Jak skonfigurować powiadomienie o nieobecności w usłudze Office 365
Microsoft Office Outlook to zaawansowany klient e-maila, który może współpracować z różnymi serwerami e-mailowymi i oferuje wiele opcji automatyzacji. Po wydaniu pakietu Office 365, czyli zestawu aplikacji i usług Microsoft Office opartych na chmurze, pojawiła się możliwość korzystania z programu Outlook jako aplikacji internetowej (Outlook Online) wyłącznie z serwerami e-mailowymi firmy Microsoft. Outlook może sortować przychodzące wiadomości e-mail do różnych folderów zgodnie ze skonfigurowanymi regułami.
Na przykład można go skonfigurować tak, aby wiadomości spamowe były zapisywane w folderze Junk Email . Oprócz poczty przychodzącej można skonfigurować inne reguły niestandardowe. Obie edycje programu Outlook – Outlook Web App oraz samodzielna aplikacja Outlook – umożliwiają skonfigurowanie powiadomień o nieobecności w biurze oraz automatyczne wysyłanie wiadomości do nadawcy, jeśli nie można odpowiedzieć. Powiadomienie o nieobecności w biurze można wykorzystać podczas migracji z jednego adresu e-mail na inny. W takim przypadku używa się takiego powiadomienia, aby poinformować nadawców na stary adres e-mail o nowym adresie. Ten wpis na blogu wyjaśnia, jak ustawić powiadomienie o nieobecności w Outlooku 365 i Outlooku 2016.
Konfiguracja nieobecności w Office 365 w Outlook Online
Zaloguj się do aplikacji Outlook Web App (zwanej również Outlook Online lub Outlook 365) przy użyciu swojego konta użytkownika:
W prawym górnym rogu interfejsu internetowego Outlook Online kliknij ikonę Settings i w sekcji Ustawienia , która się otworzy, kliknij View all Outlook settings.
W oknie z ustawieniami, które się otworzy, przejdź do Mail > Automatic replies. Kliknij przełącznik, aby włączyć automatyczne odpowiedzi.
Send replies only during a time period. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz włączyć wysyłanie wiadomości o nieobecności w Office 365 tylko w określonym przedziale czasowym. Ta opcja pozwala kontrolować, kiedy ta funkcja ma być używana.
W razie potrzeby możesz również zaznaczyć następujące pola wyboru:
- Zablokuj mój Kalendarz na ten okres
- Automatycznie odrzucaj nowe zaproszenia na wydarzenia, które mają miejsce w tym okresie
- Odrzucaj i anuluj moje spotkania w tym okresie
Send automatic replies inside your organization
Wpisz tekst, który zostanie wysłany do nadawców, gdy reguła nieobecności w Outlooku 365 zostanie włączona. Na przykład:
Witaj!
To jest wiadomość o nieobecności w Office 365. Nie ma mnie teraz w biurze. Skontaktuję się z Państwem tak szybko, jak to możliwe.
Send replies outside your organization. Zaznacz to pole wyboru, aby wysyłać powiadomienia o nieobecności do nadawców, którzy mają adresy e-mail spoza Twojej organizacji.
- Wysyłaj odpowiedzi tylko do kontaktów. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz włączyć wysyłanie wiadomości o nieobecności w Office 365 tylko do określonych kontaktów.
Kliknij Save , aby zapisać ustawienia i zakończyć konfigurację powiadomienia o nieobecności w Office 365.
Uwaga: Jeśli nie korzystasz już ze starego adresu e-mail, możesz powiadomić użytkowników, że powinni używać Twojego nowego adresu e-mail do komunikacji, korzystając z powiadomienia o nieobecności w Outlooku 365, na przykład:
Witaj!
Nie będę już korzystać z tego adresu e-mail (old-address@company1.microsoft.com). Proszę wysyłać e-maile na mój nowy adres e-mail: new-address@domain2.com
Teraz zakończyłeś konfigurację wiadomości o nieobecności w Office 365. Należy pamiętać, że powiadomienie o nieobecności jest wysyłane tylko raz do tego samego nadawcy z konta e-mail Office 365. Jeśli ten sam nadawca wyśle do Ciebie drugą wiadomość e-mail, automatyczna odpowiedź o nieobecności w Office 365 nie zostanie wysłana.
Konfiguracja powiadomienia o nieobecności w programie Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook to samodzielna aplikacja kliencka poczty e-mail. Może współpracować zarówno z serwerami poczty e-mail firmy Microsoft, jak i kontami Office 365. W poprzednim wpisie omówiliśmy, jak skonfigurować Microsoft Office Outlook do współpracy z Office 365 oraz jakie ustawienia SMTP i POP3 należy zastosować. Przyjrzyjmy się teraz, jak skonfigurować powiadomienie o nieobecności w programie Microsoft Office Outlook 2016.
Na karcie Strona główna programu Microsoft Office Outlook 2016 kliknij New Email.
Otworzy się nowe okno. Utwórz nową wiadomość e-mail, która będzie służyć jako wiadomość o nieobecności w Office 365.
Do: Pozostaw to pole puste.
Temat: Wpisz temat wiadomości, na przykład: Nieobecność w biurze Outlook 365 .
Utwórz tekst powiadomienia o nieobecności w biurze, na przykład:
Witaj!
To jest wiadomość o nieobecności w biurze w usłudze Office 365. Nie ma mnie teraz w biurze. Skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
Kliknij File > Save As , aby zapisać tę wiadomość e-mail jako szablon.
Wybierz ścieżkę (w tym przykładzie zapisujemy plik w C:data ), typ pliku szablonu Outlooka oraz nazwę pliku.
Zapisz jako typ: Szablon Outlooka (*.oft)
Nazwa pliku: Out of office Outlook 365.oft
Kliknij Save.
Szablon wiadomości e-mail został zapisany. Teraz przejdź do Strona główna w głównym oknie programu Microsoft Office Outlook 2016. Kliknij Rules > Manage Rules & Alerts.
Otworzy się okno Reguły i alerty .
W zakładce Reguły e-mail kliknij New Rule.
Otworzy się okno Kreator reguł .
Krok 1: Wybierz szablon. Kliknij Apply rules on messages I receive. Kliknij Next na każdym kroku kreatora, aby kontynuować.
Krok 1: Wybierz warunek (warunki).
Zaznacz pole wyboru where my name is in the To box.
Krok 1: Wybierz akcję (akcje)
Zaznacz pole wyboru reply using a specific template.
Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość). Kliknij konkretny szablon w tym przypadku.
Wybierz szablon, który utworzyłeś wcześniej (kliknij Browse i wybierz plik). W naszym przypadku wybieramy plik C:dataOut of office Outlook 365.oft . Naciśnij Open.
Teraz plik szablonu jest wybrany. Możesz przejść do następnego kroku.
Czy są jakieś wyjątki? Jeśli nie musisz konfigurować żadnych wyjątków, nie zmieniaj ustawień i po prostu pomiń ten krok.
Zakończ konfigurację reguły.
Krok 1: Określ nazwę tej reguły: Out of office Outlook 365
Krok 2: Skonfiguruj opcje reguły
Turn on this rule – zaznacz to pole wyboru.
Kliknij Finish , aby zapisać ustawienia i włączyć regułę wysyłania powiadomień o nieobecności. 
Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, pole wyboru przy regule „Nieobecność w biurze” w Outlooku 365 jest zaznaczone. Jeśli chcesz wyłączyć tę regułę, odznacz to pole. Możesz zamknąć okno Reguły i alerty .
Teraz powiadomienie o nieobecności w biurze jest skonfigurowane w programie Microsoft Office Outlook 2016. Możesz połączyć tę regułę z innymi, aby precyzyjnie dostosować klienta e-maila.
Włączanie powiadomienia o nieobecności w Centrum administracyjnym
Jeśli użytkownik w Twojej organizacji jest już na urlopie, ale zapomniał włączyć wysyłanie wiadomości o nieobecności w Office 365, administrator systemu może to skonfigurować. Administrator nie musi znać hasła użytkownika ani resetować hasła. Administrator może skonfigurować powiadomienie o nieobecności w Office 365 w Centrum administracyjne Office 365 (zwanym również centrum administracyjnym Microsoft 365).
Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft jako administrator.
Przejdź do Active users, wybierz konto użytkownika, dla którego chcesz włączyć powiadomienie o nieobecności. W naszym przykładzie wybieramy konto Michaela Bose’a. Po wybraniu konta użytkownika, w oknie, które się otworzy, przejdź do zakładki Mail i na dole strony kliknij Manage automatic replies.
W wyskakującym oknie zaznacz pole wyboru Turn on automatic replies.
Kliknij Save Changes.
Konfiguracja wiadomości o nieobecności w Office 365 w centrum administracyjnym Microsoft została zakończona.
Wnioski
W tym wpisie na blogu omówiono sposób konfiguracji wysyłania wiadomości o nieobecności w Office 365 w celu powiadomienia nadawców, że nie będziesz w stanie natychmiast odpowiedzieć na ich wiadomości. Możesz powiadomić osoby, że nie powinny oczekiwać odpowiedzi tego samego dnia lub że zmieniłeś adres e-mail na nowy, który należy używać do przyszłej komunikacji. Konfiguracja powiadomienia o nieobecności w Office 365 nie jest trudna i może ją wykonać zwykły użytkownik lub administrator Office 365 w interfejsie internetowym Office 365. Samodzielny klient poczty e-mail Microsoft Office Outlook 2016 można również skonfigurować tak, aby wysyłał powiadomienie o nieobecności. Jeśli korzystasz z Microsoft Office 365, nie zapomnij o wykonaniu kopii zapasowej Office 365, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony swoich danych.
