige MSP-Funktionen in einer Microsoft 365-Backup-Lösung
MSPs müssen eine funktionale Lösung für Datensicherheit verwenden, um die Microsoft 365-Daten ihrer Kunden mit einem hohen Maß an Effizienz und Zuverlässigkeit zu schützen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Umfassende Abdeckung für Microsoft 365-Dienste . Ein MSP sollte eine Microsoft 365-Lösung für Datensicherheit verwenden, die die wichtigsten Microsoft 365-Dienste abdeckt, darunter:
- Exchange Online : E-Mails, Kalender, Kontakte
- SharePoint Online : Websites, Dokumentenbibliotheken, Listen
- OneDrive for Business : Benutzerdateien, Ordner
- Microsoft Teams : Chats, Dateien, freigegebene Kanäle, Einstellungen
Eine Komplettlösung stellt sicher, dass keine kritischen Daten ungeschützt bleiben.
- Granulare Wiederherstellungsfunktionen . Die granulare Wiederherstellung ermöglicht es MSPs und ihren Kunden, bestimmte Elemente wie einzelne E-Mails, Dateien oder Microsoft Teams-Nachrichten wiederherzustellen, anstatt ganze Postfächer oder Websites. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn ein Kunde nicht den gesamten Datensatz wiederherstellen muss, sondern nur eine E-Mail, eine Datei, einen Ordner oder ein anderes Microsoft 365-Objekt benötigt. Die granulare Wiederherstellung beschleunigt die Wiederherstellungszeiten, wodurch Unternehmen weniger Ausfallzeiten und Unterbrechungen ihrer Geschäftsprozesse haben.
- Automatisierte und geplante Backups . Um einen konsistenten Schutz der Daten zu gewährleisten, sollte ein MSP eine Lösung für Datensicherheit mit umfassender Automatisierungs- und Planungsfunktionalität verwenden. Auf diese Weise können MSPs und ihre Kunden Backupaufträge im automatischen Modus konfigurieren und sicherstellen, dass Daten bei Bedarf ohne manuelles Eingreifen gesichert werden.
- Flexible Aufbewahrungseinstellungen und langfristige Aufbewahrung . Microsoft 365-Benutzer müssen häufig bestimmte Aufbewahrungsanforderungen erfüllen, darunter auch gesetzliche Vorschriften. Die Backup-Lösung sollte anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien bieten, um eine kurz- und langfristige Datenaufbewahrung zu ermöglichen. Außerdem sollte sie die Compliance-Anforderungen von Vorschriften wie DSGVO, HIPAA oder SOX erfüllen und je nach Bedarf Optionen für eine unbefristete oder mehrjährige Aufbewahrung bieten.
- Verschlüsselung der Daten . Sicherheit ist für MSPs ein wichtiges Anliegen, und Backup-Lösungen sollten eine End-to-End-Verschlüsselung der Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand bieten. Durch die Verschlüsselung können Kunden sicherstellen, dass sensible Daten während der Übertragung über das Netzwerk und bei der Speicherung vor Ort oder in der Cloud gesichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Multi-Tenant-Management . Eine MSP-Backup-Lösung für Microsoft 365 muss Multi-Tenant-Funktionen umfassen, da MSPs in der Regel mehrere Kunden verwalten. Auf diese Weise können MSPs Backups für alle Kunden über eine einzige Schnittstelle überwachen und verwalten. Dieser Ansatz reduziert die Komplexität des Managements. Eine Lösung zum Backup für Microsoft 365 für MSPs sollte rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) unterstützen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Teammitglieder entsprechend ihrer Rolle auf Daten zugreifen können.
- Flexible Speicheroptionen . MSP-Backup-Software für Microsoft 365 sollte eine Vielzahl von Speicheroptionen unterstützen, die als Standorte zum Backup von Microsoft 365-Daten verwendet werden können. Kunden schätzen in der Regel eine Vielzahl von Speicheroptionen wie lokale Repositorys, Bandlaufwerke sowie private und öffentliche Cloud-Plattformen.
- Schnelle Disaster Recovery . Die beste MSP-Backup-Lösung muss eine schnelle und effektive Disaster Recovery bieten. Diese Funktion kann die Ausfallzeiten bei Vorfällen im Zusammenhang mit Datenverlusten erheblich reduzieren. Eine Backup-Lösung muss eine granulare Wiederherstellung unterstützen, um die vom Kunden benötigten Objekte (Dateien, Ordner, E-Mails, SharePoint-Websites) schnell wiederherzustellen. Eine Lösung mit dieser Funktionalität ermöglicht es Kunden, die Geschäftskontinuität sicherzustellen und strenge Service Level Agreements (SLA) sowie enge Wiederherstellungszeit-Ziele (RTO) einzuhalten. Skalierbarkeit. Eine MSP-Backup-Lösung für Microsoft 365 sollte in Bezug auf die Skalierbarkeit flexibel sein. Die von Kunden verwendete Datenmenge wächst kontinuierlich. Die Erweiterung des Backup-Speichers durch Hinzufügen eines weiteren Repositorys sollte unterstützt werden. Die Anzahl der Kunden kann ebenfalls wachsen, und die Lösung für Datensicherheit sollte die Verwaltung einer größeren Anzahl von Kunden mit ihren Daten und der damit verbundenen Infrastruktur unterstützen.
- Funktionen der Selbstbedienung für Kunden . MSP-Backup-Lösungen, die Portale der Selbstbedienung bieten, verbessern die Kundenerfahrung beim Verwalten von Microsoft 365-Backup- und Wiederherstellungsaufgaben. Diese Funktionen reduzieren routinemäßige Supportanfragen und ermöglichen es Kunden, ohne Eingreifen des MSP auf ihre Daten zuzugreifen und diese zu wiederherstellen. Dadurch haben beide Seiten mehr Flexibilität beim Management von Workflows zur Datensicherheit.
Wie NAKIVO MSPs dabei hilft, Microsoft 365 effektiv zu sichern
NAKIVO Backup & Replication ist eine universelle Lösung für die Datensicherheit, die Backups für Microsoft 365 unterstützt und Multi-Tenancy-Funktionen bietet, um den Anforderungen von MSPs und Kunden gerecht zu werden.
- Support für eine Vielzahl von geschützten Microsoft 365-Diensten: Exchange Online (Postfächer, E-Mails, Kontakte und Kalender-Einträge), OneDrive for Business (Dateien und Ordner), SharePoint (Websites, Listen und Bibliotheken) und Microsoft Teams (Chats, Kanäle und Dateien).
- Selbstbedienung-Portal für jeden Mandanten (Kunden) . Wenn die NAKIVO-Lösung im Multi-Mandanten-Modus installiert ist, erstellt der MSP Mandanten, die Zugriff auf die Weboberfläche ihrer eigenen isolierten Umgebung haben, um Microsoft 365-Daten zu sichern und zu wiederherzustellen.
- Remote-Mandanten haben die Möglichkeit, ihre Ressourcen in ihrer Infrastruktur für Datensicherheit zu verwalten (im Gegensatz zu lokalen Mandanten). MSPs können die Instanz von NAKIVO Backup & Replication eines Remote-Mandanten in der MSP-Konsole überwachen, nachdem die Verbindung auf beiden Seiten hergestellt wurde.
- Inkrementelles Backup . Kopieren Sie nur die seit dem letzten Backup geänderten Datenblöcke, um die Geschwindigkeit des Backups erheblich zu verbessern und den Speicherbedarf zu reduzieren.
- Granulare Wiederherstellung . Mit der NAKIVO-Lösung können Kunden bestimmte Objekte aus einem Microsoft 365-Backup wiederherstellen, darunter E-Mails, Kontakte, Kalender, Dateien, Ordner, SharePoint-Websites, Listen, Bibliotheken, Microsoft Teams-Kanäle und deren Inhalte (Dateien, Beiträge, Websites, Word-Registerkarten und mehr).
- Umfassender Support für den Speicher bei Backups . Benutzer können Microsoft 365-Sicherungen lokal auf Linux- und Windows-Computern, CIFS/NFS-Freigaben, NAS-Geräten, Bandkassetten usw. speichern. Cloud-Speicher wird ebenfalls unterstützt: Amazon S3 , S3-kompatibler Speicher, Amazon EC2, Azure Blob Storage und andere.
- Unveränderlichkeit von Backups . Microsoft 365-Backups werden zum Schutz von Daten vor Ransomware verwendet. Unveränderliche Backups sind aus Sicht des Schutzes vor Ransomware wesentlich effektiver. Wenn Ransomware Zugriff auf den Backupspeicher erhält, können unveränderliche Backups nicht modifiziert oder gelöscht werden.
- Hohe Skalierbarkeit . Mit föderierten Repositorys können Anbieter ein bestehendes Backup-Repository erweitern, indem sie dem föderierten Repository weitere Mitglieder hinzufügen. So steht mehr freier Speicherplatz im selben Repository zur Verfügung, ohne dass Backupaufträge neu konfiguriert werden müssen, um andere neue Repositorys zu nutzen. NAKIVO Backup & Replication unterstützt die Verschlüsselung der Sicherungen. MSPs und Kunden können verschlüsselte Backup-Repositorys erstellen und die Quellseiten-Backup-Verschlüsselung aktivieren, bevor sie Daten kopieren und speichern. Bei Verwendung der Sicherung, um die Daten zu verschlüsseln, werden die Daten im verschlüsselten Zustand über das Netzwerk übertragen.
- Erweiterte Einstellungen für Zeitplanung und Aufbewahrung . Mit der NAKIVO-Lösung können Kunden beliebige Pläne für Backups und Aufbewahrungseinstellungen mithilfe flexibler Optionen konfigurieren. Es ist möglich, das GFS-Aufbewahrungsschema und komplexere Richtlinien zu konfigurieren. Flexible Planungsoptionen ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf automatisch Backups zu erstellen, um maximalen Schutz zu gewährleisten.
Best Practices für MSPs zur effektiven Sicherung von Microsoft 365-Daten
Es wird empfohlen, dass MSPs die Best Practices für Microsoft 365-Backups und damit verbundene Dienste befolgen, um die Anforderungen an Datensicherheit, Wiederherstellung und Compliance für Kunden zu gewährleisten.
- Implementieren Sie regelmäßige und automatisierte Backups für Microsoft 365, um das Risiko von Datenverlusten zu verringern.
- Verwenden Sie anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien, damit Kunden ihre Richtlinien für Backups und Compliance-Anforderungen erfüllen können.
- Bieten Sie detaillierte Optionen für die Wiederherstellung, um den Wiederherstellungsprozess zu beschleunigen und effektiver zu gestalten, wenn bestimmte Objekte wiederhergestellt werden müssen.
- Implementieren Sie Verschlüsselung und andere Maßnahmen zur Sicherheit, um Backup-Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
- Nutzen Sie die Multi-Tenant-Bereitstellung für ein effektives Management mehrerer Kunden.
- Aktivieren Sie Optionen für Selbstbedienung beim Backup, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Anzahl der Support-Tickets zu reduzieren.
- Wenden Sie Funktionen zum Schutz vor Ransomware wie Backup-Unveränderlichkeit an.
- Stellen Sie schnelle Funktionen für die Wiederherstellung bereit, um strenge RTO-Werte einzuhalten.
Sicherstellung der Compliance für Managed Services Provider mit Backups für Microsoft 365
Managed Services Provider sollten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherstellen, damit ihre Kunden diese erfüllen können. MSPs müssen mit den für ihre Kunden angewandten Gesetzen zur Datensicherheit vertraut sein, darunter:
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Europa
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) im Gesundheitswesen
- SOX (Sarbanes-Oxley Act) im Finanzwesen und in öffentlichen Unternehmen
- CCPA (California Consumer Privacy Act) in den USA
Die Microsoft 365-Sicherungssoftware für MSPs kann bei der Einhaltung von Vorschriften helfen, indem sie Datensicherheit durch zuverlässige Funktionen für Backup und Wiederherstellung ermöglicht. Zu den wichtigsten Funktionalitäten, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten können, gehören Verschlüsselung, Schutz vor Ransomware mit Unveränderlichkeit und Überwachung, Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Backup-Tests, flexible Zeitplanungs- und Aufbewahrungseinstellungen.
Fazit
Bei der Auswahl einer MSP-Backup-Lösung für Microsoft 365-Backups sollten Anbieter eine Software in Betracht ziehen, die wichtige Microsoft 365-Dienste unterstützt und Multi-Tenancy, Sicherung verschlüsseln, inkrementelle Backups, granulare Wiederherstellung, mehrere Standorte und Backup-Unveränderlichkeit bietet. Durch die Wahl der richtigen Backup-Lösung kann ein MSP bestehende Kunden zufriedenstellen und mehr Nutzer gewinnen. 
