6 powodów, dla których warto wykonać kopię zapasową danych Microsoft 365
Z Office 365 korzysta ponad milion firm na całym świecie, a jego udział w rynku wynosi prawie 46% udziału w światowym rynku pakietów biurowych. Ta ogromna popularność sprawia, że Microsoft 365 staje się głównym celem różnego rodzaju zagrożeń, które zazwyczaj prowadzą do utraty danych i zakłóceń w działalności.
Organizacje korzystające z Office 365 muszą sięgać po rozwiązania innych firm, które pozwalają im chronić swoje środowiska, aby zminimalizować ryzyko i zapewnić ciągłość działania. Jedną z najpopularniejszych metod zabezpieczania Microsoft 365 jest wykonywanie kopii zapasowych danych. W tym poście wymieniono najważniejsze powody, dla których warto wykonywać kopie zapasowe danych z Office 365. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nowoczesne narzędzie do ochrony danych może pomóc Ci zmniejszyć ryzyko utraty danych i przestojów.
Dlaczego wykonywanie kopii zapasowej w Office 365 jest ważne?
Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie modelem wspólnej odpowiedzialności Microsoft 365firma Microsoft odpowiada wyłącznie za dostępność swoich aplikacji i infrastruktury, natomiast użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa swoich danych.
Uwaga : Ważne jest, aby zrozumieć ryzyka związane z modelem wspólnej odpowiedzialności , aby móc wdrożyć niezbędne środki ochrony.
Chociaż Office 365 zawiera wbudowane funkcje bezpieczeństwa, zapewniają one ograniczoną ochronę danych i skupiają się przede wszystkim na prywatności oraz zgodności z przepisami. Te natywne narzędzia nie gwarantują możliwości odzyskania danych, dlatego konieczne jest skorzystanie z rozwiązań firm zewnętrznych, które pozwalają zminimalizować ryzyko utraty danych. Najlepszym sposobem na zapewnienie odzyskiwania danych jest wdrożenie nowoczesnego rozwiązania do ochrony danych oraz opracowanie solidnej strategii tworzenia kopii zapasowych.
Dlaczego warto wykonać kopię zapasową danych z Microsoft 365?
Istnieje wiele rodzajów zagrożeń, które mogą naruszyć bezpieczeństwo danych w Office 365. Regularne wykonywanie kopii zapasowych jest optymalną metodą zapewnienia ciągłości działania w przypadku, gdy którekolwiek z tych zagrożeń się zmaterializuje i wpłynie na środowisko użytkownika.
Błąd ludzki
Błędy ludzkie w ogóle, a w szczególności przypadkowe usunięcie danych, są jedna z najczęstszych przyczyn utraty danych w organizacji. Użytkownicy czasami usuwają pojedyncze pliki lub foldery, a w niektórych przypadkach nieumyślnie usuwane są całe dane użytkownika.
Na szczęście usługa Microsoft 365 umożliwia odzyskanie usuniętych danych w określonym okresie przechowywania. Jednak po upływie tego okresu przywrócenie utraconych informacji jest praktycznie niemożliwe. Jedynym sposobem na zagwarantowanie odzyskiwania danych jest regularne tworzenie kopii zapasowych Office 365 i wykorzystywanie ich w razie potrzeby do przywrócenia usuniętych danych.
Zagrożenia wewnętrzne
Oprócz przypadkowego usunięcia użytkownicy wewnątrz organizacji mogą narazić dane na niebezpieczeństwo w inny sposób. Celowa i złośliwa manipulacja danymi stanowi powszechne zagrożenie w świecie biznesu. W niektórych przypadkach niezadowolony pracownik może próbować usunąć lub udostępnić poufne dane przed odejściem z firmy, aby wyrządzić jak największe szkody.
Konieczne jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu oraz jak najszybsza aktualizacja uprawnień użytkowników. Najlepszym sposobem na ograniczenie zagrożeń wewnętrznych jest jednak tworzenie regularnych kopii zapasowych danych z Office 365 i bezpieczne przechowywanie ich w oddzielnej lokalizacji. Dzięki temu, w przypadku gdy pracownik spróbuje usunąć informacje o kluczowym znaczeniu dla działalności firmy, będzie można je po prostu przywrócić bez wpływu na środowisko produkcyjne.
Zagrożenia zewnętrzne
Liczba i stopień zaawansowania cyberataków, takich jak ataki ransomware i złośliwe oprogramowanie, stale rosną. Udany atak ransomware może zainfekować całą infrastrukturę, zaszyfrować dane i unieruchomić działalność firmy.
Niestety, nawet najbardziej zaawansowane środki ochrony mogą zawieść, narażając firmę na łaskę cyberprzestępców, którzy zazwyczaj żądają okupu w zamian za wydanie danych. Ponadto nie ma gwarancji, że firma uzyska dostęp do zaszyfrowanych danych nawet po zapłaceniu żądanego okupu.
Najskuteczniejszym sposobem przeciwdziałania ryzyku cyberataków jest posiadanie kopii zapasowej Office 365, która jest bezpiecznie przechowywana zdalnie, w trybie offline lub w chmurze niezmienne repozytorium. W przypadku infekcji oprogramowaniem wymuszającym okup można szybko przywrócić kopie zapasowe i wznowić normalną działalność biznesową przy minimalnym lub zerowym czasie przestoju.
Luki w zasadach przechowywania danych i wymagania zgodności
Głównym celem zasad przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 jest wskazanie, jak długo należy przechowywać określone rodzaje informacji, aby zachować zgodność z normami, przepisami i ustawami obowiązującymi w danej branży. Należy zawsze być gotowym do odzyskania takich danych, gdy zajdzie taka potrzeba, aby uniknąć konsekwencji finansowych i prawnych. Ponadto usługa Office 365 zawiera funkcję eDiscovery, która umożliwia lokalizowanie i pobieranie danych niezbędnych do spełnienia wymagań zgodności z przepisami.
Należy pamiętać, że zasady przechowywania danych nie stanowią pełnoprawnego zamiennika kopii zapasowej. Funkcje przechowywania danych w usłudze Microsoft 365 są ograniczone, ponieważ dane są przechowywane przez stosunkowo krótki czas i nie są odpowiednio chronione.
Z prawnego i regulacyjnego punktu widzenia konsekwencje braku wykonania kopii zapasowej informacji mogą być szkodliwe dla organizacji. Na szczęście nowoczesne rozwiązania do ochrony danych pozwalają na przechowywanie kopii zapasowych tak długo, jak jest to potrzebne, oraz w różnych lokalizacjach. Zapewniają one również niezbędne zabezpieczenia gwarantujące, że kopie zapasowe nie zostaną zmodyfikowane ani usunięte. Ponadto można korzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania, aby znaleźć potrzebne dane, oraz przeprowadzić szczegółowe odzyskiwanie, aby szybko przywrócić tylko te pliki i foldery, które są potrzebne.
Integracja z narzędziami innych firm
Pakiet Office 365 słynie z wysokiego stopnia dostosowania i może łatwo integrować się z różnymi narzędziami innych firm, aby poprawić komfort użytkowania i zwiększyć wydajność codziennych czynności. Jednak im więcej usług integrujesz, tym więcej luk w zabezpieczeniach tworzysz, ponieważ narzędzia te mogą nie spełniać tych samych standardów bezpieczeństwa, co aplikacje natywne.
W przypadku, gdy jedno z tych narzędzi stanie się celem cyberataku lub zostanie zainfekowane oprogramowaniem wymuszającym okup, szkody mogą łatwo rozprzestrzenić się na aplikacje Microsoft 365 i spowodować utratę danych lub przestoje. Zamiast próbować usunąć infekcję lub narzędzie zewnętrzne, możesz po prostu odzyskać dane z kopii zapasowych i zapewnić ciągłość działania firmy.
Zaleca się integrację z zaawansowanym rozwiązaniem do ochrony danych, które pozwala zautomatyzować procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Niektóre z tych narzędzi oferują elastyczne funkcje planowania, które pomagają uprościć administrację i zarządzanie kopiami zapasowymi.
Złożoność danych w Microsoft Teams
W ostatnich latach gwałtownie wzrosła liczba organizacji korzystających z Microsoft Teams w celu usprawnienia pracy zdalnej. Należy pamiętać, że dane w Teams nie są samodzielną całością. Innymi słowy, niektóre informacje są przechowywane w innych aplikacjach, takich jak SharePoint Online, OneDrive i Exchange Online.
Tego typu dane są trudne w zarządzaniu, a co ważniejsze – w zabezpieczeniu. Na szczęście niektóre nowoczesne rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych oferują kompleksową ochronę całego środowiska Microsoft 365. Wdrażając takie narzędzia, można wykonaj kopię zapasową aplikacji Microsoft Teams dane niezależnie od tego, gdzie się znajdują, oraz zapewnić możliwość ich odzyskania w przypadku awarii lub zakłóceń.
Wnioski
Chociaż usługa Microsoft 365 zawiera natywne funkcje zabezpieczeń, są one na ogół ograniczone i nie zapewniają niezbędnej ochrony. Ponadto istnieje wiele zagrożeń, które narażają bezpieczeństwo danych Office 365. Jedynym sposobem na zminimalizowanie ryzyka utraty danych lub przestojów jest wdrożenie zaawansowanego rozwiązania do ochrony danych, które umożliwia wykonanie kopii zapasowej i odzyskiwanie danych.
