SharePoint a SharePoint Online: pełne porównanie
SharePoint to platforma do udostępniania dokumentów i współpracy opracowana przez firmę Microsoft. Pierwsza wersja SharePoint została wydana już w 2001 roku lokalnie. Następnie, w 2011 roku, firma Microsoft wprowadziła na rynek SharePoint Online oraz Microsoft Office 365. Po wydaniu SharePoint Online nie cieszył się zbytnią popularnością, ale dzięki energicznej kampanii promocyjnej Microsoftu zyskał uznanie wśród użytkowników i obecnie jest szeroko stosowany.
Jaka jest więc aktualna wersja SharePoint i jaka jest różnica między SharePoint Online a SharePoint 2016? Która wersja jest lepsza dla Twojej organizacji – SharePoint lokalnie uruchamiany czy SharePoint Online? Ten wpis na blogu wyjaśnia obie wersje SharePoint, aby odpowiedzieć na Twoje pytania i pomóc Ci dokonać właściwego wyboru.
Wersje SharePoint
SharePoint lokalnie nazywany jest również SharePointem wewnętrznym. Serwer SharePoint jest instalowany na fizycznych serwerach w biurze lub centrum danych.
Poniżej znajduje się lista aktualnych i starszych wersji serwera SharePoint:
- SharePoint 2001 (wsparcie zakończone)
- SharePoint 2003 (wsparcie zakończone)
- SharePoint 2007 (wsparcie zakończone w październiku 2017 r.)
- SharePoint 2010 (wsparcie dla wersji lokalnej zakończone w październiku 2020 r.)
- SharePoint 2013 (wsparcie dla wersji lokalnej zostanie zakończone w 2023 r.)
- SharePoint 2016 (wsparcie dla wersji lokalnej zostanie zakończone w lipcu 2026 r.)
- SharePoint 2019
Jak widać, każda wersja SharePoint lokalna jest obsługiwana przez około 10 lat. W trakcie oficjalnego okresu wsparcia dostarczane są aktualizacje zabezpieczeń i poprawki. Po zakończeniu okresu wsparcia można nadal korzystać z SharePoint Server, ale nie będzie już można otrzymywać nowych poprawek.
Począwszy od SharePoint 2016 obsługiwany jest model wdrażania hybrydowego. Można korzystać jednocześnie zarówno lokalnie, jak i w chmurze (SharePoint Online), oraz synchronizować je. Możliwe jest również wdrożenie SharePoint w Azure, platformie chmury obliczeniowej firmy Microsoft.
SharePoint Online to wersja SharePoint Server w chmurze, która obsługuje wielodostępność. Ta pierwsza jest częścią pakietu Office 365, który niedawno został przemianowany na Microsoft 365. Jednak w nazwie produktu nie ma wzmianki o wersjach i numerach kompilacji, w przeciwieństwie do SharePoint Server i Microsoft Office lokalnie. SharePoint Online jest częścią pakietu aplikacji i usług Office 365.
Przykłady wersji Office 365:
- 8 stycznia 2020 r., wersja 1912 (kompilacja 12325.20288)
- 30 stycznia 2020 r., wersja 2001 (kompilacja 12430.20184)
- 10 marca 2020 r., wersja 2002 (kompilacja 12527.20278)
- 9 września 2020 r., wersja 2008 (kompilacja 13127.20408)
- 8 października 2020 r., wersja 2009 (kompilacja 13231.20368)
Jak więc działa SharePoint? Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz wpis wprowadzający, w którym porównujemy SharePoint Online z SharePoint Server 2019.
Infrastruktura i hosting
W procesie wdrażania SharePoint Server 2019 potrzebne są serwery fizyczne. Do uruchomienia SharePoint Server służy topologia farmy. Architektura oparta na farmie wymaga farmy, czyli zbioru serwerów hostujących SharePoint Server. Wielkość farmy zależy od liczby aktywnych użytkowników, ilości przechowywanych danych, średniego obciążenia i częstotliwości żądań. Sieć firmowa Twojej firmy służy do obsługi lokalnej wersji SharePoint, takiej jak SharePoint Server 2019. Za utrzymanie tych fizycznych serwerów odpowiedzialny jest zespół pomocy technicznej oraz administratorzy systemów w Twojej firmie.
Jeśli chcesz korzystać z SharePoint Online, nie musisz niczego instalować. W przypadku korzystania z SharePoint Online oprogramowanie działa w chmurze w centrach danych firmy Microsoft. Jedyne, czego potrzebujesz, aby korzystać z SharePoint Online, to płatny plan subskrypcji i połączenie internetowe.
Instalacja
Jak wspomniano powyżej, nie musisz instalować SharePoint, jeśli Twoja firma korzysta z SharePoint Online w pakiecie Microsoft Office 365. Jeśli chcesz zainstalować SharePoint 2019, będziesz musiał zainstalować i skonfigurować Microsoft SQL Server.
Lista wymagań dotyczących wdrażania SharePoint 2019 jest dość długa. Przyjrzyjmy się pokrótce głównym wymaganiom:
- 8-rdzeniowy Procesor 64-bitowy, 16 GB pamięci RAM, 80 GB na dysk systemowy oraz dodatkowy magazyn na dane (dla MS SQL Server)
- 4-rdzeniowy Procesor 64-bitowy, 24 GB pamięci RAM, 80 GB na dysk systemowy oraz 100 GB na drugim dysku (SharePoint Server)
- Windows Server 2016 lub Windows Server 2019 Standard lub Datacenter z Desktop Experience
- Wymagania dotyczące oprogramowania MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 lub nowsza wersja obsługująca poziom zgodności bazy danych 130
- Microsoft .NET Framework w wersji 4.7.2
- Serwer WWW IIS
- Serwer Active Directory w sieci
SharePoint można wdrożyć na jednym serwerze (farmie z jednym serwerem), a później dodać do farmy kolejne serwery.
Aktualizacje i nowe funkcje SharePoint
W przypadku korzystania z SharePoint 2019 administrator systemu powinien wykonywać czynności konserwacyjne oraz instalować poprawki zabezpieczeń i aktualizacje. Administrator systemu ma pełną kontrolę nad SharePoint, powiązanymi aplikacjami i infrastrukturą.
Z drugiej strony, w przypadku SharePoint Online wszystkie aktualizacje oprogramowania i poprawki zabezpieczeń są instalowane automatycznie wkrótce po ich wydaniu przez firmę Microsoft. Szybkość stosowania aktualizacji oprogramowania na koncie Microsoft Office 365 zależy od kanałów aktualizacji wybranych dla planu subskrypcji Office 365. Zaletą automatycznych aktualizacji w SharePoint Online jest to, że problemy związane z bezpieczeństwem są naprawiane tak szybko, jak to możliwe. Wadą automatycznych aktualizacji jest to, że jeśli aktualizacja zawiera błędy, może to powodować problemy i niestabilne działanie SharePoint oraz powiązanych aplikacji. Firma Microsoft regularnie ulepsza swoje usługi internetowe i aplikacje oraz wydaje nowe funkcje platformy SharePoint Online.
Integracja
SharePoint Server 2019 zapewnia integrację z Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate i Power BI. Aplikacje Power Apps i Power Automate wymagają konfiguracji za pośrednictwem bramy danych w celu połączenia danych w chmurze z danymi lokalnymi. Zapewniona jest integracja z IIS 7 (Internet Information Services) oraz nowoczesnymi interfejsami API IIS. W SharePoint 2019 integracja z Office 365 została ulepszona w porównaniu z poprzednimi wersjami SharePoint Server.
Z drugiej strony SharePoint Online jest w pełni zintegrowany z aplikacjami Microsoft Office 365, takimi jak Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote i inne. Integracja z aplikacjami Office 365, grupami Office 365, OneDrive i Microsoft Teams jest doskonała. Obsługiwana jest również integracja z Power BI. Ponadto można korzystać z interfejsów API Office 365 do tworzenia aplikacji niestandardowych.
Ograniczenia SharePoint Online
Należy pamiętać o ograniczeniach SharePoint Online. Niektóre z nich wymieniono poniżej:
- Ograniczona przestrzeń dyskowa w niektórych planach subskrypcji
- Limit 5000 elementów w bibliotece SharePoint
- Limit 400 znaków w adresie URL
- Limit 300 000 elementów podczas synchronizacji danych z klientem synchronizacji OneDrive
- 93-dniowy limit przechowywania usuniętych danych w Koszu SharePoint Online
- Maksymalny rozmiar pliku w bibliotece dokumentów wynosi 100 GB, a plików dołączonych do elementów listy — 250 MB
- Limit 2 milionów użytkowników na witrynę
Jeśli firma zdecyduje się anulować płatny plan subskrypcji SharePoint, ma 90 dni na przeniesienie danych przechowywanych w SharePoint Online w inne miejsce.
Bezpieczeństwo przechowywania wersji SharePoint
SharePoint Online zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa; Microsoft instaluje aktualizacje i poprawki, gdy tylko staną się dostępne. Ponadto użytkownicy Microsoft Office 365 mogą korzystać z uwierzytelnianie wieloskładnikowe w celu ochrony swoich kont. Niemniej jednak niektóre organizacje nie ufają usługom w chmurze i wolą przechowywać swoje dane na własnych fizycznych serwerach lokalnych.
Podczas korzystania z SharePoint Server wszystkie środki bezpieczeństwa są egzekwowane przez zespół IT firmy i administratorów systemu. Powinni oni ręcznie instalować poprawki bezpieczeństwa na SharePoint Server, MS SQL Server i Windows Server lub nadzorować automatyczne aktualizacje. Ponadto powinni skonfigurować zapory sieciowe na routerach sieciowych, zainstalować oprogramowanie antywirusowe na poszczególnych komputerach oraz wdrożyć inne ustawienia konfiguracyjne zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy. Niektóre firmy wolą mieć pełną kontrolę nad serwerami przechowującymi ich dane i preferują wdrażanie SharePoint lokalnie.
Licencjonowanie i koszty
Firma Microsoft wymaga zakupu licencji na SharePoint. Przyjrzyjmy się różnicom w licencjonowaniu między wersjami SharePoint.
SharePoint Server . Każdy serwer SharePoint działający lokalnie wymaga licencji. Ponadto może być wymagana licencja dostępu klienta (model serwer/CAL). Każdy użytkownik lub urządzenie musi posiadać licencję CAL, aby legalnie uzyskać dostęp do usług działających na serwerze SharePoint. Licencje CAL są specyficzne dla danej wersji — można używać licencji CAL dla SharePoint 2016, aby uzyskać dostęp do SharePoint 2016 lub SharePoint 2013, ale nie do SharePoint 2019. Poza tym licencje CAL dzielą się na licencje CAL na urządzenie i licencje CAL na użytkownika.
Poniżej znajduje się lista licencji, które można kupić, aby uzyskać dostęp do serwera SharePoint 2019:
- Licencja na serwer SharePoint (5000 USD za serwer lub maszynę wirtualną)
- Licencja CAL SharePoint Standard (180 USD za licencję) na podstawowe funkcje SharePoint
- Licencja CAL SharePoint Enterprise (90 USD za licencję) na w pełni funkcjonalny serwer SharePoint z wszystkimi rozwiązaniami biznesowymi i możliwościami
Licencje CAL nie są wymagane dla użytkowników zewnętrznych uzyskujących dostęp do treści publicznych. W tym przypadku użytkownicy zewnętrzni są objęci licencją SharePoint Server 2019. Mobilność licencji pozwala na przeniesienie licencji SharePoint Server z jednego komputera na inny oraz uruchamianie SharePoint na maszynach wirtualnych. Możesz kupić licencje na SharePoint Server jednorazowo i korzystać z SharePoint tak długo, jak chcesz, nawet po zakończeniu wspierania.
SharePoint Online jest licencjonowany na użytkownika. Musisz wykupić plan subskrypcji Microsoft Office 365, który obsługuje SharePoint Online z wymaganą liczbą licencji użytkowników. Subskrypcja SharePoint Online zakłada płatności miesięczne. Możliwe jest opłacenie z góry rocznej subskrypcji SharePoint Online i Microsoft Office 365.
Firma Microsoft oferuje różne plany subskrypcji dla SharePoint Online:
- Plan SharePoint Online 1 (5 USD za użytkownika miesięcznie); obejmuje SharePoint, OneDrive (1 TB), Listy
- Plan SharePoint Online 2 (10 USD za użytkownika miesięcznie); obejmuje SharePoint, OneDrive (nieograniczona przestrzeń dyskowa), Listy
- Microsoft Office 365 E3 (20 USD za użytkownika miesięcznie); obejmuje SharePoint, OneDrive, Lists oraz pełen zestaw aplikacji i funkcji pakietu Office 365.
Plan SharePoint Online 1 jest dostępny w ramach planów Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium i Business Essentials. Plan SharePoint Online 2 jest zawarty w planach Office 365 Enterprise E3 i E5. Po zakupie licencji na wybrany plan subskrypcji można tworzyć użytkowników, przypisywać im licencje oraz przenosić licencję z jednego użytkownika na innego.
Cena za SharePoint Online może być niższa w perspektywie krótkoterminowej, zwłaszcza dla małych firm. Wsparcie dla SharePoint Server 2019 wymaga zakupu sprzętu, licencji SharePoint, licencji Windows Server oraz licencji MS SQL Server. Jednak w perspektywie długoterminowej, zwłaszcza dla dużych firm, korzystanie z SharePoint lokalnie może być bardziej opłacalnym rozwiązaniem i zapewnić więcej korzyści.
Interfejs użytkownika
Zarówno SharePoint Online, jak i SharePoint Server 2019 zapewniają użytkownikom ujednolicony interfejs internetowy. Wersje SharePoint starsze niż SharePoint 2019 mają klasyczny interfejs internetowy, który jest wygodny dla większości użytkowników. W 2019 roku firma Microsoft wprowadziła nowoczesny interfejs internetowy dla Office 365 i SharePoint Online, który jest również używany na urządzeniach mobilnych. SharePoint 2019 (wersja lokalna) również posiada nowoczesny interfejs użytkownika. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma znaczącej różnicy między interfejsem internetowym SharePoint Online a lokalnym SharePoint. Na szczęście w SharePoint 2019 dostępna jest opcja Powrót do klasycznego SharePoint . Na razie opcja ta jest również dostępna w SharePoint Online, ale może zostać usunięta w przyszłych aktualizacjach.
Narzędzia administracyjne
Centralna administracja SharePoint dla SharePoint 2019 to miejsce, w którym administratorzy systemu mogą zarządzać witrynami, użytkownikami, treścią i wszystkimi innymi opcjami. Witryna Centralnej administracji SharePoint działa w SharePoint Server. Centralna administracja SharePoint 2019 jest zainstalowana na pierwszym serwerze w farmie. Domyślnie nie jest udostępniana na wszystkich serwerach SharePoint w farmie.
W przypadku SharePoint Online centrum administracyjne SharePoint służy do zarządzania i konfigurowania go za pośrednictwem interfejsu internetowego. Centrum administracyjne SharePoint jest zintegrowane z centrum administracyjnym Office 365. Administratorzy globalni w Office 365 mają uprawnienia administratora SharePoint i mogą przypisywać rolę administratora SharePoint użytkownikom Office 365. Więcej informacji na temat Centrum administracyjne Office 365 i Centralnej administracji SharePoint można znaleźć w naszych wpisach na blogu.
PowerShell służy do zarządzania SharePoint 2019 za pośrednictwem interfejsu wiersza poleceń. Może to być przydatne przy wykonywaniu powtarzalnych zadań lub zadań, które można zautomatyzować. Dostępne są również polecenia cmdlet języka PowerShell do zarządzania usługą SharePoint Online. Jednak serwer SharePoint zapewnia lepsze wsparcie dla języka PowerShell.
Migracja
Można przeprowadzić migrację z SharePoint 2016 do SharePoint 2019 lub z SharePoint 2016 i SharePoint 2019 do SharePoint Online. Pliki źródłowe nie są usuwane podczas migracji danych lokalnie w SharePoint do SharePoint Online. Migrację można przeprowadzić tylko do nowszych wersji SharePoint. Microsoft udostępnia w tym celu specjalne narzędzia do migracji SharePoint.
Narzędzia do migracji z SharePoint Server do SharePoint Online można znaleźć w centrum administracyjnym SharePoint na stronie Migracja. Migration Manager, SharePoint Migration Tool (wersje GUI i PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox i SharePoint Assessment Tool to narzędzia firmy Microsoft, których można używać w różnych scenariuszach migracji SharePoint.
Kopia zapasowa danych SharePoint
SharePoint Online i SharePoint Server oferują funkcje przechowywania wersji, które pozwalają użytkownikom przywrócić poprzednie wersje dokumentów, jeśli wprowadzono niepożądane zmiany. Kosz to miejsce, w którym przechowywane są usunięte dokumenty i inne pliki po ich usunięciu z bibliotek i witryn SharePoint. Usunięte elementy można przywrócić z Kosza w ciągu 93 dni. Można również przywrócić usuniętą witrynę SharePoint, korzystając z wbudowanej funkcji w okresie przechowywania.
Korzystając z SharePoint lokalnie, należy:
- Używać macierzy RAID 1 lub RAID 10 w celu zapewnienia nadmiarowości danych i ochrony danych na wypadek awarii dysku
- Wykonuj kopie zapasowe serwera MS SQL
- Wykonuj kopie zapasowe aplikacji internetowych
Podczas wykonywania kopii zapasowej farmy należy wykonać kopię zapasową wszystkich treści i danych konfiguracyjnych. Nie ma wbudowanego harmonogramu do uruchamiania kopii zapasowej SharePoint 2019. Musisz utworzyć i skonfigurować skrypty kopii zapasowych, na przykład w PowerShell, i użyć Harmonogramu Windows. Możesz wykonać kopię zapasową kolekcji witryn w SharePoint Server, korzystając z Centralnej administracji SharePoint z graficznym interfejsem użytkownika (GUI). Istnieje sporo wymagań dotyczących prawidłowego wykonania kopii zapasowej serwera SharePoint.
Jeśli korzystasz z SharePoint Online, firma Microsoft dba o nadmiarowość danych, wykorzystując swoje serwery i centra danych. Chmura Microsoftu wykorzystuje model rozproszony, a jej serwery są połączone ze sobą w centrach danych zlokalizowanych w różnych krajach. Takie podejście pozwala firmie Microsoft zapewnić wysoką dostępność i niezawodność usług Microsoft (99,9%).
SharePoint oferuje dobre wbudowane funkcje odzyskiwania danych, ale czasami te funkcje mogą okazać się niewystarczające do przeprowadzenia procesu Odzyskiwania danych. Dlatego warto wykonać kopię zapasową danych SharePoint zarówno w przypadku SharePoint Online, jak i SharePoint Server za pomocą oprogramowania innych producentów.
Możesz użyć NAKIVO Backup & Replication do wykonania kopii zapasowej danych SharePoint Online i innych danych Microsoft Office 365, takich jak dane Exchange Online i OneDrive dla Firm, a także SharePoint Server działającego na maszynach wirtualnych i serwerach fizycznych, maszynach z MS SQL Server oraz kontrolerach domeny Active Directory. W ten sposób możesz odzyskać to, czego potrzebujesz, niezależnie od rodzaju awarii, nawet jeśli dane zostały usunięte ponad 93 dni temu.
Wnioski
Wybór odpowiedniego modelu wdrażania SharePoint może stanowić wyzwanie dla wielu organizacji. SharePoint Online jest gotowy do użycia po zakupie licencji subskrypcyjnej, bez konieczności wdrażania i administrowania serwerami fizycznymi. Z drugiej strony, SharePoint Server wdrożony lokalnie pozwala na pełną kontrolę nad serwerami i danymi, ale wymaga większych umiejętności w zakresie instalacji i konfiguracji. Licencje można kupić tylko raz i korzystać z SharePoint Server tak długo, jak się chce. Obie wersje SharePoint zapewniają nowoczesny interfejs internetowy. Chociaż popularność Microsoft Office 365, w tym SharePoint Online, rośnie z roku na rok, wiele firm nadal wybiera SharePoint Server. Ostateczny wybór zależy od potrzeb i wymagań biznesowych.
