Dlaczego nie należy używać SharePoint Online jako bazy danych
SharePoint to system zarządzania dokumentami służący do przechowywania plików, porządkowania dokumentów, udostępniania ich oraz edycji w ramach współpracy z innymi użytkownikami. Niektórzy użytkownicy, którzy w przeszłości korzystali z programów MS Excel lub MS Access, mogą sądzić, że wykorzystanie SharePoint jako bazy danych jest dopuszczalne. Jednak niezależnie od zalet takiego podejścia, należy unikać wykorzystywania SharePoint jako bazy danych.
Zanim przejdziemy do powodów, dla których nie zaleca się takiego wykorzystania, oto kilka czynników, które mogą sprawiać, że użytkownicy będą skłonni rozważyć użycie SharePoint jako bazy danych:
- Nie potrzebujesz
dbauprawnień do utworzenia nowego schematu - Gotowy do użycia, rozszerzalny interfejs do zarządzania danymi
- Nie musisz koordynować aplikacji SharePoint z danymi przechowywanymi w innych miejscach
- Migracja danych bez konieczności synchronizacji
Organizacja danych
W SharePoint nie ma organizacji danych podobnej do tej w bazach danych i jest to ważny powód, dla którego nie należy używać SharePoint jako bazy danych. Na pierwszy rzut oka listy w SharePoint wyglądają podobnie do tabel baz danych, z wszystkimi kolumnami i różnymi typami danych. Jednak dane są w tych strukturach zorganizowane inaczej. Czy SharePoint korzysta z serwera SQL? SharePoint wykorzystuje MS SQL Server jako system zarządzania bazami danych do swojego działania, ale nie został zaprojektowany do pełnienia funkcji prawdziwej bazy danych. Czym jest baza danych treści SharePoint? Baza danych treści to baza danych służąca do przechowywania danych SharePoint dla jednej lub więcej kolekcji witryn. Jest to baza danych znajdująca się na serwerze MS SQL Server, wykorzystywana do działania SharePoint.
W porównaniu z relacyjnymi bazami danych w SharePoint brakuje relacji między tabelami. Oto relacje danych, których brakuje w SharePoint:
One to One. Rekord w jednej tabeli jest powiązany z rekordem w innej tabeli bazy danych. Na przykład jeden dział może mieć tylko jednego kierownika, a jeden kierownik może zarządzać tylko jednym działem.
One to Many. Rekord w jednej tabeli jest powiązany z wieloma rekordami w innej tabeli. Na przykład jeden klient może mieć wiele zamówień sprzedaży.
Many to many. Rekordy w dwóch lub więcej tabelach są powiązane z wieloma rekordami w innej tabeli. Na przykład klienci mogą kupować wiele produktów, a produkty mogą być kupowane przez wielu klientów.
Brakujące funkcje bazy danych
Funkcje bazy danych są nieobecne (lub praktycznie nieobecne) w SharePoint Online i SharePoint lokalnie. Przyjrzyjmy się pokrótce tym brakującym funkcjom w SharePoint.
Klucze główne i klucze obce
Baza danych wykorzystuje unikalne identyfikatory, w tym klucze główne i klucze obce, do identyfikacji rekordu i łączenia tabel, które mają relacje nadrzędne-podrzędne. Klucz główny jednoznacznie identyfikuje rekord w tabeli; tabela może mieć tylko jeden klucz główny. Klucz główny składa się z jednej lub więcej kolumn i nie może zawierać wartości NULL. Klucz obcy to kolumna lub zestaw kolumn, które odwołują się do klucza głównego w innej tabeli i łączą dane między tabelami. Nie ma relacji między listami SharePoint i nie można ich łączyć w taki sam sposób, jak tabele w bazie danych.
Język SQL
SQL (Structured Query Language) to standardowy język, który pozwala pisać kod dla złożonych zapytań w bazach danych. Korzystając z prawdziwej bazy danych, można zapisywać zapytania i ponownie je wykorzystywać. W SharePoint brakuje tej funkcji. SharePoint obsługuje wyłącznie CAML, Odata oraz zapytania wyszukiwania. Nie należy wysyłać zapytań bezpośrednio do bazy danych SharePoint (bazy danych MS SQL wykorzystywanej przez SharePoint do przechowywania treści) przy użyciu języka SQL, ponieważ może to spowodować problemy ze stabilnością i naruszyć EULA (end user license agreement).
Procedury przechowywane
Procedury przechowywane stanowią część języka SQL. Procedura przechowywana to grupa instrukcji SQL, czyli blok kodu wielokrotnego użytku, który jest tworzony i przechowywany w bazie danych. Procedury przechowywane są wspierane przez większość systemów zarządzania bazami danych (DBMS). Procedury przechowywane zapewniają szereg korzyści. Umożliwiają one scentralizowanie logiki dostępu do danych w jednym miejscu z możliwością optymalizacji. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, użytkownicy nie potrzebują uprawnień do odczytu/zapisu w tabelach bazowych, jeśli przyznano im uprawnienia do wykonywania procedury przechowywanej. Nie można korzystać z procedur przechowywanych podczas korzystania z SharePoint.
Transakcje
Transakcja to jednostka pracy, która reprezentuje dowolną zmianę w bazie danych i którą można traktować jako „całość”. Przykładem transakcji jest wypłata pieniędzy z jednego konta bankowego (źródło) i przelanie ich na inne konto bankowe (miejsce docelowe). Te dwie czynności są elementami jednej transakcji. Jeśli pierwsza czynność zakończy się powodzeniem, ale druga zakończy się niepowodzeniem, pieniądze są zwracane na konto źródłowe w celu zachowania integralności transakcji. Jest to wycofanie transakcji. Podobnie, zmiany są wycofywane w bazie danych, gdy transakcja zakończy się niepowodzeniem, a dane nie są tracone. SharePoint nie obsługuje wycofywania transakcji.
Indeksowanie i optymalizacja zapytań
Indeksowanie i optymalizacja zapytań służą do poprawy wydajności bazy danych. Pola, które są często używane, mogą być wstępnie indeksowane, co poprawia ogólną wydajność. Bazy danych można zoptymalizować pod kątem pobierania danych, stosując techniki optymalizacji, takie jak tworzenie wskaźników do miejsc przechowywania danych w bazie. Takie podejście jest znacznie szybsze niż przeszukiwanie całej bazy danych. Indeksowanie w SharePoint ma na celu usprawnienie wyszukiwania treści przechowywanych w SharePoint; jednak jego funkcja jest ograniczona w porównaniu z bazą danych, z której można korzystać bezpośrednio. W szczególności SharePoint ogranicza liczbę indeksowanych kolumn na liście do 20.
Duże elementy i dane binarne
Większość nowoczesnych baz danych może przechowywać duże dane i dane binarne (takie jak pliki wideo, obrazy, pliki audio itp.) bezpośrednio w bazie danych. Dane binarne można przechowywać jako załączniki plików na listach SharePoint, ale nie jest to zalecane. Pod względem funkcji załączniki binarne w SharePoint nie osiągają takiej samej wydajności jak pola binarne w relacyjnej bazie danych. Jeśli w listach SharePoint przechowujesz zbyt wiele elementów z załącznikami binarnymi, wydajność może się znacznie pogorszyć. SharePoint nie tworzy nowej tabeli bazy danych dla każdej listy i biblioteki w bazie danych zawartości SharePoint. Wszystkie dane widoczne na listach i w bibliotekach SharePoint są przechowywane w jednej tabeli bazy danych zawartości.
SharePoint nie jest w stanie przetwarzać dużej liczby elementów w taki sam sposób, jak robi to baza danych. Liczbę elementów na liście SharePoint należy ograniczyć do 2000 (w liście głównej i zawartych w niej folderach). Jeśli chcesz przesłać pliki do SharePoint, prześlij je do biblioteki SharePoint i nie używaj do tego list SharePoint.
Dostęp spoza SharePoint
Dostęp do list SharePoint spoza SharePoint można uzyskać wyłącznie za pomocą interfejsów programistycznych lub XML. Nie należy używać list do przechowywania danych w repozytorium SharePoint, do których muszą mieć dostęp aplikacje zewnętrzne, ze względu na słabą integrację. Natomiast relacyjne bazy danych posiadają wszystkie funkcje niezbędne do integracji i współpracy z aplikacjami zewnętrznymi.
Wnioski
Istnieje wiele powodów, dla których nie należy używać SharePoint jako bazy danych. SharePoint jest przeznaczony do innych celów. Wykorzystanie SharePoint jako bazy danych może powodować poważne niedogodności i spadek wydajności. Nie można zastąpić relacyjnej bazy danych za pomocą SharePoint. Listy nie są nazywane tabelami w SharePoint z pewnego powodu. Głównym celem SharePoint jest centralne przechowywanie dokumentów i wspólna edycja. Należy używać odpowiedniego narzędzia do każdego z potrzeb biznesowych.
Niezależnie od tego, czego używasz, czy to MS SQL, Oracle czy SharePoint, nie zapomnij o wykonywaniu kopii zapasowych danych. NAKIVO Backup & Replication to uniwersalne rozwiązanie do ochrony danych, które oferuje wsparcie dla tworzenia kopii zapasowych Oracle, MS SQL, Office 365 (w tym SharePoint Online) oraz SharePoint Server.
