歐洲 Office 365 備份關鍵指南：合規性與實務做法
Microsoft 365(前身為 Office 365)是一套廣泛應用於企業及個人用戶的雲端服務,其在歐洲的用戶數量持續增長。Microsoft 的雲端服務具備多項優勢,包括可靠性、可用性及高效的協作功能等。然而,儘管 Microsoft 雲端服務的可靠性極高,仍應對雲端中的 Microsoft 365 資料進行備份,以防資料遺失。 針對歐洲國家的 Office 365 資料保護,存在一些特定考量,本篇部落格文章將對此進行探討。
為什麼 Office 365 備份對歐洲企業至關重要
為避免遺失 Office 365 資料,強烈建議組織定期備份資料。儲存於雲端的資料可能因使用者誤刪、攻擊者蓄意刪除、勒索軟體攻擊等因素而遺失。此外,還有一些特定於歐洲的理由,使得備份 Office 365 資料變得至關重要。
數據管理在歐洲的重要性
歐洲組織的資料管理必須符合相關法規,例如 《一般資料保護條例》. 確保跨多個司法管轄區進行適當的資料管理至關重要。Microsoft 365 服務受 共同責任 這種模式意味著微軟負責其資料中心的運作。同時,客戶則需負責資料保護與資料備份。
《一般資料保護條例》(GDPR)與資料保護
《一般資料保護規範》(GDPR)是一項嚴格的資訊隱私法規,其中包含針對組織如何儲存、處理及保護使用者個人資料的需求。Microsoft 365 具備高效的內建安全特點,但組織仍須負責長期資料保護工作,包括資料備份與保存。
網路安全威脅與資料外洩
遺憾的是,網路安全威脅在全球各地都很常見,歐洲也不例外。這些威脅包括勒索軟體攻擊、網路釣魚以及內部人員威脅。 資料外洩與資料遺失將導致嚴重的財務損失及聲譽損害。無論是法律或監管需求,違反資料保護法規所面臨的罰款都相當高昂。
當使用者在 Office 365 環境中工作並交換大量資料時,若組織將資料儲存於雲端,便可能成為攻擊者的誘人目標。例如,若網路犯罪分子透過發動勒索軟體攻擊來破壞或刪除使用者資料,恢復資料的唯一方法就是使用有效的備份。
跨境資料傳輸法規
當歐洲用戶的個人資料離開歐洲經濟區(EEA)時,同樣受到嚴格規範。此項措施確保歐洲公民的個人資料在跨境資料傳輸過程中受到保護。 Microsoft 365 採用全球雲端基礎架構,其運作模式預設會使用位於全球不同地理區域資料中心的伺服器。
根據《一般資料保護規範》(GDPR),若資料傳輸過程未能提供足夠的資料保護措施,則禁止將個人資料傳輸至 EEA 以外的國家。由於 Office 365 資料可能儲存於各處資料中心,因此使用 Microsoft 365 的組織必須確保資料傳輸符合 GDPR 的規定。
資料隱私與合規
歐洲組織面臨著遵守嚴格數據隱私法規(包括《一般資料保護條例》(GDPR))的巨大壓力,這要求它們必須實施可靠的数据保護策略。違反法規將導致高額罰款和處罰——因此,透過設定 Microsoft 365 數據備份來妥善處理數據隱私與合規性,才是更明智的選擇。
將儲存數據量及保留設定降至最低,是 GDPR 的另一項原則。組織必須僅收集必要數據,絕不收集多餘資料。 雖然 Office 365 內建了保留政策,但使用專用的資料保護解決方案能使資料保護措施更有效且更精細。因此,組織可設定備份政策,刪除不必要及過時的資料,僅保留關鍵資料。
根據 GDPR,個人有權要求組織刪除其個人資料。 使用 Office 365 的組織必須具備能力,在終端使用者提出要求時,能以符合規範的方式追蹤、管理及刪除資料。當組織擁有備份時,在管理使用者資料時便無須擔心誤刪業務關鍵資料。
資料管理的自動化
組織需要設定 Microsoft 365 的自動備份功能,以確保資料始終受到保護。設定備份排程與保留設定以自動執行備份工作,並刪除不再需要的舊備份資料,是符合法規需求的關鍵。
自動化工具及基於人工智慧的工具,可能是 Microsoft 365 未來發展的方向。基於 AI 的工具能夠自動監控不符合規範的活動。 偵測到與正常運作模式不符的異常資料存取模式,可能預示著資料外洩或合規違規。此類偵測功能可讓管理員及時採取措施、保護資料並解決問題。
如何確保 Office 365 備份符合 GDPR 規範
為確保 Office 365 備份符合《一般資料保護規範》(GDPR),組織應實施一系列措施,包括資料加密、保留政策及備份存取權限。
資料加密
資料加密是確保個人資料在傳輸過程中及靜止狀態(存放於目標儲存裝置上)安全的主要措施之一。GDPR 規定,組織必須實施相關措施,以保護資料免於外洩及未經授權的存取。 備份加密有助於組織確保,若第三方非法存取或攔截資料,在沒有解密金鑰的情況下,這些加密資料將無法被讀取。強大的 AES-256 加密技術可降低未經授權存取及資料外洩的風險,協助組織符合 GDPR 的資料保護標準。您可以參考 《一般資料保護條例》(GDPR)第 32 條 請查證此說法。對 Office 365 備份進行加密,正是組織為符合 GDPR 需求所必需採取的措施。
資料保存政策與資料最小化
組織應將儲存的用戶資料量降至最低,這是《一般資料保護規範》(GDPR)最重要的原則之一。組織僅能收集並儲存(保留)必要資料,且保留期限須受限制。這意味著執行 Office 365 備份的組織,必須確保備份內容不包含不必要或過期的資料。若資料儲存時間超過法律規定的保留期限,便會成為問題。
組織應設定保留政策,以避免因保留用戶個人資料超過必要時間而產生的風險。此舉可降低違反 GDPR 的風險。專業的備份解決方案允許管理員以高度細緻的粒度及廣泛的自訂選項,設定排程與保留設定。透過應用這些保留設定,組織可確保個人資料在不再需要時被刪除。這正是 《一般資料保護條例》(GDPR)第 5 條 (5.1.e) 所規定的需求。
資料主體的權利與備份存取權
個別使用者有權存取、更正及刪除其個人資料。這些權利被稱為"資料主體權利"。在資料備份方面,組織必須確保即使使用者資料儲存於備份中,仍能處理存取、查閱及刪除使用者資料的請求。
就 Office 365 備份而言,這意味著以下幾點:
- 應能根據需要檢索資料,以滿足使用者提出的数据存取請求。Office 365 備份解決方案必須能夠快速還原資料,並讓使用者能以可用的格式存取還原後的資料。
- 備份解決方案應具備一項特點,能夠從整個備份中靈活移除特定資料,而無需還原整組資料。若解決方案具備從備份中選擇性刪除特定資料的能力,則因違反合規規定而遭受處罰的風險將大幅降低。
歐洲地區的 Office 365 備份與還原最佳實踐
在歐洲,Office 365 備份的最佳實踐包括著重於資料保護措施,並符合法規需求(包括《一般資料保護條例》(GDPR))。此方法包含實施一套先進的災難還原策略。
選擇合適的備份解決方案
請選擇一款支援 Microsoft 365 備份與還原功能,並符合歐洲資料保護法規需求的資料保護解決方案。請注意以下關鍵因素:
- 符合《一般資料保護條例》(GDPR). 備份解決方案必須符合歐洲的資料保護法規。換言之,應能將 Microsoft 365 資料保護的備份解決方案進行配置,使其符合法規需求。請確保您能夠將備份儲存於地理位置位於歐洲的伺服器上。
- 保護 Microsoft 365 服務. 請確保資料保護解決方案支援所有必要的 Microsoft 365 服務,包括 Exchange Online、OneDrive、SharePoint、Teams 等。所有關鍵資料都必須受到保護,並具備資料還原能力。
- 安全性與加密. 備份解決方案必須支援傳輸中(透過網路傳輸時)及靜止狀態(儲存於備份儲存裝置時)的資料加密。此外,它還必須支援強加密演算法,例如 AES-256。建議選用支援基於角色的存取控制的備份解決方案,以避免 Microsoft 365 備份遭到未經授權的存取。
- 粒度還原. 請選擇支援 Microsoft 365 資料細粒度還原的解決方案。細粒度還原是一項特點,可讓您還原特定物件,例如選定的 email 訊息、特定使用者的 OneDrive 資料(檔案和資料夾)、SharePoint 網站、清單、檔案等。使用細粒度還原時,您只需還原所需的資料,無需還原整個資料集(例如,僅還原所需的檔案,而非還原整個 OneDrive 帳戶)。
- 自動化工具. 建議採用支援自動備份、備份驗證及災難還原測試的 Microsoft 365 備份解決方案。透過自動化資料保護工作,可確保資料定期備份,並避免出現資料保護漏洞。備份自動化不僅能簡化備份管理,還能降低人為錯誤的風險。
備份頻率與保留期限
請設定備份頻率與資料保留期限,以符合《一般資料保護規範》(GDPR)及其他法規需求。同時,您也應考量組織的實際運作需求。
- 定期備份. 請定期執行 Microsoft 365 備份工作,以確保在需要時能隨時取得備份資料。為此,請根據既定的 RPO (還原點目標) 值。根據生產需求,備份可每天執行,甚至每小時執行一次(針對經常變更或更新的資料)。
- 排程. 此參數用於定義備份工作的執行頻率。請設定 Microsoft 365 的自動排程,其中可包含完整備份及 增量備份 以提升資料保護方面的可靠性。
- 留存率. 備份 保留排程選項 設定備份資料的儲存期限。請配置備份保留設定,以確保保留政策符合《一般資料保護規範》(GDPR)的需求。請謹記"資料最小化"原則,這意味著個人資料的保留時間不應超過必要期限。在配置保留設定時,請注意應保留足夠的備份資料,以確保組織的營運連續性。法律或金融機構的保留期限可能比其他行業的組織更長。
- 還原版本. 應設定備份排程與保留期間,以便能還原受保護物件在不同時間點所產生的不同版本。例如,勒索軟體可能會破壞檔案的最新版本,而這些受損資料可能會包含在最新的備份(還原點)中。透過使用較早的還原點,即可實現資料還原。
災難還原與業務連續性
建立一份詳細的 災難還原計畫與業務連續性計畫 以在發生災難(例如系統故障、網路攻擊等)時,將停機時間降至最低。災難還原計畫必須架構完善,以確保組織能夠在無資料遺失,或僅造成最小程度資料遺失與服務中斷的情況下,持續運作。
- 災難還原計畫. A 災難還原計畫 內容包含詳細資訊,說明從備份中進行資料還原的每個步驟。其中闡述了資料還原流程中每位員工的角色、預估的還原時間及其他相關事項。透過一套高品質的災難還原計畫,組織便能應對最嚴苛的 RTOs 並能快速恢復資料,從而將服務中斷的情況降至最低。
- 業務連續性計畫. A 業務連續性計畫 通常與災難還原計畫配合使用,以確保組織的業務運作能在災難發生期間及災後持續運作。可靠的備份能協助使用者存取執行必要任務所需的信息。
- 備份與還原測試. 測試備份可降低備份資料不一致或損毀的機率,並有助於確保備份功能正常運作。 資料還原測試 這能提高在災難發生時順利還原資料和工作負載的機率。透過測試,組織可確保災難還原計畫與業務連續性計畫能如預期般運作。
- 備份的冗餘位置. 根據 3-2-1 備份法則, 建議您將備份與備份複製儲存於不同位置。此做法能顯著提升災難還原策略的成效。然而,處理歐盟居民使用者資料的組織必須符合《一般資料保護規範》(GDPR)的需求,並將資料儲存於地理位置位於歐盟境內的伺服器上。因此,在選擇雲端備份儲存服務時,請務必謹慎,例如 AWS 或 Azure,以及具有歐洲地區位置的特定資料中心,用於公共雲端儲存服務。
NAKIVO Backup & Replication 適用於 Microsoft 365 備份
NAKIVO Backup & Replication支援 Microsoft 365 備份. NAKIVO 解決方案支援 Microsoft Exchange Online、OneDrive for Business、SharePoint Online 及 Teams 的備份。
以下特點可協助您符合歐洲的法規需求:
- 在來源端、傳輸途中及儲存期間皆進行備份加密
- 備份工作自動化
- 備份驗證
- 彈性的排程與保留設定
- 檔案與物件的細粒度還原
- 備份複製及 備份至雲端 可選擇在歐洲儲存 Microsoft 365 備份的區域
- 不可變更的備份
歐洲 Office 365 備份的未來
技術不斷演進,這意味著未來歐洲用戶在進行 Office 365 備份時可能會面臨新的挑戰。
新的資料隱私法規
對資料隱私的擔憂持續加劇,歐洲極有可能在《一般資料保護規範》(GDPR)之外,進一步制定並實施更嚴格的監管標準。這些法規將進而影響服務歐洲用戶的組織所採用的 Microsoft 365 備份方案。資料保護需求可能會變得更加嚴格,企業將需要調整其備份策略。部分歐洲國家可能會在整個歐盟普遍採用的需求之外,額外實施其他資料保護規定。
新的備份技術
資料保護技術也日益精進,並具備更強大的功能。人工智慧可用於更早地偵測威脅、強化資料完整性檢查,並在勒索軟體破壞資料之前,偵測其使用的異常模式。勒索軟體的偵測與防範機制有望獲得改善。
結論
為了在歐洲實施有效的 Office 365 備份策略,企業必須了解歐洲的法規與資料保護標準,例如《一般資料保護條例》(GDPR)。在選擇備份位置、備份頻率及保留設定時,應將法規需求納入考量。應選用支援 Microsoft 365 備份,且可進行配置以符合歐洲資料保護要求的資料保護解決方案。
