Jak korzystać z SharePoint Online do zarządzania danymi: kompletny przewodnik
SharePoint to coś więcej niż tylko miejsce do przechowywania dokumentów. To potężna platforma do zarządzania danymi i współpracy. SharePoint może służyć jako system zarządzania danymi, który rozwiązuje problemy związane z tradycyjnymi udziałami plików. Wyszukiwanie dokumentów może być czasochłonne, gdy chcesz znaleźć dokument zapisany w klasycznym udziale Windows na serwerze plików z dużą liczbą plików.
Ten wpis na blogu omawia narzędzia do zarządzania SharePoint i wyjaśnia, jak korzystać z systemu zarządzania dokumentami SharePoint do przechowywania i kategoryzowania danych oraz zwiększania wydajności pracy z dokumentami współdzielonymi i innymi plikami. Jako przykłady wykorzystamy SharePoint Online w Microsoft 365.
Hierarchia witryn
Za pomocą platformy SharePoint można stworzyć architekturę informacji oraz hierarchię witryn dla swojej organizacji. Przed rozpoczęciem tworzenia treści i wgrywania danych do SharePoint należy zdefiniować koncepcję przechowywania danych w tym systemie. Zaplanowanie sposobu przechowywania danych w SharePoint w oparciu o sposób, w jaki organizacja będzie z nich korzystać, pozwala uprościć korzystanie z platformy w przyszłości. Zdefiniuj, jakie treści planujesz przechowywać w SharePoint, czy zamierzasz udostępniać pliki innym użytkownikom oraz jakie typy witryn utworzysz w SharePoint. Nakreśl hierarchię witryn. Na przykład możesz używać różnych witryn dla głównych kategorii i tworzyć podwitryny dla podkategorii. Możesz na przykład utworzyć witrynę zespołu dla programistów oraz podwitryny służące do przechowywania dokumentacji dotyczącej ASP .NET, C++, Java, Python i innych języków programowania.
Po rozpoczęciu korzystania z SharePoint Online otrzymujesz jedną kolekcję witryn, która stanowi najwyższy poziom struktury witryn w SharePoint. Kolekcja witryn może zawierać witryny i podwitryny, a jej nazwa ma postać https://your-organization-name.sharepoint.com . W moim przypadku nazwa kolekcji witryn to https://nakivo.sharepoint.com .
Jeśli chcesz stworzyć złożoną strukturę witryn w intranecie, może być konieczne utworzenie wielu kolekcji witryn. Kolekcjami witryn w SharePoint Online można zarządzać za pomocą linku:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
W naszym przypadku używamy następującego linku:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Firma Microsoft ogłosiła, że link ten przestanie być dostępny pod koniec 2020 roku. Pamiętaj, aby sprawdzać aktualizacje na stronie internetowej firmy Microsoft.
Tworzenie podstron
Aby utworzyć podstronę, otwórz swoją witrynę SharePoint. W panelu nawigacyjnym kliknij Site contents i na stronie Zawartość witryny kliknij New > Subsite.
Wprowadź wymagane parametry i skonfiguruj nową podstronę. W tym przykładzie tworzymy podstronę o następujących parametrach.
Tytuł: Podstrona bloga 01
Opis: Podstrona testowa dla bloga NAKIVO
Adres strony internetowej: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Wybór szablonu. Język: angielski
Współpraca: Strona zespołu (klasyczny interfejs)
Uprawnienia użytkownika:
- Użyj tych samych uprawnień co strona nadrzędna
- Wyświetl tę stronę w panelu szybkiego uruchamiania strony nadrzędnej? (Tak/Nie)
- Wyświetl tę stronę na górnym pasku linków strony nadrzędnej? (Tak/Nie)
Używać górnego paska linków witryny nadrzędnej? (Tak/Nie)
Podobnie utworzymy drugą podwitrynę ( Subsite 02 ) w naszej witrynie głównej ( Blog Team Site ) za pomocą narzędzi do zarządzania SharePoint.
Sprawdzanie hierarchii witryn
Po utworzeniu witryny i podwitryn można sprawdzić hierarchię witryn.
W okienku nawigacji wybierz Site contents, a następnie kliknij Site settings.
Na stronie Ustawienia witryny kliknij Site hierarchy. Na tej stronie możesz zobaczyć wiele innych ustawień. Zapamiętaj, jak otworzyć stronę Ustawienia witryny , ponieważ będziesz jej potrzebować później do skonfigurowania zarządzania dokumentami w SharePoint.
Po otwarciu strony Hierarchia witryny możesz zobaczyć podwitryny znajdujące się w Twojej witrynie. W moim przykładzie są dwie podwitryny – Podwitryna bloga 01 oraz Podwitryna 02 . 
Bezpieczeństwo
SharePoint zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Jednak to administratorzy są odpowiedzialni za wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz skonfigurowanie właściwych uprawnień i zasad. Dostęp do dokumentów można kontrolować na poziomie folderów. Do konfiguracji dostępu użytkowników zazwyczaj wykorzystuje się grupy SharePoint, ponieważ jest to wygodniejsze i bardziej niezawodne w porównaniu z indywidualnym konfigurowaniem uprawnień dla każdego użytkownika. Korzystanie z grup do zarządzania dokumentami w SharePoint i ograniczania dostępu zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Rozważmy przykład konfiguracji uprawnień do witryny przy użyciu narzędzi do zarządzania SharePoint.
Przejdź do Site Settingsi kliknij Site permissions.
W zakładce Permissions otwartej strony możesz zobaczyć użytkowników, grupy i ich uprawnienia dostępu do witryny SharePoint. Kliknij Create group , aby utworzyć nową grupę. Następnie możesz dodawać członków do grupy, zarządzać uprawnieniami itp.
Klasyfikacja informacji
Oprócz hierarchii witryny, użyj klasyfikacji informacji do zbudowania architektury informacji w SharePoint. SharePoint umożliwia wykorzystanie metadanych do nowoczesnej organizacji treści i klasyfikacji plików. Jeśli zdefiniujesz metadane dla plików przechowywanych w SharePoint, nawet jeśli pliki te nie są posortowane do odpowiednich folderów, możesz filtrować i sortować pliki według metadanych w podobny sposób, jak sortujesz pliki według nazwy, rozmiaru i daty modyfikacji w Eksploratorze Windows. Data modyfikacji i rozmiar pliku to przykłady metadanych.
SharePoint udostępnia funkcje do tworzenia niestandardowych typów metadanych. Na przykład, jeśli stosujesz klasyczne podejście, przechowujesz pliki DOC z fakturami w różnych folderach, używając nazwy organizacji, która wysłała fakturę, jako nazwy folderu (na przykład jako nazwy folderów używane są nazwy firm Microsoft, Oracle i VMware). Jeśli przechowujesz wszystkie te dokumenty w jednym folderze, możesz zdefiniować typ metadanych i ustawić kategorię metadanych „Firma”, a następnie ustawić typ jako nazwę firmy. Po wprowadzeniu nazwy firmy dla każdego dokumentu w metadanych można wyszukiwać dokumenty dotyczące potrzebnej firmy.
Uwaga: SharePoint wykorzystuje mechanizmy indeksowania w celu usprawnienia wyszukiwania plików. Automatyczne indeksowanie danych w celu szybkiego wyszukiwania jest wykorzystywane przez system zarządzania danymi SharePoint w połączeniu z metadanymi.
Sorting by vendor and by city in directories. Załóżmy, że niektóre firmy produkują towary w wielu miastach, a w każdym mieście działa kilka firm (dostawców). Można utworzyć foldery o nazwach dostawców, zawierające podfoldery o nazwach miast. Albo odwrotnie: foldery o nazwach miast, zawierające podfoldery o nazwach firm. Jedna firma może mieć wiele adresów w jednym mieście. W takim przypadku zapisanie tych danych (nazwa dostawcy, miasto, adres) w metadanych może być przydatne do porządkowania danych i usprawnienia funkcji wyszukiwania.
Metadata navigation to funkcja służąca do dynamicznego filtrowania plików przechowywanych w bibliotekach i listach SharePoint. Metadane są wyświetlane w kolumnach bibliotek SharePoint. Nawigacja po metadanych jest dostępna po skonfigurowaniu biblioteki z niestandardowymi kolumnami metadanych. Poniżej przyjrzymy się ustawieniom związanym z metadanymi dla zarządzania dokumentami w SharePoint Online.
Metadane
Metadane to dodatkowe informacje o plikach (nazywane są również danymi o danych). Używaj metadanych do klasyfikacji dokumentów, szybkiego wyszukiwania i nawigacji w witrynie SharePoint, jeśli masz dużo treści. Każda kategoria plików może mieć unikalne właściwości metadanych. Utwórz kolumny i skonfiguruj widok w bibliotece dokumentów SharePoint. Dowiedzmy się, jak skonfigurować metadane dla plików przechowywanych w bibliotekach SharePoint.
Otwórz bibliotekę i kliknij +Add column. W menu, które się otworzy, wybierz potrzebną kategorię metadanych, na przykład Lokalizacja . Możesz dowiedzieć się, jak utworzyć nową bibliotekę w ten wpis na blogu.
Utwórz kolumnę. Wprowadź nazwę kolumny, na przykład Producent . Wprowadź opis (opcjonalnie). W menu rozwijanym wybierz typ danych ( Lokalizacja w naszym przypadku). Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby wyświetlić powiązane kolumny w bieżącym widoku. Chcemy zdefiniować Kraj lub region oraz Miasto dla plików przechowywanych w naszej bibliotece SharePoint. Kliknij More Options , aby rozwinąć dodatkowe opcje. Teraz możesz ustawić wymagane dane kolumn dla wszystkich plików, które są przesyłane do biblioteki i dodawane do wszystkich typów zawartości. Kliknij Save , aby zapisać ustawienia.
Przed utworzeniem nowych kolumn w celu dodania metadanych przesłaliśmy kilka plików do biblioteki. Możemy jednak dodać metadane do istniejących plików. Kliknij prawym przyciskiem myszy trzy kropki obok odpowiedniego pliku, a w menu, które się otworzy, kliknij Details.
W oknie, które się otworzy, możemy teraz wybrać producenta, na przykład NAKIVO. SharePoint automatycznie wyszukuje wszystkie odpowiednie wartości i wyświetla adres wybranego producenta. Po wybraniu wszystkich niezbędnych parametrów możemy zamknąć to okno znajdujące się po prawej stronie interfejsu internetowego. Zmiany są zapisywane automatycznie.
Teraz widać, że metadane są wyświetlane w trzech niestandardowych kolumnach dla każdego pliku w bibliotece (Producent, Producent: Miasto oraz Producent: Kraj).
Można również skonfigurować wymagane informacje pod adresem Library settings > Columns , klikając nazwę kolumny. Jeśli informacje metadanych są wymagane, użytkownik nie może zakończyć przesyłania pliku przed wypełnieniem wymaganych metadanych.
Włącz nawigację metadanych
Domyślnie nawigacja i filtrowanie metadanych nie są włączone i należy włączyć tę funkcję ręcznie.
Przejdź do ustawień witryny i w sekcji Działania witryny kliknij Manage site features.
Znajdź Metadata Navigation and Filtering na tej stronie i kliknij Activate. Pod tą opcją wyświetlany jest krótki komentarz.
Przejdź do ustawień biblioteki (jak wyjaśniono wcześniej).
Kliknij Metadata navigation settings.
Wybierz potrzebne pola hierarchii z listy po lewej stronie i kliknij Add.
W razie potrzeby skonfiguruj automatyczne indeksowanie kolumn i kliknij OK , aby zapisać ustawienia.
Typy zawartości
Jak wspomniano powyżej, metadane pomagają organizować zawartość w witrynach SharePoint i bibliotekach zawartości. W tym celu tworzone są kolumny niestandardowe z metadanymi. Jeśli jednak musisz przechowywać pliki reprezentujące różne kategorie towarów, zestaw kolumn może być inny dla każdego typu towaru. Załóżmy, że masz monitory i tabliczki czekolady. Monitory mają parametry, takie jak nazwa producenta, nazwa modelu, dane produkcyjne, okres gwarancji, rozdzielczość, wymiary, interfejsy i waga. Tabliczki czekolady mają parametry, takie jak producent, zawartość kakao, data ważności, waga, obecność oleju palmowego (tak/nie) oraz rodzaj opakowania (papier, folia itp.). Załóżmy, że musisz przechowywać różne dokumenty związane z monitorami i tabliczkami czekolady, takie jak zdjęcia, instrukcje obsługi, specyfikacje, gwarancje, skład, warunki przechowywania itp. i uporządkować te pliki w SharePoint. Nie możesz zastosować instrukcji obsługi do tabliczek czekolady ani składu do monitorów. Jeśli przechowujesz te dokumenty w jednej bibliotece, otrzymasz dużą liczbę kolumn, a niektóre parametry nie będą miały zastosowania podczas przesyłania plików. Możesz utworzyć oddzielną bibliotekę dla każdego typu zawartości, ale w niektórych przypadkach duża liczba bibliotek może sprawić, że wyszukiwanie będzie uciążliwe i czasochłonne. Aby rozwiązać te problemy, SharePoint umożliwia tworzenie niestandardowych typów zawartości oraz przechowywanie dokumentów powiązanych z różnymi typami zawartości w jednej bibliotece dokumentów.
Typy zawartości to zbiory kolumn (czyli właściwości metadanych) dla określonych rodzajów treści. Utwórz dwa typy zawartości – „monitory” i „tabliczki czekolady” – wraz z odpowiednimi typami metadanych, które odzwierciedlają wymagane cechy elementów. Typy treści są niezależne od formatu pliku.
W rezultacie, podczas przesyłania dokumentu do biblioteki SharePoint, wybierasz potrzebny typ treści i zaznaczasz tylko odpowiednie opcje zdefiniowane wcześniej dla tego typu treści. Na przykład, przesyłasz plik DOC z instrukcją obsługi monitora, wybierasz typ treści „Monitor” i wpisujesz nazwę producenta, nazwę modelu, datę produkcji, okres gwarancji, rozdzielczość, wymiary, interfejsy oraz wagę. Jeśli przesyłasz zdjęcie tabliczki czekolady w formacie JPG, wybierz typ zawartości „Czekolada” i wprowadź producenta, zawartość kakao, datę ważności, wagę, obecność oleju palmowego oraz rodzaj opakowania.
Jak utworzyć typ zawartości w SharePoint Online
Otwórz ustawienia witryny SharePoint zgodnie z powyższym opisem.
W sekcji Galerie projektanta stron internetowych kliknij Site content types.
Otworzy się strona Typy zawartości witryny . Możesz zobaczyć istniejące typy treści. Kliknij Create , aby utworzyć nowy typ treści.
Otworzy się okno Nowy typ treści witryny . Zdefiniuj wymagane ustawienia.
Nazwa: Sprzęt (na przykład)
Opis (opcjonalnie): Opisuje typy sprzętu
Nadrzędny typ treści. Wybierz nadrzędny typ treści z menu rozwijanego.
Określ grupę typów treści.
Kliknij OK gdy jesteś gotowy, aby zakończyć tworzenie typu treści.
Teraz powinieneś włączyć zarządzanie typami treści. Otwórz swoją bibliotekę, przejdź do Settings > Library settings.
Na stronie ustawień biblioteki kliknij Advanced settings.
Otworzy się strona Ustawienia zaawansowane . Zezwolić na zarządzanie typami treści? Wybierz Yes. Możesz również skonfigurować inne opcje.
Dodawanie niestandardowych typów treści do biblioteki
Teraz powinieneś dodać niestandardowe typy treści do biblioteki.
Wróć do strony ustawień biblioteki.
Kliknij Add from existing site content types na dole strony.
Wybierz typy zawartości, które utworzyłeś, z listy po lewej stronie interfejsu internetowego, a następnie kliknij Add >. Następnie kliknij OK, aby zapisać zmiany. 
Przechowywanie wersji
Przechowywanie wersji to kolejna przydatna funkcja systemu zarządzania dokumentami SharePoint, która pozwala użytkownikom zachowywać poprzednie wersje dokumentów i przywracać je w razie potrzeby (na przykład w przypadku wprowadzenia niepożądanych zmian w dokumencie). Przyjrzyjmy się, jak skonfigurować ustawienia przechowywania wersji.
Otwórz ustawienia biblioteki i kliknij Versioning settings.
Na tej stronie można skonfigurować zestaw opcji:
- Wymagaj zatwierdzenia treści dla przesłanych elementów
- Ustaw liczbę wersji głównych i podrzędnych oraz maksymalną liczbę wersji głównych
- Zdefiniuj ustawienia dla wersji roboczych
- Wymagania dotyczące wycheckowania
Kopia zapasowa danych SharePoint
SharePoint to niezawodna platforma, a system zarządzania danymi SharePoint zapewnia pewne natywne opcje odzyskiwania, jednak zaleca się regularne wykonywanie kopii zapasowej danych przechowywanych w SharePoint. Posiadanie kopii zapasowej danych SharePoint zapewnia więcej opcji odzyskiwania danych. NAKIVO Backup & Replication to kompleksowe rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje tworzenie kopii zapasowych SharePoint Online i SharePoint lokalnie i zapewnia zestaw przydatnych funkcji, takich jak tworzenie kopii przyrostowych, odzyskiwanie z dokładnością do elementów, elastyczne zasady przechowywania oraz inni. NAKIVO Backup & Replication obsługuje tworzenie kopii zapasowych OneDrive dla Firm i Exchange Online w Microsoft 365.
Wnioski
SharePoint to wielofunkcyjna platforma do współpracy i scentralizowanego przechowywania danych. Zarządzanie dokumentami w SharePoint to przydatny system, który zapewnia szereg korzyści, takich jak bezpieczeństwo, przechowywanie wersji dokumentów, klasyfikacja dokumentów, nawigacja po metadanych, zaawansowane wyszukiwanie plików, dostosowywanie, duża pojemność pamięci oraz współpraca w czasie rzeczywistym. W tym wpisie na blogu omówiono system zarządzania danymi w SharePoint oraz wyjaśniono, jak korzystać z funkcji zarządzania danymi w SharePoint Online, takich jak podstrony, metadane, typy treści, przechowywanie wersji dokumentów i zarządzanie grupami.
Nie zapomnij o zarysowaniu hierarchii witryn, gdy zaczniesz korzystać z SharePoint, i zadbaj o bezpieczeństwo danych SharePoint, regularnie wykonując kopię zapasową.
