Jak importować i eksportować dane z programu Excel do list programu SharePoint i odwrotnie
Wielu użytkowników korzystających z SharePoint Online chętnie korzysta z list, ponieważ listy w SharePoint wyglądają dokładnie tak samo jak tabele w programie Excel. Aby zapewnić lepszą integrację, firma Microsoft umożliwia eksportowanie tabel z programu Excel do list w SharePoint i odwrotnie. Użytkownicy często zadają pytania: Jak zaimportować dane z SharePoint do programu Excel? Jak wyodrębnić dane z SharePoint? Jak utworzyć listę w SharePoint w programie Excel? Ten wpis na blogu pomoże Ci znaleźć odpowiedzi na te pytania i wyjaśnia, jak eksportować tabele z programu Excel do list w SharePoint i odwrotnie.
Metoda 1 – Jak ręcznie wyeksportować dane z programu Excel do list SharePoint
Zasadą działania pierwszej metody jest utworzenie pustej listy zawierającej te same kolumny, co tabela w programie Excel. Format danych w kolumnach musi być identyczny, aby zachować spójność danych. Następnie należy ręcznie skopiować dane z każdej kolumny tabeli w programie Excel i wkleić je do odpowiedniej kolumny listy SharePoint.
Otwórz plik XLS, XLSX, CSV lub plik w innym formacie zawierający tabelę w programie Microsoft Excel zainstalowanym na Twoim komputerze. W moim przykładzie utworzyłem prostą tabelę w celach demonstracyjnych. Tabelę tę, otwartą w programie Excel, można zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu.
Otwórz przeglądarkę internetową i zaloguj się na swoje konto Office 365 (konto Microsoft 365). Otwórz witrynę zespołu w usłudze SharePoint Online i utwórz nową listę. Nazwijmy naszą listę testową List02 i wprowadźmy opis, na przykład: Importuj plik Excel do listy SharePoint . Możesz również przeczytać ten wpis na blogu o usłudze SharePoint Online, aby dowiedzieć się więcej o witrynach, listach i bibliotekach.
Po utworzeniu nowej listy w usłudze SharePoint utwórz odpowiednie kolumny, klikając +Add column. Kolumny muszą mieć takie same nazwy i format danych jak kolumny w źródłowej tabeli programu Excel.
W oknie, które się otworzy, wprowadź nazwę, opis i typ, a także zdefiniuj inne potrzebne parametry kolumny. Następnie kliknij Save.
Lista zawiera teraz wszystkie potrzebne kolumny, ale pozostaje pusta. Aby rozpocząć kopiowanie danych do listy SharePoint, musisz wyświetlić listę w formie tabeli. W tym celu kliknij Edit in grid view. Jesteś gotowy do skopiowania danych z Excela do listy SharePoint.
Zaznacz dane w kolumnie tabeli programu Excel, a następnie naciśnij Ctrl+C , aby skopiować zaznaczone dane do schowka. Na poniższym zrzucie ekranu widać zaznaczone dane w kolumnie Nazwa .
Po utworzeniu kolumn na liście SharePoint można je przesuwać (w lewo i w prawo). Zaznacz pustą komórkę w odpowiedniej kolumnie (w naszym przypadku kolumna Nazwy ) i naciśnij Ctrl+V , aby wkleić dane skopiowane do schowka. Kolumna Name zawiera teraz wszystkie dane potrzebne w naszym przykładzie. W podobny sposób skopiuj i wklej dane do pozostałych kolumn.
Po przeniesieniu danych do wszystkich kolumn listy SharePoint możesz wyjść z widoku siatki. Zakończyliśmy kopiowanie danych z tabeli programu Excel do listy SharePoint. Na poniższym zrzucie ekranu widać, jak wygląda nasza lista po skopiowaniu wszystkich danych. 
Zaletą tej metody jest to, że jest łatwa w użyciu, gdy nie masz zbyt wielu tabel ani kolumn.
Wadą jest to, że jest czasochłonna i niewygodna, gdy masz zbyt wiele kolumn i tabel do skopiowania.
Metoda 2 – Jak wyeksportować dane bezpośrednio z Excela do listy SharePoint
Zasadą tej metody jest wyeksportowanie tabeli do listy SharePoint bezpośrednio z programu Excel zainstalowanego na komputerze. Program Excel musi mieć możliwość połączenia się z witryną SharePoint. Należy podać swoje dane uwierzytelniające, a konto Office 365 musi posiadać wystarczające uprawnienia do utworzenia listy SharePoint w witrynie SharePoint.
Otwórz program Microsoft Excel zainstalowany na komputerze, a następnie otwórz tabelę, którą chcesz wyeksportować do SharePoint Online. Stwórzmy tabelę testową do naszego wpisu na blogu, zawierającą kilka pozycji sprzętu, oraz utwórzmy kolumny z nazwami dostawców, którzy wyprodukowali te pozycje, użytkownikami będącymi właścicielami odpowiednich pozycji oraz ceną każdej pozycji.
Przed rozpoczęciem eksportu przekonwertuj arkusz kalkulacyjny na tabelę. Kliknij Insert > Table.
W oknie Utwórz tabelę możesz pozostawić wartości domyślne i kliknąć OK.
Teraz wygląd tabeli nieco się zmienił, ponieważ nagłówki są zaznaczone innym kolorem.
Zaznacz dowolną nazwę kolumny w tabeli, przejdź do Design tab (Narzędzia tabeli) i wprowadź nazwę tabeli, na przykład TestTable01 . W nazwie nie powinno być spacji.
Wybierz Design tab, kliknij Export, a następnie kliknij Export Table to SharePoint List…
Pojawi się okno podręczne. Należy wykonać dwa kroki.
Wprowadź adres witryny zespołu w SharePoint, która jest miejscem docelowym dla tabeli programu Excel, którą chcesz wyeksportować. W moim przypadku używam następującego adresu: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Wprowadź nazwę tabeli, na przykład: Excel do listy SharePoint . Ta nazwa zostanie użyta jako nazwa listy SharePoint po eksporcie.
Wprowadź opis, na przykład: Importuj Excel do listy SharePoint .
Kliknij Next , aby kontynuować.
Zdefiniuj prawidłowe typy danych dla każdej kolumny eksportowanej tabeli, a następnie kliknij Finish.
Teraz program Microsoft Excel łączy się z witryną SharePoint wybraną jako miejsce docelowe, aby zaimportować tabelę z Excela do listy SharePoint. Aby zaimportować tabelę do listy SharePoint, program Excel musi przejść proces uwierzytelniania w usłudze Office 365. Należy wprowadzić nazwę użytkownika i hasło do konta Office 365. 
Jeśli wszystko jest poprawne, proces eksportu zostanie zakończony powodzeniem, a powinieneś zobaczyć wiadomość:
Tabela została pomyślnie opublikowana i można ją zobaczyć na:
Otwórz podany link w oknie w przeglądarce internetowej.
Teraz możesz zobaczyć wyeksportowaną tabelę Excela jako listę w SharePoint Online.
Możesz ręcznie otworzyć tę listę w SharePoint Online, przechodząc do sekcji Site Contents nawigacyjnego panelu interfejsu internetowego swojej witryny zespołu.
Zaletą tej metody jest wygoda eksportu danych bezpośrednio z Excela do listy w SharePoint. Wszystko, czego potrzebujesz, to Excel i dostęp do SharePoint Online. Nie są wymagane aplikacje zewnętrzne.
Metoda 3 – Jak eksportować dane z Excela do listy w SharePoint za pomocą aplikacji
Pomysł trzeciej metody polega na użyciu specjalnej aplikacji SharePoint do importowania arkuszy kalkulacyjnych z Excela do list SharePoint. Potrzebujesz aplikacji Import Spreadsheet oraz przeglądarki internetowej obsługującej kontrolki ActiveX, na przykład Internet Explorer.
Otwórz swoją witrynę zespołu w SharePoint Online, kliknij ikonę Settings, a następnie w menu, które się otworzy, wybierz Add an app.
W otwartym oknie widzisz listę różnych aplikacji SharePoint. Wpisz „ import ” w polu wyszukiwania na tej stronie. Po znalezieniu aplikacji Import Spreadsheet, kliknij ją.
Na otwartej stronie musisz wpisać nazwę i opis nowej listy SharePoint, która zostanie utworzona po imporcie za pomocą aplikacji.
Nazwa: Excel do listy SharePoint
Opis: Importuj Excel do listy SharePoint
Kliknij Browse i wybierz plik XLSX (lub inny format pliku Excel, który jest obsługiwany przez aplikację), który chcesz zaimportować do SharePoint jako listę.
Naciśnij Import.
ActiveX controls muszą być włączone w twojej przeglądarce internetowej. Jeśli kontrolki ActiveX nie są włączone, zobaczysz komunikat ostrzegawczy w przeglądarce internetowej. Zapoznaj się z dokumentacją swojej przeglądarki internetowej, aby dowiedzieć się, jak włączyć kontrolki ActiveX. Kontrolki ActiveX to oprogramowanie umożliwiające interakcję z treścią przeglądaną w sieci. Mogą one mieć dostęp do twojego komputera i mogą prowadzić do problemów z bezpieczeństwem. Kontrolki ActiveX są również znane jako wtyczki do Internet Explorer.
Zaletą tej metody jest brak potrzeby ręcznej interwencji.
Wady tej metody to konieczność konfigurowania kontrolek ActiveX, które mogą być trudne lub nieobsługiwane w twojej przeglądarce internetowej oraz konieczność używania specjalnej aplikacji internetowej dla SharePoint.
Metoda 4 — Jak eksportować dane z Excela podczas tworzenia nowej listy SharePoint
Istnieje jeszcze jedna metoda, która pozwala zaimportować tabelę Excela na listę SharePoint podczas tworzenia nowej listy w SharePoint Online. Nie potrzebujesz Excela ani innych aplikacji, aby skorzystać z tej metody. Wystarczy otworzyć przeglądarkę internetową i zalogować się do SharePoint Online za pomocą poświadczeń konta Office 365 (Microsoft 365).
Otwórz swoją witrynę zespołową w SharePoint Online, kliknij ikonę Settings, a następnie naciśnij Site contents.
Na stronie Treści witryny kliknij New > List.
Zobaczysz nową stronę z sugestią utworzenia listy. Po lewej stronie strony wybierz From Excel, aby utworzyć listę z Excela. Wpisz nazwę nowej listy, na przykład import SharePoint Excel . Kliknij Upload file i wybierz plik Excel (XLS, XLSX lub inny obsługiwany format), który chcesz zaimportować jako listę SharePoint do SharePoint Online. Alternatywnie, możesz wybrać plik, który już został przesłany do witryny SharePoint. Naciśnij Next, aby kontynuować.
Wgrywana tabela w pliku jest rozpoznawana. Sprawdź typy kolumn i upewnij się, że format danych jest poprawny, aby zachować spójność. Naciśnij Create, gdy będziesz gotowy, aby zakończyć.
Lista SharePoint została pomyślnie utworzona, a dane zostały wyeksportowane z tabeli Excela do listy SharePoint.
Zaletą tej metody jest to, że nie musisz instalować Excela na swoim komputerze, aby wyeksportować tabelę do SharePoint jako listę, i nie musisz korzystać z aplikacji SharePoint.
Jak eksportować listę SharePoint do Excela
Możesz wyeksportować listę SharePoint do tabeli Excela kilkoma kliknięciami, korzystając z interfejsu sieciowego SharePoint Online.
Otwórz swoją witrynę zespołową w SharePoint Online, a następnie otwórz listę SharePoint, którą chcesz wyeksportować. Kliknij Export to Excel.
Okno powiadomi cię, że query.iqy musi być otwarte w Excelu. Wskaż Excela jako aplikację do otwarcia pobranego pliku query.iqy i naciśnij OK. Po otwarciu pliku pobranego z Internetu w Microsoft Excel wyświetla się powiadomienie o bezpieczeństwie Microsoft Excel . Celem tej wiadomości jest zmniejszenie ryzyka ataków ransomware i infekcji innymi wirusami. Kliknij Enable, aby otworzyć listę SharePoint, którą eksportujesz do tabeli Excela.
Teraz tabela otwiera się w Excelu, a eksport listy SharePoint jest zakończony. Zapisz tabelę jako plik w potrzebnym formacie, na przykład XLS lub XLSX. 
Odświeżanie danych w Excelu
Jeśli zmiany są zapisywane na liście SharePoint przechowywanej na stronie zespołowej w SharePoint Online, możesz odświeżyć dane w tabeli zaimportowanej do Excela i zaktualizować tabelę bez potrzeby wykonywania nowej operacji eksportu/importu. Dane w Excelu nie są odświeżane automatycznie od razu po zapisaniu zmian na liście SharePoint; musisz ręcznie wykonać jedną operację, aby to zrobić. Powinieneś wiedzieć, jak połączyć Excela z listami SharePoint w tym przypadku.
Dodajmy nowy wiersz Przełączniki w liście SharePoint.
Jak widać, tabela Excel, którą zaimportowaliśmy wcześniej, nie jest aktualizowana automatycznie z danymi, które dodaliśmy do naszej listy SharePoint (wiersz Przełączniki ). Musimy ją aktualizować, przechodząc do karty Data i klikając Connections w Excelu.
Otwiera się okno Połączenia skoroszytu . Kliknij Refresh, aby odświeżyć dane w swojej tabeli Excel, następnie możesz zamknąć to okno.
Dane zostały zaktualizowane w Excelu, a wiersz Przełączniki został dodany na dole naszej tabeli Excel bez potrzeby ponownego eksportowania wszystkich danych.
Uważaj, że dane są odświeżane tylko w jednym kierunku. Jeśli zmienisz dane w swojej tabeli Excel i klikniesz Refresh, lista SharePoint nie zostanie zaktualizowana.
Jeśli nie musisz aktualizować danych w bieżącej tabeli Excel, przejdź do Data > Connections, wybierz zapytanie i kliknij Remove.
Wnioski
Microsoft oferuje dobrą integrację między SharePoint Online a Excelem, ponieważ oba są produktami Microsoftu. Istnieją co najmniej cztery metody eksportowania danych z tabel Excel do list SharePoint. Metody omówione w tym wpisie na blogu mają wady i zalety, które powinieneś znać przy wyborze metody odpowiedniej dla Ciebie. Wybierz właściwą metodę w zależności od tego, czy chcesz to zrobić ręcznie, użyć Excel, czy innej aplikacji. Eksportowanie danych z listy SharePoint do Excela jest proste i przystępne dla wszystkich użytkowników SharePoint Online.
Kiedy korzystasz z SharePoint Online i Office 365 ogólnie, nie zapomnij wykonać kopii zapasowej swoich danych. NAKIVO Backup & Replication wspiera kopie zapasowe danych Office 365 dla Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online.
