Poradnik dotyczący wyszukiwania starych wiadomości e-mail w usłudze Microsoft 365 (Office 365)
Usługi pocztowe Microsoft Exchange i Outlook należą do najpopularniejszych aplikacji pocztowych w środowiskach biznesowych. Czasami nowi użytkownicy nie mogą odnaleźć starych wiadomości e-mail w kliencie Outlooka lub aplikacji internetowej Outlooka po upływie trzech lub dwunastu miesięcy. Jedną z możliwych przyczyn może być nieprawidłowe ustawienia synchronizacji w programie Outlook.
Przeczytaj ten wpis na blogu, aby dowiedzieć się, jak odnaleźć stare wiadomości e-mail i odzyskać wiadomości z Outlooka.
Wyszukiwanie starych wiadomości e-mail w kliencie Outlook
Jeśli korzystasz z programu Outlook na komputerze z systemem Windows, spróbuj wyszukać stare wiadomości e-mail w zainstalowanej wersji programu Microsoft Outlook, która jest skonfigurowana do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail z usługi Microsoft 365. W tym kliencie poczty stare wiadomości e-mail są pogrupowane w grupie „Starsze wiadomości”, co może utrudniać znalezienie potrzebnej wiadomości. Otwórz Folder kartę menu i kliknij New Search Folder.
W oknie „Nowy folder wyszukiwania” kliknij Old email w sekcji „Organizowanie poczty” . Kliknij Choose i wybierz potrzebny okres, na przykład „Starsze niż 3 miesiące” . Możesz wybrać dni, tygodnie i miesiące. W menu rozwijanym u dołu okna wybierz potrzebne konto Microsoft 365 w programie Outlook. Kliknij OK , aby zapisać ustawienia i zamknąć okno.
Wróć do głównego okna programu Microsoft Outlook. Teraz w sekcji Foldery wyszukiwania w panelu nawigacyjnym widoczny jest folder o nazwie Starsze niż 3 miesiące . Kliknij ten folder, aby wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail starsze niż trzy miesiące w programie Outlook. Jeśli usuniesz ten folder wyszukiwania, wiadomości e-mail nie zostaną usunięte.
Ta metoda pomaga znaleźć stare wiadomości e-mail w programie Outlook, jeśli zostały one wcześniej odebrane przez program Outlook dla Twojego konta Microsoft 365 i jeśli stare wiadomości e-mail nie zostały usunięte.
Sprawdź tryb buforowania Exchange
Tryb buforowania Exchange to ustawienie w programie Outlook, które określa okres, przez jaki wiadomości e-mail są przechowywane w lokalnej pamięci używanej przez program Outlook zainstalowany na komputerze dla kont korzystających z usług poczty e-mail Microsoft Exchange.
Kliknij File > Account Settings > Account Settings , aby skonfigurować opcje dla użytkownika. Jeśli program Outlook jest skonfigurowany do korzystania z wielu kont, wybierz potrzebne konto e-mail z menu rozwijanego na tej stronie.
Na stronie Ustawienia konta kliknij potrzebne konto, a następnie kliknij Change.
Sprawdź ustawienia trybu buforowania Exchange , które są dostępne tylko dla kont Exchange. Domyślnie klient Outlook w systemie Windows używa lokalnej pamięci na komputerze do przechowywania wiadomości e-mail przez 1 rok. Następnie starsze wiadomości e-mail są usuwane z lokalnego magazynu klienta Outlook. Przesuń suwak w prawo z 1 roku na All. Kliknij Next i zakończ konfigurację, a następnie uruchom ponownie program Outlook, aby zmiany zaczęły obowiązywać. Po tym Twoje stare wiadomości e-mail nie powinny być usuwane po trzech lub dwunastu miesiącach.
To ustawienie można również dostosować w Rejestrze systemu Windows oraz w edytorze zasad grupy.
Korzystanie z funkcji wyszukiwania zaawansowanego w programie Outlook
Można również korzystać z funkcji wyszukiwania zaawansowanego w programie Microsoft Outlook, w tym w Outlook Online dla Microsoft 365 (wersja internetowa programu Outlook). Przyjrzyjmy się opcjom wyszukiwania zaawansowanego w programie Outlook Online dla Microsoft 365:
- Kliknij pasek
Searchi kliknij ikonę z trzema poziomymi liniami, aby otworzyć opcje wyszukiwania zaawansowanego. - Wprowadź wymagane parametry w odpowiednich polach wyszukiwania: Od, Do, DW, Temat, Słowa kluczowe, Data od-do oraz Status przeczytania. Zaznacz pole wyboru Załączniki , jeśli chcesz znaleźć wiadomość e-mail z załącznikami.
- Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij
Search.
Dodatkowo możesz użyć operatorów wyszukiwania, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyniki. Te operatory to AND, NOT, OR (te trzy operatory są pisane wielkimi literami), <, >, = i inne. Jeśli korzystasz z widoku wyszukiwania zaawansowanego, wpisz frazy wyszukiwania z operatorami w polu Słowa kluczowe.
Jeśli wpiszemy disaster AND recovery w pasku wyszukiwania, wyniki zwrócą wiadomości e-mail zawierające disaster recovery w treści. Kolejność nie musi być taka sama; na przykład recovery disaster również pasuje do zapytania.
Jeśli wpiszemy disaster NOT recovery, wyszukiwanie zwróci wyniki zawierające disaster (pierwsze słowo kluczowe przed operatorem wyszukiwania), ale bez recovery.
Jeśli wpiszemy disaster OR recovery, wyszukiwanie zwróci wszystkie wyniki zawierające disaster ze wszystkimi wariantami wymienionymi w pierwszym wierszu tabeli, recovery lub oba (disaster recovery, recovery disasteritp.).
Możesz spróbować użyć filtrów wyszukiwania z operatorami, aby znaleźć e-maily o wymaganej wielkości:
messagesize:KB– znajdź e-maily mniejsze niż 10 KBmessagesize:>5 MB– znajdź e-maily większe niż 5 MB
Korzystając z Filtry wyszukiwania w programie Outlook, w tym ich kombinacji, możesz zawęzić wyniki wyszukiwania i znaleźć potrzebne stare e-maily.
Odzyskiwanie starych wiadomości e-mail w Outlooku w sieci Web
Korzystając z internetowej wersji programu Outlook do pracy z pocztą e-mail w usłudze Microsoft 365, użytkownicy mogą również stwierdzić, że nie mogą znaleźć starych wiadomości e-mail. Stare wiadomości e-mail mogą być automatycznie przenoszone do folderu Archiwum . Najpierw sprawdź folder Archiwum w internetowej wersji programu Outlook dla Microsoft 365.
Jeśli nie możesz znaleźć starych wiadomości e-mail w folderze Archiwum , sprawdź folder Elementy usunięte w programie Outlook dla sieci Web, ponieważ Microsoft 365 może usuwać elementy poczty e-mail starsze niż określony czas. Jeśli znajdziesz potrzebne wiadomości w folderze „ ” (Usunięte) , zaznacz je i kliknij „ Restore”. Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy na wiadomość, a następnie w menu kontekstowym wybrać opcję „ Move > Inbox ” lub wybrać inny folder, do którego chcesz przenieść usuniętą wiadomość e-mail. Możesz odzyskaj elementy usunięte z tego folderu z kosza drugiego stopnia, klikając odpowiedni przycisk. Sprawdź również opcje filtrowania, ponieważ niektóre elementy nie są wyświetlane, jeśli zastosowano konfigurację filtra niestandardowego.
Sprawdź zasady przechowywania
Administratorzy mogą ustawić zasady przechowywania, aby zdefiniować warunki usuwania wiadomości e-mail. Zasady przechowywania służą do ustawiania okresu, po upływie którego wiadomości e-mail są archiwizowane lub usuwane. Jeśli domyślne ustawienia przechowywania nie są odpowiednie dla użytkowników, administratorzy mogą je edytować w Centrum administracyjnym Microsoft 365 Exchange. Otwórz Centrum administracyjne Exchange, wybierz compliance management, a następnie wybierz retention policies. Kliknij przycisk ołówka, aby przeprowadzić edycję wybranego ustawienia, lub kliknij przycisk + , aby utworzyć nowe ustawienie przechowywania. Istnieje jedna domyślna zasada o nazwie Default MRM Policy .
Zasada jest konfigurowana przy użyciu tagów przechowywania, które definiują reguły i warunki, kiedy wiadomości e-mail powinny zostać usunięte lub zarchiwizowane. Na przykład można skonfigurować archiwizację wiadomości e-mail po 2 latach i ich usuwanie po 5 latach. Przejdź do karty retention tags w sekcji compliance management i skonfiguruj tagi przechowywania. Tagi przechowywania są również używane do umożliwienia tymczasowego odzyskiwania usuniętych wiadomości e-mail (za pomocą Kosza).
W nowym interfejs internetowy centrum administracyjnym administratorzy mogą skonfigurować etykiety dla różnych typów treści w Zarządzanie informacjami ustawieniach, aby zdefiniować zasady przechowywania.
Po skonfigurowaniu zasad przechowywania administratorzy Microsoft 365 mogą przypisać te zasady do wszystkich użytkowników lub do wybranych użytkowników w Centrum administracyjne Exchange. Przejdź do Recipients > Mailboxes, wybierz potrzebne konto użytkownika, a następnie kliknij Manage mailbox policies. W tym oknie możesz również uzyskać dostęp do innych opcji, takich jak Zarządzaj archiwum skrzynki pocztowej oraz Odzyskaj usunięte elementy .
W oknie Zasady skrzynek pocztowych kliknij ikonę ołówka , aby edytować ustawienia. Następnie możesz wybrać jedną z dostępnych zasad przechowywania z odpowiedniego menu rozwijanego. Kliknij Save , aby zapisać konfigurację dla użytkownika.
Jeśli użytkownik kliknie prawym przyciskiem myszy folder wiadomości e-mail w internetowej wersji programu Outlook dla Office 365, w menu kontekstowym dostępna jest opcja Assign policy. 
Administrator usługi Microsoft 365 może odzyskać usunięte wiadomości e-mail w Centrum administracyjnym Exchange. Aby odzyskać usunięte wiadomości ze skrzynki pocztowej użytkownika usługi Microsoft 365, należy wybrać użytkownika, a następnie kliknąć opcję „ Recover deleted items”. W oknie, które się otworzy, należy określić zakres czasowy oraz datę początkową wyszukiwania potrzebnych wiadomości e-mail. Wybierz opcję „ ” (Wyszukaj wiadomości e-mail), „Custom date” (Data niestandardowa) oraz zakres „ ” (Od), a następnie ustaw datę początkową, od której mają być wyświetlane usunięte wiadomości e-mail. Następnie kliknij przycisk „ Apply filter ” (Wyszukaj).
Po znalezieniu wiadomości e-mail wybierz potrzebne wiadomości i kliknij „ Recover deleted items” (Odzyskiwanie wybranych wiadomości). Ta metoda może pomóc, jeśli wiadomości e-mail nie zostały usunięte trwale. W przeciwnym razie konieczne będzie odzyskiwanie wiadomości e-mail z kopii zapasowej.
Odzyskiwanie starych wiadomości e-mail z kopii zapasowej
Najbardziej niezawodną metodą odzyskiwania starych wiadomości e-mail w przypadku ich usunięcia jest odzyskiwanie z kopii zapasowej. Posiadanie kopii zapasowej pozwala przywrócić wiadomości e-mail, które zostały automatycznie usunięte z powodu zasad polityki przechowywania danych, błędów ludzkich, ataków złośliwego oprogramowania lub nieprawidłowej konfiguracji Exchange i innych ustawień Microsoft 365. W tym przypadku kopia zapasowa poczty e-mail Microsoft 365 musi być wykonywana regularnie, ponieważ nie wiadomo, kiedy można utracić dane.
NAKIVO Backup & Replication to kompleksowe rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje Kopia zapasowa dla Microsoft 365 w tym Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Jeśli posiadasz kopie zapasowe poczty e-mail Microsoft 365 utworzone za pomocą NAKIVO Backup & Replication, możesz odzyskać całą zawartość skrzynki pocztowej lub konkretne wiadomości e-mail do lokalizacji źródłowej lub niestandardowej. Umów się na prezentację na żywo aby zobaczyć, co można zrobić z tym produktem.
Wnioski
W tym wpisie na blogu omówiono, jak znaleźć stare wiadomości e-mail w Microsoft 365. Stare wiadomości e-mail mogą być automatycznie usuwane w zależności od zasad przechowywania przypisanych do tych wiadomości e-mail w usłudze Microsoft 365. Administratorzy mogą dostosować zasady przechowywania i ustawienia zarządzania informacjami w centrum administracyjnym usługi Microsoft 365, aby pomóc użytkownikom, którzy muszą znaleźć stare wiadomości e-mail w programie Outlook lub Outlook Online. Oprócz konfiguracji ustawień przechowywania zaleca się regularne wykonywanie kopii zapasowej danych usługi Microsoft 365, aby móc odzyskać stare wiadomości e-mail, jeśli zostały one usunięte z jakiegokolwiek powodu.
