Exchange Online 與 Microsoft Office 365 比較：哪一種最適合企業 email 託管？
電子郵件是任何企業不可或缺的通訊工具。每家企業遲早都必須在第三方電子郵件服務與自建伺服器之間做出抉擇。若貴公司目前仍使用本地電子郵件客戶端,您很可能已經考慮過雲端託管方案。然而,在將系統從本地伺服器遷移至雲端之前,關於企業電子郵件託管有許多因素需要考量。此外,若您決定進行遷移,究竟該選擇獨立的電子郵件解決方案,還是能滿足您環境中多種需求的整合式套件呢？
本文將探討從本地伺服器遷移至 Exchange Online 或完整的 Microsoft 365 套件時,應考量的事項。此外,您將看到這兩種選項的清晰說明與比較。最後,閱讀完這篇部落格文章後,您將具備足夠的知識,為貴公司找到最適合的解決方案。
Exchange Online 與 Microsoft Office 365 的比較
將 Exchange Online 與 Microsoft Office 365 進行比較可能會令人感到困惑,因為這兩款產品的功能性截然不同。
Microsoft Office 365 這是微軟基於雲端的軟體即服務(SaaS)應用程式套件,其中包含 Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel 及 Outlook 等應用程式。該套件還包含 SharePoint 和 Exchange 等基於伺服器的應用程式。但 Exchange Online 究竟是什麼呢？
Exchange Online 這是一項由微軟提供的雲端電子郵件服務,可讓使用者存取電子郵件、聯絡人、行事曆及待辦事項。作為 Microsoft Office 365 的一部分,Exchange Online 更像是一組工具集合,而非單一產品。Exchange Online 通常不會與 Microsoft 365 形成競爭關係,而是與之相輔相成。
使用者可以單獨購買其中一項產品,而不必搭配另一項。例如,您可以購買 Microsoft Exchange Online 方案,而無需取得完整的 Microsoft Office 365 套裝軟體。與此同時,某些方案並不包含 Exchange Online,例如 Microsoft 365 Apps。即使使用者最初僅選擇 Exchange Online,日後仍可隨時升級至 Microsoft 365。
在比較 Exchange Online 與 Microsoft 365 之前,務必避免將 Exchange Online 與 Exchange Server、以及 Microsoft 365 與 Office 365 混淆。釐清所有概念後,便能更輕鬆地了解何者最能滿足貴公司的需求。
Exchange Online 與 Exchange Server 的比較
由於兩者存在相似之處,儘管 Exchange Online 與 Exchange Server 存在顯著差異,但這兩種產品通常仍會被混淆。主要區別如下:
- 伺服器。 雖然 Microsoft Exchange Online 完全基於雲端,但 Exchange Server 則是部署在專用的虛擬或實體伺服器上。
- 授權。 Microsoft Exchange Server 需求伺服器與使用者授權,而 Microsoft Exchange Online 則採按使用者計費的月費制。
- 可擴展性。 作為雲端解決方案,Microsoft Exchange Online 能夠輕鬆地進行縮放,而對於 Exchange Server 而言,這方面則較為複雜。
Microsoft 365 與 Office 365 比較
2020 年 4 月,微軟更名,Office 365 改名為 Microsoft 365。微軟解釋,此舉旨在更準確地反映訂閱方案所提供的優勢與特點。基本上,僅有品牌名稱有所變更,而套裝軟體的價格與功能性則維持不變。
Microsoft Office 365 與 Exchange Online 比較:如何選擇
選擇獨立的email解決方案或多功能套裝軟體,取決於您的業務需求。不過,在做出最終決定之前,有幾個方面您應予以考量。
企業規模
通常,小型企業的組織架構較為簡單。正因如此,許多小型企業僅靠 Exchange Online 便能運作順暢。當然,這取決於具體情況,且每家公司的需求各不相同。不過,小型企業往往不需要 Microsoft 365 所提供的進階特點。與此同時,若貴公司擁有眾多員工或組織架構較為複雜,Microsoft 365 或許正是優化營運流程的理想選擇。
合作
選擇取決於您的工作環境有多麼注重協作。即使您的企業規模不大,但若強調團隊合作,您也應考慮選用其中一項 Microsoft 365 方案。如此一來,您便能使用各式各樣的商務通訊工具(例如 Microsoft Teams、Skype for Business 等),藉此簡化工作流程,並提升協作效率。
營業類型
在選擇時,您應考量貴公司的性質。例如,若您的業務需要資料管理系統、資料儲存解決方案,以及員工之間的溝通功能,您應考慮選用其中一種 Microsoft Office 365 方案。SharePoint、OneDrive 和 Microsoft Teams 僅是其中幾款對貴公司業務有所助益的應用程式。然而,若貴公司的需求僅限於 email 往來,您可直接選擇僅採用 Exchange Online。
成本
當然,在為您的企業選擇任何解決方案時,價格都是必須考量的關鍵因素。在此情況下,費用會根據您選擇的方案而有所不同。 舉例來說,Exchange Online 的費用為每位使用者每月 4 至 8 美元;而 Microsoft 365 的起價為每位使用者每月 5 美元,商務方案的費用最高可達每位使用者每月 20 美元,Enterprise 方案則最高可達每位使用者每月 57 美元。最便宜的方案僅相差 1 美元,但除了 Exchange Online 之外,您還能獲得 Microsoft Teams、OneDrive 以及 SharePoint Online。
Email 遷移至 Microsoft 365 和 Exchange Online
如果您決定從 Exchange Online 遷移至 Microsoft 365,這並不會對您的工作環境造成劇烈改變。Microsoft 365 將拓展協作與溝通的機會,並整合其他功能以促進作業流程。儘管這些更新可能需要一些時間和資源,但這個過程並不會帶來顛覆性的改變。
然而,如果您正從本地服務遷移至雲端服務,則有許多因素需要考量。該解決方案是否可靠？ 工作流程應如何重組？至於您所在產業的法規要求,例如資料保留與加密政策,又該如何處理？這些僅是您做出抉擇時需考量的幾個問題。
如果您決定切換至 Microsoft 365 或 Exchange Online,請記住:Microsoft Office 備份是保護資料的最佳方式,同時能在資料遺失事件發生時為您儲存時間與資源。 在遷移至 Exchange Online 或 Microsoft 365 方案之一之前,關於企業電子郵件託管,有幾個關鍵方面需要考量。首先,請釐清您目前的電子郵件解決方案,以了解可用的遷移選項。為避免任何困難和額外開支,請確認所有網路使用者皆使用 Office 2010 或更新版本。其他可能的問題包括:
- 網域名稱系統 (DNS) 記錄存取狀況。 如果一切順利,修改 DNS 記錄通常不到一小時即可完成。然而,若無法存取 DNS 記錄,可能會造成問題,導致顯著的延誤。在切換至 Microsoft 365 時,您需要存取 DNS 記錄,以驗證網域所有權,並將 email 導向新的信箱。否則,所有 email 都將被發送至舊伺服器。
- 透過email轉發的解決方案與裝置。 在進行遷移之前,務必仔細考量您的網路設備,例如印表機和掃描器。否則,您可能會收到故障通知,且掃描的文件也無法正確透過email傳送。為避免這些問題,請對與email伺服器連結的設備及服務進行全面清點。此外,在遷移過程中,請務必將所有設備與服務連接至新的雲伺服器。
- 密碼合規性。 請務必實施嚴格的密碼政策,並啟用多重身分驗證。這對非雲端使用者而言可能是一項挑戰。雖然本地電子郵件伺服器並非完全不受網路安全風險影響,但其安全性仍高於雲端電子郵件伺服器。值得慶幸的是,Microsoft 365 要求使用複雜密碼。此外,所有網路使用者都必須每 90 天變更一次密碼,這有助於防止未經授權的存取。
- 自動完成檔案與簽名遺失。 遷移至新信箱後,您可能需要重新附加個人儲存 (PST) 檔案。此外,您的簽名檔和自動完成檔案可能會消失。在進行遷移之前,您必須評估先前設定的遺失是否會造成問題。當然,您也可以一併遷移這些資料,但這需要額外的工作。為避免出現任何意外情況,您應將此方面納入遷移計畫中。
- 行事曆共享。 如果貴公司頻繁使用行事曆特點,也應將其納入遷移計畫中。行事曆的共用權限可能不會自動轉移至 Microsoft 365。因此,請在遷移前將行事曆的共用權限進行對應,並備份相關設定。
- 防病毒、反垃圾郵件、黑名單與白名單。 請考慮在遷移完成後,是否仍要繼續使用現有的防毒或反垃圾郵件閘道。Microsoft 365 具備可確保 email 安全的防護方案,因此您可以選擇使用內建的防護功能。另一個需要考慮的問題是白名單與黑名單。如果您計畫遷移自訂建立的清單,請思考具體的執行方式,並將此事項納入計畫中。
- 新的安全特點。 遷移至 Microsoft 365 是審視並更新您的資安計畫的絕佳時機。您不妨考慮採用一些 email 資安特點,例如資料外洩防護、加密 email、歸檔等。所有 Microsoft 365 套裝方案均內建資安與合規特點,但各方案的具體內容有所不同,因此請依據您所屬產業的資安標準來做出選擇。
結論
Microsoft 365 透過一系列實用的特點,充分發揮 Exchange Online 的技術潛力,這些特點不僅簡化了協作流程,更提升了存取便利性。然而,您應時刻謹記:在使用 Exchange Online 時,僅有您的 email、行事曆和聯絡人會儲存於雲端;而 Microsoft 365 則將整個技術環境完全建置於雲端之上。 因此,選擇的關鍵在於一個問題:您在協作、生產力、溝通、可存取性,以及最重要的安全與防護方面,有哪些業務需求？
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