Najważniejsze wskazówki dotyczące zapisywania wiadomości e-mail z pakietu Microsoft 365 na komputerze
Istnieje wiele powodów, dla których warto pobrać wiadomości e-mail z usługi Office 365 na komputer stacjonarny. Twoja subskrypcja Microsoft 365 dobiega końca i nie zamierzasz jej przedłużać. Aby uniknąć utraty danych, chcesz wyeksportować wiadomości e-mail z usługi Office 365. Innym przypadkiem użycia eksportu wiadomości e-mail z usługi Office 365 jest konieczność wykonania kopii zapasowej poczty. Posiadając kopię danych e-mailowych lokalnie, czujesz się bezpieczniej i ograniczasz problemy związane z przerwami w działaniu usług internetowych.
W tym wpisie na blogu wyjaśniono, jak zapisać wiadomości e-mail z poczty internetowej Office 365 oraz jak zapisać wiadomość e-mail na komputerze stacjonarnym za pomocą samodzielnego klienta poczty e-mail. Omówiono różne metody: na przykład zapisywanie jednej wiadomości e-mail z Microsoft 365 do jednego pliku oraz zapisywanie wielu wiadomości do jednego pliku. Przeczytaj wpis na blogu i wybierz metodę, która najbardziej Ci odpowiada.
Eksportowanie do formatu PDF z Outlook Online
Dzięki tej metodzie możesz skorzystać z wirtualnej drukarki PDF, która „drukuje” wiadomość e-mail do pliku PDF, umożliwiając w ten sposób eksportowanie wiadomości e-mail z Office 365 do formatu PDF. Następnie możesz zapisać ten plik PDF na swoim komputerze stacjonarnym.
Zaloguj się do Office 365 przy użyciu konta Microsoft 365 w przeglądarce internetowej i otwórz Outlook Online, aby uzyskać dostęp do poczty e-mail Microsoft 365.
Wybierz potrzebną wiadomość e-mail, która jest przechowywana w odpowiednim folderze pocztowym.
Kliknij trzy kropki … i w menu, które się otworzy, wybierz Print.
W interfejsie internetowym Outlook Online pojawi się nowe okno.
Zobaczysz podgląd wiadomości e-mail Microsoft 365, którą zamierzasz wyeksportować.
Kliknij Print , aby kontynuować i przejść do listy drukarek fizycznych i wirtualnych dostępnych w systemie operacyjnym.
W sekcji Destination na stronie Print wybierz potrzebną drukarkę z listy rozwijanej. Należy wybrać drukarkę wirtualną, która drukuje wiadomość e-mail z Microsoft 365 do pliku PDF. W tym przykładzie wybieram drukarkę o nazwie Microsoft Print to PDF. W moim przypadku dostępne są alternatywne opcje – Save to PDF i Adobe PDF.
Uwaga : Dodatkowa wirtualna drukarka Adobe PDF jest instalowana w systemie podczas instalacji programu Adobe Acrobat.
Kliknij Print , aby zapisać plik.
Wprowadź nazwę i wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik PDF.
Eksportowanie do formatu PDF w programie Microsoft Office Outlook
Jeśli korzystasz z samodzielnej wersji programu Microsoft Office Outlook zainstalowanej w systemie Windows, masz więcej opcji zapisywania wiadomości e-mail z usługi Microsoft 365 w różnych formatach plików na komputerze stacjonarnym. Wyjaśnię, jak zapisać wiadomość e-mail z Microsoft 365 na komputerze stacjonarnym w formacie PDF w programie Microsoft Office Outlook 2016. Domyślnie w programie Microsoft Office Outlook nie ma bezpośredniej opcji zapisywania wiadomości e-mail w formacie PDF, ale istnieją sposoby, które pozwalają to zrobić.
Musisz skonfigurować swoje konto w programie Microsoft Office Outlook, aby wysyłać i odbierać wiadomości e-mail z usługi Microsoft 365 za pomocą samodzielnego klienta poczty e-mail. Przeczytaj, jak skonfigurować program skonfigurować klienta e-maila zainstalowany na Twoim komputerze, aby korzystać z poczty e-mail Microsoft na komputerze.
W programie Microsoft Office Outlook wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać jako plik PDF na komputerze.
Kliknij File > Print , aby otworzyć ustawienia drukowania. 
Wybierz drukarkę z menu rozwijanego na stronie Print w programie Microsoft Office Outlook. Należy wybrać drukarkę wirtualną, która drukuje wiadomości e-mail do pliku PDF. Z listy drukarek wybierz Microsoft Print to PDF . Możesz również wybrać inną wirtualną drukarkę PDF, jeśli w systemie operacyjnym masz zainstalowane inne drukarki. Nowsze wersje systemu Windows zawierają wbudowaną wirtualną drukarkę Microsoft PDF. W starszych wersjach systemu Windows można ręcznie zainstalować niezbędne narzędzie zapewniające wirtualną drukarkę PDF.
Następnie kliknij Print , aby wysłać wybraną wiadomość e-mail z Microsoft 365 do wirtualnej drukarki.
Wprowadź nazwę pliku, wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik PDF, a następnie kliknij Save , aby zakończyć.
Jak zapisać wiadomość e-mail z Microsoft 365 w różnych formatach plików w programie Outlook
Jeśli korzystasz z samodzielnej wersji programu Microsoft Office Outlook zainstalowanej na komputerze, możesz eksportować wiadomości e-mail z Office 365 do formatów plików innych niż PDF. Zobaczmy, jak wyeksportować wiadomości e-mail do innych formatów.
Wybierz wiadomość e-mail z Microsoft 365, którą chcesz wyeksportować w programie Microsoft Office Outlook (wyjaśniono w poprzedniej sekcji).
Następnie kliknij File > Save As.
Wybierz lokalizację na pulpicie, w której chcesz zapisać plik, i wprowadź nazwę pliku. Domyślnie jako nazwa eksportowanego pliku używana jest nazwa tematu zdefiniowana w wiadomości e-mail Microsoft 365.
Wybierz jeden z obsługiwanych typów plików (Zapisz jako typ):
TXT– plik tekstowy bez obrazów i innych danych.OFT– plik szablonu programu Outlook, który służy do tworzenia szablonów nowych wiadomości e-mail.MSG(format wiadomości programu Outlook). Jest to starsza wersja pliku MSG. Nie wszystkie znaki Unicode są obsługiwane.MSG(format wiadomości programu Outlook — Unicode). Jest to nowsza wersja formatu pliku MSG. Ten typ formatu MSG jest preferowany, ponieważ obsługuje pełen zakres znaków Unicode.HTML— format pliku strony internetowej, do którego można wyeksportować wiadomość e-mail. Wszystkie elementy używane do wyświetlenia strony HTML z pliku HTML są zapisywane jako osobne pliki w podkatalogu powiązanym z plikiem HTML. W rezultacie na dysku twardym znajduje się więcej małych plików (których skopiowanie zajmuje więcej czasu, jeśli kopiujesz dużą liczbę zapisanych stron).MHT– format pliku archiwum strony internetowej. Cała zawartość, w tym tekst, obrazy i inne dane HTML, jest zapisywana w jednym pliku, który można otworzyć w przeglądarce internetowej. Pliki w formacie MHT mogą również mieć rozszerzenie MHTML.
Kliknij Save , aby zakończyć i zapisać plik.
Należy pamiętać, że eksportowanie dużej liczby wiadomości e-mail z Microsoft 365 do pojedynczych plików utrudnia wyszukiwanie danych w tych wyeksportowanych wiadomościach.
Jak pobrać wiadomości e-mail z Office 365 do pliku PST
Możesz zapisać wszystkie wiadomości e-mail z konta Microsoft 365 do pliku PST, korzystając z samodzielnego klienta Outlooka zainstalowanego w systemie operacyjnym jako część pakietu Microsoft Office. Program Microsoft Office Outlook musi być skonfigurowany dla danego konta do pracy z serwerami POP3 i SMTP firmy Microsoft, a wiadomości e-mail muszą być już pobrane do programu Microsoft Office Outlook, zanim będzie można je wyeksportować do pliku PST.
Plik PST (Personal Storage Table) to plik danych programu Outlook, który zawiera wszystkie elementy poczty e-mail zapisane przez klienta poczty na dysku twardym. W przypadku programu Outlook konta e-mail POP3 zazwyczaj przechowują powiązane dane w plikach PST. Konta IMAP w programie Outlook 2013 i wcześniejszych wersjach przechowują dane w plikach PST. Nowsze wersje programu Outlook przechowują dane w plikach OST dla kont IMAP.
Zaletą kopiowania lub eksportowania wiadomości e-mail z Microsoft 365 do pliku PST jest to, że załączniki są również zapisywane w pliku PST. W plikach PST masz całą potrzebną zawartość, w przeciwieństwie do tego, co otrzymujesz po eksportowaniu wiadomości e-mail do plików TXT, HTML lub PDF. Po otwarciu w programie Outlook pliki PST umożliwiają przeprowadzanie wyszukiwań indeksowanych.
Kliknij File, a na stronie Account Information wybierz potrzebne konto e-mail Microsoft 365 z listy rozwijanej. Następnie kliknij Account Settingsi ponownie kliknij Account Settings .
Wybierz kartę Data Files w oknie Account Settings i kliknij Open File Location.
Ponieważ korzystam z systemu Windows, mój plik PST jest wyświetlany w nowym oknie otwartym w Eksploratorze Windows. Skopiuj plik PST używany do przechowywania danych e-mail dla poczty Microsoft 365 i wklej ten plik w bezpieczne miejsce. Tę kopię pliku PST można uznać za kopię zapasową poczty Microsoft 365.
Jak wyeksportować wiadomości e-mail z Office 365 do plików CSV i PST
Jeśli korzystasz z samodzielnej wersji programu Microsoft Office Outlook, oto wskazówki dotyczące zapisywania wiadomości e-mail dla konta Office 365. Możesz wyeksportować dane z klienta poczty do plików CSV i PST. Pliki CSV można otworzyć w programie Microsoft Excel. Informacje przechowywane w plikach CSV są oddzielone przecinkami.
Wybierz potrzebną wiadomość e-mail w programie Microsoft Office Outlook.
Kliknij File > Open & Export i naciśnij Import/Export. 
Otworzy się okno Import and Export Wizard .
Wybierz Export to a file. Na każdym etapie kreatora klikaj Next , aby kontynuować.
Utwórz plik typu . Wybierz jeden z dwóch dostępnych formatów plików
Comma Separated Values (.scv)Outlook Data File (.pst)
W tym przykładzie wyeksportujemy wiadomości e-mail z Office 365 do pliku CSV.
Wybierz folder, z którego chcesz eksportować . Wybieram folder Inbox , ponieważ muszę wyeksportować wiadomości e-mail z Office 365 otrzymane przez mojego użytkownika.
Ustaw lokalizację eksportu pliku. Kliknij Browse i wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać plik. Zapisuję wyeksportowany plik jako C:tempexport01.csv.
W następnym oknie możesz przypisać pola niestandardowe do wyeksportowanego pliku CSV. Kliknij Finish , aby rozpocząć eksport i zamknąć kreatora.
Jeśli używasz tej metody do eksportowania wiadomości e-mail z Office 365 do pliku PST, możesz wyeksportować tylko jeden folder wiadomości e-mail. Jest to różnica między tą metodą a metodą opisaną powyżej, w której kopiuje się plik PST zawierający wszystkie foldery wiadomości e-mail dostępne w kliencie Outlook dla konta e-mail Microsoft 365.
Jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail z Office 365 w NAKIVO Backup & Replication
Możesz ułatwić sobie życie, korzystając z dedykowanego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail z Microsoft 365, które pozwala na tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail dla potrzebnych kont oraz odzyskiwanie folderów skrzynek pocztowych lub wiadomości e-mail do lokalizacji źródłowej lub niestandardowej. NAKIVO Backup & Replication to rozwiązanie do ochrony danych, które łączy wszystkie te funkcje i zawiera wiele dodatkowych funkcji służących do ochrony danych poczty e-mail Microsoft 365 oraz innych danych Office 365. Możesz wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail lokalnie w repozytorium kopii zapasowych, tworzyć wiele punktów odzyskiwania oraz przeprowadzać natychmiastowe odzyskiwanie wiadomości e-mail, załączników, folderów, kontaktów i elementów kalendarza. Możesz zaplanować zadania wykonywania kopii zapasowej (do uruchamiania automatycznego) lub wykonywać je na żądanie (ręcznie).
Pozwólcie, że wyjaśnię prosty proces odzyskiwania wiadomości e-mail w NAKIVO Backup & Replication. Zanim będzie można odzyskać wiadomości e-mail, należy dodać konto Microsoft 365 do zasobów, utworzyć repozytorium repozytorium kopii zapasowych SaaS oraz utworzyć zadanie tworzenia kopii zapasowej Microsoft 365. Konfiguracja została szczegółowo opisana w poście na blogu dotyczącym Odzyskiwanie wiadomości e-mail z usługi Microsoft 365 oraz w centrum pomocy. Przeczytaj również o konfiguracja tworzenia kopii zapasowych w usłudze SharePoint Online.
Aby odzyskać wiadomość e-mail Microsoft 365 lub załączony plik z kopii zapasowej w NAKIVO Backup & Replication, przejdź do strony głównej interfejsu internetowego produktu, wybierz zadanie wykonania kopii zapasowej, kliknij Recoveri wybierz Microsoft 365 w menu, które się otworzy.
Otworzy się Object Recovery Wizard dla Microsoft 365. Kreator składa się z 5 kroków.
-
Backup. Wybierz skrzynkę pocztową Microsoft 365 zawierającą wiadomości e-mail, które chcesz odzyskać. W moim przypadku utworzono zadanie wykonania kopii zapasowej wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej“Michael Bose”i zamierzam wybrać tę skrzynkę do odzyskania. Następnie wybierz odpowiedni punkt odzyskiwania w prawym panelu interfejsu. Na każdym etapie kreatora odzyskiwania kliknijNext, aby kontynuować.
Recovery Account. Wybierz konto Microsoft 365, na które chcesz odzyskać dane e-mailowe Microsoft 365. W moim przykładzie wybieram moje konto Office 365 do procesu odzyskiwania danych.
Ważne: Nie należy mylić konta Microsoft 365 dla całego środowiska Office 365 organizacji z kontem Microsoft 365 dla użytkownika w ramach organizacji (takim jak konto użytkownika poczty e-mail).
-
Objects. Wybierz obiekty skrzynki pocztowej Microsoft 365 dostępne dla wybranego zadania wykonania kopii zapasowej. Zaznacz pola wyboru przy potrzebnych wiadomościach e-mail, folderach e-mail lub wszystkich wiadomościach e-mail/załącznikach w skrzynce pocztowej. Możesz również odzyskać kontakty i kalendarze. Wybieram wiadomość odBlog Team SitedoRecover. Kliknij wybraną wiadomość, aby otworzyć jej podgląd.
Strona podglądu otwiera się w interfejsie internetowym NAKIVO Backup & Replication. Możesz zobaczyć treść wiadomości wraz z tekstem i obrazami. Jedną z zalet podglądu jest to, że w sekcji Attachments widoczne są wszystkie załączniki. Kliknij nazwę potrzebnego pliku i zapisz załączony plik na komputerze stacjonarnym bezpośrednio po wykonaniu kopii zapasowej. Możesz zamknąć tę stronę, klikając przycisk X lub Close Message i wrócić do strony Objects , która stanowi trzeci krok kreatora odzyskiwania obiektów. Następnie możesz przejść do kolejnego kroku.
-
Options. Wybierz typ odzyskiwania i zachowanie nadpisywania.
Dostępne są dwie opcje typu odzyskiwania:
- Odzyskaj do pierwotnej lokalizacji
- Odzyskaj do skrzynki pocztowej
Dostępne są trzy opcje zachowania podczas nadpisywania:
- Zmień nazwę odzyskanego elementu, jeśli taki element istnieje
- Pomiń odzyskany element, jeśli taki element istnieje
- Nadpisz oryginalny element, jeśli taki element istnieje
Kliknij Recover , aby rozpocząć proces odzyskiwania. Następnie zostaniesz przekierowany do step 5 (Finish) , gdzie możesz przejść do strony Activities , aby sprawdzić status postępu odzyskiwania. 
Po zakończeniu procesu odzyskiwania sprawdź odzyskane dane poczty e-mail z Microsoft 365 w określonej lokalizacji.
Podsumowanie
W tym wpisie na blogu omówiono, jak eksportować wiadomości e-mail z Office 365 oraz jak zapisywać wiadomości e-mail za pomocą natywnych narzędzi Microsoftu na komputerze stacjonarnym. Teraz wiesz już, jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail z Office 365, jednak natywne narzędzia nie zapewniają funkcji niezbędnych do elastycznego przywracania danych z określonego momentu. Jeśli chcesz zautomatyzować Kopie zapasowe poczty e-mail w usłudze Microsoft 365, wypróbuj NAKIVO Backup & Replication — profesjonalne rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje Exchange Online, OneDrive dla Firm oraz Wykonać kopię zapasową SharePoint Online.
