將 Microsoft 365 電子郵件儲存至桌面的實用技巧
您可能出於各種原因,希望將電子郵件從 Office 365 下載至桌面電腦。例如,您的 Microsoft 365 訂閱即將到期,且您無意續訂。為避免遺失電子郵件資料,您希望將電子郵件從 Office 365 匯出。另一種匯出 Office 365 電子郵件的使用情境,則是為了進行電子郵件備份。 當您在本地電腦上擁有電子郵件資料的副本時,不僅能感到更安心,還能降低因網路服務中斷所引發的問題。
這篇部落格文章將說明如何從 Office 365 網頁版郵件中儲存電子郵件,以及如何使用獨立的電子郵件客戶端將電子郵件儲存至桌面。文中涵蓋了多種方法,例如:將單封 Microsoft 365 電子郵件儲存為單一檔案,或是將多封郵件儲存至單一檔案。 請閱讀這篇部落格文章,並選擇最適合您的方法。
從 Outlook Online 匯出為 PDF
透過此方法,您可以使用虛擬 PDF 印表機,將 email 訊息輸出為 PDF 檔案,從而將 Office 365 中的 email 匯出為 PDF 格式。接著,您可以將此 PDF 檔案儲存至您的桌面電腦。
請在網頁瀏覽器中使用您的 Microsoft 365 帳戶登入 Office 365,並開啟 Outlook Online 以存取您的 Microsoft 365 電子郵件。
選取儲存於相應郵件資料夾中的所需email。
點擊三個點 … 然後在彈出的選單中,點擊 Print.
Outlook Online 的網頁介面中會出現一個新視窗。
您將看到即將匯出的 Microsoft 365 電子郵件的預覽。
點擊 Print 請繼續,前往您作業系統中可用的實體與虛擬印表機清單。
在 Destination 的 Print 頁面中,從下拉式清單中選取所需的印表機。您應選取一臺可將 Microsoft 365 email 訊息印製為 PDF 檔案的虛擬印表機。在此範例中,我選取名稱為 Microsoft Print to PDF. 就我的情況而言,還有其他選擇—— Save to PDF 以及 Adobe PDF.
註: 安裝 Adobe Acrobat 時,系統會額外安裝一個虛擬的 Adobe PDF 印表機。
點擊 Print 以儲存檔案。
請輸入檔案名稱,並瀏覽選擇要儲存 PDF 檔案的位置。
在 Microsoft Office Outlook 中匯出為 PDF
如果您使用的是安裝在 Windows 上的 Microsoft Office Outlook 獨立版本,您將有更多選項可將 Microsoft 365 電子郵件儲存為不同檔案格式至您的桌面電腦。讓我來說明如何在 Microsoft Office Outlook 2016 中,將 Microsoft 365 電子郵件以 PDF 檔案格式儲存至桌面。預設情況下,Microsoft Office Outlook 並未提供直接將電子郵件儲存為 PDF 格式的選項,但仍有替代方法可讓您達成此目的。
您需要在 Microsoft Office Outlook 中設定您的帳戶,以便透過獨立的 email 客戶端收發 Microsoft 365 電子郵件。請閱讀如何 設定email客戶端 已安裝在您的電腦上,以便在電腦上使用 Microsoft 電子郵件。
在 Microsoft Office Outlook 中選取您想要儲存為 PDF 檔案的 email。
點擊 File > Print 以開啟列印設定。
請在的下拉式選單中選擇印表機 Print Microsoft Office Outlook 的頁面。您需要選擇一台可將 email 列印為 PDF 檔案的虛擬印表機。請選擇 Microsoft Print to PDF 在印表機清單中。如果您在作業系統中安裝了其他印表機,也可以選擇另一台虛擬 PDF 印表機。現代版本的 Windows 會提供一台虛擬的 Microsoft PDF 印表機。在較舊的 Windows 版本中,您可以手動安裝所需的工具程式來提供虛擬 PDF 印表機。
然後按下 Print 將選定的 Microsoft 365 電子郵件傳送至虛擬印表機。
輸入檔案名稱,選擇要儲存 PDF 檔案的位置,然後點擊 Save 完成。
如何在 Outlook 中將 Microsoft 365 email 儲存為不同檔案格式
如果您使用的是安裝在電腦上的 Microsoft Office Outlook 獨立版本,您可以將 Office 365 中的 email 匯出為 PDF 以外的其他檔案格式。讓我們來了解如何將 email 匯出為其他格式。
在 Microsoft Office Outlook 中選取您要匯出的 Microsoft 365 電子郵件(詳見上一節說明)。
然後按一下 File > Save As.
在桌面上瀏覽並選擇要儲存檔案的位置,然後輸入檔案名稱。預設情況下,系統會將 Microsoft 365 電子郵件中定義的主旨名稱作為匯出檔案的名稱。
請選擇其中一種受支援的檔案類型("檔案類型"):
TXT– 一個不含圖片及其他資料的純文字檔案。OFT– 一個 Outlook 範本檔案,用於建立用於撰寫新 email 的範本。MSG(Outlook 訊息格式)。這是 MSG 檔案的舊版本。並非所有 Unicode 字元皆受支援。MSG(Outlook 訊息格式 – Unicode)。這是 MSG 檔案格式的較新版本。由於此類 MSG 格式支援完整的 Unicode 字元集,因此更受青睞。HTML– 一種可將 email 訊息匯出為網頁檔案的格式。所有用於從 HTML 檔案顯示 HTML 頁面的元件,都會以獨立檔案的形式儲存於與該 HTML 檔案相關聯的子目錄中。因此,磁碟機上會產生更多小型檔案(若需複製大量儲存的頁面,這些檔案的複製時間會更長)。MHT– 一種網頁存檔檔案格式。所有內容(包括文字、圖片及其他 HTML 資料)皆儲存於單一檔案中,該檔案可透過網頁瀏覽器開啟。MHT 檔案格式亦可使用 MHTML 檔案副檔名。
點擊 Save 完成並儲存檔案。
請注意,將大量 Microsoft 365 電子郵件匯出至個別檔案,會使在這些匯出的郵件中搜尋資料變得困難。
如何將 Office 365 中的 email 下載至 PST 檔案
您可以透過安裝在作業系統中的獨立版 Outlook 客戶端(作為 Microsoft Office 套件的一部分),將 Microsoft 365 帳戶中的所有 email 儲存至 PST 檔案。在將 email 匯出至 PST 檔案之前,必須先將 Microsoft Office Outlook 設定為可與 Microsoft 的 POP3 和 SMTP 伺服器連線,且 email 必須已下載至 Microsoft Office Outlook 中。
A PST (Personal Storage Table) PST 檔案是 Outlook 的資料檔案,其中包含電子郵件客戶端儲存於磁碟機上的所有電子郵件項目。就 Outlook 而言,POP3 電子郵件帳戶通常將相關資料儲存於 PST 檔案中。Outlook 2013 及更早版本中的 IMAP 帳戶會將資料儲存於 PST 檔案中。較新版本的 Outlook 則會將 IMAP 帳戶的資料儲存於 OST 檔案中。
將 Microsoft 365 電子郵件複製或匯出至 PST 檔案的優勢在於,檔案附件也會一併儲存於 PST 檔案中。與匯出電子郵件至 TXT、HTML 或 PDF 檔案後所獲得的內容不同,您在 PST 檔案中擁有所有所需的內容。在 Outlook 中開啟 PST 檔案時,您可執行索引搜尋。
點擊 File,以及在 Account Information 頁面中,從下拉式清單中選取所需的 Microsoft 365 電子郵件帳戶。接著按一下 Account Settings,然後點擊 Account Settings 再次。
請選擇 Data Files [標籤] 在 Account Settings 視窗並點擊 Open File Location.
由於我使用的是 Windows 系統,因此我的 PST 檔案會顯示在 Windows 檔案總管中開啟的新視窗中。請複製用於儲存 Microsoft 365 電子郵件資料的 PST 檔案,並將此檔案貼到安全的位置。這份 PST 檔案的副本可視為 Microsoft 365 電子郵件的備份。
如何將 Office 365 中的 email 匯出為 CSV 和 PST 檔案
如果您使用的是 Microsoft Office Outlook 的獨立版本,以下提供有關如何為您的 Office 365 帳戶儲存電子郵件的提示。您可以將電子郵件客戶端中的自訂資料匯出為 CSV 和 PST 檔案。CSV 檔案可在 Microsoft Excel 中開啟。CSV 檔案中的資訊以逗號分隔。
在 Microsoft Office Outlook 中選取所需的電子郵件。
點擊 File > Open & Export 並點擊 Import/Export.
該 Import and Export Wizard 視窗開啟。
選擇 Export to a file. 點擊 Next 在精靈的每個步驟中,請點擊"繼續"。
建立一個類型為. 請從兩個可用的檔案格式中選擇其一
Comma Separated Values (.scv)Outlook Data File (.pst)
在此範例中,我們將把 email 從 Office 365 匯出至 CSV 檔案。
請選擇要匯出的資料夾. 我選擇 Inbox 資料夾,因為我需要匯出我的使用者透過 Office 365 收到的 email。
設定檔案匯出的位置。點擊 Browse 並選擇要將檔案儲存的位置。我將匯出的檔案儲存為 C:tempexport01.csv.
在下一視窗中,您可以為匯出的 CSV 檔案設定自訂欄位。請按一下 Finish 開始匯出並關閉精靈。
若您使用此方法將電子郵件從 Office 365 匯出至 PST 檔案,則僅能匯出一個電子郵件資料夾。這正是此方法與前述方法的差異所在——前述方法是將包含 Microsoft 365 電子郵件帳戶在 Outlook 客戶端中所有可用電子郵件資料夾的 PST 檔案進行複製。
如何備份Office 365 email NAKIVO Backup & Replication
透過專用的 Microsoft 365 電子郵件備份解決方案,您可以更輕鬆地管理生活,該方案讓您能夠備份所需帳戶的電子郵件,並將信箱資料夾或電子郵件還原至原始位置或自訂位置。 NAKIVO Backup & Replication 這是一款整合了所有上述特點,並具備眾多額外特點以保護 Microsoft 365 電子郵件資料及其他 Office 365 資料的資料保護解決方案。您可以將電子郵件備份至本地端的備份儲存庫,建立多個還原點,並快速還原電子郵件、附件、資料夾、聯絡人及行事曆項目。您可以排程備份工作(自動執行),或按需執行(手動)。
讓我為您說明email還原的簡單流程 NAKIVO Backup & Replication. 在恢復 email 之前,您必須先將 Microsoft 365 帳戶新增至"資產清單"、建立 SaaS 備份儲存庫,並建立 Microsoft 365 備份工作。有關設定的詳細說明,請參閱關於 Microsoft 365 電子郵件還原 以及在 說明中心. 另請參閱 SharePoint Online 備份設定.
若要從備份中還原 Microsoft 365 電子郵件或附件,請參閱 NAKIVO Backup & Replication,前往產品網頁介面的主頁,選取一個備份工作,點擊 Recover,然後按下 Microsoft 365 在彈出的選單中。
該 Object Recovery Wizard Microsoft 365 的設定精靈隨即開啟。此精靈共分 5 個步驟。
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Backup. 選取您要還原 Microsoft 365 電子郵件的目標 Microsoft 365 信箱。以我的情況為例,我已建立一個備份工作來備份“Michael Bose”信箱,我將選取此信箱進行還原。接著在介面右側窗格中選取所需的還原點。按下Next請在還原精靈的每個步驟中點擊"繼續"。
Recovery Account. 選擇您要將 Microsoft 365 電子郵件資料還原到的 Microsoft 365 帳戶。在此範例中,我將選擇我的 Office 365 帳戶進行資料還原。
重要: 請勿將組織的 Microsoft 365 帳戶(代表整個 Office 365 環境)與組織內個別使用者的 Microsoft 365 帳戶(例如 email 使用者帳戶)混為一談。
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Objects. 為 Microsoft 365 信箱選取適用於所選備份工作的項目。請勾選所需電子郵件、電子郵件資料夾,或信箱中所有電子郵件/附件的核取方塊。您亦可還原聯絡人與行事曆。我從Blog Team Site至Recover. 點擊選中的訊息,即可開啟該訊息的預覽。
預覽頁面將在 NAKIVO Backup & Replication. 您可以查看包含文字和圖片的郵件正文。預覽功能的一大優點在於,您可以看到所有附件在 Attachments 區段。點擊所需的檔案名稱,即可直接從備份中將附件儲存至您的桌面電腦。您可點擊 X 按鈕或 Close Message 按鈕,然後返回 Objects 這是"物件還原精靈"的第三個步驟。接著,您可以繼續進行下一步。
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Options. 選擇還原類型及覆寫行為。
提供兩種還原類型選項:
- 還原至原始位置
- 還原至信箱
提供三種覆寫行為選項:
- 若該項目已存在,請重新命名已還原的項目
- 若該項目已存在,則跳過該項目
- 如果該項目已存在,則覆寫原始項目
點擊 Recover 以啟動還原程序。之後,您將被重新導向至 step 5 (Finish) 您可以在這裡切換至 Activities 頁面以查看還原進度狀態。
在還原程序完成後,請至指定位置檢查已還原的 Microsoft 365 電子郵件資料。
結論
這篇部落格文章已介紹了如何從 Office 365 匯出電子郵件,以及如何使用 Microsoft 原生工具將電子郵件儲存至桌面電腦。現在您已經知道如何備份 Office 365 電子郵件,但原生工具並未提供進行彈性"特定時間點還原"所需的必要功能性。如果您需要自動化您的 Microsoft 365 電子郵件備份, 試試 NAKIVO Backup & Replication,這是一款支援 Exchange Online、OneDrive for Business 以及 SharePoint Online 備份.
