Strategia chiave di backup per Microsoft 365 per le piccole imprese
Poiché Microsoft 365 è popolare tra le organizzazioni di tutte le dimensioni, è importante eseguire il backup dei dati degli utenti che lavorano con i servizi Microsoft 365. Esistono differenze tra le strategie di protezione dei dati per le grandi imprese e le piccole imprese. Questo post del blog si concentra sul backup per Microsoft 365 per le piccole imprese e spiega come rendere questo processo efficiente e affidabile. 
Il valore del backup per Microsoft 365 per le piccole imprese
Le piccole imprese utilizzano spesso Microsoft Exchange Online e Outlook come servizi di e-mail, OneDrive come storage per lo scambio di file, SharePoint Online e Microsoft Teams per altri tipi di comunicazione e collaborazione. Questi servizi operano con più tipi di dati e tutti devono essere sottoposti a backup. In questo caso, il cloud Microsoft 365 funge da archivio centrale per i dati dell’organizzazione. Cancellazioni accidentali, errori software, attacchi informatici e minacce interne possono portare alla perdita di dati. L’utilizzo di una soluzione di backup aziendale Office 365 consente alle organizzazioni di ripristinare rapidamente i dati ed evitare tempi di inattività. Il ransomware è uno dei tipi più pericolosi di attacchi informatici. Può danneggiare e modificare i dati quando questi sono archiviati nel cloud ma sincronizzati con l’archivio locale. Innanzitutto, questo vale per i file archiviati in OneDrive for Business. Tuttavia, esistono modi per accedere ad altri servizi cloud Microsoft 365 e crittografare i dati ivi archiviati. Un backup per Microsoft 365 consente alle organizzazioni di ripristinare in modo sicuro i dati dopo un attacco ransomware. La continuità operativa è fondamentale per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365. In caso di disastro e perdita di dati, un backup consente di mitigare i problemi e ridurre i tempi di inattività. Di conseguenza, le organizzazioni possono risparmiare sui costi e prevenire danni alla reputazione.
Miglioramento della resilienza e della sicurezza dei dati
Quando il backup per Microsoft 365 fa parte delle strategie di backup dei dati delle piccole imprese, la resilienza e la sicurezza vengono migliorate. I punti principali su cui concentrarsi sono la crittografia e la ridondanza dei dati. La crittografia dei dati è una delle opzioni principali quando si esegue il backup per Microsoft 365 per le piccole imprese, poiché migliora la sicurezza. La crittografia dei backup durante il trasferimento in rete e l’archiviazione riduce il rischio di accessi non autorizzati da parte di terzi, inclusi gli aggressori. La ridondanza dei dati è un altro fattore che migliora la resilienza dei dati. Avere un backup significa che i dati dell’organizzazione sono ridondanti. Disporre di backup e copie di backup migliora significativamente il livello di protezione dei dati e aumenta la probabilità di ripristinarli in caso di disastri, cancellazioni accidentali, attacchi ransomware e guasti hardware. La configurazione di un backup e il rispetto della regola di backup 3-2-1 dovrebbero essere gli elementi principali delle strategie di backup dei dati delle piccole imprese, comprese le strategie di backup di Office 365.
Supporto della conformità e dell’accessibilità dei dati
Le impostazioni di conservazione native di Microsoft 365 potrebbero non essere sufficienti anche per le piccole organizzazioni. Esaminiamo gli aspetti principali della conformità e dell’accessibilità dei dati quando si prendono in considerazione i backup per Microsoft 365 per le piccole imprese. Le organizzazioni di qualsiasi dimensione devono soddisfare i requisiti normativi, compresi quelli relativi alla conservazione dei dati. Esempi comuni di normative sono GDPR e altre leggi specifiche di settore (ad esempio per il settore sanitario e bancario). Queste normative richiedono alle organizzazioni di conservare i dati per periodi di tempo specifici. Se il periodo di conservazione richiede la conservazione dei dati per un periodo di tempo più lungo rispetto al tempo massimo di conservazione disponibile nelle impostazioni native di Microsoft 365, l’organizzazione deve implementare una soluzione di backup per Microsoft 365 e impostare criteri di conservazione personalizzati. Questo approccio consente alle organizzazioni di rimanere conformi ai requisiti normativi ed evitare sanzioni. Un altro aspetto dei requisiti di conformità e normativi è che l’integrità dei dati deve essere preservata da alterazioni, cancellazioni o sovrascritture. Questa integrità è fondamentale per gli audit o le revisioni legali al fine di garantire che i record siano accurati e non modificati dalla loro creazione. L’immutabilità del backup è una funzione che aiuta le organizzazioni a mantenere i dati in uno stato coerente impedendone la modifica. L’immutabilità è una funzione presente nella maggior parte delle attuali soluzioni di backup per Microsoft 365. Le verifiche e i blocchi legali richiedono che i dati siano accessibili su richiesta. Disporre di un backup aziendale di Office 365 consente alle organizzazioni di accedere facilmente ai dati necessari utilizzando backup con impostazioni di conservazione configurabili in caso di indagini o blocchi legali.
Riduzione dei rischi con Backup as a Service (BaaS)
Backup as a Service (BaaS) è un’alternativa alle soluzioni di backup tradizionali on-premise nell’infrastruttura locale di un’organizzazione. Se un’organizzazione non dispone di risorse o attrezzature sufficienti nell’infrastruttura locale per effettuare l’implementazione di un server di backup e configurare una soluzione di backup, può optare per il BaaS fornito da un MSP. Le soluzioni BaaS in genere semplificano la gestione dei backup con dashboard centralizzate, reportistica e avvisi. Questa facilità d’uso riduce la necessità di risorse IT dedicate nelle piccole imprese, garantendo che i backup siano monitorati e gestiti in modo efficace senza ulteriori sforzi. L’utilizzo di una soluzione BaaS per il backup di Microsoft 365 potrebbe essere efficace per alcune piccole imprese, poiché non sono necessari ingenti investimenti iniziali nell’infrastruttura per avviare il backup dei dati di Microsoft 365. Un fornitore BaaS è responsabile della manutenzione e della gestione continua del sistema di backup di sistema.
Scegliere la migliore soluzione di backup per Microsoft 365 per le piccole imprese
Le organizzazioni dovrebbero tenere conto di alcuni principi nella scelta di una soluzione di backup per Microsoft 365. Una soluzione di backup deve soddisfare le esigenze aziendali e i requisiti normativi, pur essendo allo stesso tempo conveniente.
- Copertura dei servizi Microsoft 365 . La soluzione di backup dovrebbe coprire tutte le applicazioni principali di Microsoft 365, come Exchange Online, SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams. Tutti i tipi di dati necessari devono essere protetti: e-mail, file, messaggi di chat e calendari. Assicurarsi che tutti questi tipi di dati siano sottoposti a backup e che l’intero ambiente Microsoft 365 sia protetto.
- Gestione del backup e facilità d’uso . L’interfaccia utente dell’applicazione di backup deve essere intuitiva per consentire agli amministratori e agli utenti di configurare tutte le attività necessarie. La configurazione deve essere semplice perché non tutte le piccole imprese dispongono di specialisti e team di supporto IT dedicati per effettuare configurazioni complesse con prodotti che possono essere configurati solo da esperti. Si raccomandano requisiti minimi di configurazione e un’interfaccia intuitiva.
- Scalabilità e flessibilità . La soluzione di backup per Microsoft 365 deve essere scalabile poiché la quantità di dati di solito cresce. Ciò significa che la soluzione dovrebbe supportare l’aggiunta di ulteriori account e oggetti di dati da proteggere, nonché l’espansione dello spazio di archiviazione di backup per memorizzare tutti i dati necessari. Sono preferibili opzioni di archiviazione flessibili: per una protezione migliore dovrebbero essere forniti supporto per piattaforme di archiviazione on-premise e storage sul cloud .
- Opzioni di ripristino . Dovrebbero essere supportati il ripristino completo e il ripristino granulare. Il ripristino granulare consente alle organizzazioni di ridurre i tempi di ripristino se sono stati persi solo pochi oggetti, ad esempio dopo la cancellazione accidentale di file in OneDrive. Il ripristino completo viene utilizzato in caso di gravi incidenti di perdita di dati.
- Automazione, pianificazione e conservazione . La soluzione di backup dovrebbe supportare la pianificazione dei backup per automatizzare i lavori di backup di Microsoft 365. Questo approccio consente di garantire che non si perda il backup dei dati e che questi siano protetti in modo coerente. Le impostazioni di conservazione sono importanti per le piccole imprese per ripristinare i dati da backup recenti o vecchi. Inoltre, è obbligatorio configurare politiche di conservazione a lungo termine per soddisfare i requisiti normativi e di conformità. Una volta scaduto il periodo di conservazione, i dati possono essere eliminati automaticamente.
- Sicurezza, crittografia e immutabilità . La crittografia dei dati in transito e inattivi è fondamentale per le piccole imprese per impedire l’accesso da parte di terzi, inclusi i criminali informatici. L’immutabilità dei dati migliora anche la sicurezza impedendo la modifica dei backup da parte di ransomware e altre minacce.
- Funzionalità di ripristino di emergenza . Il ripristino degli oggetti nell’ubicazione di origine o in un’altra ubicazione è necessario in caso di ripristino di emergenza. Ad esempio, un’organizzazione potrebbe dover ripristinare gli Utenti Microsoft 365 e gli oggetti correlati in un altro account Microsoft 365. Le funzioni di automazione del ripristino di emergenza in una soluzione di backup possono rendere le operazioni di ripristino più fluide e veloci.
- Efficienza dei costi e assistenza clienti . La soluzione di backup Microsoft 365 ottimale per le piccole imprese dovrebbe essere disponibile a un prezzo accessibile. I fattori che determinano il prezzo includono i costi di licenza. Assicurarsi che il vendor del backup disponga di un’assistenza clienti affidabile in grado di aiutare in caso di problemi durante l’utilizzo dello strumento di backup.
Implementazione di una strategia di backup efficace per Microsoft 365
La strategia di backup dei dati di Microsoft 365 per le piccole imprese prevede un approccio strutturato, ovvero una combinazione di pianificazione, configurazione e monitoraggio. È necessario esaminare regolarmente i risultati per garantire che la protezione continua dei dati funzioni come previsto. Tenete conto dei seguenti consigli per implementare una strategia di backup efficace:
- Valutate i requisiti e i rischi aziendali. Definite quali dati Microsoft 365 devono essere sottoposti a backup.
- Definire la frequenza dei backup dei dati di Microsoft 365 e il periodo di conservazione dei backup. Impostare criteri di backup e conservazione.
- Configurare la pianificazione dei backup automatici di Microsoft 365.
- Implementare misure di sicurezza quali crittografia e immutabilità.
- Garantire la conformità alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy.
- Stabilire un piano di ripristino di emergenza e continuità operativa .
- Testare i backup per garantire che i dati siano recuperabili.
- Rivedere e ottimizzare regolarmente la strategia di backup di Microsoft 365 per adattarla ai cambiamenti aziendali.
Procedure consigliate per la sicurezza dei dati e la conformità nelle piccole imprese
Quando configurano il backup per Microsoft 365, le piccole imprese devono considerare la sicurezza e la conformità per proteggere i dati sensibili e soddisfare i requisiti normativi. Quando le organizzazioni implementano misure di sicurezza e conformità, rafforzano la fiducia dei clienti. Le piccole imprese dovrebbero seguire le procedure consigliate di backup Microsoft elencate di seguito.
- Utilizza il Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati necessari. Si raccomanda che solo gli amministratori abbiano accesso amministrativo a Microsoft 365 Admin Center , alle applicazioni di backup e all’archiviazione dei backup. Ogni utente deve avere accesso ai dati necessari per le rispettive attività. Questo approccio riduce il rischio di diffusione di virus e ransomware che causano il danneggiamento dei dati. L’autenticazione a due fattori (2FA) può anche aumentare il livello di sicurezza e prevenire il furto di account.
- Eseguire backup regolari e creare un piano di ripristino di emergenza . Con queste misure è possibile garantire un rapido ripristino dei dati dopo un disastro o un incidente di perdita di dati. Utilizzare una soluzione di backup Microsoft 365 che supporti l’automazione e il test dei backup. Il test dei backup consente di garantire la coerenza dei dati di backup e di stimare il tempo necessario per il ripristino dei dati a seguito di un’interruzione. I test consentono inoltre di identificare i problemi e risolverli prima che si verifichi un disastro reale.
- Abilitare la crittografia dei backup . La crittografia dei dati in transito e inattivi aiuta a proteggerli dai furti. Se un malintenzionato ottiene l’accesso ai dati crittografati, questi non possono essere letti senza la chiave di decrittografia. La crittografia dei backup è fondamentale per la conformità a normative quali GDPR e HIPAA, poiché tali normative richiedono la protezione dei dati personali e sensibili.
- Formare gli utenti . Condurre regolarmente corsi di formazione per i dipendenti al fine di renderli consapevoli delle minacce informatiche. È preferibile che gli utenti conoscano i principali vettori e tattiche di attacco. Gli utenti devono sapere cosa fare in caso di segnali sospetti che possono indicare un attacco informatico. Se i dipendenti notano attività sospette, devono segnalarle agli amministratori di sistema.
- Configurare la conservazione . Impostare criteri di conservazione per garantire il ripristino dei dati dai backup per Microsoft 365 effettuati in momenti diversi. Se un’organizzazione deve soddisfare requisiti normativi, il criterio di conservazione deve adattarsi a tali requisiti (evitare di archiviare dati non necessari, conservare i dati di backup per il periodo obbligatorio, ecc.
- Eseguire audit e monitoraggio . Monitorare l’infrastruttura per identificare potenziali problemi. Gli avvisi e le notifiche automatici rendono questo processo più efficace. Audit regolari possono aiutare a individuare le vulnerabilità e a risolverle prima che si verifichi un disastro, evitando la perdita di dati.
Vantaggi della scelta di NAKIVO per il backup di Microsoft 365 per le piccole imprese
NAKIVO Backup & Replication è una soluzione completa per la protezione dei dati che supporta il backup per Microsoft 365 ed è ottimale per le piccole imprese. La soluzione NAKIVO contiene un elenco di funzioni utili che offrono un’ampia gamma di vantaggi:
- Ampia copertura di Microsoft 365 . Microsoft Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online e Microsoft Teams sono supportati per il backup e il ripristino.
- Ripristino granulare . È possibile ripristinare oggetti specifici in una ubicazione personalizzata, come e-mail, calendari, contatti, file, cartelle, elenchi, canali, messaggi di chat e altro ancora.
- Impostazioni avanzate di pianificazione e conservazione . Con la soluzione NAKIVO, è possibile pianificare facilmente i backup e implementare complesse politiche di pianificazione e conservazione .
- Crittografia dei backup . La crittografia dei backup di origine può essere utilizzata per crittografare i dati di backup prima di trasferirli in rete a un repository di backup. Inoltre, è possibile configurare separatamente la crittografia di rete o crittografare l’intero repository di backup .
- Immutabilità . I backup immutabili di Microsoft 365 sono protetti contro il ransomware. I backup immutabili possono essere configurati in più ubicazioni, ad esempio in un repository di backup locale e nel cloud.
- Ampio supporto per l’archiviazione dei backup . La soluzione NAKIVO supporta una vasta gamma di archivi di backup, inclusi archivi locali e archivi sul cloud. È possibile archiviare i backup di Microsoft 365 e le copie di backup in ubicazioni diverse e utilizzare l’archiviazione più conveniente per la propria organizzazione. Sono supportati anche dischi locali su server, dispositivi NAS, condivisioni SMB e NFS, nastri, Archiviazione BLOB di Azure , Amazon S3 e archivi compatibili con S3.
NAKIVO Backup & Replication supporta il multi-tenancy e può essere utilizzato dai fornitori di servizi gestiti (MSP) per fornire Backup as a Service (BaaS). Le piccole imprese possono trovare un MSP che fornisce BaaS con la soluzione NAKIVO come opzione alternativa all’implementazione della soluzione nella propria infrastruttura. È possibile visualizzare l’elenco completo delle funzioni nella pagina delle funzioni di NAKIVO .
Conclusione
Il backup di Microsoft 365 è necessario per le aziende e le piccole organizzazioni per garantire la protezione dei dati. Per implementare una strategia efficace di backup dei dati Microsoft 365 per le piccole imprese, le organizzazioni dovrebbero seguire le procedure consigliate e utilizzare una soluzione moderna di protezione dei dati che supporti tutti i servizi Microsoft 365 necessari. Utilizzate NAKIVO Backup & Replication per proteggere in modo efficiente i dati Microsoft 365 a un prezzo accessibile. 
