Porównanie SharePoint i OneDrive: kompletny przegląd
Office 365 to usługa w chmurze, która cieszy się popularnością wśród usług oferowanych przez firmę Microsoft. SharePoint jest częścią pakietu Microsoft Office, a OneDrive to usługa przechowywania danych w chmurze. Obie usługi można wykorzystywać do zapisywania plików w chmurze, jednak oprócz podobieństw istnieją między nimi również różnice. Firma Microsoft aktywnie promuje swoje usługi w chmurze, w tym SharePoint Online wraz z OneDrive, a jeśli zdecydowałeś się korzystać z wyżej wymienionych usług oferowanych przez Microsoft, ważne jest, aby wiedzieć, która z nich najlepiej spełni Twoje potrzeby.
Ten wpis na blogu porównuje Microsoft Office SharePoint i OneDrive, omawiając ich przypadki użycia, funkcje oraz różnice między OneDrive a SharePoint, aby pomóc Ci w podjęciu decyzji, z której usługi skorzystać.
Czym jest SharePoint?
SharePoint to platforma oprogramowania mająca na celu usprawnienie procesów pracy w dużych organizacjach oraz ułatwienie współpracy między użytkownikami, zarządzanie obiegiem dokumentów i automatyzację procesów. Można utworzyć portal SharePoint zawierający strony wiki, blogi i pulpity nawigacyjne, na których można publikować dokumenty i komentarze. Główne funkcje SharePoint to:
- Portal SharePoint pozwala na stworzenie wewnętrznej strony internetowej firmy.
- Użytkownicy mogą jednocześnie współpracować i edytować plik udostępniony na serwerze, a także wymieniać się dokumentami, wiadomościami, linkami i innymi zasobami.
- Kontrola nad realizacją zadań oraz nadzór nad zadaniami, nad którymi trwają prace.
- Możliwość stworzenia przejrzystej struktury firmy w formacie elektronicznym.
- Usprawnienie komunikacji między działami i pracownikami. Można tworzyć pulpity nawigacyjne do omawiania projektów i zadań.
- Automatyzacja procesów biznesowych – nie trzeba ręcznie wykonywać wielu czynności, co pozwala pracownikom zaoszczędzić czas.
Interfejs portalu SharePoint umożliwia generowanie raportów, powiadamianie pracowników o ważnych wydarzeniach, publikowanie wiadomości, dostosowywanie procesów biznesowych za pomocą formularzy oraz tworzenie profili użytkowników. SharePoint posiada szeroki zakres funkcji i może być zintegrowany z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office oraz komunikatorami.
Jednocześnie przed przystąpieniem do porównania SharePoint i OneDrive warto wziąć pod uwagę inne aspekty korzystania z SharePoint:
- Duża liczba funkcji sprawia, że produkt jest rozbudowany, a jego wdrażanie trudne. Użytkownicy powinni poświęcić czas na zapoznanie się z produktem i jego funkcją.
- SharePoint dobrze integruje się z produktami Microsoftu, ale charakteryzuje się niską kompatybilnością z oprogramowaniem innych dostawców.
- Wdrażanie SharePoint wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z licencjami, płatnymi komponentami oraz złożonym procesem wdrażania.
- Czas potrzebny na wdrażanie SharePoint w infrastrukturze lokalnej może być długi ze względu na złożoność procesu wdrażania.
Jak wdraża się SharePoint?
SharePoint to oprogramowanie stanowiące opcjonalny komponent pakietu Microsoft Office. Należy pamiętać, że pakiet Microsoft Office można wdrożyć na jeden z trzech sposobów: jako Microsoft Office 2016 (lub inne wersje samodzielne/lokalne, takie jak 2010, 2012, 2019 itp.), Microsoft Office 365 oraz Microsoft Office Online.
Office 365 to rozwiązanie działające w chmurze publicznej firmy Microsoft. Korzystając z SharePoint w ramach Office 365, można uniknąć skomplikowanego procesu wdrażania wymaganego w przypadku samodzielnej wersji SharePoint, takiej jak SharePoint Server 2016. Jeśli jednak wdrożysz SharePoint 2016 w swojej lokalnej infrastrukturze, wszystkie dane będą przechowywane na Twoich własnych serwerach i nie będą dostępne dla serwerów stron trzecich. Office 365 jest udostępniany jako usługa subskrypcyjna, za którą należy płacić co miesiąc. Office 365 jest zawsze dostępny w najnowszej wersji pakietu Microsoft Office i zawiera wszystkie najnowsze aktualizacje, ale co najmniej raz w miesiącu konieczne jest połączenie z Internetem w celu aktywacji licencji.
Office 2016 (oraz inne wersje samodzielne/lokalne) wystarczy kupić tylko raz i można z nich korzystać przez nieograniczony czas. Po zainstalowaniu aplikacji pakietu Microsoft Office są one zawsze dostępne na urządzeniu, na którym zostały zainstalowane, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich współpracowników, niezależnie od dostępności połączenia internetowego.
Office Online to bezpłatna wersja pakietu Microsoft Office o ograniczonej funkcji, z której można korzystać w przeglądarce internetowej. Word, Excel, PowerPoint i OneNote są składowymi pakietu Office Online. SharePoint nie jest zawarty w aplikacjach Office Online. Jest to nieco mylące, ale SharePoint Online jest klasyfikowany jako składowa pakietu Office 365. W poniższym wpisie na blogu, poświęconym porównaniu SharePoint i OneDrive, omówiono wyłącznie usługę SharePoint Online, która stanowi część pakietu Office 365.
Czym jest OneDrive?
Microsoft OneDrive to usługa przechowywania danych w chmurze, która umożliwia użytkownikom przechowywanie plików w chmurze Microsoftu. OneDrive był wcześniej znany pod nazwami SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office oraz LiveMesh. Dostęp do OneDrive można uzyskać zarówno za pomocą przeglądarki internetowej, jak i bez niej, instalując aplikację OneDrive. Istnieją dwa rodzaje OneDrive – OneDrive i OneDrive dla Firm.
OneDrive to osobista przestrzeń w chmurze przeznaczona do przechowywania plików dla użytkowników indywidualnych. Wszyscy użytkownicy posiadający konto Microsoft mogą bezpłatnie przechowywać w OneDrive 5 GB plików. Jeśli użytkownik chce korzystać z większej przestrzeni dyskowej w OneDrive, powinien wykupić subskrypcję Office 365 dla użytkowników indywidualnych lub subskrypcję OneDrive o pojemności 100 GB. W przypadku zakupu subskrypcji Office 365 Personal użytkownik zyskuje dostęp do większej liczby funkcji OneDrive w porównaniu z subskrypcją obejmującą wyłącznie przestrzeń dyskową. Można przesyłać pliki do OneDrive, uzyskiwać do niego dostęp z różnych urządzeń oraz synchronizować folder OneDrive na tych urządzeniach z magazynem chmury OneDrive. Pliki i foldery w OneDrive można udostępniać wybranym użytkownikom.
OneDrive dla Firm (wcześniej znany jako SkyDrive Pro) działa tak samo jak OneDrive, ale zawiera dodatkowe funkcje przeznaczone do celów biznesowych. Administrator organizacji zarządza usługą OneDrive dla Firm, umożliwiając użytkownikom z Twojego zespołu współpracę nad dokumentami i innymi plikami. Administrator może ograniczyć opcje udostępniania dla użytkowników. Aby korzystać z usługi OneDrive dla Firm, użytkownik powinien zalogować się przy użyciu konta służbowego, a nie osobistego. Specjalne zasady przechowywania danych dostępne w usłudze OneDrive dla Firm pozwalają administratorom odzyskiwać pliki usunięte przez użytkowników. Wielu użytkowników może jednocześnie uczestniczyć w edycji dokumentu; dostępna jest również funkcja przechowywania wersji dokumentów.
Usługa OneDrive dla Firm może być używana osobno (plan Office 365 Business) oraz w połączeniu z SharePoint Online (plan Office 365 Business Premium). Biblioteki SharePoint firmy można zsynchronizować z lokalnym komputerem użytkownika za pomocą usługi OneDrive. Usługi OneDrive dla Firm i SharePoint Online można ze sobą zintegrować. Aby lepiej wyobrazić sobie, w jaki sposób realizowana jest integracja tych dwóch platform, można traktować usługę OneDrive jako magazyn danych w tle, a SharePoint jako interfejs użytkownika. Link do plików udostępnionych w usłudze OneDrive może służyć jako link w usłudze SharePoint Online. Teraz, po omówieniu platform SharePoint i OneDrive, porównajmy SharePoint i OneDrive dla Firm z kilku punktów widzenia.
SharePoint vs OneDrive: Przypadki użycia
Głównym przypadkiem użycia platformy SharePoint jest współpraca użytkowników oraz jednoczesna edycja wspólnych plików przez wielu użytkowników. SharePoint jest zalecany do użytku przez zespoły. W tym celu tworzony jest wewnętrzny portal internetowy, a ponadto można skonfigurować funkcje analityczne. Jeśli chodzi o OneDrive, głównym przypadkiem użycia jest przechowywanie plików oraz udostępnianie ich w razie potrzeby. Na platformie OneDrive nie można utworzyć witryny internetowej, ale można wykorzystać OneDrive jako magazyn dla plików dla witryny utworzonej za pomocą SharePoint. Usługa OneDrive dla Firm jest przeznaczona do użytku przez pracowników oraz do realizacji indywidualnych projektów. Dane przechowywane w SharePoint nie są danymi prywatnymi użytkownika. OneDrive może być opcjonalnie wykorzystywany do przechowywania kopii zapasowych w chmurze.
SharePoint a OneDrive: udostępnianie plików
Obie platformy mogą służyć do udostępniania plików, co stanowi podobną funkcję. Istnieje jednak różnica między OneDrive a SharePoint. SharePoint służy do tworzenia wewnętrznej witryny przeznaczonej do użytku wewnątrz firmy w celu udostępniania dokumentów, współpracy użytkowników oraz edycji dokumentów. Administrator systemu w firmie określa, które pliki mogą być udostępniane i do których użytkownicy mają dostęp. W przypadku korzystania z OneDrive dla Firm pliki są prywatne i nie są dostępne dla innych użytkowników, dopóki użytkownik (właściciel) ich nie udostępni. Pliki osobiste z OneDrive można udostępniać i zapisywać na stronie zespołu w SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Zapewnia system współpracy i udostępniania | Zapewnia magazyn-chmura dla zespołu |
| Dostęp do niego ma każdy, kto ma dostęp do Internetu | Dostęp do niego ma każdy, kto ma dostęp do Internetu |
| Można nim zarządzać za pomocą właściwości i uprawnień systemu Azure Active Directory | Można nim zarządzać za pomocą uprawnień systemu Azure Active Directory oraz zasad udostępniania plików |
Możliwości udostępniania w SharePoint są szersze niż w OneDrive.
SharePoint a OneDrive: szyfrowanie
Zarówno SharePoint, jak i OneDrive szyfrują pliki i połączenia internetowe, ale SharePoint zapewnia więcej opcji zabezpieczeń. Te usługi Microsoftu posiadają wsparcie dla protokołów szyfrowania TLS i SHA-2, a połączenia SSL wykorzystują klucze szyfrujące o długości 2048 bitów. Według Microsoftu dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na serwerach w centrach danych wykorzystywanych przez dostawców usług w chmurze. Dane w SharePoint Online i OneDrive są szyfrowane za pomocą funkcji BitLocker na poziomie dysku.
Wnioski
Wybór rozwiązania zależy od potrzeb Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz przechowywać pliki w chmurze lub udostępniać je, a od czasu do czasu edytować je jednocześnie z innymi użytkownikami, możesz skorzystać z usługi Microsoft OneDrive dla Firm. Jeśli chcesz stworzyć korporacyjny portal internetowy do współpracy dużej liczby użytkowników w firmie, rozważ skorzystanie z SharePoint Online, który jest opcjonalnym komponentem pakietu Microsoft Office 365. Usługę OneDrive dla Firm można zintegrować z platformą SharePoint i wykorzystać jako magazyn treści przesyłanych na stronę internetową opartą na platformie SharePoint. Zarówno OneDrive, jak i SharePoint Online charakteryzują się stabilnością typową dla produktów firmy Microsoft.
Oprócz środowisk wirtualnych, fizycznych i chmurowych firma NAKIVO Backup & Replication pomaga chronić również środowiska SaaS.
