Porównanie SharePoint i OneDrive: kompleksowy przegląd
Office 365 to popularna usługa w chmurze oferowana przez firmę Microsoft. SharePoint stanowi część pakietu Microsoft Office, a OneDrive to usługa magazynu-chmura. Obie usługi umożliwiają zapisywanie plików w chmurze, jednak oprócz podobieństw istnieją między nimi również różnice. Firma Microsoft aktywnie promuje swoje usługi w chmurze, w tym SharePoint Online z OneDrive, a jeśli zdecydowałeś się korzystać z wyżej wymienionych usług oferowanych przez Microsoft, ważne jest, aby wiedzieć, która z nich najlepiej spełni Twoje potrzeby.
Ten wpis na blogu porusza temat Microsoft Office SharePoint vs OneDrive, a także ich przypadki użycia, funkcje oraz różnice między OneDrive a SharePoint, aby pomóc Ci zdecydować, z której usługi skorzystać.
Czym jest SharePoint?
SharePoint to platforma oprogramowania mająca na celu usprawnienie procesów roboczych w dużych organizacjach oraz ułatwienie współpracy między użytkownikami, zarządzanie obiegiem dokumentów i automatyzację procesów. Można stworzyć portal SharePoint zawierający strony wiki, blogi i pulpity nawigacyjne, na których można publikować dokumenty i komentarze. Główne funkcje SharePoint to:
- Portal SharePoint pozwala na stworzenie wewnętrznej strony internetowej firmy.
- Użytkownicy mogą współpracować i edytować plik udostępniony na serwerze jednocześnie, a także wymieniać dokumenty, wiadomości, linki i inne zasoby.
- Kontrola nad realizacją zadań oraz nadzór nad zadaniami, nad którymi trwają prace.
- Możliwość stworzenia przejrzystej struktury firmy w formacie elektronicznym.
- Poprawa komunikacji między działami i pracownikami. Można tworzyć pulpity nawigacyjne do omawiania projektów i zadań.
- Automatyzacja procesów biznesowych – nie trzeba ręcznie wykonywać wielu operacji, co pozwala pracownikom zaoszczędzić czas.
Interfejs portalu SharePoint pozwala generować raporty, powiadamiać pracowników o ważnych wydarzeniach, publikować wiadomości, dostosowywać procesy biznesowe za pomocą formularzy oraz tworzyć profile użytkowników. SharePoint ma szeroki zakres funkcji i może być zintegrowany z innymi aplikacjami Microsoft Office oraz komunikatorami.
Jednocześnie przed przystąpieniem do porównania SharePoint i OneDrive warto wziąć pod uwagę inne aspekty korzystania z SharePoint:
- Duża liczba funkcji sprawia, że produkt jest rozbudowany, a jego wdrażanie trudne. Użytkownicy powinni poświęcić czas na zapoznanie się z produktem i jego funkcją.
- Integracja SharePoint przebiega dobrze z produktami Microsoftu, ale charakteryzuje się niską kompatybilnością z oprogramowaniem opracowanym przez innych dostawców.
- Wdrażanie SharePoint wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z licencjami, płatnymi produktami (komponentami) oraz złożonym procesem wdrażania.
- Czas potrzebny na wdrażanie SharePoint w infrastrukturze lokalnej może być długi ze względu na złożoność procesu wdrażania.
W jaki sposób wdraża się SharePoint?
SharePoint to oprogramowanie stanowiące opcjonalny komponent pakietu Microsoft Office. Należy pamiętać, że pakiet Microsoft Office można wdrożyć na jeden z trzech sposobów: Microsoft Office 2016 (lub inne wersje samodzielne/lokalne, takie jak 2010, 2012, 2019 itp.), Microsoft Office 365 oraz Microsoft Office Online.
Office 365 to rozwiązanie działające w chmurze publicznej firmy Microsoft. Jeśli korzystasz z SharePoint w ramach Office 365, możesz uniknąć skomplikowanego procesu wdrażania wymaganego w przypadku samodzielnej wersji SharePoint, takiej jak SharePoint Server 2016. Jeśli jednak wdrożysz SharePoint 2016 w swojej lokalnej infrastrukturze, wszystkie dane będą przechowywane na Twoich własnych serwerach i nie będą dostępne dla serwerów stron trzecich. Office 365 jest świadczony jako usługa subskrypcyjna i należy za niego płacić co miesiąc. Office 365 jest zawsze dostępny w najnowszej wersji pakietu Microsoft Office i zawiera wszystkie najnowsze aktualizacje, ale co najmniej raz w miesiącu potrzebny jest dostęp do Internetu w celu aktywacji licencji.
Office 2016 (i inne wersje samodzielne/lokalne) wystarczy kupić tylko raz i można z niego korzystać przez nieograniczony czas. Po zainstalowaniu aplikacji Microsoft Office są one zawsze dostępne na urządzeniu, na którym zostały zainstalowane, dla Ciebie i Twoich współpracowników, niezależnie od dostępności połączenia internetowego.
Office Online to bezpłatna wersja pakietu Microsoft Office o ograniczonej funkcji, z której można korzystać w przeglądarce internetowej. Word, Excel, PowerPoint i OneNote są składowymi pakietu Office Online. SharePoint nie jest zawarty w aplikacjach Office Online. Jest to nieco mylące, ale SharePoint Online jest klasyfikowany jako składowa pakietu Office 365. W niniejszym wpisie na blogu, poświęconym porównaniu SharePoint i OneDrive, omówiono wyłącznie usługę SharePoint Online, która stanowi część pakietu Office 365.
Czym jest OneDrive?
Microsoft OneDrive to usługa magazynu-chmura, umożliwiająca użytkownikom przechowywanie plików w chmurze Microsoft. OneDrive był wcześniej znany pod nazwami SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office oraz LiveMesh. Dostęp do OneDrive można uzyskać zarówno za pomocą przeglądarki internetowej, jak i bez niej, instalując aplikację OneDrive. Istnieją dwa rodzaje OneDrive – OneDrive i OneDrive dla Firm.
OneDrive to osobista przestrzeń w chmurze do przechowywania plików dla użytkowników indywidualnych. Wszyscy użytkownicy posiadający konto Microsoft mogą bezpłatnie przechowywać 5 GB plików w OneDrive. Jeśli użytkownik chce korzystać z większej przestrzeni dyskowej w OneDrive, powinien wykupić subskrypcję Office 365 dla użytkowników indywidualnych lub subskrypcję OneDrive 100 GB. Jeśli kupisz subskrypcję Office 365 Personal, zyskasz więcej funkcji OneDrive w porównaniu z subskrypcją obejmującą wyłącznie przestrzeń dyskową. Możesz przesyłać pliki do OneDrive, uzyskiwać do niego dostęp z różnych urządzeń oraz synchronizować folder OneDrive na tych urządzeniach z magazynem-chmurą OneDrive. Możesz udostępniać pliki i foldery w OneDrive wybranym użytkownikom.
OneDrive dla Firm (wcześniej znany jako SkyDrive Pro) jest taki sam jak OneDrive, ale zawiera dodatkowe funkcje przeznaczone do celów biznesowych. Administrator organizacji zarządza OneDrive dla Firm dla użytkowników z Twojego zespołu, aby umożliwić im współpracę nad dokumentami i innymi plikami. Administrator może ograniczyć opcje udostępniania dla użytkowników. Aby korzystać z OneDrive dla Firm, użytkownik powinien zalogować się przy użyciu konta służbowego, a nie osobistego. Specjalne zasady przechowywania danych dostępne w OneDrive dla Firm pozwalają administratorom odzyskiwać pliki usunięte przez użytkowników. Wielu użytkowników może edytować dokument jednocześnie, a przechowywanie wersji dokumentów jest również dostępne.
OneDrive dla Firm może być używany osobno (plan Office 365 Business) oraz z SharePoint Online (plan Office 365 Business Premium). Biblioteki SharePoint firmy można zsynchronizować z lokalnym komputerem użytkownika za pomocą OneDrive. OneDrive dla Firm i SharePoint Online można ze sobą zintegrować. Aby lepiej wyobrazić sobie, jak realizowana jest integracja tych dwóch platform, można traktować OneDrive jako magazyn danych, a SharePoint jako interfejs użytkownika. Link do plików udostępnionych w OneDrive może służyć jako link do SharePoint Online. Teraz, po omówieniu platform SharePoint i OneDrive, porównajmy SharePoint i OneDrive dla Firm z kilku punktów widzenia.
SharePoint vs OneDrive: Przypadki użycia
Głównym przypadkiem użycia SharePoint jest współpraca użytkowników oraz jednoczesna edycja wspólnych plików przez wielu użytkowników. SharePoint jest zalecany do użytku przez zespoły. W tym celu tworzony jest wewnętrzny portal internetowy, a także można skonfigurować funkcje analityczne. Jeśli chodzi o OneDrive, głównym przypadkiem użycia jest przechowywanie plików i udostępnianie ich w razie potrzeby. Na platformie OneDrive nie można utworzyć strony internetowej, ale można używać OneDrive jako magazynu dla strony internetowej utworzonej przy użyciu SharePoint. OneDrive dla Firm jest przeznaczony do użytku przez pracowników oraz do indywidualnych projektów. Dane przechowywane w SharePoint nie są danymi prywatnymi użytkownika. OneDrive może być opcjonalnie używany do przechowywania kopii zapasowych w chmurze.
SharePoint vs OneDrive: Udostępnianie plików
Obie platformy mogą być używane do udostępniania plików, co jest podobną opcją. Istnieje jednak różnica między OneDrive a SharePoint. SharePoint służy do tworzenia wewnętrznej witryny do użytku wewnątrz firmy w celu udostępniania dokumentów, współpracy użytkowników i edycji dokumentów. Administrator systemu w firmie określa, które pliki mogą być udostępniane i do których użytkownicy mają dostęp. W przypadku korzystania z OneDrive dla Firm pliki są prywatne i nie są dostępne dla innych użytkowników, dopóki użytkownik (właściciel) ich nie udostępni. Pliki osobiste z OneDrive można udostępniać i zapisywać na stronie zespołu SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Zapewnia system współpracy i udostępniania | Zapewnia magazyn-chmura dla zespołu |
| Dostępne dla każdego, kto ma dostęp do Internetu | Dostępne dla każdego, kto ma dostęp do Internetu |
| Można nimi zarządzać za pomocą właściwości i uprawnień systemu Azure Active Directory | Można nimi zarządzać za pomocą uprawnień systemu Azure Active Directory i zasad udziału plików |
Możliwości udostępniania w SharePoint są szersze niż w OneDrive.
SharePoint a OneDrive: Szyfrowanie
Zarówno SharePoint, jak i OneDrive szyfrują pliki i połączenia internetowe, ale SharePoint zapewnia więcej opcji bezpieczeństwa. Te usługi Microsoftu posiadają wsparcie dla protokołów szyfrowania TLS i SHA-2, a połączenia SSL wykorzystują klucze szyfrujące o długości 2048 bitów. Według Microsoftu dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na serwerach w centrach danych wykorzystywanych przez dostawców usług w chmurze. Dane w SharePoint Online i OneDrive są szyfrowane za pomocą funkcji BitLocker na poziomie dysku.
Wnioski
Wybór rozwiązania zależy od potrzeb Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz przechowywać pliki w chmurze lub udostępniać je, a czasami edytować je jednocześnie z innymi użytkownikami, możesz skorzystać z usługi Microsoft OneDrive dla Firm. Jeśli potrzebujesz stworzyć korporacyjny portal internetowy do współpracy dużej liczby użytkowników w firmie, rozważ użycie SharePoint Online, który jest opcjonalnym komponentem Microsoft Office 365. OneDrive dla Firm można zintegrować z SharePoint i wykorzystać jako magazyn treści przesyłanych na stronę internetową opartą na platformie SharePoint. Zarówno OneDrive, jak i SharePoint Online działają z charakterystyczną dla produktów Microsoft stabilnością.
Oprócz środowisk wirtualnych, fizycznych i chmurowych, NAKIVO Backup & Replication pomaga chronić środowiska SaaS.
