Najważniejsze wytyczne dotyczące tworzenia kopii zapasowych w usłudze Office 365 w Europie: zgodność z przepisami i praktyki
Microsoft 365, znany wcześniej jako Office 365, to zestaw powszechnie stosowanych usług w chmurze przeznaczonych dla organizacji i użytkowników indywidualnych, a liczba klientów Microsoft 365 w Europie stale rośnie. Usługi chmurowe firmy Microsoft oferują szereg korzyści, w tym niezawodność, dostępność, skuteczną współpracę itp. Jednak pomimo wysokiej niezawodności usług chmurowych Microsoftu należy wykonać kopię zapasową danych Microsoft 365 przechowywanych w chmurze, aby zapobiec ich utracie. W zakresie ochrony danych Office 365 w krajach europejskich istnieją specyficzne aspekty, które zostały omówione w tym wpisie na blogu.
Dlaczego tworzenie kopii zapasowej Office 365 ma kluczowe znaczenie dla europejskich organizacji
Aby uniknąć utraty danych Office 365, zdecydowanie zaleca się, aby organizacje wykonały kopie zapasowe swoich danych. Dane przechowywane w chmurze mogą zostać utracone w wyniku przypadkowego usunięcia przez użytkowników, celowego usunięcia zainicjowanego przez atakujących, ataków oprogramowania wymuszającego okup itp. Oprócz tego istnieją specyficzne dla Europy powody, dla których warto wykonać kopię zapasową danych Office 365.
Znaczenie zarządzania danymi w Europie
Zarządzanie danymi w europejskich organizacjach wymaga zgodności z przepisami, takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Kluczowe znaczenie ma zapewnienie właściwego zarządzania danymi w wielu jurysdykcjach. Usługi Microsoft 365 podlegają modelowi Wspólna odpowiedzialność , co oznacza, że firma Microsoft jest odpowiedzialna za działanie swoich centrów danych. Jednocześnie klienci są odpowiedzialni za ochronę danych i tworzenie kopii zapasowych.
RODO i ochrona danych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to surowe przepisy dotyczące prywatności informacji, które zawierają wymagania dotyczące sposobu, w jaki organizacje muszą przechowywać, przetwarzać i zabezpieczać dane osobowe użytkowników. Microsoft 365 posiada wydajne wbudowane funkcje bezpieczeństwa, ale organizacje są odpowiedzialne za długoterminową ochronę danych, w tym wykonanie kopii zapasowej i przechowywanie danych.
Zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa i naruszenia danych
Niestety, zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa są powszechne na całym świecie, w tym w Europie. Zagrożenia te obejmują ataki oprogramowania wymuszającego okup lub phishing oraz zagrożenia wewnętrzne. Naruszenia bezpieczeństwa danych i utrata danych prowadzą do poważnych szkód finansowych i utraty reputacji. Kary za naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych, zarówno prawnych, jak i regulacyjnych, są wysokie.
Organizacje, które przechowują dane w chmurze, gdy użytkownicy pracują w Office 365 i wymieniają duże ilości danych, mogą stanowić atrakcyjny cel dla atakujących. Jeśli cyberprzestępcy uszkodzą lub usuną dane użytkowników, na przykład poprzez przeprowadzenie ataku oprogramowania wymuszającego okup, jedynym sposobem na przywrócenie danych jest wykonać prawidłową kopię zapasową.
Przepisy dotyczące transgranicznego transferu danych
Gdy dane osobowe europejskich użytkowników opuszczają Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), podlegają one również ścisłej regulacji. Środek ten zapewnia ochronę danych osobowych obywateli europejskich podczas transgranicznego transferu danych. Microsoft 365 korzysta z globalnej infrastruktury chmurowej, która zakłada wykorzystanie serwerów w centrach danych na całym świecie, w różnych regionach geograficznych. Zgodnie z RODO przekazywanie danych osobowych do krajów spoza EOG jest ograniczone, jeśli proces ten nie zapewnia wystarczających środków ochrony danych. Ponieważ dane Office 365 mogą być przechowywane w różnych centrach danych, organizacje korzystające z Microsoft 365 muszą zadbać o to, by transfer danych był zgodny z RODO.
Ochrona danych i zgodność z przepisami
Duża presja wywierana na europejskie organizacje w zakresie przestrzegania rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych, w tym RODO, wymaga od nich wdrożenia niezawodnych strategii ochrony danych. Naruszenie przepisów powoduje wysokie grzywny i kary – lepiej zadbać o prywatność danych i zgodność z przepisami, konfigurując kopie zapasowe danych w Microsoft 365.
Minimalizacja przechowywanych danych i ustawień przechowywania to kolejna zasada RODO. Organizacje muszą gromadzić tylko niezbędne dane, ale nic więcej. W Office 365 dostępne są wbudowane zasady przechowywania, ale korzystanie ze specjalnych rozwiązań do ochrony danych może sprawić, że środki ochrony danych będą bardziej skuteczne i szczegółowe. W rezultacie organizacje mogą skonfigurować zasady wykonywania kopii zapasowej tak, aby usuwać niepotrzebne i nieaktualne dane oraz zachowywać tylko te krytyczne.
Zgodnie z RODO osoby fizyczne mają prawo zażądać od organizacji usunięcia swoich danych. Organizacje korzystające z Office 365 muszą mieć możliwość śledzenia, zarządzania i usuwania danych, jeśli użytkownik końcowy tego zażąda, w sposób zgodny z przepisami. Gdy organizacje posiadają kopie zapasowe, nie ma obaw o usunięcie danych krytycznych dla działalności podczas zarządzania danymi użytkownika.
Automatyzacja w zarządzaniu danymi
Organizacje muszą skonfigurować automatyczne kopie zapasowe Microsoft 365, aby zapewnić stałą ochronę danych. Kluczem do spełnienia wymagań regulacyjnych jest skonfigurowanie harmonogramów tworzenia kopii zapasowych i ustawień przechowywania w celu automatycznego uruchamiania zadań tworzenia kopii zapasowych oraz usuwania starych, niepotrzebnych danych kopii zapasowych.
Narzędzia do automatyzacji oraz narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą stanowić perspektywiczny kierunek rozwoju Microsoft 365 w przyszłości. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą automatycznie monitorować działania niezgodne z przepisami. Wykrywanie nietypowych wzorców dostępu do danych, które nie są typowe dla normalnej działalności, może wskazywać na naruszenie bezpieczeństwa danych lub naruszenie zgodności. Takie wykrywanie pozwala administratorom podjąć odpowiednie działania, zabezpieczyć dane i rozwiązać problem na czas.
Jak zapewnić zgodność kopii zapasowych Office 365 z RODO
Aby zapewnić zgodność kopii zapasowych Office 365 z RODO, organizacje powinny wdrożyć zestaw środków, w tym szyfrowanie danych, zasady przechowywania oraz dostępność kopii zapasowych.
Szyfrowanie danych
Szyfrowanie danych stanowi jeden z podstawowych środków zabezpieczających dane osobowe zarówno podczas ich przesyłania, jak i w stanie spoczynku (w miejscu docelowym przechowywania). Rozporządzenie RODO nakłada na organizacje obowiązek wdrożenia środków chroniących dane przed naruszeniami i nieuprawnionym dostępem. Szyfrowanie kopii zapasowej pomaga organizacjom zapewnić, że w przypadku nielegalnego uzyskania dostępu do danych lub ich przechwycenia przez osoby trzecie, zaszyfrowane dane będą nieczytelne bez klucza do odszyfrowywania. Silne szyfrowanie AES-256 zmniejsza ryzyko nieuprawnionego dostępu i wycieków danych, co pomaga organizacjom spełnić standardy ochrony danych określone w RODO. Można zapoznać się z Artykuł 32 RODO w celu sprawdzenia tego stwierdzenia. Szyfrowanie kopii zapasowych Office 365 jest tym, czego organizacje potrzebują, aby spełnić wymagania RODO.
Zasady przechowywania i minimalizacja danych
Zasada minimalizacji danych użytkowników przechowywanych przez organizacje jest jedną z najważniejszych zasad RODO. Organizacje mogą gromadzić i przechowywać (zatrzymywać) tylko niezbędne dane przez ograniczony okres. Oznacza to, że organizacje wykonujące kopie zapasowe Office 365 muszą zapewnić, aby kopie zapasowe nie zawierały zbędnych lub nieaktualnych danych. Stanowi to problem, jeśli dane są przechowywane dłużej niż wymagany prawem okres przechowywania.
Organizacje powinny skonfigurować zasady przechowywania, aby uniknąć ryzyka przechowywania danych osobowych użytkowników dłużej niż to konieczne. Środek ten zmniejsza ryzyko niezgodności z RODO. Profesjonalne rozwiązania do tworzenia kopii zapasowej pozwalają administratorom konfigurować ustawienia harmonogramu i przechowywania z dużą szczegółowością i szerokimi opcjami dostosowania. Stosując te ustawienia przechowywania, organizacje mogą zapewnić, że dane osobowe zostaną usunięte, gdy nie będą już potrzebne. To wymaga Artykuł 5 RODO (5.1.e).
Prawa osób, których dane dotyczą, i dostępność kopii zapasowych
Poszczególni użytkownicy mają prawo do dostępu, sprostowania i usunięcia swoich danych osobowych. Prawa te określa się mianem praw osób, których dane dotyczą. Jeśli chodzi o kopie zapasowe danych, organizacje muszą zapewnić możliwość przetwarzania wniosków o dostęp, sprawdzenie i usunięcie danych użytkowników, nawet jeśli dane te są przechowywane w kopiach zapasowych.
W kontekście kopii zapasowych Office 365 oznacza to, co następuje:
- Powinna istnieć możliwość odzyskania danych, jeśli jest to konieczne do zaspokojenia wniosków o dostęp do danych złożonych przez użytkowników. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowej w Office 365 musi umożliwiać szybkie przywracanie danych oraz zapewnić dostęp do przywróconych danych w formacie nadającym się do użytku.
- Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowej powinno oferować funkcję elastycznego usuwania określonych danych z całej kopii zapasowej bez konieczności przywracania całego zestawu danych. Jeśli rozwiązanie umożliwia selektywne usuwanie określonych danych z kopii zapasowych, ryzyko kar za nieprzestrzeganie przepisów ulega znacznemu zmniejszeniu.
Najlepsze rozwiązania dotyczące tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania danych w Office 365 w Europie
Najlepsze rozwiązania dotyczące tworzenia kopii zapasowej w Office 365 w Europie obejmują skupienie się na środkach ochrony danych i zgodności z wymogami regulacyjnymi, w tym z RODO. Podejście to obejmuje wdrożenie zaawansowanej strategii odzyskiwania awaryjnego.
Wybór odpowiedniego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych
Wybierz rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje tworzenie kopii zapasowej i odzyskiwanie danych w Microsoft 365, biorąc pod uwagę wymagania europejskich przepisów dotyczących ochrony danych. Należy zwrócić uwagę na następujące kluczowe czynniki:
- Zgodność z RODO . Rozwiązanie do wykonywania kopii zapasowych musi być zgodne z europejskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Innymi słowy, powinno być możliwe skonfigurowanie rozwiązania do wykonywania kopii zapasowych w celu ochrony danych Microsoft 365 w sposób spełniający wymagania regulacyjne. Należy upewnić się, że można skonfigurować przechowywanie kopii zapasowych na serwerach zlokalizowanych geograficznie w Europie.
- Ochrona usług Microsoft 365 . Upewnij się, że rozwiązanie do ochrony danych obsługuje wszystkie potrzebne usługi Microsoft 365, w tym Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams itp. Wszystkie krytyczne dane muszą być chronione z możliwością ich odzyskania.
- Bezpieczeństwo i szyfrowanie . Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych musi obsługiwać szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (podczas transferu przez sieć) oraz w spoczynku (podczas przechowywania danych w magazynie kopii zapasowych). Musi również obsługiwać silne algorytmy szyfrowania, takie jak AES-256. Rozważ rozwiązanie do wykonania kopii zapasowej, które obsługuje kontrolę dostępu na podstawie ról, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu do kopii zapasowej Microsoft 365.
- Odzyskiwanie szczegółowe . Wybierz rozwiązanie, które obsługuje szczegółowe odzyskiwanie danych Microsoft 365. Odzyskiwanie szczegółowe to funkcja, która pozwala odzyskać konkretne obiekty, takie jak wybrane wiadomości e-mail, dane OneDrive określonych użytkowników (pliki i foldery), witryny SharePoint, listy, pliki itp. Korzystając z odzyskiwania szczegółowego, można przywrócić tylko potrzebne dane bez konieczności odzyskiwania całego zestawu danych (na przykład przywrócić potrzebne pliki zamiast całego konta OneDrive).
- Narzędzia do automatyzacji . Warto rozważyć zastosowanie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych Microsoft 365, które obsługuje automatyczne tworzenie kopii zapasowych, weryfikację kopii zapasowych oraz testy odzyskiwania awaryjnego. Automatyzacja zadań związanych z ochroną danych pozwala zapewnić regularne wykonywanie kopii zapasowych oraz wyeliminować luki w ochronie danych. Automatyzacja tworzenia kopii zapasowej upraszcza zarządzanie kopiami zapasowymi i zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego.
Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych i okres przechowywania
Skonfiguruj częstotliwość tworzenia kopii zapasowych i ustawienia przechowywania, aby spełnić wymagania RODO i innych przepisów. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę potrzeby produkcyjne organizacji.
- Regularne tworzenie kopii zapasowych . Regularnie wykonuj zadania tworzenia kopii zapasowych Microsoft 365, aby zapewnić, że dane są zawsze wykonywane kopie zapasowe w razie potrzeby. W tym celu skonfiguruj automatyczne zadania tworzenia kopii zapasowych w oparciu o przyjęte wartości RPO (Cele punktu odzyskiwania). W zależności od potrzeb produkcyjnych kopie zapasowe mogą być wykonywane codziennie lub nawet co godzinę (w przypadku danych, które są często zmieniane lub aktualizowane).
- Harmonogram . Ten parametr określa, jak często wykonywane jest zadanie tworzenia kopii zapasowej. Skonfiguruj automatyczne harmonogramy Microsoft 365, co może obejmować pełne i kopie zapasowe przyrostowe dla wyższego poziomu niezawodności w zakresie ochrony danych.
- Przechowywanie . Kopia zapasowa opcje planowania zatrzymywania określa, jak długo kopie zapasowe są przechowywane. Skonfiguruj przechowywanie kopii zapasowych, aby zapewnić zgodność zasad przechowywania z wymogami RODO. Pamiętaj o zasadzie minimalizacji danych, co oznacza, że dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej niż to konieczne. Konfigurując ustawienia przechowywania, pamiętaj, że powinieneś dysponować wystarczającą ilością danych kopii zapasowych, aby zapewnić ciągłość działania organizacji. Okres przechowywania dla organizacji prawnych lub finansowych może być dłuższy niż dla organizacji działających w innych branżach.
- Wersje do odzyskania . Harmonogram wykonywania kopii zapasowych i ustawienia przechowywania powinny być skonfigurowane tak, aby umożliwić odzyskanie różnych wersji chronionych obiektów zapisanych w różnych momentach. Na przykład oprogramowanie wymuszające okup może zniszczyć najnowsze wersje plików, a te uszkodzone dane mogą znaleźć się w najnowszych kopiach zapasowych (punktach odzyskiwania). Wykorzystanie starszych punktów odzyskiwania umożliwia odzyskanie danych.
Odzyskiwanie danych po awarii i ciągłość działania
Należy opracować szczegółowy plan odzyskiwania awaryjnego oraz plan ciągłości działania w celu zminimalizowania przestojów w przypadku wystąpienia awarii (awaria systemu, cyberatak itp.). Plan odzyskiwania awaryjnego musi być dobrze skonstruowany, aby zapewnić organizacji możliwość kontynuowania działalności bez utraty danych lub przy minimalnej utracie danych i zakłóceniach w świadczeniu usług.
- Plan odzyskiwania awaryjnego . plan odzyskiwania awaryjnego zawiera szczegółowe informacje wyjaśniające każdy etap odzyskiwania danych z kopii zapasowych. Opisuje on role poszczególnych pracowników w procesie odzyskiwania danych, szacowany czas przywrócenia oraz inne aspekty. Dzięki wysokiej jakości planowi odzyskiwania awaryjnego organizacje mogą sprostać najsurowszym RTO i szybko odzyskać dane, co minimalizuje zakłócenia w świadczeniu usług.
- Plan ciągłości działania . Plan plan zapewnienia ciągłości działania jest zazwyczaj stosowany razem z planem odzyskiwania awaryjnego, aby zapewnić kontynuację funkcji biznesowych organizacji podczas i po wystąpieniu awarii. Niezawodne kopie zapasowe mogą pomóc użytkownikom w uzyskaniu dostępu do informacji niezbędnych do wykonania wymaganych zadań.
- Testowanie kopii zapasowych i odzyskiwania . Testowanie kopii zapasowych zmniejsza prawdopodobieństwo, że dane w kopiach zapasowych są niespójne lub uszkodzone, oraz pomaga zapewnić, że kopie zapasowe są funkcjonalne. Testy odzyskiwania danych zwiększa prawdopodobieństwo przywrócenia danych i obciążeń bez problemów w przypadku wystąpienia awarii. Testowanie pozwala organizacjom upewnić się, że plan odzyskiwania awaryjnego i plan ciągłości działania działają zgodnie z oczekiwaniami.
- Nadmiarowe lokalizacje kopii zapasowych . Zgodnie z Zasada tworzenia kopii zapasowej 3-2-1zaleca się przechowywanie kopii zapasowych i ich kopii w różnych lokalizacjach. Takie podejście znacznie poprawia strategię odzyskiwania awaryjnego. Jednak organizacje pracujące z danymi użytkowników będących rezydentami Unii Europejskiej muszą spełniać wymagania RODO i przechowywać dane na serwerach zlokalizowanych geograficznie w Unii Europejskiej. Z tego powodu należy zachować ostrożność przy wyborze chmury do przechowywania kopii zapasowych, takiej jak AWS czy Azure, i wybierać centra danych zlokalizowane w regionach europejskich w przypadku chmury publicznej.
NAKIVO Backup & Replication dla kopii zapasowych Microsoft 365
NAKIVO Backup & Obsługuje replikacje Kopia zapasowa dla Microsoft 365. Rozwiązanie NAKIVO obsługuje tworzenie kopii zapasowych Microsoft Exchange Online, OneDrive dla Firm, SharePoint Online i Teams.
Poniższe funkcje mogą pomóc w spełnieniu wymagań regulacyjnych w Europie:
- Szyfrowanie kopii zapasowej u źródła, podczas przesyłania oraz w spoczynku
- Automatyzacja zadań tworzenia kopii zapasowej
- Weryfikacja kopii zapasowej
- Elastyczne ustawienia harmonogramu i przechowywania
- Szczegółowe odzyskiwanie plików i obiektów
- Kopia zapasowa i wykonać kopię zapasową w chmurze z możliwością wyboru regionu do przechowywania kopii zapasowej dla Microsoft 365 w Europie
- Niezmienne kopie zapasowe
Przyszłość kopii zapasowych Office 365 w Europie
Technologie wciąż się rozwijają, co oznacza, że w przyszłości mogą pojawić się nowe wyzwania związane z tworzeniem kopii zapasowej dla Microsoft 365 dla europejskich użytkowników.
Nowe przepisy dotyczące ochrony danych
Obawy dotyczące ochrony danych wciąż rosną i istnieje duże prawdopodobieństwo, że w Europie zostaną wdrożone nowe, zaostrzone standardy regulacyjne, uzupełniające RODO. Przepisy te z kolei będą miały wpływ na wykonywanie kopii zapasowych dla Microsoft 365 w organizacjach współpracujących z użytkownikami europejskimi. Wymagania dotyczące ochrony danych mogą stać się bardziej rygorystyczne, a firmy będą musiały dostosować swoje strategie wykonywania kopii zapasowych. Niektóre kraje europejskie mogą wprowadzić dodatkowe wymagania dotyczące ochrony danych, wykraczające poza ogólnie stosowane w całej Unii Europejskiej.
Nowe technologie tworzenia kopii zapasowej
Technologie ochrony danych stają się również coraz bardziej zaawansowane i oferują ulepszone możliwości. Sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do wcześniejszego wykrywania zagrożeń, usprawniania kontroli integralności danych oraz wykrywania nietypowych wzorców stosowanych przez oprogramowanie wymuszające okup przed uszkodzeniem danych. Mechanizmy wykrywania i zapobiegania oprogramowaniu wymuszającemu okup mogą zostać ulepszone.
Wnioski
Aby wdrożyć skuteczną strategię tworzenia kopii zapasowej Office 365 w Europie, organizacje muszą zrozumieć europejskie regulacje i standardy ochrony danych, takie jak RODO. Przy wyborze lokalizacji kopii zapasowej, częstotliwości wykonywania kopii zapasowych i ustawień przechowywania należy uwzględnić wymagania regulacyjne. Należy wybrać rozwiązanie do ochrony danych, które obsługuje wykonywanie kopii zapasowych dla Microsoft 365 i można je skonfigurować tak, aby spełniało europejskie wymagania dotyczące ochrony danych.
