Kompleksowy przewodnik po zarządzaniu archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym w usłudze Office 365
W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest funkcja „Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym” w usłudze Office 365, jak ją włączyć oraz jakie są najlepsze rozwiązania dotyczące jej stosowania. Każdego roku dochodzi do nawet 53% małych i średnich przedsiębiorstw staje w obliczu postępowania sądowego spraw sądowych, a około 90% organizacji staje w pewnym momencie swojej działalności w obliczu postępowania sądowego. W połączeniu z ponad dwoma milionami organizacje na całym świecie korzystające z pakietu Microsoft 365przypadków te liczby uzasadniają potrzebę stosowania funkcji „Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym”. Przyjrzyjmy się, jak usprawnić zarządzanie archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym oraz ogólną ochronę danych w Twojej organizacji w odniesieniu do danych w usłudze Office 365.
Czym jest archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym w usłudze Office 365?
Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym, znana również jako Microsoft 365 Legal Hold, to funkcja usługi Office 365, która umożliwia organizacjom zachowanie elementów danych w skrzynkach pocztowych przez określony czas. Funkcja ta jest wykorzystywana przez organizacje do celów e-discovery w sprawach sądowych.
Należy pamiętać, że po ustawieniu archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym ma pierwszeństwo przed ustawieniami automatycznego usuwania i niestandardowymi zasadami przechowywania. Pracownicy nie mogą usuwać elementów danych, takich jak pliki OneDrive, wiadomości komunikacyjne Teams lub wiadomości e-mail w Outlooku.
Przez cały okres archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym administratorzy mogą znaleźć chronione dane za pośrednictwem Core eDiscovery. Użytkownicy nadal mogą korzystać z funkcji skrzynek pocztowych, czyli wysyłać i odbierać nowe wiadomości e-mail. Jednak cała zawartość skrzynek pocztowych, w tym elementy usunięte i wszelkie wersje oryginalne, które zostały później zmodyfikowane, a także skrzynki archiwalne (jeśli są włączone), są zablokowane i chronione. Okres archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym można skonfigurować w oparciu o potrzeby organizacji i wymagania prawne.
Należy pamiętać, że archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym w Office 365 nie jest funkcją tworzenia kopii zapasowej i nie należy traktować go jako takiej. Jednym z powodów jest to, że funkcje archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym opierają się na infrastrukturze Microsoft 365, co oznacza, że nie można uzyskać dostępu do danych w przypadku wystąpienia zakłóceń po stronie usługi. Innym powodem jest brak elastycznych ustawień przechowywania, które umożliwiałyby przywracanie danych z określonego momentu, tworzenie niezależnych kopii danych oraz korzystanie z niezawodnych narzędzi zapobiegających lukom w przechowywaniu.
Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym w Office 365 a zasady przechowywania danych
Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym w Office 365 ma na celu pomóc organizacjom w terminowym dostarczaniu danych wymaganych podczas postępowań sądowych. Z drugiej strony zasady przechowywania danych w Microsoft 365 to reguły zarządzania danymi, które pozwalają administratorom proaktywnie organizować przechowywanie i usuwanie danych. Zasady przechowywania danych stanowią część ogólnej strategii zarządzania danymi w organizacji i mogą być stosowane do różnych typów danych, w tym skrzynek pocztowych, rozmów w aplikacji Teams, zasobów OneDrive oraz elementów w usłudze SharePoint.
Organizacje konfigurują zasady przechowywania danych w oparciu o potrzeby wewnętrzne. Można stosować konkretne zasady dla poszczególnych repozytoriów i elementów danych, które należy zachować, usunąć lub zachować, a następnie usunąć.
Jak włączyć archiwizację w związku z postępowaniem sądowym w Office 365
Aby umieścić skrzynkę pocztową w stanie archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w centrum administracyjnym Microsoft 365, wykonaj następujące czynności:
- W centrum administracyjnym Microsoft 365 przejdź do
Users>Active users. - Wybierz użytkownika, dla którego chcesz ustawić archiwizację w związku z postępowaniem sądowym.
- Na stronie właściwości znajdź kartę
Mail. Następnie przejdź doMore actions>Manage litigation hold. - Zaznacz pole wyboru
Turn on litigation hold. Następnie podaj następujące informacje (opcjonalnie):Hold duration (days): Możesz ustawić okres w dniach, przez który archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym ma obowiązywać. Data rozpoczęcia jest liczona od dnia otrzymania lub utworzenia elementu skrzynki pocztowej. System blokuje element i utrzymuje go w niezmienionym stanie do upływu określonego okresu archiwizacji. Możesz pozostawić to pole puste, aby ustawić nieokreślony okres archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym. W takim przypadku elementy pozostają zamrożone do momentu ręcznego usunięcia archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym.Note visible to the user: To pole umożliwia poinformowanie użytkownika skrzynki pocztowej o zastosowanej archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym. W programie Outlook 2010 i nowszych wersjach notatka pojawia się na stronie Informacje o koncie w skrzynce pocztowej.Web page with more information for the user: W tym polu można dodać link, który przekieruje użytkownika do strony z dodatkowymi informacjami na temat archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym. W programie Outlook 2010 i nowszych wersjach adres URL wyświetla się na stronie Informacje o koncie.
- Wybierz
Save changesna stronie Archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym.
Po utworzeniu archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w usłudze Office 365 dla użytkownika pojawi się powiadomienie informujące, że zmiany mogą zacząć obowiązywać dopiero po upływie do 240 minut.
Typowe wyzwania związane z archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym w Office 365
Wyzwania związane z archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym w Office 365 pojawiają się w organizacjach, które muszą przestrzegać rygorystycznych wymagań prawnych, protokołów i przepisów. Im bardziej wrażliwe są dane (osobowe, finansowe, medyczne itp.), tym większym wyzwaniem dla organizacji jest utrzymanie bezpieczeństwa, dostępności i integralności tych danych.
Jedną z kwestii związanych z wykorzystaniem funkcji archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w Office 365 jako narzędzia do zarządzania danymi jest ograniczony zestaw możliwości, nawet w przypadku podstawowych metod zarządzania danymi, w porównaniu z bardziej zaawansowanymi narzędziami dostępnymi u innych dostawców. Staje się to jeszcze bardziej istotne, jeśli weźmiemy pod uwagę model wspólnej odpowiedzialności oraz potrzebę kopia zapasowa tworzona przez oprogramowanie innych producentów w celu ochrony danych z usługi Microsoft 365.
Kolejnym wyzwaniem jest wdrożenie funkcji archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w Microsoft Office 365 przez pracowników bez wiedzy technicznej. Osoba niedoświadczona w korzystaniu z tej konkretnej funkcji może nie być w stanie prawidłowo obsługiwać danych. Takie przypadki wymagają pomocy działów IT w celu wdrożenia, przetworzenia lub zniesienia ograniczeń związanych z archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym.
Ponadto administracja skrzynkami pocztowymi objętymi archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym jest możliwa wyłącznie za pośrednictwem Centrum administracyjnego Exchange lub interfejsu wiersza poleceń. Aby zapewnić maksymalną wydajność, korzystanie z obu narzędzi wymaga od użytkownika specjalistycznej wiedzy informatycznej.
Wreszcie funkcja archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym zaczyna zapisywać dane dopiero po aktywacji. Jeśli użytkownik usunie dane bez aktywowanej funkcji blokady prawnej, usuniętego rekordu nie da się przywrócić. To kolejny powód, dla którego nie należy polegać na tworzeniu kopii zapasowej i odzyskiwaniu danych za pomocą funkcji archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w Microsoft 365.
Najlepsze rozwiązania dotyczące blokady prawnej w Microsoft 365
Poniższe zalecenia mogą pomóc w bardziej efektywnym korzystaniu z funkcji archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w Microsoft 365.
Wiedz, gdzie znajdują się dane
Aby wstrzymać dane zaraz po otrzymaniu powiadomienia o postępowaniu sądowym, musisz znać lokalizację danych. Rozważ utworzenie mapy pokazującej, które repozytorium zawiera jakie dane. Taka wizualizacja pozwala szybko znaleźć wymagane rekordy i zastosować do nich ustawienia wstrzymania, aby uniknąć niepożądanego usunięcia.
Stwórz jasne role
W zarządzaniu danymi opiekun to osoba, która jest właścicielem i ponosi odpowiedzialność za dane, które organizacja musi zachować. Poinformuj odpowiednich pracowników z wyprzedzeniem, że są opiekunami danych wrażliwych. Następnie upewnij się, że wiedzą, które dane należy chronić i jak włączyć archiwizację w związku z postępowaniem sądowym w Office 365, gdy zajdzie taka potrzeba.
Możesz również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawy związane z archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym i poinstruować innych pracowników, z kim należy się skontaktować w razie pytań dotyczących procedury i danych.
Skonsultuj się z ekspertami IT na wczesnym etapie
Rozważ skonsultowanie się z ekspertami IT przed zaplanowaniem i wdrożeniem określonych procedur archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym w Microsoft Office 365. Zarządzanie danymi objętymi archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym wymaga znajomości interfejsu wiersza poleceń lub Centrum administracji Exchange, co oznacza, że w każdym przypadku zaangażowany jest dział IT. Możesz uniknąć dodatkowego ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów, upewniając się, że eksperci IT znają odpowiednie funkcje Microsoftu oraz specyfikę archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym.
Wdrażaj powtarzalne procedury
W oparciu o instrukcje, schematy danych i wiedzę informatyczną możesz opracować procedury dotyczące archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym, których będą mogli przestrzegać Twoi pracownicy. Opisz, co należy zrobić po otrzymaniu wniosku o archiwizację w związku z postępowaniem sądowym, jak prowadzić dokumentację w trakcie tego procesu oraz jak prawidłowo dokonać wydania archiwizacji. Zapewni to szybką reakcję na kwestie prawne, dostępność krytycznych danych przez cały wymagany okres oraz szybki powrót po awarii do normalnych zasad przechowywania danych po upływie okresu archiwizacji. Ponadto można wykorzystać powtarzalne przepływy pracy do efektywnego szkolenia pracowników.
Wydanie blokady w odpowiednim czasie
Po zakończeniu procesu, który spowodował uruchomienie archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym, można ją znieść i przywrócić standardowe zasady przechowywania danych. Na przykład folder „Elementy do odzyskania” przechowuje wszystkie elementy usunięte przez użytkownika w okresie obowiązywania blokady prawnej, a elementów tych nie można trwale usunąć. Po włączeniu blokady folder ten ma domyślny limit 110 GB na skrzynkę pocztową. Chociaż limit ten można zwiększyć, nie należy przechowywać usuniętych danych dłużej, niż jest to absolutnie konieczne do spełnienia wymagań prawnych.
Tworzenie kopii zapasowych danych
Jak wspomniano powyżej, archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym w usłudze Microsoft Office 365 nie jest funkcją tworzenia kopii zapasowych, ale raczej funkcją, która pomaga organizacjom zapewnić dostępność danych SaaS i zgodność z przepisami. Jednak w takich przypadkach dostępność danych jest związana między innymi z dostępem do usługi Microsoft 365 i terminową aktywacją archiwizacji. Możesz stracić krytyczne dane i narazić się na sankcje, na przykład w przypadku włączenia funkcji archiwizacji w związku z postępowaniem sądowym później niż to jest wymagane. Potencjalne problemy na poziomie usług Microsoft mogą również stwarzać dodatkowe ryzyko.
Aby zapobiec utracie danych i uniknąć niepożądanych konsekwencji finansowych oraz utraty reputacji, rozważ wdrożenie dedykowanego rozwiązania do wykonywania kopii zapasowych dla Microsoft 365. NAKIVO Backup & Replication dla Microsoft 365 to niezawodne rozwiązanie, które umożliwia wykonanie kopii zapasowej danych w Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Rozwiązanie NAKIVO umożliwia również natychmiastowe, szczegółowe odzyskiwanie elementów danych Microsoft 365 bezpośrednio z kopii zapasowych. Można łatwo znaleźć i przywrócić wymagane dane do pierwotnej lub niestandardowej lokalizacji, aby spełnić wymagania dotyczące e-discovery i zapewnić zgodność z przepisami.
