Jak korzystać z SharePoint Online do zarządzania danymi: kompletny przewodnik
SharePoint to coś więcej niż tylko miejsce do przechowywania dokumentów. To potężna platforma do zarządzania danymi i współpracy. SharePoint może służyć jako system zarządzania danymi, pozwalający rozwiązać problemy związane z tradycyjnymi udziałami plików. Wyszukiwanie dokumentów może być czasochłonne, gdy chcesz znaleźć dokument zapisany w klasycznym udziale systemu Windows na serwerze plików zawierającym dużą liczbę plików.
W tym wpisie na blogu omówiono narzędzia do zarządzania platformą SharePoint oraz wyjaśniono, jak korzystać z systemu zarządzania dokumentami SharePoint w celu przechowywania i kategoryzowania danych oraz zwiększania wydajności pracy z dokumentami udostępnionymi i innymi plikami. Jako przykłady wykorzystamy platformę SharePoint Online w usłudze Microsoft 365.
Hierarchia witryn
Za pomocą platformy SharePoint można stworzyć architekturę informacyjną oraz hierarchię witryn dla swojej organizacji. Przed rozpoczęciem tworzenia treści i wgrywania danych do SharePoint należy zdefiniować swoją wizję przechowywania danych w tym systemie. Zaplanowanie sposobu przechowywania danych w SharePoint w oparciu o sposób, w jaki organizacja będzie z nich korzystać, pozwala uprościć korzystanie z platformy w przyszłości. Należy określić, jakie treści planuje się przechowywać w SharePoint, czy pliki będą udostępniane innym użytkownikom oraz jakie typy witryn zostaną utworzone w SharePoint. Należy nakreślić hierarchię witryn. Na przykład można wykorzystać różne witryny dla głównych kategorii i utworzyć podwitryny dla podkategorii. Można na przykład utworzyć witrynę zespołu dla programistów oraz podwitryny służące do przechowywania dokumentacji dotyczącej ASP .NET, C++, Java, Python i innych języków programowania.
Rozpoczynając korzystanie z SharePoint Online, otrzymujesz jedną kolekcję witryn, która stanowi najwyższy poziom struktury witryn w SharePoint. Kolekcja witryn może zawierać witryny i podwitryny, a jej nazwa ma postać https://your-organization-name.sharepoint.com . W moim przypadku nazwa kolekcji witryn to https://nakivo.sharepoint.com .
Jeśli chcesz utworzyć złożoną strukturę witryn w swojej sieci intranetowej, może być konieczne utworzenie wielu kolekcji witryn. Kolekcjami witryn w usłudze SharePoint Online można zarządzać, korzystając z linku:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
W naszym przypadku korzystamy z następujących linków:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Firma Microsoft ogłosiła, że link ten przestanie być dostępny pod koniec 2020 roku. Pamiętaj, aby sprawdzać aktualizacje na stronie internetowej firmy Microsoft.
Tworzenie podstron
Aby utworzyć podstronę, otwórz swoją witrynę SharePoint. W panelu nawigacyjnym kliknij Site contents i na stronie Zawartość witryny kliknij New > Subsite.
Wprowadź wymagane parametry i skonfiguruj nową podstronę. W tym przykładzie tworzymy podstronę o następujących parametrach.
Tytuł: Podstrona bloga 01
Opis: Podstrona testowa dla bloga NAKIVO
Adres strony internetowej: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Wybór szablonu. Język: angielski
Współpraca: Strona zespołu (klasyczny interfejs)
Uprawnienia użytkowników:
- Użyj tych samych uprawnień, co strona nadrzędna
- Wyświetlaj tę stronę w panelu szybkiego uruchamiania strony nadrzędnej? (Tak/Nie)
- Wyświetlaj tę stronę na górnym pasku linków strony nadrzędnej? (Tak/Nie)
Czy chcesz korzystać z górnego paska linków strony nadrzędnej? (Tak/Nie)
W podobny sposób utworzymy drugą podstronę ( Podstrona 02 ) na naszej stronie głównej ( Strona zespołu blogowego ) za pomocą narzędzi do zarządzania SharePoint.
Sprawdzanie hierarchii stron
Po utworzeniu strony i podstron możesz sprawdzić hierarchię swojej witryny.
W panelu nawigacyjnym wybierz Site contents, a następnie kliknij Site settings.
Na stronie Ustawienia witryny kliknij Site hierarchy. Na tej stronie dostępnych jest wiele innych ustawień. Zapamiętaj, jak otworzyć stronę Ustawienia witryny , ponieważ będziesz jej potrzebować później do skonfigurowania zarządzania dokumentami w SharePoint.
Po otwarciu strony Hierarchia witryny możesz zobaczyć podwitryny znajdujące się w Twojej witrynie. W moim przykładzie są dwie podwitryny – Podwitryna bloga 01 oraz Podwitryna 02 . 
Bezpieczeństwo
SharePoint zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Jednak to administratorzy są odpowiedzialni za wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz skonfigurowanie właściwych uprawnień i zasad. Dostęp do dokumentów można kontrolować na poziomie folderów. Do konfigurowania dostępu użytkowników zazwyczaj wykorzystuje się grupy SharePoint, ponieważ jest to wygodniejsze i bardziej niezawodne rozwiązanie w porównaniu z indywidualnym konfigurowaniem uprawnień dostępu dla każdego użytkownika. Korzystanie z grup do zarządzania dokumentami w SharePoint i ograniczania dostępu zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Rozważmy przykład konfiguracji uprawnień do witryny przy użyciu narzędzi do zarządzania SharePoint.
Przejdź do Site Settingsi kliknij Site permissions.
Na karcie Uprawnienia otworzonej strony widoczni są użytkownicy, grupy oraz ich uprawnienia dostępu do witryny SharePoint. Kliknij Create group , aby utworzyć nową grupę. Następnie możesz dodawać członków do grupy, zarządzać uprawnieniami itp.
Klasyfikacja informacji
Oprócz hierarchii witryny wykorzystaj klasyfikację informacji do budowy architektury informacji w SharePoint. SharePoint umożliwia wykorzystanie metadanych do nowoczesnej organizacji treści i klasyfikacji plików. Jeśli zdefiniujesz metadane dla plików przechowywanych w SharePoint, nawet jeśli pliki te nie są posortowane do odpowiednich folderów, możesz je filtrować i sortować według metadanych w podobny sposób, jak sortuje się pliki według nazwy, rozmiaru i daty modyfikacji w Eksploratorze Windows. Data modyfikacji i rozmiar pliku to przykłady metadanych.
SharePoint udostępnia funkcje umożliwiające tworzenie niestandardowych typów metadanych. Na przykład, jeśli stosujesz klasyczne podejście, przechowujesz pliki DOC z fakturami w różnych folderach, używając nazwy organizacji, która wysłała fakturę, jako nazwy folderu (na przykład jako nazwy folderów używane są nazwy firm Microsoft, Oracle i VMware). Jeśli przechowujesz wszystkie te dokumenty w jednym folderze, możesz zdefiniować typ metadanych i ustawić kategorię metadanych „Firma”, a następnie ustawić typ jako nazwę firmy. Po wprowadzeniu nazwy firmy dla każdego dokumentu w metadanych można wyszukiwać dokumenty dotyczące danej firmy.
Uwaga: SharePoint wykorzystuje mechanizmy indeksowania i przeszukiwania w celu usprawnienia wyszukiwania plików. System zarządzania danymi SharePoint wykorzystuje automatyczne indeksowanie danych w połączeniu z metadanymi w celu przyspieszenia wyszukiwania.
Sorting by vendor and by city in directories. Załóżmy, że niektóre firmy produkują towary w wielu miastach, a w każdym mieście działa kilka firm (dostawców). Można utworzyć foldery o nazwach dostawców, zawierające podfoldery o nazwach miast. Albo odwrotnie: foldery o nazwach miast, zawierające podfoldery o nazwach firm. Jedna firma może mieć wiele adresów w jednym mieście. W takim przypadku zapisanie tych danych (nazwa dostawcy, miasto, adres) w metadanych może być przydatne do uporządkowania danych i usprawnienia funkcji wyszukiwania. Funkcja „
Metadata navigation ” służy do dynamicznego filtrowania plików przechowywanych w bibliotekach i listach SharePoint. Metadane są wyświetlane w kolumnach bibliotek SharePoint. Nawigacja oparta na metadanych jest dostępna po skonfigurowaniu biblioteki z niestandardowymi kolumnami metadanych. Poniżej przyjrzymy się ustawieniom związanym z metadanymi w ramach zarządzania dokumentami SharePoint w usłudze SharePoint Online.
Metadane
Metadane to dodatkowe informacje o plikach (nazywane są również danymi o danych). Wykorzystaj metadane do klasyfikacji dokumentów, szybkiego wyszukiwania i sprawnej nawigacji w witrynie SharePoint, jeśli dysponujesz dużą ilością treści. Każda kategoria plików może posiadać unikalne właściwości metadanych. Utwórz kolumny i skonfiguruj widok w bibliotece SharePoint. Dowiedzmy się, jak skonfigurować metadane dla plików przechowywanych w bibliotekach SharePoint.
Otwórz bibliotekę i kliknij +Add column. W menu, które się otworzy, wybierz odpowiednią kategorię metadanych, na przykład Lokalizacja . Jak utworzyć nową bibliotekę, dowiesz się na stronie ten wpis na blogu.
Utwórz kolumnę. Wpisz nazwę kolumny, na przykład Producent . Wpisz opis (opcjonalnie). W menu rozwijanym wybierz typ danych ( Lokalizacja w naszym przypadku). Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby wyświetlić powiązane kolumny w bieżącym widoku. Chcemy zdefiniować Kraj lub region oraz Miasto dla plików przechowywanych w naszej bibliotece SharePoint. Kliknij More Options , aby rozwinąć dodatkowe opcje. Teraz możesz ustawić wymagane dane kolumn dla wszystkich plików, które są przesyłane do biblioteki i dodawane do wszystkich typów zawartości. Kliknij Save , aby zapisać ustawienia.
Przed utworzeniem nowych kolumn w celu dodania metadanych przesłaliśmy już kilka plików do biblioteki. Możemy jednak dodać metadane do istniejących plików. Kliknij prawym przyciskiem myszy trzy kropki obok odpowiedniego pliku, a następnie w menu, które się otworzy, wybierz opcję Details.
W oknie, które się otworzy, możemy teraz wybrać producenta, na przykład NAKIVO. SharePoint automatycznie wyszukuje wszystkie pasujące wartości i wyświetla adres wybranego producenta. Po wybraniu wszystkich niezbędnych parametrów możemy zamknąć to okno znajdujące się po prawej stronie interfejsu internetowego. Zmiany są zapisywane automatycznie.
Teraz widać, że metadane są wyświetlane w trzech niestandardowych kolumnach dla każdego pliku w bibliotece (Producent, Producent: Miasto oraz Producent: Kraj).
Można również skonfigurować wymagane informacje pod adresem Library settings > Columns , klikając nazwę kolumny. Jeśli informacje metadanych są wymagane, użytkownik nie może zakończyć przesyłania pliku przed wypełnieniem wymaganych metadanych.
Włącz nawigację według metadanych
Domyślnie nawigacja i filtrowanie według metadanych nie są włączone i należy włączyć tę funkcję ręcznie.
Przejdź do ustawień witryny, a następnie w sekcji „Działania witryny” kliknij Manage site features.
Znajdź na tej stronie opcję Metadata Navigation and Filtering i kliknij Activate. Pod tą opcją wyświetla się krótki komentarz.
Przejdź do ustawień biblioteki (jak wyjaśniono wcześniej).
Kliknij Metadata navigation settings.
Wybierz potrzebne pola hierarchii z listy po lewej stronie i kliknij Add.
W razie potrzeby skonfiguruj automatyczne indeksowanie kolumn, a następnie kliknij OK , aby zapisać ustawienia.
Typy treści
Jak wspomniano powyżej, metadane pomagają organizować treści w witrynach SharePoint i bibliotekach treści. W tym celu tworzone są kolumny niestandardowe z metadanymi. Jeśli jednak musisz przechowywać pliki reprezentujące różne kategorie towarów, zestaw kolumn może być inny dla każdego typu towaru. Załóżmy, że masz monitory i tabliczki czekolady. Monitory mają takie parametry, jak nazwa producenta, nazwa modelu, dane produkcyjne, okres gwarancji, rozdzielczość, wymiary, interfejsy i waga. Tabliczki czekolady mają takie parametry, jak producent, zawartość kakao, data ważności, waga, obecność oleju palmowego (tak/nie) oraz rodzaj opakowania (papier, folia itp.). Załóżmy, że musisz przechowywać różne dokumenty związane z monitorami i tabliczkami czekolady, takie jak zdjęcia, instrukcje obsługi, specyfikacje, gwarancje, skład, warunki przechowywania itp., oraz uporządkować te pliki w SharePoint. Nie możesz zastosować instrukcji obsługi do tabliczek czekolady ani składu do monitorów. Jeśli przechowasz te dokumenty w jednej bibliotece, uzyskasz dużą liczbę kolumn, a niektóre parametry nie będą miały zastosowania podczas przesyłania plików. Możesz utworzyć oddzielną bibliotekę dla każdego typu zawartości, ale w niektórych przypadkach duża liczba bibliotek może sprawić, że wyszukiwanie stanie się uciążliwe i czasochłonne. Aby rozwiązać te problemy, SharePoint umożliwia tworzenie niestandardowych typów zawartości oraz przechowywanie dokumentów powiązanych z różnymi typami zawartości w jednej bibliotece dokumentów.
Typy zawartości to zbiory kolumn (czyli właściwości metadanych) dla określonych rodzajów treści. Utwórz dwa typy zawartości – „monitory” i „tabliczki czekolady” – wraz z odpowiednimi typami metadanych, które odzwierciedlają wymagane cechy elementów. Typy treści są niezależne od formatu pliku.
W rezultacie, podczas przesyłania dokumentu do biblioteki SharePoint, wybiera się potrzebny typ treści i zaznacza się wyłącznie odpowiednie opcje zdefiniowane wcześniej dla tego typu treści. Na przykład, przesyłając plik DOC zawierający instrukcję obsługi monitora, wybiera się typ treści „Monitor” i wprowadza nazwę producenta, nazwę modelu, datę produkcji, okres gwarancji, rozdzielczość, wymiary, interfejsy oraz wagę. Jeśli przesyłasz zdjęcie tabliczki czekolady w formacie JPG, wybierz typ treści „Czekolada” i wprowadź nazwę producenta, zawartość kakao, datę ważności, wagę, informację o obecności oleju palmowego oraz rodzaj opakowania.
Jak utworzyć typ treści w SharePoint Online
Otwórz ustawienia witryny SharePoint zgodnie z powyższym opisem.
W sekcji Galerie projektanta stron internetowych kliknij Site content types.
Otworzy się strona Typy treści witryny . Możesz zobaczyć istniejące typy treści. Kliknij Create , aby utworzyć nowy typ treści.
Otworzy się okno Nowy typ treści witryny . Zdefiniuj wymagane ustawienia.
Nazwa: Sprzęt (na przykład)
Opis (opcjonalnie): Opisuje typy sprzętu
Nadrzędny typ treści. Wybierz nadrzędny typ treści z menu rozwijanego.
Określ grupę typów treści.
Kliknij OK gdy będziesz gotowy, aby zakończyć tworzenie typu treści.
Teraz należy włączyć zarządzanie typami treści. Otwórz bibliotekę, przejdź do Settings > Library settings.
Na stronie ustawień biblioteki kliknij Advanced settings.
Otworzy się strona Ustawienia zaawansowane . Zezwolić na zarządzanie typami treści? Wybierz opcję Yes. Możesz również skonfigurować inne opcje.
Dodawanie niestandardowych typów treści do biblioteki
Teraz należy dodać niestandardowe typy treści do biblioteki.
Wróć do strony ustawień biblioteki.
Kliknij Add from existing site content types na dole strony.
Wybierz utworzone typy zawartości z listy po lewej stronie interfejsu internetowego, a następnie kliknij Add >. Następnie kliknij OK, aby zapisać zmiany. 
Przechowywanie wersji
Przechowywanie wersji to kolejna przydatna funkcja systemu zarządzania dokumentami SharePoint, która pozwala użytkownikom zachowywać poprzednie wersje dokumentów i przywracać je w razie potrzeby (na przykład w przypadku wprowadzenia niepożądanych zmian w dokumencie). Przyjrzyjmy się, jak skonfigurować ustawienia przechowywania wersji.
Otwórz ustawienia biblioteki dokumentów i kliknij Versioning settings.
Na tej stronie można skonfigurować zestaw opcji:
- Wymagaj zatwierdzenia treści dla przesłanych elementów
- Ustaw liczbę wersji głównych i podrzędnych oraz ustaw maksymalną liczbę wersji głównych
- Zdefiniuj ustawienia dla wersji roboczych
- Wymagania dotyczące wycheckowania
Kopia zapasowa danych SharePoint
SharePoint to niezawodna platforma, a system zarządzania danymi SharePoint zapewnia pewne natywne opcje odzyskiwania, jednak zaleca się regularne wykonywanie kopii zapasowej danych przechowywanych w SharePoint. Posiadanie kopii zapasowej danych SharePoint zapewnia więcej opcji odzyskiwania danych. NAKIVO Backup & Replication to kompleksowe rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje tworzenie kopii zapasowych SharePoint Online i SharePoint lokalnie i zapewnia zestaw przydatnych funkcji, takich jak tworzenie kopii przyrostowych, odzyskiwanie z dokładnością do elementów, elastyczne zasady przechowywania oraz, między innymi, inni. NAKIVO Backup & Replication obsługuje tworzenie kopii zapasowych OneDrive dla Firm i Exchange Online w usłudze Microsoft 365.
Wnioski
SharePoint to wielofunkcyjna platforma służąca do współpracy i scentralizowanego przechowywania danych. Zarządzanie dokumentami w SharePoint to przydatny system, który zapewnia szereg korzyści, takich jak bezpieczeństwo, przechowywanie wersji dokumentów, klasyfikacja dokumentów, nawigacja po metadanych, zaawansowane wyszukiwanie plików, dostosowywanie, duża pojemność pamięci oraz współpraca w czasie rzeczywistym. W tym wpisie na blogu omówiono system zarządzania danymi w SharePoint oraz wyjaśniono, jak korzystać z funkcji zarządzania danymi w SharePoint Online, takich jak podstrony, metadane, typy treści, przechowywanie wersji dokumentów i zarządzanie grupami.
Nie zapomnij o zdefiniowaniu hierarchii witryn na początku korzystania z SharePoint i zadbaj o bezpieczeństwo danych w SharePoint, regularnie wykonując kopię zapasową danych.
