Office 365 電子郵件歸檔：如何啟用歸檔功能
Microsoft 365 中的歸檔信箱可用於改善電子郵件資料管理。管理數 TB 的電子郵件資料以符合法規要求,並確保資料可供內部稽核使用,這項任務往往相當艱鉅。
在這篇部落格文章中,我們將說明何謂歸檔信箱,以及在開始使用前應考量的優點與缺點。此外,我們也會示範如何透過圖形使用者介面 (GUI) 和 PowerShell 指令在 Office 365 中啟用信箱歸檔功能。
了解存檔信箱
事實上,Office 365 中的歸檔信箱是專門用於儲存 email 的額外儲存空間。您可以透過將舊項目(包括郵件、文件、圖片等)移至歸檔,為主儲存空間騰出空間以存放新資料,同時減輕伺服器負擔。對於因合規需求或內部政策因素而必須將 email 資料保存一定期間的組織而言,這些信箱能帶來顯著效益。
優點與缺點
啟用 Office 365 電子郵件歸檔的功能可帶來以下好處:
- 管理精簡化。 您可以利用主信箱快速存取當前的email對話串,並將過期的email移至歸檔。此舉不僅能提升系統效能,更能讓資料搜尋變得更加高效且便利。
- 法規遵循。 歸檔信箱可提供額外的儲存空間,並降低誤刪歸檔email的機率。這意味著您既能遵守資料保留政策,又不會讓主信箱過載。
- 儲存自動化。 建議您在啟用歸檔信箱後,考慮在 Office 365 中啟用自動擴充特點。信箱自動擴充特點表示,當使用者達到設定的儲存空間上限時,系統會自動將儲存空間擴充 10 GB。在此情況下,您無需透過使用者或 IT 專家來增加儲存空間。
然而,啟用歸檔信箱後,IT 團隊將在更複雜的環境中面臨資料管理方面的挑戰。儘管如此,具備專業資格的專家仍能監控 Microsoft 365 帳戶、檢查可用儲存空間,並透過 PowerShell 指令更快地完成管理任務,同時不影響工作效率。
設定存檔信箱
要在 Office 365 中設定存檔信箱,您必須具備系統中的適當權限,並完成特定的設定流程。首先,讓我們來檢視一下權限設定。
權限概覽
請注意,具體權限可能會因您的 Office 365 版本及帳戶角色而有所不同。常見的必要權限包括以下項目:
- Exchange 管理員。 您需要這些或類似的權限才能啟用歸檔信箱。身為 Exchange 管理員,您可以管理 Exchange Online 的設定。歸檔信箱的設定也屬於此類別。
- 組織管理。 此角色提供管理員權限,並可完全存取 Office 365 的各項功能。在某些情況下,您可能需要被指派此角色,以便啟用歸檔信箱。
- 合規管理。 透過此角色,您可以管理 Office 365 中的合規特點及相關設定。此角色是啟用 Microsoft 365 歸檔功能以保存 email 並維持法規合規性的必要條件。
- 信箱匯入與匯出。 具備此角色的 Microsoft 365 使用者可以將資料匯入存檔信箱(以及從該信箱匯出資料)。
當您的帳戶已設定所需權限後,即可建立存檔信箱。
在 Office 365 中啟用信箱歸檔功能
請注意,在啟用歸檔信箱後,系統會檢查主信箱中的項目是否符合最近指派的歸檔政策。在政策中指定日期之前建立的項目,將會移至該新建立的歸檔信箱。歸檔政策將項目從主信箱移至歸檔信箱的預設時限,為項目送達或建立後兩年。
若要啟用歸檔信箱,請執行以下操作:
- 登入 Exchange 管理中心 (EAC),然後找到
Recipients > Mailboxes. - 從信箱清單中,選擇您需要為其啟用歸檔功能的帳戶。
- 彈出式窗格隨即顯示。請選擇
Others. 在Mailbox archive, 點擊Manage mailbox archive. - 接著,在
Manage mailbox archive窗格、尋找並開啟Mailbox archive最後,點擊Save.
建立存檔信箱可能需要幾秒鐘。完成後,清單中該使用者的"存檔"狀態會變更為"已啟用"。不過,您可能需要重新整理網頁才能看到狀態變更。
讓我們來了解如何透過 PowerShell 啟用 Office 365 信箱存檔功能。
若要為單一帳戶啟用存檔信箱,請執行此 cmdlet:
Enable-Mailbox -Identity
若要為組織中的每位使用者啟用存檔信箱,請使用此 cmdlet:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
註: 當您為已設定保留政策或訴訟保留的信箱啟用歸檔功能後,該主要信箱的"可復原項目"資料夾將獲得 105 GB 的儲存空間,而非標準的 100 GB。此舉可提供額外空間來記錄已刪除的項目,即使已停用自動擴充特點亦然。此外,該資料夾的警告配額也從 90 GB 增加至 95 GB。
停用存檔信箱
若要透過圖形化使用者介面停用存檔信箱,您可在 Exchange 管理中心中找到相同的選項。唯一的區別在於,您需要按一下 Mailbox archive status 再次切換。
您有 30 天的時間重新啟用歸檔信箱,且不會遺失已歸檔的項目。若您重新啟用,即可還原已歸檔的內容。若超過 30 天期限,已停用的信箱歸檔內容將被永久刪除,且無法還原。 若在 30 天後為某個帳戶重新啟用此特點,系統將建立一個新的歸檔信箱。
如前所述,預設政策會將項目在建立或送達後兩年移至歸檔信箱。停用歸檔信箱不會對主信箱的內容產生任何影響。
若要透過 PowerShell 在 Office 365 中為特定帳戶停用信箱歸檔功能,請執行此 cmdlet,其中
Disable-Mailbox -Identity
若要停用所有已啟用存檔信箱的帳戶之存檔信箱,請使用以下指令:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
強化 Microsoft 365 歸檔資料的保護
將歸檔項目視為受保護資料,甚至視為備份,是一種可能導致敏感資料遺失及面臨合規罰款的錯誤做法。儘管歸檔信箱是獨立設定與管理的,但它仍是 Microsoft 365 帳戶的一部分。若您無法存取該帳戶,或遭遇 Microsoft 端的中斷服務,您將無法存取歸檔資料。
將 Microsoft 365 項目備份至本地端 使用"匯出"功能儲存至不同檔案 這是建立備份資料副本的原生方式。雖然此選項無需借助第三方解決方案,且適合個人使用,但即便是規模最小的組織,對於 Office 365 項目,也需要更集中化、自動化且流程更簡化的資料保護工作流程。
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結論
Office 365 電子郵件歸檔功能讓組織能夠為符合法規要求而保存電子郵件,並在 Microsoft 生態系統內自訂資料保留政策。您可以透過圖形化使用者介面 (GUI) 為特定帳戶啟用或停用歸檔信箱。PowerShell 除了提供相同的功能外,還能透過適當的指令,更有效地管理組織內的所有 Microsoft 365 帳戶。
