如何在 Office 365 中設定「不在辦公室」通知
Microsoft Office Outlook 是一款功能強大的電子郵件客戶端,可與各種電子郵件伺服器配合使用,並提供多種自動化選項。在發布 Office 365(一套基於雲端的 Microsoft Office 應用程式與服務套件)後,Outlook 便能作為網頁應用程式(Outlook Online)使用,但僅限於搭配 Microsoft 郵件伺服器。Outlook 可根據設定的規則,將收到的電子郵件分類至不同的電子郵件資料夾。
例如,可以設定將垃圾郵件儲存於 垃圾email 資料夾。除了收件匣外,您還可以設定其他自訂規則。Outlook 的兩個版本——Outlook Web App 和獨立版 Outlook 應用程式——都允許您設定"不在辦公室"通知,並在無法回覆時自動向寄件者發送訊息。 當您從一個電子郵件地址遷移至另一個時,可使用"不在辦公室"通知。在此情況下,您可透過此通知告知寄件者您舊電子郵件地址的最新聯絡資訊。這篇部落格文章將說明如何在 Outlook 365 和 Outlook 2016 中設定"不在辦公室"通知。
在 Outlook Online 中設定 Office 365 的"不在辦公室"通知
請使用您的使用者帳戶登入 Outlook Web App(亦稱為 Outlook Online 或 Outlook 365):
在 Outlook Online 網頁介面的右上角,按一下 Settings 圖示,並在 設定 在開啟的區段中,請點擊 View all Outlook settings.
在開啟的設定視窗中,前往 Mail > Automatic replies. 點擊開關以啟用自動回覆功能。
Send replies only during a time period. 若要僅在指定時間段內啟用傳送 Office 365 自動回覆訊息的特點,請勾選此核取方塊。此選項可讓您控制何時使用此特點。
如有需要,您也可以勾選以下核取方塊:
- 請將此期間標記為不可預約
- 自動拒絕在此期間舉辦的活動之新邀請
- 在此期間,請拒絕並取消我的會議
Send automatic replies inside your organization
請輸入當啟用 Outlook 365 的"不在辦公室"規則時,將發送給寄件者的文字。例如:
你好！
這是 Office 365 的"不在辦公室"通知。我目前不在辦公室,我會盡快與您聯繫。
Send replies outside your organization. 勾選此核取方塊,即可向email地址位於貴組織以外的寄件者發送"外出通知"。
- 僅回覆給聯絡人。若要啟用僅向指定聯絡人發送 Office 365 外出通知的功能,請勾選此核取方塊。
點擊 Save 儲存設定並完成 Office 365 自動回覆設定。
註: 如果您不再使用舊的 email 地址,可以透過 Outlook 365 的"請假通知"功能,通知使用者應改用您的新 email 地址進行聯繫,例如:
你好！
我將不再使用這個email地址(old-address@company1.microsoft.com)。請將email寄至我的新email地址:new-address@domain2.com
現在您已完成 Office 365 自動回覆訊息的設定。請注意,您的 Office 365 電子郵件帳戶會向同一位寄件者發送一次自動回覆通知。若該寄件者再次向您發送 email,系統將不會再次發送 Office 365 自動回覆訊息。
在 Microsoft Office Outlook 中設定"外出通知"
Microsoft Office Outlook 是一款獨立的 email 客戶端應用程式。它既可與 Microsoft 電子郵件伺服器配合使用,也能支援 Office 365 帳戶。在之前的文章中,我們探討了如何設定 Microsoft Office Outlook 以配合 Office 365 使用,並設定應採用的 SMTP 和 POP3 參數。現在讓我們來看看如何在 Microsoft Office Outlook 2016 中設定"不在辦公室"通知。
在 首頁 在 Microsoft Office Outlook 2016 中點擊 [] 索引標籤 New Email.
將開啟一個新視窗。請建立一封新 email,該 email 將作為 Office 365 的"不在辦公室"通知使用。
收件人: 請將此欄位留空。
主旨: 請輸入訊息的主旨名稱,例如: Outlook 365 自動回覆.
撰寫您的"不在辦公室"通知內容,例如:
你好！
這是 Office 365 的"不在辦公室"通知。我目前不在辦公室,我會盡快與您聯繫。
點擊 File > Save As 將此email儲存為範本。
選擇路徑(我們將檔案儲存至 C:data (在此範例中)、Outlook 範本檔案類型以及檔案名稱。
儲存為: Outlook 範本 (*.oft)
檔案名稱: Outlook 365 自動回覆設定.oft
點擊 Save.
email範本已儲存。現在請前往 首頁 Microsoft Office Outlook 2016 主視窗中的 [] 索引標籤。按一下 Rules > Manage Rules & Alerts.
該 規則與警示 視窗開啟。
在 e-mail規則 按 Tab 鍵 New Rule.
A 規則精靈 視窗已開啟。
步驟 1:選擇範本。點擊 Apply rules on messages I receive. 點擊 Next 在精靈的每個步驟中,請點擊以繼續。
步驟 1:選擇條件。
勾選核取方塊 where my name is in the To box.
步驟 1:選擇操作
勾選核取方塊 reply using a specific template.
步驟 2:編輯規則說明(點擊帶有底線的值)。點擊 特定範本 在此情況下。
請選擇您先前建立的範本(點擊 Browse 並選取該檔案)。在此情況下,我們選取 C:dataOut of office Outlook 365.oft 檔案。點擊 Open.
現在已選取範本檔案。您可以繼續進行下一步。
是否有任何例外情況？如果您不需要設定任何例外,請勿變更設定,直接跳過此步驟即可。
完成規則設定。
步驟 1:為此規則指定名稱: Outlook 365 自動回覆
步驟 2:設定規則選項
Turn on this rule – 勾選此核取方塊。
點擊 Finish 以儲存設定並啟用此規則,以便發送外出通知。
如下方截圖所示,Outlook 365 的"不在辦公室"規則旁的核取方塊已勾選。若要停用此規則,請取消勾選該核取方塊。您可以關閉 規則與提醒 視窗。
現在,Microsoft Office Outlook 2016 中的"請假通知"已設定完成。您可以將此規則與其他規則結合使用,以進一步調整email客戶端的功能。
在管理中心啟用"不在辦公室"通知
如果貴組織中的某位使用者已經開始休假,但該使用者忘記啟用 Office 365 的"不在辦公室"自動回覆功能,系統管理員可以代為設定。管理員無需知道該使用者的密碼,也無需重設密碼。管理員可透過 Office 365 管理中心 (亦稱為 Microsoft 365 管理中心)。
以管理員身分登入 Microsoft 管理中心。
前往 Active users,選擇您要為其啟用"外出通知"的使用者帳戶。在本範例中,我們選擇 Michael Bose 的帳戶。選取使用者帳戶後,在開啟的視窗中,前往 Mail 選單頁籤,並在頁面底部點擊 Manage automatic replies.
在彈出視窗中勾選該核取方塊 Turn on automatic replies.
點擊 Save Changes.
Microsoft 管理中心的 Office 365 自動回覆設定已完成。
結論
這篇部落格文章介紹了如何設定 Office 365 的"不在辦公室"自動回覆,以通知寄件者您無法立即回覆他們的訊息。您可以告知對方,請勿期待當天收到回覆,或是您已將 email 地址變更為新地址,今後請使用該地址進行聯繫。 Office 365 的"不在辦公室"設定並不困難,一般使用者或 Office 365 管理員皆可在 Office 365 的網頁介面中進行設定。獨立運作的 Microsoft Office Outlook 2016 電子郵件客戶端亦可設定為發送"不在辦公室"通知。若您使用 Microsoft Office 365,請別忘了備份 Office 365,以確保您的資料獲得最高等級的保護。
