Jak dodać Kalendarz do SharePoint i Office 365: kompletny przewodnik

Kalendarz to przydatna aplikacja dla użytkowników w organizacjach, służąca do planowania wydarzeń osobistych i grupowych. Korzystanie z kalendarza pozwala uniknąć kolizji terminów z innymi użytkownikami. Użytkownicy pakietu Office 365 (obecnie znanego pod nazwą Microsoft 365) mogą korzystać z aplikacji kalendarza dostępnych w tym pakiecie. Kalendarz znajduje się zarówno w programie Outlook Online, jak i w usłudze SharePoint Online. Kalendarz grupowy w SharePoint Online może być szczególnie przydatny w organizacji do współpracy.

Ten wpis na blogu omawia opcje kalendarza w Office 365, Outlooku oraz opcje udostępniania kalendarza w SharePoint, a także wyjaśnia na przykładach, jak korzystać z kalendarza Office 365 SharePoint i kalendarza Outlooka.

Kopia zapasowa dla Microsoft 365

Skorzystaj z rozwiązania NAKIVO do wykonywania kopii zapasowych danych Microsoft 365 w usługach Exchange Online, Teams, OneDrive i SharePoint Online, aby zapewnić nieprzerwany przebieg procesów i całkowity brak przestojów.

ODKRYJ ROZWIĄZANIE

Jak dodać kalendarz SharePoint do programu Outlook

Kalendarz w programie Outlook jest dla większości użytkowników najbardziej znaną formą kalendarza. Utwórzmy kalendarz dla programu Microsoft Outlook w usłudze Office 365 i udostępnijmy go innym użytkownikom Office 365 w organizacji.

1. Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na stronę https://outlook.office.com/Kalendarz/, czyli adres serwisu Outlook Online w usłudze Office 365.
2. Zaloguj się do usługi Office 365 przy użyciu konta Microsoft 365.
3. Kliknij Add Calendar w lewym panelu, aby dodać nowy kalendarz.
4. Kliknij Create a blank calendar na stronie Dodaj kalendarz . Wpisz nazwę kalendarza, na przykład Kalendarz testowy bloga . Wybierz kolor i ikonę, jeśli chcesz, a następnie wybierz lokalizację (folder) do przechowywania kalendarza z menu rozwijanego ( Moje kalendarze jest zaznaczone w moim przypadku). Kliknij Save , aby zapisać ustawienia i utworzyć kalendarz.

Udostępnianie kalendarza

Teraz nowy kalendarz jest wyświetlany w panelu nawigacyjnym na liście kalendarzy i mogę udostępnić go innym użytkownikom.

1. Kliknij three dots obok nowo utworzonego kalendarza, a w menu, które się otworzy, kliknij Sharing and permissions.
2. W interfejsie internetowym Office 365 otworzy się okno Udostępnianie i uprawnienia . Kliknij pole i wprowadź nazwy użytkowników i grup Office 365 w Twojej organizacji, którym chcesz udostępnić ten Kalendarz.
3. Po rozpoczęciu wpisywania nazw funkcja autouzupełniania sugeruje dostępnych użytkowników, wyświetlanych poniżej na liście. W moim przykładzie udostępniam Kalendarz Michaelowi Bose. Możesz wybrać wielu użytkowników i grupy.
4. Po wybraniu użytkowników i kont skrzynek pocztowych należy ustawić uprawnienia dla wybranych użytkowników.
   • Możesz wybrać opcję Może przeglądać wszystkie szczegóły , jeśli chcesz, aby użytkownicy mogli przeglądać wszystkie szczegóły bez możliwości edycji Kalendarza.
   • Jeśli wybierzesz opcję Może edytować , wybrani użytkownicy będą mieli uprawnienia do edycji Kalendarza, w tym dodawania wydarzeń, usuwania wydarzeń, edytowania wydarzeń, zapraszania innych użytkowników oraz udostępniania Kalendarza innym.

   Po wybraniu użytkowników i uprawnień kliknij Share.

5. Kalendarz jest teraz udostępniony wybranym użytkownikom (w moim przypadku Michaelowi Bose). Zaloguj się do Office 365 jako użytkownik, któremu udostępniłeś kalendarz. Loguję się teraz do Office 365 jako Michael Bose. Po otwarciu Outlook Online widzę wiadomość z zaproszeniem do otwarcia udostępnionego kalendarza. Kliknij Accept , aby dodać kalendarz współdzielony do swoich kalendarzy w usłudze Office 365.

Tworzenie wydarzenia

Kalendarz testowy został dodany do konta Michaela Bose’a i jest wyświetlany w lewym panelu strony Kalendarz programu Outlook (https://outlook.office.com/calendar/view/month).

1. Kliknij ten kalendarz, a następnie kliknij dwukrotnie datę, aby dodać lub edytować wydarzenie.
2. W interfejsie internetowym wyświetli się nowe okno zawierające opcje dotyczące wydarzenia. Wprowadź nazwę wydarzenia, na przykład Poniedziałkowe spotkanie .
3. Wybierz użytkowników, których chcesz zaprosić do udziału w tym wydarzeniu.
4. Wybierz godzinę rozpoczęcia i zakończenia, sprawdź datę, opcje powtarzania, lokalizację i ustawienia przypomnienia, a także wpisz komentarz lub opis tego wydarzenia.
5. Kliknij Send w lewym górnym rogu okna, aby zapisać ustawienia w Kalendarzu.

Wydarzenie zostało dodane i zdefiniowani użytkownicy mogą je zobaczyć w swoim kalendarzu.

Jak dodać kalendarz do SharePoint

SharePoint jest dobrze znany ze względu na dużą liczbę funkcji współpracy. Kalendarz nie jest tu wyjątkiem. Kalendarz w SharePoint może być również tworzony i edytowany w przeglądarce internetowej przez użytkowników Office 365. Konfiguracja kalendarza w SharePoint różni się od konfiguracji kalendarza w Outlook Online. Przyjrzyjmy się, jak utworzyć i korzystać z Kalendarza w SharePoint.

1. Zaloguj się do Office 365 i otwórz swoją witrynę SharePoint w przeglądarce internetowej. Twój plan subskrypcji Office 365 musi obejmować SharePoint Online. W moim przykładzie korzystam z Blog Team Site który został wcześniej utworzony w SharePoint Online. Ty (oraz użytkownicy, którzy będą edytować kalendarz SharePoint) musicie posiadać wymagane uprawnienia do otwierania i edytowania witryny SharePoint.
   
Pro Tip: Przeczytaj posty na blogu dotyczące Przegląd platformy SharePoint oraz jak korzystać z SharePoint aby dowiedzieć się więcej o SharePoint Online oraz o tworzeniu witryn, list i innych treści.
2. Musisz dodać aplikację kalendarza do swojej witryny SharePoint. Kliknij New > App , aby dodać nową aplikację.
3. Innym sposobem dodania aplikacji jest kliknięcie ikony Settings w prawym górnym rogu interfejsu internetowego, a następnie kliknięcie w otwartym menu opcji Add an app.
   
4. Wyświetli się lista aplikacji. Znajdź i wybierz aplikację Calendar na liście dostępnych aplikacji SharePoint. Możesz wpisać kalendarz w polu wyszukiwania, aby wyświetlić aplikację Kalendarz.
5. Po kliknięciu aplikacji Kalendarz w interfejsie internetowym wyświetli się okno Dodawanie kalendarza . Wpisz nazwę kalendarza, na przykład „Kalendarz SharePoint 01” i kliknij Advanced options , aby edytować dodatkowe opcje.
6. Otworzyło się rozszerzone okno „Nowy kalendarz” . Możemy wprowadzić opis i wybrać opcje kalendarza grupowego.
   Opis: Kalendarz Office 365 SharePoint. To jest kalendarz testowy. Jak dodać kalendarz w SharePoint?
7. Czy chcesz używać tego kalendarza do udostępniania harmonogramu członków? Wybierz Yes. Ta opcja pozwala grupie użytkowników korzystać z kalendarza.
8. Kliknij Create , aby zakończyć tworzenie nowego kalendarza SharePoint.
9. Teraz zostałem przekierowany na stronę mojego kalendarza SharePoint. Kalendarz jest pusty, ale można tworzyć nowe wydarzenia. Wydarzenia utworzę później, a teraz powinienem skonfigurować dodatkowe ustawienia, aby ułatwić pracę z kalendarzem. Na poniższym zrzucie ekranu widać kalendarz bez włączonych opcji grupowych.

Kalendarz grupowy pozwala sprawdzić, którzy użytkownicy są zajęci i kiedy sale konferencyjne są zajęte, w jednym widoku kalendarza SharePoint.

Ułatwianie wyszukiwania kalendarza SharePoint

Należy edytować niektóre ustawienia, aby ułatwić znalezienie kalendarza w SharePoint. Domyślnie użytkownikom może być trudno zlokalizować kalendarz w witrynie SharePoint, ponieważ nie jest on wyświetlany na stronie głównej.

1. Przejdź do strony Site Contents (otwórz witrynę SharePoint i kliknij Site contents w panelu nawigacyjnym), wybierz kalendarz ( SharePoint Calendar 01 w naszym przypadku), kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kalendarza, a następnie w menu kontekstowym kliknij Settings.
2. Kliknij List name, description, and navigation na stronie ustawień kalendarza. Kalendarz SharePoint opiera się na liście SharePoint, dlatego ta strona ustawień nosi taką nazwę. Wiersze służą do wydarzeń, a kolumny do metadanych, takich jak lokalizacja, tytuł wydarzenia, data rozpoczęcia, data zakończenia itp.
3. Na stronie Ustawienia ogólne listy SharePoint można edytować nazwę i opis kalendarza SharePoint oraz ustawić opcje nawigacji i opcje kalendarza grupowego. Przejdź do ustawień nawigacji, ponieważ pozostałe ustawienia są w moim przypadku poprawne.
   Wyświetlać tę listę w panelu Szybki dostęp? Wybierz Yes.
4. Kliknij Save , aby zapisać ustawienia dla tego Kalendarza SharePoint.
5. Przejdź do strony głównej witryny SharePoint ( Witryna zespołu bloga w moim przypadku). Kalendarz SharePoint powinien teraz być widoczny na głównej stronie serwisu w menu nawigacyjnym (zwanym również menu szybkiego uruchamiania).

Ustawienia przechowywania wersji

Możesz otworzyć ustawienia przechowywania wersji ze strony ustawień kalendarza (listy) i włączyć tę funkcję. Przechowywanie wersji pozwala przywrócić poprzednią wersję kalendarza SharePoint, jeśli wprowadzono w nim niepożądane zmiany. Domyślnie przechowywanie wersji jest wyłączone.

Tworzenie nowego wydarzenia i opcje udostępniania

Wróćmy i otwórzmy nasz kalendarz w SharePoint. Na poniższym zrzucie ekranu widać widok kalendarza SharePoint, gdy włączony jest tryb grupowy.

1. Kliknij kartę Events , aby wyświetlić wstążkę z opcjami, a następnie kliknij New Event , aby utworzyć nowe wydarzenie w kalendarzu.
2. Otworzy się okno Nowy element kalendarza . Zdefiniuj wymagane parametry nowego wydarzenia, które dodajesz do Kalendarza SharePoint, w tym tytuł wydarzenia, lokalizację, godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia, uczestników i kategorię. Na diagramie wyświetlane są godziny wolne i zajęte każdego uczestnika, aby uniknąć nakładania się terminów podczas tworzenia wydarzeń. Możesz zaznaczyć pola wyboru, aby wydarzenie było całodniowe i powtarzające się. Kliknij Save , aby zapisać ustawienia wydarzenia i zamknąć to okno.
3. Na poniższym zrzucie ekranu widać Kalendarz dostępny dla grupy użytkowników. Użytkownicy mogą edytować ten Kalendarz oraz dodawać, edytować i usuwać wydarzenia. Wybierzmy Week Group jako widok kalendarza SharePoint, wyślijmy powiadomienie e-mailowe do innych użytkowników dodanych do tego kalendarza SharePoint i połączmy kalendarz z programem Outlook. Kliknij kartę Kalendarz , aby wyświetlić wstążkę z opcjami. Aby dodać użytkowników lub grupy do tego kalendarza, kliknij ikonę notatnika obok pola Add Person .
4. Wybierz potrzebnych użytkowników Office 365. Wybieramy All Users (per Tenant) , aby dodać wszystkich z wyjątkiem użytkowników zewnętrznych. Nie można dodawać zewnętrznych adresów e-mail użytkowników. Następnie kliknij Add i OK.
5. Kliknij Email a link , aby wysłać zaproszenia e-mailowe do innych użytkowników, aby korzystali z tego Kalendarza. Ta opcja pomaga udostępnić ten Kalendarz SharePoint innym osobom. Po kliknięciu tego przycisku otworzy się domyślny klient poczty e-mail w systemie operacyjnym. Należy pamiętać, że wysłanie wiadomości e-mail w celu udostępnienia Kalendarza nie przyznaje dodatkowych uprawnień. Uprawnienia do Kalendarza są ustawiane w ustawieniach SharePoint. Domyślnie uprawnienia witryny SharePoint są dziedziczone przez kalendarz SharePoint utworzony w tej witrynie.
6. Jeśli chcesz dodać ten kalendarz SharePoint do programu Microsoft Outlook zainstalowanego jako samodzielny klient poczty e-mail w systemie operacyjnym Windows, kliknij Connect to Outlook w widoku kalendarza SharePoint w przeglądarce internetowej. W przeglądarce internetowej wyświetli się komunikat z prośbą o potwierdzenie, a Ty musisz wybrać aplikację e-mailową, do której chcesz dodać ten kalendarz, na przykład Microsoft Outlook.
   
7. Możesz kliknąć Calendars Overlay na wstążce, aby nałożyć wiele kalendarzy na jeden kalendarz SharePoint. Następnie możesz przeglądać wiele kalendarzy w jednym widoku kalendarza SharePoint. Na przykład można skonfigurować nakładkę Kalendarza tak, aby wyświetlać wydarzenia grupowe, wydarzenia innych użytkowników oraz własne zaplanowane wydarzenia na jednej stronie.

Zalety i wady Kalendarza w SharePoint i Outlook Online

Omówiłem dwa najpopularniejsze kalendarze dla biznesu – kalendarz Outlooka i kalendarz SharePoint. Każdy z nich ma swoje zalety i wady. Podsumujmy je.

Advantages of the Outlook calendar

• Łatwy w użyciu
• Integracja z programem Outlook

Disadvantages of the Outlook calendar

• Opcje kalendarza grupowego nie są tak rozbudowane jak w przypadku kalendarza SharePoint
• Nie można go osadzić w witrynie SharePoint
• Brak wsparcia dla przechowywania wersji

Advantages of the SharePoint calendar

• Można dostosowywać metadane
• Obsługiwane jest przechowywanie wersji, zatwierdzanie i przepływy pracy
• W jednym widoku kalendarza SharePoint można wyświetlać wiele kalendarzy
• Można go eksportować/synchronizować z kalendarzem w programie Outlook

Disadvantages of the SharePoint calendar

• Integracja z programem Outlook nie jest pełna. Istniejący kalendarz programu Outlook nie można zaimportować do kalendarza SharePoint i wyświetlić w nakładkowym widoku kalendarza SharePoint. Jeśli zaplanujesz wydarzenie w kalendarzu SharePoint, nie zostanie ono automatycznie dodane do kalendarza Outlooka.
• Interfejs i konfiguracja są mniej przyjazne dla użytkownika niż w przypadku kalendarza Outlooka
• W tej samej kolekcji witryn można połączyć maksymalnie 10 kalendarzy SharePoint

Który kalendarz wybrać w Office 365?

SharePoint został zaprojektowany z myślą o współpracy, a kalendarz w SharePoint jest potężnym narzędziem i dobrze zintegrowanym z innymi komponentami SharePoint Online w Office 365. Jeśli korzystasz z kalendarza do planowania wydarzeń dla siebie i innych użytkowników, kalendarz programu Outlook może w zupełności wystarczyć. Kalendarz programu Outlook jest dostępny w ramach planów subskrypcji Office 365 zawierających program Outlook. Jeśli potrzebujesz szerszych możliwości współpracy z dużym zespołem oraz planowania wydarzeń dla dużej liczby użytkowników, lepszym wyborem będzie kalendarz SharePoint w Office 365.

Kalendarze SharePoint opierają się na listach SharePoint i działają niezależnie od Exchange i Outlooka. Dostępna jest integracja kalendarza między SharePoint Online a Outlookiem, ale funkcje udostępniania i nakładania kalendarzy są doskonałe w kalendarzu SharePoint w Office 365. SharePoint Online zapewnia więcej możliwości konfiguracji uprawnień dla użytkowników podczas udostępniania kalendarza w SharePoint.

Wnioski

Korzystanie z kalendarza jest wygodne w przypadku wspólnych procesów pracy. W tym wpisie na blogu omówiono kalendarze w Office 365, w tym kalendarz Outlooka i kalendarz SharePoint. Teraz znasz różnicę między tymi dwoma kalendarzami i możesz wybrać ten, który lepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Jeśli korzystasz z Office 365, zaleca się regularne wykonywanie kopii zapasowych danych. Użyj NAKIVO Backup & Replication do ochrony danych SaaS. Rozwiązanie oferuje wsparcie dla tworzenia kopii zapasowych Office 365 dla Exchange Online, SharePoint Online i OneDrive dla Firm.

Wypróbuj NAKIVO Backup & Replication

Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej, aby poznać wszystkie funkcje rozwiązania w zakresie ochrony danych. 15 dni za darmo. Bez żadnych ograniczeń dotyczących funkcji ani pojemności. Nie trzeba podawać danych karty kredytowej.

Wypróbuj za darmo