您應該備份 Microsoft 365 資料的 6 個理由
全球有超過一百萬家企業使用 Office 365,且其市佔率幾乎 在全球辦公室套件技術市場中佔有 46% 的市佔率。 這股強大的普及度使得 Microsoft 365 成為各類威脅的首要目標,這些威脅通常會導致資料遺失與營運中斷。
使用 Office 365 的組織必須借助第三方解決方案來保護其環境,以將風險降至最低並確保業務連續性。保護 Microsoft 365 的最常見方法之一就是資料備份。本文列出了您需要備份 Office 365 資料的關鍵原因。請繼續閱讀,了解現代化的資料保護工具如何協助您降低資料遺失與系統停機的風險。
為什麼 Office 365 備份如此重要？
根據 Microsoft 365 共同責任模式, 微軟僅負責其應用程式與基礎架構的可用性,而您則有責任確保您的資料安全。
註: 了解這一點非常重要 共同責任模式中的風險 以便您能實施必要的防護措施。
雖然 Office 365 內建了安全特點,但這些特點提供的資料保護有限,且主要著重於隱私權與法規遵循。這些原生工具無法保證資料的可還原性,因此有必要仰賴第三方措施,藉此將資料遺失的風險降至最低。確保資料可還原的最佳方法,是部署現代化的資料保護解決方案,並制定一套完善的備份策略。
為什麼應該備份 Microsoft 365 資料？
有許多類型的風險會威脅到 Office 365 資料的安全性。定期執行備份是確保業務連續性的最佳方法,以防這些風險成真並影響您的環境。
人為失誤
一般而言,人為錯誤,尤其是誤刪檔案,是 導致資料遺失的最主要原因之一 在組織內部。使用者有時會刪除個別檔案或資料夾,而在某些情況下,甚至會無意間刪除整個使用者資料。
所幸,Microsoft 365 允許您在特定的保留期間內取回已刪除的資料。然而,一旦該期間屆滿,幾乎不可能恢復遺失的資訊。確保資料能成功還原的唯一方法,就是定期執行 Office 365 備份,並在必要時利用這些備份來還原已刪除的資料。
內部威脅
除了意外刪除之外,組織內的用戶還可能透過其他方式危及您的資料。蓄意且惡意的資料篡改是商界中常見的威脅。在某些情況下,心懷不滿的員工可能會在離職前試圖刪除或分享敏感資料,以造成盡可能大的損害。
因此,必須實施適當的存取控制,並盡快更新用戶權限。 話雖如此,緩解內部威脅的最佳方法是建立定期的 Office 365 備份,並將其安全地儲存於獨立位置。如此一來,若員工試圖刪除對業務至關重要的資訊,您便能直接還原資料,且不會影響生產環境。
外部威脅
諸如勒索軟體和惡意軟體等網路攻擊,其數量與複雜程度正持續增加。一次成功的勒索軟體攻擊,可能感染您的整個基礎設施、加密您的資料,並使您的營運陷入停滯。
不幸的是,即使是最先進的防護措施也可能失效,使您陷入網路犯罪分子的掌控之中——他們通常會索取贖金,作為發布您資料的條件。此外,即使支付了要求的贖金,也無法保證您能取回被加密的資料。
應對網路攻擊風險最有效的方法,是建立一套 Office 365 備份,並將其安全地儲存於異地、離線或於 不可變儲存庫. 若遭遇勒索軟體攻擊,您可以迅速還原備份,並在幾乎不造成停機的情況下恢復正常業務運作。
資料保存政策之缺口與合規需求
Microsoft 365 保留政策的主要目的是說明您應保留特定類型資訊多久,以符合您所屬產業的標準、法規及法律。 您應隨時準備在需要時檢索此類資料,以避免面臨財務與法律上的後果。此外,Office 365 內建的 eDiscovery 功能,可協助您定位並擷取所需資料,以滿足法規遵循需求。
請務必注意,保留政策無法取代備份。由於 Microsoft 365 的資料僅儲存相對短暫的時間,且保護措施不足,其保留特點存在限制。
從法律與法規的角度來看,未備份資訊可能對您的組織造成嚴重後果。所幸,現代化的資料保護解決方案讓您能將備份儲存至所需的時間長度,並分散存放於不同位置。這些解決方案同時提供必要的安全性,確保備份不會被修改或刪除。此外,您還能利用進階搜尋功能性找到所需資料,並透過細粒度還原功能性,快速恢復您需要的特定檔案和資料夾。
與第三方工具的整合
Office 365 以其高度可自訂性著稱,能輕鬆與各種第三方工具整合,藉此提升使用者體驗並提高日常工作的效率。然而,整合的服務越多,所產生的安全漏洞就越多,因為這些工具的安全標準可能不如原生應用程式。
倘若其中某個工具遭到網路攻擊或感染勒索軟體,損害很容易蔓延至 Microsoft 365 應用程式 並導致資料遺失或系統停機。與其試圖清除感染或移除第三方工具,您不妨直接從備份中還原資料,以確保業務連續性。
建議整合進階的資料保護解決方案,藉此自動化您的備份與還原工作流程。其中部分工具提供靈活的排程功能,有助於簡化備份的行政與管理作業。
Microsoft Teams 資料的複雜性
近年來,仰賴 Microsoft Teams 來優化遠距工作流程的組織數量急遽增加。值得注意的是,Teams 中的資料並非獨立存在。 換言之,部分資訊是儲存於其他應用程式中,例如 SharePoint Online、OneDrive 和 Exchange Online。
這類資料不僅難以管理,更重要的是難以確保其安全性。所幸,部分現代化的備份解決方案能為您的整個 Microsoft 365 環境提供全面保護。透過導入此類工具,您可以 備份 Microsoft Teams 無論資料位於何處,皆能加以管理,並確保在發生災難或中斷時能夠恢復。
結論
雖然 Microsoft 365 內建了原生安全特點,但這些特點通常相當有限,無法提供必要的保護。此外,還有許多風險威脅著 Office 365 資料的安全性。要將資料遺失或系統停機的風險降至最低,唯一的方法就是部署一套進階的資料保護解決方案,讓您能夠執行備份與還原作業。
