Jak dostawcy usług zarządzanych (MSP) mogą wykonać kopię zapasową pakietu Microsoft 365 dla swoich klientów
Większość organizacji korzystających z usług Microsoft 365 w celach biznesowych przywiązuje dużą wagę do ciągłości działania oraz możliwości odzyskania danych w celu uniknięcia przestojów. Niektóre firmy rozważają skorzystanie z usługi wykonania kopii zapasowej jako usługi (Backup-as-a-Service) oferowanej przez dostawcę usług zarządzanych (MSP) w celu wykonania kopii zapasowej danych Microsoft 365. W tym wpisie na blogu wyjaśniono, w jaki sposób dostawcy usług zarządzanych mogą wykonać kopie zapasowe danych Microsoft 365 dla klientów oraz jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do wykonania kopii zapasowej oferowane przez dostawcę usług zarządzanych (MSP) do tego celu.
Znaczenie tworzenia kopii zapasowej Microsoft 365 dla dostawców usług zarządzanych (MSP)
Wsparcie dla kopii zapasowej Microsoft 365 jest ważne dla dostawców usług zarządzanych, ponieważ Microsoft 365 jest szeroko stosowaną usługą w chmurze przez organizacje na całym świecie. Mimo iż Microsoft posiada potężne centra danych z niezawodną i redundantną infrastrukturą, dane w Microsoft 365 mogą być mimo wszystko utracone.
Zrozumienie modelu współdzielonej odpowiedzialności Microsoft
Zgodnie z Umową licencyjną użytkownika końcowego dla użytkowników Microsoft 365, użytkownicy zobowiązują się do korzystania z modelu współdzielonej odpowiedzialności w odniesieniu do danych generowanych i przechowywanych w aplikacjach i usługach Microsoft 365. Model współdzielonej odpowiedzialności Microsoft definiuje obowiązki dzielone pomiędzy Microsoft a klientami (lub MSP w imieniu klientów) podczas korzystania z usług w chmurze Microsoft 365. Model ten określa, że Microsoft jest odpowiedzialny za działanie swojej infrastruktury chmurowej i centrów danych (czas działania serwerów, redundancja danych na poziomie centrum danych itp.). Z kolei klienci są odpowiedzialni za ochronę swoich danych przed ich utratą po swojej stronie.
- Odpowiedzialność Microsoft: Infrastruktura i czas działania
Polem odpowiedzialności Microsoft jest bazowa infrastruktura i jej bezpieczeństwo. Firma robi wszystko, aby chronić serwery i sprzęt sieciowy przed awarią sprzętu, replikować dane, chronić przed atakami DDoS itp. Te działania nie chronią danych przed przypadkowym usunięciem przez użytkowników, atakami oprogramowania wymuszającego okup po stronie użytkownika czy zagrożeniami ze strony wewnętrznych osób.
- Odpowiedzialność klienta: Ochrona danych i odzyskiwanie
Klienci lub dostawcy usług zarządzanych są odpowiedzialni za ochronę swoich danych w Microsoft 365 – powinni zapewnić, że dane są chronione i mogą być odzyskane. Podejście takie obejmuje zadania takie jak zarządzanie kontami użytkowników Microsoft 365 w organizacji, zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz wdrożenie planów tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania. Klienci powinni kontrolować i adresować zdarzenia takie jak przypadkowe usunięcie danych przez użytkowników, złośliwe działania insiderów, ataki oprogramowania wymuszającego okup oraz przechowywanie danych związane z przepisami.
Na przykład, Microsoft 365 oferuje ograniczone okna odzyskiwania (od 30 do 90 dni dla usuniętych elementów, w zależności od usługi, maksymalnie 93 dni), po których dane mogą nie być odzyskiwalne bez kopii zapasowej. Jeśli klient posiada kopię zapasową, dane mogą zostać przywrócone w przypadku uszkodzenia spowodowanego atakiem oprogramowania wymuszającego okup, na przykład. W niektórych przypadkach klienci muszą spełniać wymagania regulacyjne, które wymagają dłuższego przechowywania w porównaniu ze standardowymi opcjami przechowywania dostępnymi w natywnych ustawieniach Microsoft 365. Te zadania można rozwiązać, korzystając z dedykowanego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych.
Ryzyko braku tworzenia kopii zapasowych danych Microsoft 365
Jeśli organizacja nie tworzy kopii zapasowych użytkowników i danych Microsoft 365, wzrasta ryzyko utraty danych, co z kolei może spowodować negatywne konsekwencje dla biznesu.
- Trwała utrata danych . Jeśli nie ma kopii zapasowych, organizacja może trwale utracić dane.
- Cyberataki . Cyberataki, takie jak phishing i ataki z wykorzystaniem oprogramowania wymuszającego okup, mogą skazić dane Microsoft 365, używając silnych algorytmów szyfrowania, co czyni je nieczytelnymi. Bez rozwiązania do ochrony danych Microsoft 365 odzyskanie uszkodzonych lub usuniętych plików z powodu oprogramowania wymuszającego okup jest niemożliwe.
- Przypadkowe lub celowe usuwanie danych . Czasami użytkownicy mogą przypadkowo usunąć dane Microsoft 365. Mogą to być e-maile, pliki, foldery, witryny SharePoint itd. Może się zdarzyć, że niektórzy użytkownicy celowo usuwają dane, aby zaszkodzić organizacji. Czasami usunięcie danych nie zostaje wykryte na czas. Jeśli czas przechowywania natywnych narzędzi Microsoft 365 wygasł, odzyskanie tych danych bez kopii zapasowej jest niemożliwe.
- Naruszenia zgodności . Jeśli organizacja działa w konkretnej branży lub regionie, które muszą spełniać wymagania regulacyjne i zgodności, brak kopii zapasowej stwarza ryzyko kar i grzywien. Przepisy, takie jak RODO, HIPAA i SOX, często wymagają długoterminowego przechowywania danych i możliwości ich dostarczenia podczas audytów lub dochodzeń prawnych.
- Ciągłość działania i przestoje . Utrata danych może powodować przestoje, co negatywnie wpływa na działalność biznesową i może prowadzić do strat finansowych. Dedykowane rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych Microsoft 365 są zoptymalizowane, aby szybko odzyskać potrzebne dane przy minimalnej interwencji manualnej.
- Problemy prawne i finansowe . Jeśli organizacja nie jest w stanie dostarczyć potrzebnych danych, takich jak dane klientów, umowy lub zapisy finansowe, może to prowadzić do sporów prawnych, kar lub utraty biznesu. Jest to szczególnie istotne w branżach, które polegają na dokładnym prowadzeniu dokumentacji, a brak kopii zapasowych może narazić organizację na procesy sądowe, kary finansowe oraz straty reputacyjne.
Kluczowe funkcje MSP w rozwiązaniu do ochrony danych w Microsoft 365
MSP muszą korzystać z funkcjonalnego rozwiązania do ochrony danych, aby chronić dane Microsoft 365 klientów z wysoką wydajnością i niezawodnością oraz z możliwością spełnienia wymagań zgodności.
- Kompleksowe pokrycie usług Microsoft 365 . MSP powinien korzystać z rozwiązania do ochrony danych Microsoft 365, które obejmuje główne usługi Microsoft 365, w tym:
- Exchange Online : e-maile, kalendarze, kontakty
- SharePoint Online : witryny, biblioteki dokumentów, listy
- OneDrive dla Firm : pliki użytkowników, foldery
- Microsoft Teams : czaty, pliki, kanały współdzielone, ustawienia
Kompleksowe rozwiązanie zapewnia, że żadna krytyczna dana nie pozostanie niechroniona.
- Granularne możliwości odzyskiwania . Granularne odzyskiwanie umożliwia MSP i ich klientom odzyskiwanie poszczególnych elementów, takich jak pojedyncze e-maile, pliki lub wiadomości w Microsoft Teams, zamiast całych skrzynek pocztowych lub witryn. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy klient nie potrzebuje odzyskiwać całego zestawu danych, ale tylko e-maila, pliku, folderu lub innego obiektu Microsoft 365. Granularne odzyskiwanie przyspiesza czasy odzyskiwania i, w rezultacie, organizacje mają mniejszy przestój i zakłócenia w procesach biznesowych.
- Zautomatyzowane i zaplanowane kopie zapasowe . Aby zapewnić, że dane są konsekwentnie chronione, MSP powinien korzystać z rozwiązania do ochrony danych z szeroką funkcjonalnością automatyzacji i planowania. Dzięki temu MSP i ich klienci mogą konfigurować zadania kopii zapasowych w trybie automatycznym i zapewnić, że dane są zabezpieczone w razie potrzeby bez ręcznej interwencji.
- Elastyczne ustawienia przechowywania i długoterminowe przechowywanie . Użytkownicy Microsoft 365 często muszą spełnić określone wymagania przechowywania, w tym zgodność regulacyjną. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych powinno zapewniać dostosowywalne zasady przechowywania, aby umożliwić krótkoterminowe i długoterminowe przechowywanie danych. Powinno również spełniać wymagania zgodności z przepisami takimi jak RODO, HIPAA czy SOX, z opcjami na nieokreślone lub wieloletnie przechowywanie zgodnie z potrzebą.
- Szyfrowanie danych . Bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem dla MSP, a rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych powinny oferować szyfrowanie danych end-to-end, zarówno w trakcie przesyłania, jak i przechowywania. Szyfrowanie pozwala klientom upewnić się, że wrażliwe dane są zabezpieczone i chronione przed nieautoryzowanym dostępem podczas transferu w sieci oraz przechowywania lokalnie lub w chmurze.
- Zarządzanie wieloma lokatami . Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych MSP dla Microsoft 365 musi zawierać funkcjonalność zarządzania wieloma lokatami, ponieważ MSP zazwyczaj zarządzają wieloma klientami. To pozwala MSP monitorować i zarządzać kopiami zapasowymi wszystkich klientów z jednego interfejsu. Takie podejście redukuje złożoność zarządzania. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych Microsoft 365 dla MSP powinno wspierać kontrolę dostępu na podstawie ról, aby zapewnić, że tylko upoważnieni członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do danych zgodnie z ich rolami.
- Elastyczne opcje magazynu . Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych MSP dla Microsoft 365 powinno wspierać różnorodne opcje magazynu, które można wykorzystać jako lokalizacje kopii zapasowych danych Microsoft 365. Klienci zazwyczaj cenią sobie różnorodność opcji magazynowania, takich jak lokalne repozytoria, taśmy oraz platformy chmury prywatnej i publicznej.
- Szybkie odzyskiwanie awaryjne . Najlepsze rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych MSP musi zapewniać szybkie i skuteczne odzyskiwanie awaryjne. Ta funkcjonalność może znacznie skrócić przestoje w przypadku incydentów związanych z utratą danych. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych musi wspierać odzyskiwanie granularne umożliwiające szybkie przywrócenie konkretnych obiektów (plików, folderów, e-maili, witryn SharePoint) potrzebnych klientom. Rozwiązanie, które posiada taką funkcjonalność, pozwala klientom zapewnić ciągłość biznesową i spełniać rygorystyczne umowy o poziomie usług (SLA) oraz ścisłe cele związane z czasem odzyskiwania (RTO).
- Skalowalność . Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych MSP dla Microsoft 365 powinno być elastyczne w zakresie skalowalności. Ilość danych, które klienci wykorzystują, stale rośnie. Rozbudowa magazynu kopii zapasowych poprzez dodanie kolejnego repozytorium powinna być wspierana. Liczba klientów również może wzrosnąć, a rozwiązanie do ochrony danych powinno wspierać obsługę większej liczby klientów z ich danymi i powiązaną infrastrukturą.
- Możliwości samoobsługi dla klientów . Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych MSP, które oferują portale samoobsługowe, poprawiają komfort obsługi klientów podczas zarządzania zadaniami związanymi z tworzeniem kopii zapasowych i odzyskiwaniem danych w usłudze Microsoft 365. Te możliwości redukują rutynowe zgłoszenia do wsparcia i pozwalają klientom uzyskać dostęp do swoich danych i je odzyskać bez interwencji MSP. W rezultacie obie strony mają więcej elastyczności w zarządzaniu przepływami pracy związanymi z ochroną danych.
Jak NAKIVO Pomaga MSP w Efektywnym Tworzeniu Kopii Zapasowych Microsoft 365
NAKIVO Backup & Replication to uniwersalne rozwiązanie ochrony danych, które obsługuje tworzenie kopii zapasowych Microsoft 365 i zapewnia możliwości wielodostępne, aby spełnić potrzeby MSP i klientów.
- Wsparcie dla szerokiej gamy usług chronionych Microsoft 365: Exchange Online (skrzynki pocztowe, e-maile, kontakty i elementy kalendarza), OneDrive dla Firm (pliki i foldery), SharePoint (witryny, listy i biblioteki) oraz Microsoft Teams (czaty, kanały i pliki).
- Portal samoobsługowy dla każdego dzierżawcy (klienta). Gdy rozwiązanie NAKIVO jest zainstalowane w trybie multi-dzierżawcy, MSP tworzy dzierżawców, którzy mają dostęp do interfejsu internetowego swojego własnego odizolowanego środowiska, aby wykonać kopię zapasową i odzyskać dane Microsoft 365.
- Zdalni dzierżawcy mają możliwość zarządzania swoimi zasobami w swojej infrastrukturze ochrony danych (w przeciwieństwie do lokalnych dzierżawców). MSP mogą monitorować instancję zdalnego dzierżawcy w konsoli MSP po ustanowieniu połączenia z obu stron.
- Kopia zapasowa przyrostowa . Kopiuj tylko zmienione bloki danych od ostatniej kopii zapasowej, aby znacznie poprawić prędkość tworzenia kopii zapasowej i zmniejszyć zużycie miejsca na magazynie.
- Odzyskiwanie granularne . Rozwiązanie NAKIVO pozwala klientom odzyskać określone obiekty z kopii zapasowej Microsoft 365, w tym e-maile, kontakty, kalendarze, pliki, foldery, witryny SharePoint, listy, biblioteki, kanały Microsoft Teams i ich zawartość (pliki, posty, strony internetowe, zakładki Word i inne).
- Szerokie wsparcie dla magazynu kopii zapasowych . Użytkownicy mogą przechowywać kopie zapasowe Microsoft 365 lokalnie, korzystając z lokalnych repozytoriów kopii zapasowych na maszynach Linux i Windows, udziałach CIFS/NFS, urządzeniach NAS, wkładkach taśmowych itp. Obsługiwane jest również magazynowanie w chmurze: Amazon S3, magazyn zgodny z S3, Amazon EC2, Azure Blob Storage i inne.
- Niezmienność kopii zapasowych . Kopie zapasowe Microsoft 365 są wykorzystywane do ochrony danych przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Niezmienne kopie zapasowe są znacznie bardziej skuteczne z perspektywy ochrony przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Jeśli oprogramowanie wymuszające okup uzyska dostęp do magazynu kopii zapasowych, niezmienne kopie zapasowe nie mogą być modyfikowane ani usuwane.
- Wysoka skalowalność . Federowane repozytoria pozwalają dostawcom na rozszerzanie istniejącego repozytorium kopii zapasowej poprzez dodanie innych członków do federowanego repozytorium. W tym samym repozytorium dostępna jest większa ilość wolnego miejsca, bez konieczności ponownej konfiguracji zadań tworzenia kopii zapasowych w celu korzystania z innych nowych repozytoriów. Dostawca usług zarządzanych (MSP) może w razie potrzeby dodawać kolejnych klientów i przydzielać im zasoby.
- Szyfrowanie kopii zapasowej . NAKIVO Backup & Replication obsługuje szyfrowanie kopii zapasowej. Dostawcy usług zarządzanych (MSP) i klienci mogą tworzyć zaszyfrowane repozytoria kopii zapasowych oraz włączać szyfrowanie kopii zapasowej po stronie źródła przed skopiowaniem i zapisaniem danych. W przypadku stosowania szyfrowania kopii zapasowej po stronie źródła dane są przesyłane przez sieć w postaci zaszyfrowanej.
- Zaawansowane ustawienia harmonogramu i okresu przechowywania . Dzięki rozwiązaniu NAKIVO klienci mogą konfigurować dowolne harmonogramy tworzenia kopii zapasowych oraz ustawienia przechowywania korzystając z elastycznych opcji. Możliwe jest skonfigurowanie Program utrzymania GFS oraz bardziej złożonych zasad. Elastyczne opcje planowania pozwalają na automatyczne wykonywanie kopii zapasowej w razie potrzeby, aby zapewnić maksymalną ochronę danych.
Najlepsze rozwiązania dla dostawców usług zarządzanych (MSP) w zakresie skutecznego wykonywania kopii zapasowych danych Microsoft 365
Zaleca się, aby dostawcy usług zarządzanych (MSP) stosowali najlepsze rozwiązania dotyczące wykonywania kopii zapasowej Microsoft 365 i powiązanych usług, aby zapewnić klientom ochronę danych, odzyskiwanie oraz zgodność z wymogami.
- Wdrażaj regularne i zautomatyzowane kopie zapasowe Microsoft 365, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych.
- Należy korzystać z konfigurowalnych zasad przechowywania danych, aby umożliwić klientom spełnienie ich zasad tworzenia kopii zapasowych i wymagań zgodności.
- Należy zapewnić szczegółowe opcje odzyskiwania, aby przyspieszyć i zwiększyć skuteczność procesu odzyskiwania w przypadku konieczności odzyskania określonych obiektów.
- Należy wdrożyć szyfrowanie danych i inne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych kopii zapasowych przed nieautoryzowanym dostępem.
- Należy korzystać z wdrażania wielodostępnego w celu skutecznego zarządzania wieloma klientami.
- Należy włączyć opcje samodzielnej kopii zapasowej, aby zwiększyć zadowolenie klientów i zmniejszyć liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej.
- Zastosować funkcje ochrony przed oprogramowaniem wymuszającym okup, takie jak niezmienność kopii zapasowej.
- Zapewnić możliwości szybkiego odzyskiwania danych, aby spełnić rygorystyczne wartości RTO.
Zapewnienie zgodności z przepisami dla dostawców usług zarządzanych (MSP) korzystających z kopii zapasowych Microsoft 365
Dostawcy usług zarządzanych powinni zapewnić zgodność z wymogami regulacyjnymi, aby umożliwić klientom ich spełnienie. Dostawcy usług zarządzanych muszą znać odpowiednie przepisy dotyczące ochrony danych, które mają zastosowanie do ich klientów, takie jak:
- RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w Europie
- HIPAA (Ustawa o przenośności i odpowiedzialności za ubezpieczenie zdrowotne) w sektorze opieki zdrowotnej
- SOX (Ustawa Sarbanesa-Oxleya) w finansach i spółkach publicznych
- CCPA (Ustawa o ochronie prywatności konsumentów w Kalifornii) w USA
Oprogramowanie do kopii zapasowych Microsoft 365 dla MSP może pomóc w przestrzeganiu przepisów poprzez zapewnienie ochrony danych dzięki niezawodnym funkcjom tworzenia kopii zapasowych oraz odzyskiwania. Główne funkcje, które mogą zapewnić zgodność, obejmują szyfrowanie, ochronę przed oprogramowaniem wymuszającym okup z niezmiennością i monitorowaniem, kontrolę dostępu na podstawie ról, testowanie kopii zapasowych, elastyczne planowanie i ustawienia przechowywania.
Zakończenie
Przy wyborze rozwiązania do kopii zapasowych MSP dla kopii zapasowych Microsoft 365, dostawcy powinni rozważyć oprogramowanie wspierające podstawowe usługi Microsoft 365 oraz oferujące tryb multi-tenant, szyfrowanie kopii zapasowych, przyrostowe kopie zapasowe, odzyskiwanie granularne, wiele lokalizacji magazynowania oraz niezmienność kopii zapasowych. Wybór odpowiedniego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych pozwala MSP zadowolić aktualnych klientów oraz przyciągnąć więcej użytkowników.
