Skuteczne przechowywanie danych w usłudze Microsoft 365: kompletny przewodnik wdrożeniowy
Funkcja przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 pozwala organizacjom na przechowywanie potrzebnych danych przez wymagany okres oraz usuwanie danych zbędnych w celu zaoszczędzenia miejsca na dysku. Skuteczne przechowywanie danych oraz właściwa konfiguracja ustawień przechowywania w usłudze Microsoft 365 pomagają organizacjom racjonalnie korzystać ze środowisk Office 365 oraz ograniczać ryzyko operacyjne i finansowe. W tym wpisie na blogu wyjaśniono zasady przechowywania danych oraz konfiguracji zasad przechowywania i etykiet w usłudze Microsoft 365.
Zrozumienie przechowywania danych w Microsoft 365
Przechowywanie danych w Microsoft 365 odnosi się do narzędzi i zasad dostępnych w Microsoft 365 (dawniej Office 365), które pomagają organizacjom zachowywać, zarządzać i usuwać dane zgodnie z wymogami biznesowymi, prawnymi lub regulacyjnymi. Dane są identyfikowane, klasyfikowane i przechowywane w pożądany sposób przez określony czas.
Istnieją dwa główne cele przechowywania danych w Microsoft 365:
- Zachowanie informacji . Zapewnienie, że dane (wiadomości e-mail, dokumenty, czaty itp.) nie zostaną utracone lub usunięte przed upływem odpowiedniego terminu.
- Usuwanie informacji . Zapewnienie, że nieaktualne lub niepotrzebne dane zostaną usunięte w celu zmniejszenia ryzyka (takiego jak narażenie na audyt lub ujawnienie informacji w ramach postępowania sądowego).
Przechowywanie można zastosować do wielu usług Microsoft 365 i odpowiadających im danych:
- Exchange Online (wiadomości e-mail)
- SharePoint Online (witryny, dokumenty)
- OneDrive dla Firm (pliki użytkowników)
- Microsoft Teams (wiadomości z czatu i kanałów)
- Yammer, Viva Engage itp.
Jeśli zastosowano zasady przechowywania, kopia jest zachowywana w oddzielnej lokalizacji (takiej jak Biblioteka elementów zablokowanych do zachowania dla SharePoint/OneDrive lub Elementy do odzyskania dla Exchange), nawet jeśli użytkownik usunie plik lub wiadomość e-mail. Po upływie okresu przechowywania element może zostać automatycznie usunięty. Funkcja przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami (takimi jak RODO, HIPAA lub regulacje SEC) i zmniejsza ryzyko poprzez prawidłowe czyszczenie starych danych.
Ustawienia przechowywania można skonfigurować tak, aby po usunięciu treści przez użytkownika oryginalna treść była automatycznie kopiowana do innej lokalizacji. Jeśli skonfigurujesz zasady przechowywania dla większego kontenera, mniejsze obiekty znajdujące się w tych kontenerach, takie jak skrzynki pocztowe, witryny SharePoint itp., przejmą zasady przechowywania nadrzędnego.
W poniższej tabeli można sprawdzić, jakie rodzaje treści w usłudze Microsoft 365 można przechowywać.
| Typ treści | Zasady przechowywania | Etykieta przechowywania |
| Poczta e-mail Exchange | + | + |
| Witryny SharePoint | + | + |
| Konta OneDrive | + | + |
| Grupy Microsoft 365 | + | + |
| Foldery publiczne Exchange | + | – |
| Wiadomości kanałów Microsoft Teams | + | – |
| Czaty Microsoft Teams | + | – |
| Wiadomości prywatnych kanałów Microsoft Teams | + | – |
| Wiadomości społeczności Yammer | + | – |
| Wiadomości użytkowników Yammer | + | – |
W przypadku konfliktów w konfiguracji stosuje się następujące zasady przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 w podanej kolejności:
- Przechowywanie ma pierwszeństwo przed usunięciem.
- Najdłuższy okres przechowywania ma pierwszeństwo.
- W przypadku usunięcia dane jawne mają pierwszeństwo przed danymi dorozumianymi.
- W przypadku określenia usunięcia pierwszeństwo ma najkrótszy okres przechowywania.
Te cztery zasady wyjaśniono poniżej.
- Zasada przechowywania nr 1 usuwa zawartość po 1 roku, a zasada przechowywania nr 2 przechowuje zawartość przez 2 lata. Okres przechowywania jest dłuższy w przypadku zasady nr 2, w związku z czym stosowany jest okres przechowywania wynoszący 2 lata. Po upływie 2-letniego okresu przechowywania dane są usuwane zgodnie z zasadą nr 1.
- Do elementu zastosowano dwie zasady przechowywania i jedną etykietę przechowywania.
- Zasada przechowywania nr 1 jest skonfigurowana tak, aby przechowywać dane przez 1 rok.
- Zasada przechowywania nr 2 jest skonfigurowana tak, aby przechowywać dane przez 5 lat.
- Etykieta przechowywania jest skonfigurowana tak, aby przechowywać dane przez 2 lata.
Zasada przechowywania nr 2 ma najdłuższy okres przechowywania w tym scenariuszu, w związku z czym element jest przechowywany przez 5 lat.
- Do elementu zastosowano zasadę przechowywania i etykietę przechowywania.
- Zasada przechowywania nr 1 jest skonfigurowana tak, aby usuwać element po upływie 1 roku.
- Etykieta przechowywania nr 1 jest skonfigurowana tak, aby usuwać element po upływie 2 lat.
Etykieta przechowywania została jawnie zastosowana do elementu, w wyniku czego element zostanie usunięty po upływie 2 lat.
- Do elementu zastosowano dwie zasady przechowywania.
- Zasada przechowywania nr 1 jest skonfigurowana tak, aby usuwać element po upływie 1 roku.
- Zasada przechowywania nr 2 jest skonfigurowana tak, aby usunąć element po 2 latach.
W tym scenariuszu wygrywa najkrótszy okres i element jest usuwany po 1 roku.
Wbudowane narzędzia do przechowywania danych w usłudze Microsoft 365
Zasady przechowywania i etykiety przechowywania to główne funkcje służące do zarządzania danymi. Pozwalają one organizacjom przechowywać ważne informacje przez określony czas (nawet jeśli użytkownicy je usuną) i/lub automatycznie usuwać informacje, gdy nie są już potrzebne.
Etykiety przechowywania
Etykiety przechowywania umożliwiają oznaczanie poszczególnych elementów, takich jak wiadomości e-mail, dokumenty lub czaty w aplikacji Microsoft Teams, przy użyciu określonych ustawień przechowywania. Użytkownicy mogą ręcznie stosować etykiety. Ponadto administratorzy mogą skonfigurować automatyczne stosowanie w oparciu o warunki (takie jak słowa kluczowe, informacje wrażliwe lub lokalizacja).
Główne cele etykiet przechowywania to:
- Stosowanie niestandardowych reguł przechowywania do określonych treści (na przykład „Przechowuj przez 7 lat, a następnie usuń”).
- Klasyfikowanie informacji w oparciu o potrzeby biznesowe lub zgodności (np. „Dokumentacja finansowa”, „Umowy z klientami”).
Na przykład użytkownik może oznaczyć ważną umowę z klientem jako dokument, który ma być przechowywany przez 7 lat, nawet jeśli dokument zostanie przeniesiony lub przemianowany.
Zasady przechowywania
Zasady przechowywania automatycznie stosują reguły przechowywania w dużych zbiorach treści bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań przez użytkowników. Głównym celem zasad przechowywania w usłudze Microsoft 365 jest ochrona danych na poziomie kontenerów (skrzynek pocztowych, witryn SharePoint, kont OneDrive, czatów w aplikacji Microsoft Teams itp.). Zasady są skalowalne w odniesieniu do tysięcy użytkowników i lokalizacji i mogą służyć do ustalania uniwersalnych reguł, takich jak „Zachowaj wszystkie wiadomości e-mail przez 5 lat” lub „Usuń wiadomości z czatu w Teams po 1 roku”. Dzięki etykietom przechowywania można stosować zasady przechowywania do konkretnych elementów, takich jak wiadomości e-mail lub dokumenty. Po opublikowaniu użytkownicy mogą dodawać etykiety przechowywania do swoich treści.
Główne różnice między zasadami a etykietami są następujące:
- Zasady przechowywania mają szerszy zakres i działają automatycznie.
- Etykiety przechowywania są bardziej szczegółowe i odnoszą się do konkretnych elementów.
Zasady i etykiety przechowywania w usłudze Microsoft 365 współdziałają w celu zapewnienia zgodności z przepisami i zarządzania cyklem życia danych.
Skonfigurowanie zasady przechowywania dla całej skrzynki pocztowej jest skuteczniejsze niż robienie tego dla każdej wiadomości e-mail z osobna. Jednocześnie niektóre wiadomości e-mail można indywidualnie oznaczyć etykietami przechowywania, jeśli muszą być przechowywane dłużej.
eDiscovery i archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym
eDiscovery to specjalna funkcja Microsoft 365, która pomaga wyszukiwać, identyfikować, zabezpieczać i eksportować treści związane ze sprawami sądowymi lub dochodzeniami. Microsoft eDiscovery może być wykorzystywany do wielu celów:
- Wyszukiwanie i gromadzenie wiadomości e-mail, plików, czatów i innych informacji w całym Microsoft 365.
- Zablokuj dane na czas postępowania sądowego (w rezultacie dane nie mogą zostać usunięte, nawet na mocy zasad przechowywania).
- Eksportuj dowody do przeglądu prawnego.
Na przykład, jeśli firma stoi w obliczu postępowania sądowego, administratorzy mogą użyć eDiscovery do zablokowania odpowiednich wiadomości e-mail i dokumentów, aby zapewnić, że nie zostaną one usunięte, i przedstawić je jako dowody.
Zatrzymanie w związku z postępowaniem sądowym to specjalna funkcja, przeznaczona głównie dla skrzynek pocztowych Exchange Online, która pozwala zachować całą zawartość skrzynki, w tym elementy usunięte i edytowane. Po zastosowaniu zatrzymania żadna zawartość skrzynki nie zostanie trwale usunięta, niezależnie od regularnych działań związanych z usuwaniem. Funkcje eDiscovery i archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym służą do ochrony prawnej i zarządzania dowodami.
Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym jest zazwyczaj stosowana w następujących sytuacjach:
- Zablokuj zawartość skrzynki pocztowej użytkownika na czas nieokreślony lub do momentu usunięcia archiwizacji.
- Nawet jeśli użytkownicy usuną wiadomości e-mail, pozostają one ukryte, ale można je odzyskać.
- Często stosowane podczas toczących się postępowań sądowych lub audytów.
Na przykład, jeśli pracownik jest przedmiotem dochodzenia, można umieścić jego skrzynkę pocztową w trybie archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym, aby zapewnić, że wszystkie wiadomości e-mail (wysłane, otrzymane lub usunięte) zostaną zachowane dokładnie w takim stanie, w jakim były. Zasady przechowywania danych, etykiety, eDiscovery i archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym wzajemnie się uzupełniają, zapewniając kompleksowe zarządzanie danymi w ramach platformy Microsoft 365.
Konfigurowanie zasad przechowywania danych w usługach Microsoft 365
Zasady przechowywania danych w Microsoft 365 można skonfigurować w udostępnionym interfejsie internetowym. Wyjaśnijmy, jak utworzyć zasadę przechowywania w Office 365.
- Otwórz portal Microsoft Purview, klikając link:
- Na stronie głównej portalu Purview przejdź do Rozwiązania > Zarządzanie cyklem życia danych .
- Kliknij Zasady > Zasady przechowywania . Na tej stronie można przeglądać, edytować i tworzyć zasady przechowywania w usłudze Microsoft 365. Kliknij + Nowa zasada przechowywania , aby utworzyć nową zasadę.
- Otworzy się nowy kreator tworzenia zasad przechowywania w usłudze Microsoft 365. Wprowadź nazwę i opis zasady. Kliknij Dalej na każdym etapie kreatora, aby kontynuować.
- Wybierz typ zasady przechowywania w usłudze Microsoft 365, którą chcesz utworzyć ( Statyczna lub Adaptacyjna ). W tym przykładzie wybierzmy Static .
- Wybierz, gdzie chcesz zastosować tę zasadę przechowywania danych w usłudze Microsoft 365. Główne opcje to:
- Skrzynki pocztowe Exchange
- Klasyczne witryny SharePoint i witryny komunikacyjne
- Konta OneDrive
- Skrzynki pocztowe i witryny grupowe Microsoft 365
Wybierz Skrzynki pocztowe Exchange , aby skonfigurować zasadę przechowywania wiadomości e-mail w usłudze Microsoft 365.
Dodatkowe opcje to:
- Foldery publiczne Exchange
- Wiadomości z kanałów Microsoft Teams
- Czaty Microsoft Teams i interakcje z Copilotem
- Wiadomości z prywatnych kanałów Microsoft Teams
- Wiadomości społeczności Yammer
- Wiadomości użytkowników Yammer
- Zdecyduj, czy chcesz zachować treści, usunąć je, czy wykonać obie te czynności. Wybierz jedną z trzech opcji:
- Zachowaj elementy przez określony czas.
- Zachowaj elementy na zawsze.
- Usuń elementy dopiero po upływie określonego czasu.
W przypadku zachowywania elementów przez określony czas wybierz okres i datę rozpoczęcia. Dodatkowo możesz wybrać, co ma się stać po upływie okresu przechowywania.
- Sprawdź zasady przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 i jeśli wszystko jest w porządku, kliknij Prześlij .
- Jeśli wszystko zostało skonfigurowane poprawnie, powinien pojawić się komunikat informujący o pomyślnym utworzeniu zasad przechowywania. Kliknij Gotowe , aby zakończyć pracę kreatora i zamknąć to okno.
Etykiety przechowywania
Konfiguracja etykiet przechowywania różni się od konfiguracji zasad przechowywania.
- Otwórz portal Microsoft Purview, przejdź do sekcji Dane Zarządzanie cyklem życia i kliknij Etykiety przechowywania . Na tej stronie możesz przeglądać, edytować i tworzyć etykiety. Kliknij + , aby utworzyć nową etykietę przechowywania danych w usłudze Microsoft 365.
- Otworzy się nowy kreator tworzenia etykiety przechowywania danych w usłudze Microsoft 365. Wprowadź nazwę i opis etykiety przechowywania danych. Kliknij Dalej na każdym etapie kreatora, aby kontynuować.
- Zdefiniuj jedno z dostępnych ustawień etykiety przechowywania danych:
- Przechowuj elementy na zawsze lub przez określony czas.
- Wymuś działania po upływie określonego czasu.
- Tylko oznaczaj elementy.
- Zdefiniuj okres przechowywania. Określ, jak długi ma być okres przechowywania i kiedy ma się rozpocząć.
- Wybierz, co ma się stać po zakończeniu okresu przechowywania:
- Automatycznie usuń elementy.
- Rozpocznij 90-dniowy okres próbny, aby uruchomić przegląd dyspozycji.
- Zmień etykietę.
- Uruchom przepływ Power Automate.
- Dezaktywuj ustawienia przechowywania.
- Sprawdź ustawienia etykiety przechowywania Microsoft 365 i, jeśli wszystko jest w porządku, kliknij Utwórz etykietę .
- Powinien pojawić się komunikat, że etykieta retencji została utworzona. Następnie należy udostępnić tę etykietę użytkownikom w organizacji i wybrać jedną z następujących opcji:
- Opublikuj tę etykietę w lokalizacjach Microsoft 365.
- Rozpocznij 90-dniowy okres próbny, aby automatycznie stosować etykiety do określonych treści.
- Nie rób nic.
Kliknij Gotowe , aby kontynuować.
- Otworzy się dodatkowy kreator publikowania etykiet w organizacji Microsoft 365. Wybierz etykiety do opublikowania. Wybierz wcześniej utworzoną etykietę przechowywania w usłudze Microsoft 365 i kliknij Dalej .
- Wybierz typ zasady przechowywania, którą chcesz utworzyć. Wybierz Statyczną lub Adaptacyjną . Pamiętaj, że do korzystania z opcji Adaptacyjnej wymagany jest plan Subskrypcja Microsoft E5 lub jego odpowiednik.
- Wybierz miejsce publikacji etykiet:
- Wszystkie lokalizacje. Obejmuje treści w e-mailach Exchange, grupach Office 365 oraz dokumentach OneDrive i SharePoint.
- Pozwól mi wybrać konkretne lokalizacje.
- Wprowadź nazwę swojej polityki z etykietami przechowywania. Opcjonalnie możesz wprowadzić opis.
- Sprawdź konfigurację swojej etykiety i zapoznaj się z opisem sposobu jej stosowania. Kliknij Prześlij , gdy będziesz gotowy, aby kontynuować i zakończyć.
- Powinien pojawić się komunikat, że etykieta przechowywania została opublikowana. Kliknij Gotowe , aby zakończyć.
Następnie użytkownicy mogą przypisywać etykiety przechowywania do konkretnych obiektów. W poniższym przykładzie widać, jak przypisać etykietę przechowywania do wiadomości e-mail w aplikacji Microsoft 365 Outlook Online.
- Wybierz wiadomość e-mail.
- Kliknij ikonę trzech kropek … , kliknij Opcje zaawansowane > Przypisz zasadę i wybierz etykietę przechowywania w odpowiedniej sekcji.
Typowe pułapki związane z przechowywaniem danych w Microsoft 365, których należy unikać
Podczas konfigurowania zasad przechowywania danych w Microsoft 365 organizacje często popełniają typowe błędy, które mogą prowadzić do ryzyka prawnego, regulacyjnego i operacyjnego. Przyjrzyjmy się tym błędom i wyjaśnijmy, jak ich uniknąć.
Nadmierne przechowywanie: zbyt długie przechowywanie danych
Organizacje czasami przechowują dane znacznie dłużej niż to konieczne, albo z ostrożności („na wszelki wypadek”), albo dlatego, że nie ustalono jasnych zasad wygaśnięcia. Może to powodować poważne ryzyko prawne, ponieważ stare dane mogą zostać ujawnione podczas postępowań sądowych, nawet jeśli są nieistotne. Kolejną kwestią są zwiększone koszty przechowywania, ponieważ niepotrzebne dane zużywają zasoby pamięci masowej. Większa ilość danych sprawia, że zadania związane z wyszukiwaniem, zgodnością i zarządzaniem stają się wolniejsze i bardziej skomplikowane, co prowadzi do bardziej złożonego zarządzania danymi.
Aby uniknąć nadmiernego przechowywania:
- Należy zdefiniować jasne okresy przechowywania w oparciu o wymagania biznesowe, prawne i regulacyjne.
- Należy ustawić daty wygaśnięcia dla różnych typów danych (na przykład 7 lat dla umów, 1 rok dla czatów itp.).
Zbyt krótki okres przechowywania: zbyt wczesne usuwanie danych
Organizacje czasami konfigurują ustawienia przechowywania w taki sposób, że ważne dane są przypadkowo usuwane, zanim upłynie termin wymagany przez prawo. Takie działania powodują naruszenia przepisów, takie jak niezgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania danych (np. RODO, HIPAA, przepisy SEC), co może skutkować wysokimi karami finansowymi. Prowadzi to również do zakłóceń w działalności w wyniku utraty cennych dokumentów, co może zaszkodzić relacjom z klientami lub spowodować problemy operacyjne. Brak dokumentów w postępowaniu sądowym może poważnie osłabić linię obrony prawnej.
Aby uniknąć zbyt krótkiego okresu przechowywania, należy rozważyć następujące środki:
- Skonsultuj się z zespołami prawnymi i ds. zgodności, aby poznać minimalne wymagania dotyczące przechowywania danych.
- Wprowadź podejście „przechowywanie przed usunięciem”: najpierw przechowuj dane przez wymagany okres, a dopiero potem zezwól na ich usunięcie.
Niespójne egzekwowanie zasad
Ustawienia przechowywania nie są stosowane spójnie w odniesieniu do wszystkich użytkowników, zespołów, działów lub obciążeń (takich jak SharePoint lub Exchange). Powoduje to luki w zgodności, ponieważ niektóre dane są prawidłowo przechowywane, a inne krytyczne dane nie. Użytkownicy nie wiedzą, które zasady mają zastosowanie, co prowadzi do błędów ręcznych i niejasności. Organy regulacyjne mogą postrzegać niespójność jako niezgodność z przepisami i niepowodzenia audytowe.
Aby uniknąć niespójnego egzekwowania zasad:
- W miarę możliwości stosuj scentralizowane, zautomatyzowane zasady przechowywania (stosuj na poziomie kontenera lub usługi).
- Regularnie przeglądaj i kontroluj ustawienia przechowywania, aby zapewnić zasięg i spójność.
- Jasno udokumentuj swoje podejście do zarządzania danymi i przeszkol odpowiednie zespoły.
Przechowywanie danych w Microsoft 365 a tworzenie kopii zapasowych: Dlaczego potrzebujesz obu
Chociaż na pierwszy rzut oka przechowywanie danych i tworzenie kopii zapasowej mogą wydawać się podobne, ich cele są różne. Oba są potrzebne do pełnej ochrony danych w organizacji.
Przechowywanie danych
Zasady przechowywania danych w Microsoft 365 mają na celu kontrolowanie czasu przechowywania danych zgodnie z wymogami prawnymi, regulacyjnymi lub organizacyjnymi. Systematycznie zachowują lub usuwają treści.
Funkcje przechowywania danych w Microsoft 365:
- Przechowuj dane przez okres wymagany prawem (np. 7 lat).
- Automatycznie usuwaj dane, gdy nie są już potrzebne.
- Przechowuj usunięte treści w sposób niewidoczny dla użytkowników, ale dostępny dla eDiscovery.
- Zaprojektowane głównie z myślą o zgodności z przepisami (RODO, HIPAA, SOX itp.).
Ograniczenia funkcji przechowywania danych w Microsoft 365:
- Ta funkcja nie tworzy tradycyjnej kopii zapasowej (kopii przechowywanej oddzielnie).
- Dane mogą zostać utracone, jeśli ulegną uszkodzeniu, zostaną przypadkowo nadpisane lub użytkownik je usunie bez Zasady przechowywania danych.
- Zasady przechowywania danych nie pozwalają w prosty sposób przywrócić danych do pierwotnego stanu w trybie zbiorczym (na przykład przywrócić całą witrynę lub skrzynkę pocztową po ataku oprogramowania ransomware).
Ochrona i odzyskiwanie danych
Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych (zarówno innych producentów, jak i natywne rozwiązania firmy Microsoft) tworzą niezależne kopie danych, które można szybko przywrócić.
Funkcje rozwiązań do ochrony danych:
- Ochrona przed przypadkowym usunięciem, oprogramowaniem wymuszającym okup, uszkodzeniami i złośliwymi atakami.
- Pełne odzyskiwanie skrzynek pocztowych, kont OneDrive, witryn SharePoint, rozmów w Microsoft Teams itp.
- Przechowywanie kopii zapasowych poza środowiskiem produkcyjnym (dla prawdziwej odporności).
Ograniczenia rozwiązań do ochrony danych:
- Tworzenie kopii zapasowych zazwyczaj nie wymusza przestrzegania zasad zgodności, takich jak „przechowuj ten dokument przez 7 lat”.
- Tworzenie kopii zapasowych koncentruje się na odzyskiwaniu, a nie na prawnym przechowywaniu danych.
Należy rozważyć korzystanie zarówno z funkcji przechowywania danych w usłudze Microsoft 365, jak i wykonywania kopii zapasowych, ponieważ:
- Bez przechowywania : Możesz przypadkowo usunąć lub utracić dane ważne z prawnego punktu widzenia, narażając się na kary za nieprzestrzeganie przepisów.
- Bez wykonywania kopii zapasowych : Możesz utracić wszystkie dane w wyniku cyberataku, uszkodzenia lub przypadkowego masowego usunięcia i nie być w stanie ich skutecznie odzyskać.
Krótko mówiąc:
Przechowywanie — „Kontrolujemy i zachowujemy dane, które musimy przechowywać lub usuwać w miarę upływu czasu”.
Wykonywanie kopii zapasowych — „Możemy szybko odzyskać wszystko, co utraciliśmy lub zniszczyliśmy”.
Dlatego zaleca się skonfigurowanie ustawień przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 oraz regularne wykonywanie kopii zapasowej danych z tej usługi.
Jak NAKIVO pomaga w ochronie danych w usłudze Microsoft 365
NAKIVO Backup & Replication to kompleksowe rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje wykonywanie kopii zapasowej dla Microsoft 365. Rozwiązanie NAKIVO zapewnia zaawansowane ustawienia przechowywania danych dla kopii zapasowych z usługi Microsoft 365 oraz kopii zapasowych z innych obsługiwanych platform. Można skonfigurować czas przechowywania określonych punktów odzyskiwania oraz ustawić wiele zasady przechowywania dla każdego zadania wykonywania kopii zapasowej. Jedną z najbardziej racjonalnych strategii jest wdrożenie Zasady przechowywania danych w systemie GFS.
W ten sposób zachowuje się więcej nowych (najnowszych) punktów odzyskiwania, a mniej starych. Takie podejście pozwala oszczędzać miejsce na dysku i odzyskiwać dane z kopii zapasowych z różnych okresów. Konfiguracja ustawień przechowywania w NAKIVO Backup & Replication sprawia, że ochrona danych w Microsoft 365 jest bardziej niezawodna. Jeśli dane zostaną usunięte w środowisku Microsoft 365 z powodu nieprawidłowej konfiguracji natywnych zasad przechowywania danych Office 365 lub w wyniku cyberataków, można je odzyskać z kopii zapasowych utworzonych za pomocą rozwiązania NAKIVO.
Kopie zapasowe można przechowywać w chmurze oraz w lokalnej pamięci masowej (lokalnie). Kopie zapasowe są szyfrowane i można je zabezpieczyć przed modyfikacją, aby zapewnić optymalną ochronę przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Dane z Microsoft 365 można odzyskać w sposób szczegółowy do źródła lub niestandardowej lokalizacji.
Wnioski
Zasady przechowywania i etykiety w Microsoft 365 są przydatne do konfiguracji czasu przechowywania każdego typu danych oraz momentu ich usunięcia. Najpopularniejszym sposobem konfiguracji ustawień przechowywania jest użycie interfejsu internetowego portalu Microsoft Purview. Aby zapobiec ewentualnym problemom, zaleca się unikanie nadmiernego lub niedostatecznego przechowywania podczas konfiguracji zasad. Najlepszym rozwiązaniem jest skonfigurowanie kopii zapasowej Microsoft 365 z NAKIVO Backup & Replication jako uzupełnienie natywnych ustawień przechowywania danych w Microsoft 365.
