Jak zwiększyć limity rozmiaru skrzynek pocztowych w usłudze Office 365

Usługi pocztowe firmy Microsoft są zawarte w niemal każdym planie subskrypcji Office 365. Jednak limity rozmiaru skrzynek pocztowych w usłudze Exchange Online różnią się w zależności od planu Microsoft 365. Jeśli limit zostanie osiągnięty, użytkownik może nie być w stanie wysyłać ani odbierać wiadomości e-mail. Rozwiązaniem jest zwiększenie rozmiaru skrzynki pocztowej.

W tym wpisie wyjaśniamy, jak sprawdzić limity rozmiaru skrzynek pocztowych w Office 365 oraz jak je zwiększyć za pomocą programu PowerShell.

Kopia zapasowa dla Microsoft 365

Skorzystaj z rozwiązania NAKIVO do wykonywania kopii zapasowych danych Microsoft 365 w usługach Exchange Online, Teams, OneDrive i SharePoint Online, aby zapewnić nieprzerwany przebieg procesów i całkowity brak przestojów.

ODKRYJ ROZWIĄZANIE

Limity pojemności skrzynek pocztowych w usłudze Exchange Online

Limity pojemności skrzynek pocztowych w usłudze Office 365 różnią się w zależności od planu subskrypcji oraz zależą od typu skrzynki pocztowej i licencji przypisanej do użytkownika. W momencie pisania tego wpisu standardowa pojemność skrzynki pocztowej dla większości planów subskrypcji wynosi 50 gigabajtów (GB).

Limit rozmiaru skrzynki pocztowej w usłudze Office 365 dla najwyższego planu subskrypcji wynosi 100 GB. Jeśli chodzi o skrzynki archiwalne, limity przestrzeni dyskowej poczty e-mail w usłudze Office 365 wynoszą 50 GB dla większości planów subskrypcji. Najwyższe plany subskrypcyjne obejmują 1,5 TB magazynu archiwizacyjnego z funkcją automatycznego rozszerzania.

Limity przestrzeni dyskowej w planach Microsoft Office 365

Limity przestrzeni dyskowej w planach samodzielnych

Upewnij się, że wybierasz Pakiet Microsoft Office 365 najlepiej odpowiadający potrzebom Twojej firmy, aby uniknąć ponoszenia dodatkowych kosztów za przestrzeń dyskową, której możesz nie potrzebować.

Co się dzieje po osiągnięciu limitu rozmiaru skrzynki pocztowej?

Istnieją trzy limity zgodnie ze skonfigurowanymi limitami przestrzeni dyskowej skrzynki pocztowej: limit ostrzegawczy, limit wysyłania oraz limit wysyłania/odbierania. Użytkownicy otrzymują powiadomienie za każdym razem, gdy zostanie osiągnięty jeden z tych limitów.

• Warning limit: Jest to sygnał, że użytkownik wkrótce osiągnie limity przestrzeni dyskowej poczty e-mail w usłudze Office 365 i powinien usunąć wiadomości, które nie są niezbędne. Jeśli nie zwolni się miejsca, wysyłanie wiadomości e-mail zostanie zablokowane.
• Send limit: Użytkownik nie może już wysyłać wiadomości e-mail. Problem ten można rozwiązać, usuwając wiadomości ze skrzynki pocztowej. Możliwość odbierania wiadomości e-mail pozostaje zachowana.
• Send/receive limit: Użytkownik nie może ani wysyłać, ani odbierać wiadomości e-mail, dopóki nie zwolni miejsca w skrzynce pocztowej. Do nadawcy wysyłane jest powiadomienie o niedostarczeniu wiadomości (NDR).

Metody zwiększania rozmiaru skrzynki pocztowej w Office 365

Istnieje kilka metod zwiększania rozmiaru skrzynek pocztowych dla użytkowników Office 365, ale każda z nich wymaga spełnienia określonych warunków. W przeciwnym razie, aby zwolnić miejsce w skrzynce, należy zarchiwizować stare wiadomości e-mail lub usunąć wiadomości. Poniżej wyjaśniono metody, które mogą pomóc w uniknięciu problemów z przestrzenią dyskową na wiadomości e-mail w Office 365:

• Upgrade the subscription plan: Ta metoda jest prosta, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami. Można wykupić bardziej zaawansowaną subskrypcję Microsoft Office 365, która zapewnia wyższe limity Exchange Online dla skrzynek pocztowych.
• Edit quotas: Administratorzy mogą ustawić limity skrzynek pocztowych oraz edytować limit ostrzegawczy, limit wysyłania i limit wysyłania/odbierania. Wartości te nie mogą jednak przekroczyć limitu obowiązującego w ramach aktualnie używanego planu subskrypcji Office 365. Domyślnie limit ostrzegawczy jest ustawiony na 98% maksymalnego rozmiaru skrzynki pocztowej, limit wysyłania na 99%, a limit wysyłania/odbierania na 100% pojemności skrzynki pocztowej Office 365. Administratorzy Office 365 mogą centralnie edytować limity rozmiaru skrzynek pocztowych Office 365 dla użytkowników.
• Enable archiving: Archiwum skrzynki pocztowej pozwala włączyć 50 GB lub 100 GB dodatkowej przestrzeni dyskowej w chmurze na wiadomości e-mail, dzięki czemu można archiwizować stare wiadomości bez ich usuwania. Najwyższe plany subskrypcyjne oferują wsparcie dla do 1,5 TB przestrzeni archiwum dla jednego użytkownika. W tym przypadku, gdy 100 GB przestrzeni archiwum zostanie wykorzystane, przydzielane jest kolejne 100 GB przestrzeni archiwum online Office 365. Ta funkcja nazywa się automatycznym rozszerzaniem. Użytkownik nie może używać archiwum skrzynki pocztowej do celów innych niż archiwizowanie własnych wiadomości e-mail. Na przykład nie wolno archiwizować wiadomości e-mail innych użytkowników. Podczas gdy dane głównej skrzynki pocztowej są przechowywane w chmurze i mogą być również przechowywane w kliencie poczty e-mail, dane archiwalnej skrzynki pocztowej są przechowywane wyłącznie w chmurze.
• Delete unnecessary data: Użytkownicy mogą usuwać wiadomości e-mail, których już nie potrzebują, ze skrzynki pocztowej, aby zwolnić miejsce na dysku. Można również wykonać kopię zapasową pakietu Microsoft Office 365 przesłać dane wiadomości e-mail do wybranej lokalizacji, a następnie usunąć te wiadomości z magazynu-chmury Office 365.

  Uwaga: Jeśli korzystasz z klienta poczty e-mail (na przykład Microsoft Office Outlook) i usuwasz wiadomości e-mail w tym kliencie, musisz sprawdzić, czy wiadomości są również usuwane w magazynie-chmurze w usłudze Outlook Online.

  • If you use POP3 aby odbierać wiadomości e-mail, a klient poczty jest skonfigurowany tak, aby pozostawiać kopię wiadomości na serwerze pocztowym, usunięcie wiadomości w kliencie poczty nie powoduje usunięcia wiadomości na serwerach pocztowych Microsoft 365. Należy otworzyć interfejs internetowy Outlook Online i usunąć wiadomości z chmury.
  • If you use IMAP, wówczas poczta jest w pełni zsynchronizowana między klientem poczty a serwerem pocztowym. Jeśli usuniesz wiadomość ze skrzynki odbiorczej w kliencie pocztowym, zostanie ona również usunięta z serwera pocztowego.
  • Jeśli klient pocztowy jest skonfigurowany tak, aby pozostawiać kopię wysłanych e-maili na serwerze pocztowym when using SMTP (korzystanie z klienta e-mail dla usługi Exchange Online), musisz sprawdzić te e-maili w Outlook Online. W razie potrzeby usuń e-maili z magazynu chmury Office 365.
• Increase the Office 365 mailbox size: Administratorzy Office 365 mogą zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej Office 365 w PowerShell, jeśli plan subskrypcji oferuje wsparcie dla tej operacji. Metody tej można użyć, jeśli w skrzynce pocztowej nadal obowiązuje stary limit rozmiaru skrzynki pocztowej Office 365, a firma Microsoft zwiększyła limit rozmiaru skrzynki pocztowej dla używanego planu subskrypcji (na przykład limit został zwiększony w 2013 i 2016 r. dla planów subskrypcji Office 365 E3 i E5). Jeśli skrzynka pocztowa została utworzona przed 2016 r., można użyć tej metody, aby zwiększyć limity pamięci poczty e-mail w usłudze Office 365 z 25 GB do 50 GB oraz z 50 GB do 100 GB, w zależności od planu.

Należy pamiętać, że zwiększenie maksymalnego rozmiaru skrzynki pocztowej nie ma wpływu na inne ograniczenia, takie jak rozmiar wiadomości e-mail, limity książki adresowej, liczba folderów w skrzynce pocztowej, limity wysyłania itp.

Jak sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej Office 365?

Użytkownik może sprawdzić wykorzystane miejsce w swojej skrzynce pocztowej w Outlook Online. Administratorzy Office 365 mogą sprawdzić wykorzystane miejsce dowolnego użytkownika w centrum administracyjnym Exchange. Obie metody zostały szczegółowo opisane poniżej.

Sprawdzanie limitów magazynu Office 365 w Outlook Online

1. Otwórz Outlook Online w przeglądarce internetowej, przechodząc do https://outlook.office.com.
2. Zaloguj się na swoje konto Microsoft Office 365.
3. W prawym górnym rogu interfejsu internetowego Outlook Online kliknij ikonę Settings. Otworzy się okno Ustawienia .
4. W dolnej części okna kliknij View all Outlook settings.

   

5. W oknie Ustawienia przejdź do General > Storage.

   Na stronie Magazyn można sprawdzić ilość zajętego miejsca oraz maksymalny rozmiar skrzynki pocztowej. Wiadomości są na wykresie oznaczone różnymi kolorami. Rozmiar każdego folderu e-mail w Outlook Online dla bieżącego użytkownika jest wyświetlany pod diagramem.

   

Sprawdzanie limitów pamięci Office 365 w centrum administracyjnym Exchange

1. Otwórz Centrum administracyjne Exchange w przeglądarce internetowej, przechodząc do https://admin.exchange.microsoft.com.
2. Zaloguj się przy użyciu poświadczeń konta administratora Office 365.
3. W panelu nawigacyjnym przejdź do Recipients > Mailboxes. Wyświetlona zostanie lista skrzynek pocztowych Office 365 dla organizacji.
4. Kliknij potrzebne konto Office 365, aby otworzyć szczegóły użytkownika w panelu wyświetlania, który pojawia się po prawej stronie interfejsu.
5. Informacje o rozmiarze skrzynki pocztowej Office 365 dla wybranego użytkownika są wyświetlane na dole.

   

Jak zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej Office 365 w PowerShell

Chociaż rozmiar skrzynki pocztowej można sprawdzić w interfejsie internetowym, zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej Office 365 można tylko w PowerShell. Przed wykonaniem tej czynności należy uruchomić Windows PowerShell jako administrator:

1. Kliknij Start, wpisz cmd, kliknij prawym przyciskiem myszy skrót cmd i w menu kontekstowym kliknij Run as Administrator.
2. Połącz się z PowerShell w usłudze Exchange Online. Ten krok jest wymagany do korzystania z poleceń cmdlet do zarządzania usługą Exchange Online.
3. Użyj tego polecenia, aby otworzyć okno dialogowe i wprowadź poświadczenia konta administratora usługi Office 365:

   $UserCredential = Get-Credential

   Uwaga : Wprowadzone poświadczenia są zapisywane w zmiennej.

4. Utwórz nową sesję Exchange Online, używając wcześniej wprowadzonych poświadczeń:

   $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

   Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

5. Teraz możesz sprawdzić limit skrzynki pocztowej użytkownika, uruchamiając następujące polecenie:

   Get-Mailbox | Select *quota

   

6. Na tym etapie możesz uruchomić polecenie, aby zwiększyć limit rozmiaru skrzynki pocztowej Office 365:

   Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

   Gdzie:

   • ProhibitSendQuota , ProhibitSendReceiveQuota oraz IssueWarningQuota to odpowiednie limity magazynu dla skrzynki pocztowej Office 365. Wartość ProhibitSendQuota musi być mniejsza lub równa wartości ProhibitSendReceiveQuota . Wartość IssueWarningQuota musi być mniejsza lub równa wartości ProhibitSendQuota .
   • to adres e-mail użytkownika Office 365, nazwa główna użytkownika lub globalny unikalny identyfikator (GUID).
   • to ilość miejsca w gigabajtach, megabajtach lub kilobajtach (GB, MB lub KB).

   Można ustawić niższą wartość dla IssueWarningQuota , aby powiadomić użytkownika z wyprzedzeniem o wyczerpaniu bezpłatnej przestrzeni dyskowej w skrzynce pocztowej.

   W tym przykładzie użyto poniższego polecenia:

   Set-Mailbox michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB -IssueWarningQuota 97GB

   Uwaga : To polecenie działa tylko wtedy, gdy licencja (plan subskrypcyjny) oferuje wsparcie dla zwiększania rozmiaru skrzynki pocztowej.

Inne polecenia do zarządzania rozmiarami skrzynek pocztowych

W PowerShell można sprawdzić aktualny rozmiar skrzynek pocztowych dla wszystkich kont Office 365 w organizacji. Wynik jest wyświetlany w konsoli w postaci listy, dzięki czemu nie trzeba klikać właściwości każdego użytkownika w graficznym interfejsie użytkownika centrum administracyjnego.

1. Połącz się z Exchange Online, aby korzystać z nowego modułu z nowymi poleceniami cmdlet:

   Connect-Exchange-Online

   

2. Pobierz dane skrzynki pocztowej do zmiennej za pomocą polecenia:

   $exomailboxsize = (Get-EXOMailbox | Get-EXOMailboxStatistics)

3. Możesz sortować skrzynki pocztowe według rozmiaru:

   $exomailboxsize | select TotalItemSize, DisplayName | sort -Property TotalItemSize -Descending

   

Uwaga : To polecenie jest przydatne do identyfikacji użytkowników, których skrzynki pocztowe są pełne lub prawie pełne.

Zmiana limitów dla wielu użytkowników

Możesz zmienić limity rozmiaru skrzynek pocztowych Office 365 dla wielu użytkowników za pomocą jednego polecenia:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

Możesz również użyć filtrów i zmienić limit rozmiaru skrzynek pocztowych Office 365 dla kont całego działu:

Get-User | where {$_.Department -eq "Department_Name"} | Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

Zamknij sesję PowerShell po zakończeniu pracy z Exchange Online:

Remove-PSSession $Session

Jak włączyć skrzynkę archiwalną?

Posiadanie skrzynki archiwalnej zapewnia dodatkową przestrzeń dyskową do przechowywania wiadomości, których nie chcesz usuwać. Aby włączyć skrzynkę archiwalną, wykonaj poniższe czynności:

1. Otwórz Exchange admin center.
2. Przejdź do Recipients > Mailboxes w panelu nawigacyjnym i wybierz odpowiedniego użytkownika Office 365.
3. W panelu wyświetlania kliknij Others , a następnie wybierz Manage mailbox archive w sekcji Mailbox archive .

   

4. W otwartym panelu wyświetlania kliknij przełącznik, aby włączyć opcję archiwizacji skrzynki pocztowej. Kliknij Save i zamknij okno podglądu.

   

   Gdy archiwizacja skrzynek pocztowych jest włączona, na pasku wyświetlana jest ilość miejsca wykorzystanego w archiwum skrzynek pocztowych. Domyślnie ostrzeżenie pojawia się przy 90% wykorzystania miejsca w archiwum.

   

Istnieją również polecenia umożliwiające włączenie archiwizacji skrzynek pocztowych w PowerShell:

• Aby włączyć archiwizację skrzynek pocztowych dla pojedynczego użytkownika:

  Enable-Mailbox -Identity -Archive

  Zamiast należy podać prawidłową nazwę użytkownika.

• Aby włączyć archiwizację dla wszystkich skrzynek pocztowych:

  Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

• Aby sprawdzić, które skrzynki pocztowe są skonfigurowane do korzystania z archiwum skrzynek pocztowych:

  Get-Mailbox -Archive

• Jeśli plan subskrypcji obsługuje nieograniczoną archiwizację z automatycznym rozszerzaniem, można włączyć tę funkcję za pomocą polecenia:

  Enable-Mailbox -Identity user -AutoExpandingArchive

Użytkownik może ręcznie przenieść wiadomości e-mail do skrzynki archiwalnej, aby zwolnić miejsce w skrzynce pocztowej. Jednak administratorzy Office 365 mogą skonfigurować zasady przechowywania, aby automatycznie przenosić stare wiadomości e-mail do skrzynki archiwalnej. Administratorzy mogą również skonfigurować zasadę automatycznego usuwania starych wiadomości e-mail. Domyślne Zasady przechowywania danych w usłudze Exchange Online ustawione po włączeniu archiwizacji obejmuje archiwizację wiadomości e-mail starszych niż dwa lata.

Typowe problemy związane z limitami rozmiaru skrzynek pocztowych w usłudze Office 365

Limity rozmiaru skrzynek pocztowych w usłudze Microsoft 365 mogą powodować problemy dla użytkowników, jeśli skrzynki pocztowe nie są odpowiednio zarządzane. Problemy te mogą obejmować spadek wydajności, zmniejszoną produktywność, niemożność wysyłania wiadomości e-mail i inne.

Powiadomienia ostrzegawcze dotyczące rozmiaru skrzynki pocztowej

Jeśli widzisz powiadomienia ostrzegawcze dotyczące skrzynki pocztowej, powinieneś albo zwiększyć rozmiar skrzynki, albo usunąć niepotrzebne dane z istniejących skrzynek, jeśli zwiększenie rozmiaru skrzynki nie jest możliwe.

Jeśli użytkownicy lub administratorzy otrzymają powiadomienia ostrzegawcze dotyczące rozmiaru skrzynki pocztowej Microsoft 365 zbyt późno, może to spowodować problemy z wysyłaniem i odbieraniem wiadomości e-mail. Może się to zdarzyć, jeśli progi ostrzegawcze są ustawione zbyt blisko limitu maksymalnego.

Aby zmniejszyć ryzyko opóźnionych powiadomień, można ustawić IssueWarningQuota znacznie poniżej maksymalnego rozmiaru skrzynki pocztowej, aby dać użytkownikom wystarczająco dużo czasu na podjęcie działań, na przykład:

Set-Mailbox -Identity "User" -IssueWarningQuota 45GB -ProhibitSendQuota 48GB -ProhibitSendReceiveQuota 50GB

Upewnij się, że progi ostrzegawcze są włączone dla wszystkich skrzynek pocztowych i odpowiednio skonfigurowane. Używaj narzędzi do monitorowania, aby proaktywnie monitorować rozmiar skrzynek pocztowych. Może być konieczne ręczne włączenie powiadomień o ostrzeganiu o rozmiarze dla skrzynek współdzielonych, jeśli nie są one włączone domyślnie.

Błędy przekroczenia limitu i sposoby ich rozwiązania

Błędy przekroczenia limitu pojawiają się, gdy skrzynka pocztowa w usłudze Microsoft 365 osiągnie lub przekroczy przydzielony limit miejsca. Błąd ten oznacza, że użytkownik nie będzie mógł wysyłać ani odbierać wiadomości e-mail. Istnieją dwa główne sposoby rozwiązania tego problemu:

• Clean up mailboxes. Usuń stare i niepotrzebne wiadomości e-mail, aby zwolnić miejsce w magazynie Microsoft 365.
• Increase the mailbox size, jeśli to możliwe, zwiększ pojemność skrzynki pocztowej.

Rozwiązywanie problemów z niską wydajnością spowodowanych dużymi skrzynkami pocztowymi

Duże skrzynki pocztowe mogą powodować problemy z wydajnością w usłudze Microsoft 365, zwłaszcza w przypadku uzyskiwania do nich dostępu za pośrednictwem programu Outlook w trybie buforowanym Exchange lub gdy synchronizacja obejmuje duże ilości danych. Niektóre z tych problemów to:

• Opóźnienia w synchronizacji wiadomości e-mail
• Długie czasy wyszukiwania lub odpowiedzi w programie Outlook
• Częste błędy „Nie odpowiada” w programie Outlook
• Wysokie zużycie procesora lub pamięci podczas działania programu Outlook

Rozważ zastosowanie następujących praktyk w celu rozwiązania problemów z niską wydajnością:

• Zidentyfikuj główną przyczynę spadku wydajności. Możesz użyć Centrum administracyjnego Microsoft lub PowerShell, aby sprawdzić, czy skrzynka pocztowa zużywa zbyt dużo miejsca.
• Zoptymalizuj Cached Exchange Mode ustawienia. Synchronizacja całej skrzynki pocztowej lokalnie w trybie buforowanym Exchange zwiększa rozmiar pliku OST. Może to powodować spadek wydajności klienta e-mail Outlook. Aby rozwiązać ten problem, możesz ograniczyć okres synchronizacji w trybie buforowanym Exchange i ustawić krótszy okres.
• Oczyść dużą skrzynkę pocztową. Usuń niepotrzebne wiadomości e-mail, aby zwolnić miejsce w skrzynce pocztowej. Ta czynność może poprawić wydajność.
• Upewnij się, że dla aplikacji klienckiej poczty e-mail dostępnych jest wystarczająco dużo zasobów systemowych. Zwiększenie pamięci i mocy procesora komputera lub zamknięcie aplikacji zużywających zbyt wiele zasobów sprzętowych może poprawić wydajność podczas pracy z dużymi skrzynkami pocztowymi.

Jak zapobiegać problemom z rozmiarem skrzynek pocztowych Office 365 w przyszłości

Możesz wdrożyć środki opisane w tej sekcji, aby zapobiec potencjalnym problemom związanym z rozmiarem skrzynek pocztowych Microsoft 365.

Wdrażaj zasady przechowywania danych w celu zarządzania rozmiarem skrzynek pocztowych

Zasady przechowywania danych służą do zarządzania rozmiarem skrzynek pocztowych i automatyzacji cyklu życia treści wiadomości e-mail dla użytkowników usługi Microsoft 365. W ten sposób można zoptymalizować wydajność skrzynek pocztowych, zapobiec nadmiernemu wykorzystaniu przestrzeni dyskowej oraz usprawnić administrację pocztą elektroniczną poprzez ograniczenie ręcznych operacji związanych z czyszczeniem poszczególnych skrzynek. Zasady przechowywania automatycznie przenoszą, archiwizują lub usuwają wiadomości e-mail w oparciu o ich wiek lub określone warunki. Zapobiega to gromadzeniu się nadmiernej ilości danych w skrzynkach pocztowych w miarę upływu czasu. Po skonfigurowaniu zasad przechowywania administratorzy i użytkownicy nie muszą ręcznie porządkować skrzynek pocztowych.

Zasady przechowywania definiują stare wiadomości e-mail na podstawie skonfigurowanych okresów przechowywania. W zależności od treści i upływu czasu wiadomości e-mail w skrzynkach głównych mogą być przechowywane lub przenoszone do archiwum. Stare wiadomości e-mail można również usuwać. Korzystając z ustawień czasowych i wyzwalaczy słów kluczowych do zarządzania niepotrzebnymi wiadomościami e-mail, skrzynki pocztowe można utrzymywać w granicach odpowiednich limitów wykorzystania przestrzeni dyskowej, unikając przekroczenia limitów przestrzeni dyskowej poczty e-mail w usłudze Microsoft 365.

Organizacje w niektórych branżach mogą być zobowiązane do przechowywania wiadomości e-mail przez określony czas ze względu na wymogi regulacyjne, prawne i dotyczące zgodności. Zasady przechowywania można skonfigurować tak, aby usuwały niepotrzebne wiadomości e-mail, gdy nie są one wymagane do spełnienia takich wymagań. W ten sposób administratorzy mogą zachować równowagę między wymogami zgodności a optymalizacją przestrzeni dyskowej.

Najlepsze rozwiązania dotyczące regularnego czyszczenia skrzynek pocztowych

Rozważ zastosowanie poniższych rozwiązań, aby oczyścić magazyn skrzynek pocztowych i uniknąć błędów związanych z limitem rozmiaru skrzynek pocztowych w usłudze Microsoft 365.

• Zautomatyzuj czyszczenie skrzynek pocztowych i w tym celu skonfiguruj zasady przechowywania. Możesz na przykład skonfigurować przenoszenie wiadomości e-mail starszych niż 1 rok do archiwum oraz trwałe usuwanie wiadomości e-mail z folderu Deleted po 30 dniach.
• Regularnie usuwaj wiadomości e-mail z folderów Deleted i Junk email . Należy poinformować użytkowników o konieczności okresowego usuwania elementów z tych folderów lub skonfigurować zasady przechowywania w celu ich automatycznego usuwania.
• Należy zidentyfikować i usunąć duże załączniki. Pliki te zajmują dużo miejsca w skrzynkach pocztowych. Należy wyszukać duże załączniki w programie Outlook lub Centrum administracyjnym Microsoft 365 i przenieść je do usługi Microsoft OneDrive, jeśli konieczne jest przechowywanie ich w chmurze. Należy poinformować użytkowników, aby udostępniali pliki w usłudze OneDrive zamiast wysyłać je za pośrednictwem e-maila jako załączniki.
• Monitoruj, ile miejsca zajmują skrzynki pocztowe. Sprawdzaj limity miejsca w skrzynkach pocztowych i powiadomienia o przekroczeniu rozmiaru skrzynki.
• Włącz archiwizację wiadomości e-mail w celu długoterminowego przechowywania i przenieś stare wiadomości do archiwum.

Korzystanie z archiwizacji wiadomości e-mail w celu długoterminowego przechowywania

Przenoszenie wiadomości e-mail ze skrzynek pocztowych do archiwum jest zalecaną praktyką podczas korzystania z usług poczty elektronicznej, w tym z Microsoft 365. Chodzi o to, aby przenieść stare wiadomości e-mail, których nie można usunąć, do archiwum w celu długoterminowego przechowywania. Takie podejście pozwala efektywnie wykorzystywać przestrzeń dyskową.

Przenoszenie starych i rzadko używanych wiadomości e-mail do archiwum zwalnia miejsce w skrzynce pocztowej i zapobiega przekroczeniu przez użytkowników limitu przestrzeni dyskowej przeznaczonej na pocztę elektroniczną. Niektóre plany subskrypcji Microsoft 365, takie jak E3 i E5, zapewniają nieograniczoną przestrzeń archiwizacyjną oraz rozszerzalną skrzynkę archiwalną online. Przeniesione wiadomości e-mail pozostają dostępne do wyszukiwania w interfejsie internetowym Outlooka oraz w kliencie poczty.

Wnioski

Teraz wiesz, jak sprawdzić limity rozmiaru skrzynek pocztowych Office 365 dla wszystkich użytkowników w organizacji i zwiększyć je w razie potrzeby za pomocą PowerShell. Upewnij się, że skonfigurujesz te ustawienia poprawnie, aby uniknąć utraty ważnych wiadomości.

Wypróbuj NAKIVO Backup & Replication

Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej, aby zapoznać się ze wszystkimi funkcjami rozwiązania w zakresie ochrony danych. 15 dni za darmo. Bez żadnych ograniczeń dotyczących funkcji ani pojemności. Nie trzeba podawać danych karty kredytowej.

Wypróbuj za darmo