Archiwizacja poczty e-mail w Office 365: jak włączyć archiwizację
Skrzynka archiwalna w usłudze Microsoft 365 może służyć do usprawnienia zarządzania danymi e-maila. Zarządzanie terabajtami danych e-maila w celu zachowania zgodności z przepisami i zapewnienia dostępności danych na potrzeby audytów wewnętrznych może stanowić wyzwanie.
W tym wpisie na blogu wyjaśniamy, czym są skrzynki archiwalne, oraz przedstawiamy zalety i wady, które należy wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem korzystania z nich. Pokazujemy również, jak włączyć archiwizację skrzynek pocztowych w usłudze Office 365 za pomocą interfejsu graficznego oraz poleceń PowerShell.
Co to są skrzynki archiwalne
Skrzynka archiwalna w usłudze Office 365 to w rzeczywistości dodatkowa przestrzeń dyskowa przeznaczona na wiadomości e-mail. Przesyłając starsze elementy — w tym wiadomości e-mail, dokumenty, zdjęcia i inne pliki — do archiwum, można zwolnić miejsce w głównej przestrzeni dyskowej i odciążyć serwer. Z takich skrzynek mogą skorzystać organizacje, które muszą przechowywać dane e-mailowe przez określony czas ze względu na wymagania zgodności z przepisami lub wewnętrzne zasady.
Zalety i wady
Zalety włączenia archiwizacji wiadomości e-mail w Office 365 obejmują:
- Usprawnienie zarządzania. Możesz używać głównej skrzynki pocztowej do szybkiego uzyskiwania dostępu do bieżących wątków e-mailowych i wysyłania przestarzałych do archiwum. Pozwala to na zwiększenie wydajności oraz sprawia, że wyszukiwanie danych jest bardziej wydajne i wygodne.
- Zgodność z przepisami. Skrzynka archiwalna zapewnia dodatkową przestrzeń dyskową i utrudnia przypadkowe usunięcie tych zarchiwizowanych wiadomości e-mail. Oznacza to, że można przestrzegać zasad przechowywania danych bez przeciążania głównej skrzynki pocztowej.
- Automatyzacja przechowywania. Rozważ włączenie funkcji automatycznego rozszerzania w Office 365 po aktywacji skrzynek archiwalnych. Automatyczne rozszerzanie skrzynki pocztowej oznacza, że po osiągnięciu przez użytkownika ustawionego limitu przestrzeni dyskowej system automatycznie rozszerza ją o dodatkowe 10 gigabajtów. W tym przypadku nie ma potrzeby angażowania użytkowników ani ekspertów IT w celu dodania przestrzeni dyskowej.
Z drugiej strony, po włączeniu skrzynek archiwalnych zespół IT staje przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem danymi w bardziej złożonym środowisku. Niemniej jednak wykwalifikowany ekspert może monitorować konta Microsoft 365, sprawdzać dostępną przestrzeń dyskową i używać poleceń PowerShell, aby szybciej wykonywać zadania związane z zarządzaniem bez utraty wydajności.
Wdrażanie skrzynek archiwalnych
Aby skonfigurować skrzynkę archiwalną w Office 365, musisz posiadać odpowiednie uprawnienia w systemie i wykonać określone procedury konfiguracyjne. Najpierw przyjrzyjmy się uprawnieniom.
Przegląd uprawnień
Należy pamiętać, że konkretne uprawnienia mogą się różnić w zależności od wersji Office 365 i ról przypisanego do konta. Typowe wymagane uprawnienia obejmują:
- Administrator Exchange. Do włączenia skrzynki pocztowej potrzebne są te lub podobne uprawnienia. Jako administrator Exchange możesz zarządzać ustawieniami Exchange Online. Konfiguracja skrzynek pocztowych archiwalnych również należy do tej kategorii.
- Zarządzanie organizacją. Ta rola zapewnia uprawnienia administratora i pełny dostęp do elementów usługi Office 365. W niektórych przypadkach może być konieczne przypisanie tej roli w celu włączenia skrzynek pocztowych archiwalnych.
- Zarządzanie zgodnością. Dzięki tej roli można zarządzać funkcjami zgodności i powiązanymi ustawieniami w usłudze Office 365. Jest to wymagane do włączenia archiwizacji w usłudze Microsoft 365 w celu zachowania wiadomości e-mail i zapewnienia zgodności z przepisami.
- Importowanie i eksportowanie skrzynek pocztowych. Użytkownicy Microsoft 365 posiadający tę rolę mogą importować dane do skrzynki archiwalnej (a także eksportować je z niej).
Po ustawieniu wymaganych uprawnień dla konta można utworzyć skrzynkę archiwalną.
Włącz archiwizację skrzynek pocztowych w Office 365
Należy pamiętać, że po włączeniu skrzynki archiwalnej system sprawdza, czy elementy w skrzynce głównej odpowiadają ostatnio przypisanej zasadzie archiwizacji. Elementy utworzone przed datą określoną w zasadach zostaną przeniesione do nowo otwartego archiwum. Domyślny okres, w którym zasady archiwizacji przenoszą elementy ze skrzynki pocztowej głównej do archiwum, wynosi dwa lata od dostarczenia lub utworzenia elementu.
Aby włączyć skrzynkę archiwalną, wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się do centrum administracyjnego Exchange (EAC), a następnie znajdź
Recipients > Mailboxes. - Z listy skrzynek pocztowych wybierz konto, dla którego chcesz włączyć archiwum.
- Pojawi się panel rozwijany. Wybierz
Others. W sekcjiMailbox archivekliknijManage mailbox archive. - Następnie w panelu
Manage mailbox archiveznajdź i włącz opcjęMailbox archive. Na koniec kliknijSave.
Utworzenie skrzynki pocztowej może potrwać kilka sekund. Po zakończeniu status archiwum użytkownika na liście zmieni się na Aktywny. Zmiany statusu mogą jednak nie być widoczne, dopóki nie odświeżysz strony internetowej.
Przejdźmy do włączania archiwizacji skrzynki pocztowej Office 365 za pomocą PowerShell.
Aby włączyć archiwizację skrzynki pocztowej dla pojedynczego konta, uruchom ten polecenie cmdlet:
Enable-Mailbox -Identity
Aby włączyć archiwizację skrzynek pocztowych dla wszystkich użytkowników w organizacji, użyj tego polecenia cmdlet:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
UWAGA: Po włączeniu archiwizacji dla konta, którego skrzynka pocztowa jest objęta zasadami przechowywania lub archiwizacją w związku z postępowaniem sądowym, folder Elementy do odzyskania w głównej skrzynce pocztowej otrzymuje 105 GB przestrzeni dyskowej zamiast standardowych 100 GB. Zapewnia to dodatkową przestrzeń do zapisywania usuniętych elementów, nawet jeśli funkcja automatycznego rozszerzania jest wyłączona. Limit ostrzegawczy dla folderu również zostaje zwiększony z 90 do 95 gigabajtów.
Wyłączanie skrzynek pocztowych archiwalnych
Aby wyłączyć skrzynkę pocztową archiwalną za pomocą interfejsu graficznego, te same opcje znajdziesz w Centrum administracyjnym Exchange. Jedyna różnica polega na tym, że musisz dezaktywować archiwum skrzynki, ponownie klikając przełącznik Mailbox archive status .
Masz 30 dni na ponowne aktywowanie skrzynki pocztowej archiwalnej bez utraty zarchiwizowanych elementów. Jeśli to zrobisz, przywrócisz zarchiwizowaną zawartość. Jeśli przekroczysz 30-dniowy okres, zawartość dezaktywowanej archiwalnej skrzynki pocztowej zostanie trwale usunięta bez możliwości odzyskiwania. Ponowna aktywacja tej funkcji dla konta po upływie 30 dni oznacza utworzenie nowej archiwalnej skrzynki pocztowej.
Jak wspomniano powyżej, domyślna polityka ustawia przenoszenie elementów do archiwalnych skrzynek pocztowych dwa lata po ich utworzeniu lub dostarczeniu. Wyłączenie archiwalnej skrzynki pocztowej nie powoduje żadnych działań dotyczących zawartości głównej skrzynki pocztowej.
Aby wyłączyć archiwum skrzynki pocztowej w usłudze Office 365 dla konkretnego konta za pomocą programu PowerShell, uruchom ten polecenie cmdlet, gdzie
Disable-Mailbox -Identity
Aby wyłączyć skrzynki archiwalne dla wszystkich kont, na których są one włączone, użyj tego polecenia:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Zwiększanie ochrony danych archiwalnych w usłudze Microsoft 365
Traktowanie elementów zarchiwizowanych jako danych chronionych, a nawet jako kopii zapasowej, jest błędem, który może skutkować utratą wrażliwych danych i karami za nieprzestrzeganie przepisów. Chociaż skrzynka pocztowa archiwalna jest konfigurowana i zarządzana oddzielnie, nadal stanowi część konta Microsoft 365. Jeśli utracisz dostęp do tego konta lub wystąpią zakłócenia po stronie Microsoftu, nie będziesz mieć dostępu do danych archiwalnych.
Wykonywanie lokalnych kopii zapasowych elementów Microsoft 365 wykorzystując eksport do różnych plików to natywny sposób na posiadanie zapasowej kopii danych. Chociaż ta opcja nie wymaga rozwiązań innych firm i może odpowiadać osobom prywatnym, nawet najmniejsza organizacja potrzebuje bardziej scentralizowanego, zautomatyzowanego i usprawnionego procesu ochrony danych dla elementów Office 365.
Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych z Microsoft 365 w NAKIVO Backup & Replication to właściwe rozwiązanie, które pozwala w łatwy sposób wykonać kopie zapasowe danych w Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Twórz szybkie przyrostowe kopie zapasowe danych z Microsoft 365 i przechowuj je lokalnie, aby zapewnić dostępność i możliwość odzyskania całych kont. Możesz również skorzystać z wygodnej funkcji wyszukiwania, aby w ciągu kilku sekund szybko znaleźć i odzyskać konkretne elementy oraz zachować zgodność z przepisami, nawet gdy archiwa skrzynek pocztowych są wyłączone lub niedostępne.
Podsumowanie
Archiwizacja poczty elektronicznej w usłudze Office 365 umożliwia organizacjom przechowywanie wiadomości e-mail w celu zapewnienia zgodności z przepisami oraz dostosowywanie zasad przechowywania danych w ramach ekosystemu Microsoftu. Skrzynkę pocztową archiwalną dla konkretnego konta można włączyć lub wyłączyć za pomocą interfejsu graficznego. PowerShell zapewnia te same możliwości, a ponadto umożliwia bardziej efektywne zarządzanie wszystkimi kontami Microsoft 365 w organizacji za pomocą odpowiednich poleceń.
