Jak importować i eksportować dane z programu Excel do list serwisu SharePoint i odwrotnie
Wielu użytkowników korzystających z SharePoint Online chętnie używa list, ponieważ listy w SharePoint wyglądają dokładnie tak samo jak tabele w Excelu. Aby zapewnić lepszą integrację, firma Microsoft umożliwia eksportowanie tabel z Excela do list w SharePoint i odwrotnie. Użytkownicy często pytają: Jak zaimportować dane z SharePoint do Excela? Jak wyodrębnić dane z SharePoint? Jak utworzyć listę SharePoint w Excelu? Ten wpis na blogu pomoże Ci znaleźć odpowiedzi na te pytania i wyjaśnia, jak eksportować tabele z Excela do list w SharePoint i odwrotnie.
Metoda 1 – Jak ręcznie wyeksportować dane z Excela do list SharePoint
Zasadą działania pierwszej metody jest utworzenie pustej listy zawierającej te same kolumny, co tabela w Excelu. Format danych w kolumnach musi być identyczny, aby zachować spójność danych. Następnie należy ręcznie skopiować dane z każdej kolumny tabeli Excel i wkleić je do odpowiedniej kolumny listy SharePoint.
Otwórz plik XLS, XLSX, CSV lub plik w innym formacie zawierający tabelę w programie Microsoft Excel zainstalowanym na komputerze. W moim przykładzie utworzyłem prostą tabelę w celach demonstracyjnych. Tabelę tę można zobaczyć w programie Excel na poniższym zrzucie ekranu.
Otwórz przeglądarkę internetową i zaloguj się na swoje konto Office 365 (konto Microsoft 365). Otwórz witrynę zespołu w SharePoint Online i utwórz nową listę. Nazwijmy naszą listę testową List02 i wprowadźmy opis, na przykład Importuj Excel do listy SharePoint . Możesz również przeczytać ten wpis na blogu o SharePoint Online, aby dowiedzieć się więcej o witrynach, listach i bibliotekach.
Po utworzeniu nowej listy SharePoint utwórz odpowiednie kolumny, klikając +Add column. Kolumny muszą mieć te same nazwy i format danych, co kolumny w źródłowej tabeli Excel.
W oknie, które się otworzy, wprowadź nazwę, opis i typ oraz zdefiniuj inne potrzebne parametry kolumny. Następnie kliknij Save.
Lista zawiera teraz wszystkie potrzebne kolumny, ale pozostaje pusta. Aby rozpocząć kopiowanie danych do listy SharePoint, musisz wyświetlić listę jako tabelę. Aby to zrobić, kliknij Edit in grid view. Jesteś gotowy do skopiowania danych z Excela do listy SharePoint.
Zaznacz dane w kolumnie tabeli Excel i naciśnij Ctrl+C , aby skopiować zaznaczone dane do schowka. Na poniższym zrzucie ekranu widać dane w zaznaczonej kolumnie Nazwa .
Po utworzeniu kolumn na liście SharePoint można je przesuwać (w lewo i w prawo). Zaznacz pustą komórkę w potrzebnej kolumnie (w naszym przypadku kolumna Nazwy ) i naciśnij Ctrl+V , aby wkleić dane skopiowane do schowka. Kolumna Name zawiera teraz wszystkie dane potrzebne w naszym przykładzie. W podobny sposób skopiuj i wklej dane do pozostałych kolumn.
Po przeniesieniu danych do wszystkich kolumn listy SharePoint możesz zamknąć widok siatki. Skończyliśmy kopiowanie danych z tabeli Excel do listy SharePoint. Na poniższym zrzucie ekranu możesz zobaczyć, jak wygląda nasza lista po skopiowaniu wszystkich danych. 
Zaletą tej metody jest to, że jest łatwa w użyciu, gdy nie masz zbyt wielu tabel ani kolumn.
Wadą jest to, że jest czasochłonna i niewygodna, gdy masz zbyt wiele kolumn i tabel do skopiowania.
Metoda 2 – Jak wyeksportować dane bezpośrednio z Excela do listy SharePoint
Zasadą tej metody jest wyeksportowanie tabeli do listy SharePoint bezpośrednio z programu Excel zainstalowanego na komputerze. Program Excel musi mieć możliwość połączenia się z witryną SharePoint. Należy podać swoje dane uwierzytelniające, a konto Office 365 musi mieć wystarczające uprawnienia do tworzenia listy SharePoint w witrynie SharePoint.
Otwórz program Microsoft Excel zainstalowany na komputerze i otwórz tabelę, którą chcesz wyeksportować do SharePoint Online. Stwórzmy tabelę testową do naszego wpisu na blogu z kilkoma pozycjami sprzętu i utwórzmy kolumny z dostawcami, którzy wyprodukowali te pozycje, użytkownikami będącymi właścicielami odpowiedniej pozycji oraz ceną każdej pozycji.
Przed rozpoczęciem eksportu przekonwertuj arkusz kalkulacyjny na tabelę. Kliknij Insert > Table.
W oknie Create Table możesz pozostawić wartości domyślne i kliknąć OK.
Teraz wygląd tabeli nieco się zmienił, ponieważ nagłówki są zaznaczone innym kolorem.
Wybierz dowolną nazwę kolumny w tabeli, przejdź do Design tab (Narzędzia tabeli) i wprowadź nazwę tabeli, na przykład TestTable01 . W nazwie nie powinno być spacji.
Wybierz Design tab, kliknij Export, a następnie kliknij Export Table to SharePoint List…
Wyświetli się okno podręczne. Należy wykonać dwa kroki.
Wprowadź adres witryny zespołu w SharePoint, która jest miejscem docelowym dla tabeli programu Excel, którą chcesz wyeksportować. W moim przypadku używam następującego adresu: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Wprowadź nazwę tabeli, na przykład: Excel do listy SharePoint . Ta nazwa będzie używana jako nazwa listy SharePoint po eksporcie.
Wprowadź opis, na przykład: Importuj Excel do listy SharePoint .
Kliknij Next , aby kontynuować.
Zdefiniuj prawidłowe typy danych dla każdej kolumny eksportowanej tabeli, a następnie kliknij Finish.
Teraz program Microsoft Excel łączy się z witryną SharePoint wybraną jako miejsce docelowe, aby wyeksportować tabelę Excel do listy SharePoint. Aby wyeksportować tabelę do listy SharePoint, program Excel musi przejść proces uwierzytelniania w usłudze Office 365. Należy wprowadzić nazwę użytkownika i hasło do konta Office 365. 
Jeśli wszystko jest w porządku, proces eksportu zakończy się pomyślnie i powinien pojawić się komunikat:
Tabela została pomyślnie opublikowana i można ją wyświetlić pod adresem:
Otwórz link podany w oknie w przeglądarce internetowej.
Teraz możesz zobaczyć wyeksportowaną tabelę z Excela jako listę w SharePoint Online.
Listę tę można otworzyć ręcznie w SharePoint Online, otwierając witrynę zespołu i przechodząc do sekcji Site Contents w panelu nawigacyjnym interfejsu internetowego.
Zaletą tej metody jest to, że wygodnie jest eksportować dane bezpośrednio z Excela do listy SharePoint. Potrzebny jest tylko Excel i dostęp do SharePoint Online. Nie są wymagane żadne aplikacje innych firm.
Metoda 3 – Jak wyeksportować dane z Excela do listy SharePoint za pomocą aplikacji
Idea trzeciej metody polega na tym, że należy użyć specjalnej aplikacji SharePoint do importowania arkuszy kalkulacyjnych z Excela do list SharePoint. Potrzebna jest aplikacja Import Spreadsheet oraz przeglądarka internetowa obsługująca kontrolki ActiveX, na przykład Internet Explorer.
Otwórz witrynę zespołu w SharePoint Online, kliknij ikonę Settings i w menu, które się otworzy, wybierz Add an app.
W oknie, które się otworzy, zobaczysz listę różnych aplikacji SharePoint. Wpisz „ import ” w polu wyszukiwania na tej stronie. Gdy aplikacja Import Spreadsheet zostanie znaleziona, kliknij ją.
Na stronie, która się otworzy, należy wprowadzić nazwę i opis nowej listy SharePoint, która zostanie utworzona po zaimportowaniu za pomocą aplikacji.
Nazwa: Lista Excel do SharePoint
Opis: Importuj Excel do listy SharePoint
Kliknij Browsei wybierz plik XLSX (lub inny format pliku Excel obsługiwany przez aplikację), który chcesz zaimportować do SharePoint jako listę.
Kliknij Import.
ActiveX controls musi być włączone w przeglądarce internetowej. Jeśli kontrolki ActiveX nie są włączone, w przeglądarce internetowej pojawi się komunikat ostrzegawczy. Aby dowiedzieć się, jak włączyć kontrolki ActiveX, zapoznaj się z dokumentacją przeglądarki internetowej. Kontrolki ActiveX to oprogramowanie umożliwiające interakcję z treściami przeglądanymi w sieci. Mogą one uzyskać dostęp do komputera i powodować problemy z bezpieczeństwem. Kontrolki ActiveX są również znane jako wtyczki dla przeglądarki Internet Explorer.
Zaletą tej metody jest to, że nie wymaga ona zbyt wielu ręcznych interwencji.
Wadami tej metody są konieczność skonfigurowania kontrolek ActiveX, co może być trudne lub nieobsługiwane w przeglądarce internetowej, oraz konieczność korzystania ze specjalnej aplikacji internetowej dla SharePoint.
Metoda 4 – Jak wyeksportować dane z Excela podczas tworzenia nowej listy w SharePoint
Istnieje jeszcze jedna metoda, która pozwala zaimportować tabelę z Excela do listy w SharePoint podczas tworzenia nowej listy w SharePoint Online. Aby skorzystać z tej metody, nie potrzebujesz programu Excel ani innych aplikacji. Wystarczy otworzyć przeglądarkę internetową i zalogować się do SharePoint Online przy użyciu danych logowania do konta Office 365 (Microsoft 365).
Otwórz witrynę zespołu w SharePoint Online, kliknij ikonę Settings i wybierz Site contents.
Na otwartej stronie Zawartość witryny kliknij New > List.
Otworzy się nowa strona z sugestią utworzenia listy. Po lewej stronie wybierz From Excel , aby utworzyć listę z pliku Excel. Wpisz nazwę nowej listy, na przykład SharePoint import Excel . Kliknij Upload filei wybierz plik Excel (XLS, XLSX lub inne obsługiwane formaty), który chcesz zaimportować jako listę SharePoint do SharePoint Online. Alternatywnie możesz wybrać plik, który został już przesłany do witryny SharePoint. Kliknij Next , aby kontynuować.
Tabela w przesłanym pliku została rozpoznana. Sprawdź typy kolumn i upewnij się, że format danych jest poprawny, aby zachować spójność. Kliknij Create , gdy będziesz gotowy do zakończenia.
Lista SharePoint została pomyślnie utworzona, a dane zostały wyeksportowane z tabeli Excel do listy SharePoint.
Zaletą tej metody jest to, że nie musisz instalować programu Excel na komputerze, aby wyeksportować tabelę do SharePoint jako listę, ani korzystać z aplikacji SharePoint.
Jak wyeksportować listę SharePoint do programu Excel
Możesz wyeksportować listę SharePoint do tabeli Excel za pomocą kilku kliknięć, korzystając z interfejsu internetowego SharePoint Online.
Otwórz witrynę zespołu w SharePoint Online, a następnie otwórz listę SharePoint, którą chcesz wyeksportować. Kliknij Export to Excel.
Pojawi się okno z powiadomieniem, że query.iqy należy otworzyć w programie Excel. Wybierz Excel jako aplikację do otwarcia pobranego query.iqy pliku i kliknij OK. Powiadomienie dotyczące bezpieczeństwa programu Microsoft Excel jest wyświetlane podczas otwierania w programie Microsoft Excel pliku pobranego z Internetu. Celem tego powiadomienia jest zmniejszenie ryzyka ataków oprogramowania wymuszającego okup i infekcji innymi wirusami. Kliknij Enable , aby otworzyć listę SharePoint, którą eksportujesz do tabeli Excel.
Teraz w programie Excel otworzy się tabela, a eksport listy SharePoint zostanie zakończony. Zapisz tabelę jako plik w wymaganym formacie, na przykład XLS lub XLSX. 
Odświeżanie danych w programie Excel
Jeśli zmiany zostaną zapisane na liście SharePoint przechowywanej w witrynie zespołu w usłudze SharePoint Online, możesz odświeżyć dane w tabeli zaimportowanej do programu Excel i zaktualizować tabelę bez konieczności przeprowadzania nowej operacji eksportu/importu. Dane w programie Excel nie są odświeżane automatycznie zaraz po zapisaniu zmian na liście SharePoint; w tym celu należy wykonać jedną operację ręcznie. W tym przypadku należy wiedzieć, jak połączyć program Excel z listami SharePoint.
Dodajmy nowy wiersz Switches do listy SharePoint.
Jak widać, tabela Excel, którą wcześniej zaimportowaliśmy, nie jest automatycznie aktualizowana o dane dodane do naszej listy SharePoint (wiersz Switches ). Musimy ją zaktualizować, przechodząc do zakładki Data i klikając Connections w Excelu.
Otworzy się okno Workbook Connections . Kliknij Refresh , aby odświeżyć dane w tabeli programu Excel, a następnie zamknij to okno.
Dane w programie Excel zostały zaktualizowane, a w dolnej części tabeli programu Excel dodano wiersz Switches bez konieczności ponownego eksportowania wszystkich danych.
Należy pamiętać, że dane są odświeżane tylko w jednym kierunku. Jeśli zmienisz dane w tabeli programu Excel i klikniesz Refresh, lista programu SharePoint nie zostanie zaktualizowana.
Jeśli nie musisz aktualizować danych w bieżącej tabeli Excel, przejdź do Data > Connections, wybierz zapytanie i kliknij Remove.
Wnioski
Microsoft zapewnia dobrą integrację między SharePoint Online a Excelem, ponieważ oba są produktami Microsoftu. Istnieją co najmniej cztery metody eksportowania danych z tabel Excel do list SharePoint. Metody omówione w tym wpisie na blogu mają zalety i wady, o których należy pamiętać przy wyborze metody odpowiedniej dla siebie. Wybierz odpowiednią metodę w zależności od tego, czy chcesz to zrobić ręcznie, użyć programu Excel, czy też skorzystać z innej aplikacji. Eksport danych z listy SharePoint do programu Excel jest prosty i dostępny dla wszystkich użytkowników SharePoint Online.
Korzystając z SharePoint Online i ogólnie z pakietu Office 365, nie zapomnij wykonać kopii zapasowej danych. NAKIVO Backup & Replication oferuje wsparcie dla tworzenia kopii zapasowych danych Office 365 dla Exchange Online, OneDrive dla Firm i SharePoint Online.
