6 powodów, dla których warto wykonać kopię zapasową danych z Microsoft 365
Z pakietu Office 365 korzysta ponad milion firm na całym świecie, a jego udział w rynku wynosi prawie 46% udziału w światowym rynku pakietów biurowych. Ta ogromna popularność sprawia, że Microsoft 365 staje się głównym celem różnego rodzaju zagrożeń, które zazwyczaj prowadzą do utraty danych i zakłóceń w działalności.
Organizacje korzystające z Office 365 muszą korzystać z rozwiązań innych firm, które pozwalają im chronić swoje środowiska, aby zminimalizować ryzyko i zapewnić ciągłość działania. Jedną z najczęstszych metod zabezpieczania Microsoft 365 jest wykonywanie kopii zapasowych danych. W tym poście wymieniono najważniejsze powody, dla których należy wykonać kopię zapasową danych Office 365. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nowoczesne narzędzie do ochrony danych może pomóc Ci zmniejszyć ryzyko utraty danych i przestojów.
Dlaczego wykonanie kopii zapasowej w Office 365 jest ważne?
Zgodnie z Model wspólnej odpowiedzialności w usłudze Microsoft 365firma Microsoft odpowiada wyłącznie za dostępność swoich aplikacji i infrastruktury, natomiast użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa swoich danych.
Uwaga : Ważne jest, aby zrozumieć ryzyko związane z modelem wspólnej odpowiedzialności , aby można było wdrożyć niezbędne środki ochrony.
Chociaż Office 365 zawiera wbudowane funkcje bezpieczeństwa, zapewniają one ograniczoną ochronę danych i koncentrują się przede wszystkim na prywatności i zgodności z przepisami. Te natywne narzędzia nie gwarantują możliwości odzyskania danych, dlatego konieczne jest poleganie na środkach zapewnianych przez podmioty zewnętrzne, które pozwalają zminimalizować ryzyko utraty danych. Najlepszym podejściem do zapewnienia Odzyskiwania danych jest wdrożenie nowoczesnego rozwiązania do ochrony danych oraz opracowanie solidnej strategii tworzenia kopii zapasowych.
Dlaczego warto wykonać kopię zapasową danych Microsoft 365?
Istnieje wiele rodzajów zagrożeń, które mogą naruszyć bezpieczeństwo danych Office 365. Regularne wykonywanie kopii zapasowych to optymalna metoda zapewnienia ciągłości działania w przypadku, gdy którekolwiek z tych zagrożeń się zmaterializuje i wpłynie na środowisko użytkownika.
Błąd ludzki
Błędy ludzkie w ogóle, a w szczególności przypadkowe usunięcie danych, są jedna z najczęstszych przyczyn utraty danych w organizacji. Użytkownicy czasami usuwają pojedyncze pliki lub foldery, a w niektórych przypadkach nieumyślnie usuwane są całe dane użytkownika.
Na szczęście Microsoft 365 pozwala na odzyskanie usuniętych danych w określonym okresie przechowywania. Jednak po upływie tego okresu przywrócenie utraconych informacji jest prawie niemożliwe. Jedynym sposobem na zagwarantowanie odzyskiwania danych jest wykonywanie regularnych kopii zapasowych Office 365 i wykorzystywanie ich w razie potrzeby do przywrócenia usuniętych danych.
Zagrożenia wewnętrzne
Oprócz przypadkowego usunięcia, użytkownicy wewnątrz organizacji mogą zagrażać danym na inne sposoby. Celowa i złośliwa manipulacja danymi jest powszechnym zagrożeniem w świecie biznesu. W niektórych przypadkach niezadowolony pracownik może próbować usunąć lub udostępnić poufne dane przed odejściem z firmy, aby wyrządzić jak największe szkody.
Konieczne jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu i jak najszybsza aktualizacja uprawnień użytkowników. Najlepszym sposobem na ograniczenie zagrożeń wewnętrznych jest jednak tworzenie regularnych kopii zapasowych Office 365 i bezpieczne przechowywanie ich w oddzielnej lokalizacji. Dzięki temu, w przypadku gdy pracownik spróbuje usunąć informacje o znaczeniu krytycznym dla działalności, można je po prostu przywrócić bez wpływu na środowisko produkcyjne.
Zagrożenia zewnętrzne
Liczba i stopień zaawansowania cyberataków, takich jak ataki oprogramowania wymuszającego okup i złośliwe oprogramowanie, stale rosną. Udany atak oprogramowania wymuszającego okup może zainfekować całą infrastrukturę, przeprowadzić szyfrowanie danych i wstrzymać działalność firmy.
Niestety, nawet najbardziej zaawansowane środki ochrony mogą zawieść, narażając firmę na łaskę cyberprzestępców, którzy zazwyczaj żądają okupu w zamian za wydanie danych. Ponadto nie ma gwarancji, że nawet po zapłaceniu żądanego okupu uda się odzyskać dostęp do zaszyfrowanych danych.
Najskuteczniejszą metodą przeciwdziałania ryzyku cyberataków jest posiadanie kopii zapasowej Office 365, która jest bezpiecznie przechowywana zdalnie, w trybie offline lub w niezmienne repozytorium. W przypadku infekcji oprogramowaniem wymuszającym okup można szybko przywrócić kopie zapasowe i wznowić normalną działalność biznesową przy minimalnym lub zerowym czasie przestoju.
Luki w zasadach przechowywania danych i wymagania dotyczące zgodności
Głównym celem zasad przechowywania danych w Microsoft 365 jest wskazanie, jak długo należy przechowywać określone rodzaje informacji, aby zachować zgodność z normami, przepisami i prawem obowiązującym w danej branży. Należy zawsze być gotowym do odzyskania takich danych, gdy zajdzie taka potrzeba, aby uniknąć konsekwencji finansowych i prawnych. Ponadto Office 365 zawiera funkcję eDiscovery, która umożliwia lokalizowanie i pobieranie danych niezbędnych do spełnienia wymagań dotyczących zgodności z przepisami.
Należy pamiętać, że zasady przechowywania danych nie są realną alternatywą dla kopii zapasowych. Funkcje przechowywania danych w Microsoft 365 są ograniczone, ponieważ dane są przechowywane przez stosunkowo krótki czas i nie są dobrze chronione.
Z prawnego i regulacyjnego punktu widzenia konsekwencje braku wykonania kopii zapasowej informacji mogą być szkodliwe dla organizacji. Na szczęście nowoczesne rozwiązania do ochrony danych pozwalają na przechowywanie kopii zapasowych tak długo, jak jest to potrzebne, oraz w różnych lokalizacjach. Zapewniają one również wymagane zabezpieczenia, gwarantujące, że kopie zapasowe nie zostaną zmodyfikowane ani usunięte. Ponadto można korzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania, aby znaleźć potrzebne dane, oraz przeprowadzić szczegółowe odzyskiwanie, aby szybko przywrócić tylko te pliki i foldery, które są potrzebne.
Integracja z narzędziami innych firm
Office 365 jest znany z wysokiego stopnia dostosowania i może łatwo integrować się z różnymi narzędziami innych firm, aby poprawić komfort użytkowania i zwiększyć wydajność codziennych czynności. Jednak im więcej usług integrujesz, tym więcej luk w zabezpieczeniach tworzysz, ponieważ narzędzia te mogą nie spełniać tych samych standardów bezpieczeństwa, co aplikacje natywne.
W przypadku, gdy jedno z tych narzędzi stanie się celem cyberataku lub zostanie zainfekowane oprogramowaniem wymuszającym okup, szkody mogą łatwo rozprzestrzenić się na Aplikacje Microsoft 365 i spowodować utratę danych lub przestoje. Zamiast próbować usunąć infekcję lub narzędzie innej firmy, możesz po prostu odzyskać dane z kopii zapasowych i zapewnić ciągłość działania firmy.
Zaleca się integrację z zaawansowanym rozwiązaniem do ochrony danych, które pozwala zautomatyzować procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Niektóre z tych narzędzi oferują elastyczne funkcje planowania, które pomagają uprościć administrację i zarządzanie kopiami zapasowymi.
Złożoność danych w Microsoft Teams
W ostatnich latach gwałtownie wzrosła liczba organizacji korzystających z Microsoft Teams w celu usprawnienia pracy zdalnej. Należy pamiętać, że dane w Teams nie są samodzielne. Innymi słowy, niektóre informacje są przechowywane w innych aplikacjach, takich jak SharePoint Online, OneDrive i Exchange Online.
Tego typu dane są trudne w zarządzaniu, a co ważniejsze, w ochronie. Na szczęście niektóre nowoczesne rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych oferują kompleksową ochronę całego środowiska Microsoft 365. Wdrażając takie narzędzia, można Wykonaj kopię zapasową aplikacji Microsoft Teams dane niezależnie od tego, gdzie się znajdują, i zapewnić ich odzyskiwalność w przypadku awarii lub zakłóceń.
Wnioski
Chociaż Microsoft 365 zawiera natywne funkcje bezpieczeństwa, są one zazwyczaj ograniczone i nie zapewniają niezbędnej ochrony. Ponadto istnieje wiele zagrożeń, które narażają bezpieczeństwo danych Office 365. Jedynym sposobem na zminimalizowanie ryzyka utraty danych lub przestoju jest wdrożenie zaawansowanego rozwiązania do ochrony danych, które umożliwia wykonanie kopii zapasowej i odzyskiwanie danych.
