Guida completa al backup delle e-mail di Office 365

Eseguite regolarmente il backup delle e-mail di Office 365? Se la risposta è no, ci sono cattive notizie. Anche i giganti del cloud come Microsoft possono subire interruzioni e malfunzionamenti. E contrariamente a quanto si crede comunemente, Microsoft ritiene la tua organizzazione responsabile di qualsiasi perdita di dati dovuta a tali eventi. Inoltre, secondo il Modello di responsabilità condivisa di Microsoft, la protezione di tutti i tuoi dati all’interno dell’infrastruttura di Microsoft 365 è esclusivamente una tua responsabilità.

Questo articolo illustra le funzioni native di Microsoft e gli strumenti di terze parti che possono essere utilizzati per il backup delle e-mail di Office 365. L’articolo può anche aiutarti a scegliere la soluzione di backup perfetta in base ai requisiti della tua organizzazione.

Backup per Microsoft 365

Utilizza la soluzione NAKIVO per eseguire il backup dei dati di Microsoft 365 in Exchange Online, Teams, OneDrive e SharePoint Online, garantendo flussi di lavoro ininterrotti e zero tempi di inattività.

RILEVA LA SOLUZIONE

Perché eseguire il backup delle e-mail di Office 365?

Potresti aver bisogno di un backup delle e-mail di Microsoft 365 per diversi motivi, che rientrano principalmente in tre categorie.

1. Per prevenire la perdita e il danneggiamento dei dati

Possible causes: attacchi informatici, errori umani, guasti software e hardware, gestione impropria dei dati, costi dell’abbonamento a Microsoft 365 (limiti di storage)

Nella sua Modello di responsabilità condivisa, Microsoft afferma che gli utenti sono pienamente responsabili della sicurezza dei propri dati, compreso il backup delle e-mail di O365, la protezione dal malware e la gestione degli accessi. E anche se Microsoft fornisce funzioni in grado di migliorare in una certa misura la sicurezza dei dati, queste non possono sostituire i software di protezione dei dati e antimalware.

Una soluzione dedicata può contribuire a garantire la protezione dei dati e le procedure consigliate per la sicurezza informatica, cosa che non è possibile ottenere solo con gli strumenti nativi di Microsoft.

2. Per garantire la resilienza operativa e ridurre al minimo i tempi di inattività

Possible causes: attacchi informatici, interruzioni di servizio e disservizi

Microsoft si assume la responsabilità della disponibilità dei propri servizi, ma la responsabilità dei dati della vostra organizzazione e del loro impatto sulle operazioni aziendali spetta esclusivamente a voi. In altre parole, se i criminali informatici danneggiano dati critici per la vostra attività o attaccano il vostro server di produzione, la gestione dell’interruzione e il ripristino di emergenza sono di vostra esclusiva responsabilità.

I guasti hardware e software capitano a tutti, anche a colossi come Microsoft (prendiamo ad esempio il quasi Interruzione del servizio cloud della durata di 6 ore del gennaio 2023). In tali casi, rischiate di perdere tutti i vostri dati se non disponete di una copia di backup archiviata al di fuori dell’infrastruttura Microsoft.

3. Per rispettare i requisiti legali

Microsoft offre criteri di conservazione, blocchi per controversia legale e eDiscovery per semplificare la conformità legale. Tuttavia, ciò potrebbe non essere sufficiente per conformarsi pienamente alle normative europee come il GDPR o la futura DORA, che stabiliscono requisiti rigorosi in materia di protezione dei dati e ripristino dei dati.

Panoramica delle opzioni di backup di Microsoft 365

Breve sintesi delle funzioni di backup native

Office 365 esegue il backup delle e-mail? Tutti gli strumenti nativi di Microsoft 365 sono progettati principalmente per la conformità e la gestione dei dati e non costituiscono una soluzione di backup completa. Tuttavia, Microsoft ha annunciato che la sua nuova funzionalità, Microsoft 365 Backup, la cui versione di anteprima è disponibile dal 2023, sarà disponibile al pubblico nel metà del 2024.

Con Microsoft 365 Backup, gli utenti potranno eseguire il backup delle cassette postali Exchange ed effettuare un ripristino completo o granulare. Tuttavia, tutti i dati di backup sembrano risiedere all’interno dell’infrastruttura di Microsoft 365, il che non è in linea con le procedure consigliate per la protezione dei dati.

Per il momento, è possibile utilizzare le seguenti funzioni, che non costituiscono un backup delle e-mail di Microsoft 365:

• Email forwarding. È possibile inoltrare automaticamente tutte le e-mail a un altro account (di riserva) per creare una copia esatta della cassetta postale principale. Tuttavia, l’altro account può essere colpito da un attacco informatico proprio come quello principale. Si può anche esaurire lo spazio disponibile in un batter d’occhio.
• Export in .PST. Questa opzione è adatta per un’operazione una tantum, ma non quando si hanno centinaia di caselle postali degli utenti. In qualità di amministratore, si potrebbe finire per esportare i dati manualmente per ogni account, poiché non esiste un’opzione di automazione.

Tra le funzioni più avanzate figurano le seguenti:

• Archive mailboxes (In-Place Archiving). La differenza principale tra l’archiviazione e il backup delle e-mail è che, quando le e-mail vengono archiviate, vengono semplicemente spostate in un’altra cartella e non viene creata automaticamente alcuna copia dei dati. È possibile utilizzare questo strumento per ottimizzare lo spazio di storage o per separare le vecchie e-mail dalla cassetta postale principale. Tuttavia, per impostazione predefinita, esiste un limite di storage fino a 100 GB. Inoltre, sia le cassette postali archiviate che quelle principali possono essere soggette a minacce informatiche.
• Retention policies and labels. La conservazione dei dati in Microsoft 365 è progettata per la gestione del ciclo di vita dei dati a lungo termine, principalmente per controllare le dimensioni dello spazio di storage piuttosto che per garantire una copia pulita dei dati ai fini del ripristino di emergenza. Quando si configurano i criteri o le etichette, si sceglie il periodo durante il quale il contenuto deve essere conservato prima della rimozione. Con un blocco applicato, il contenuto rimane nella sua ubicazione originale, ma se qualcuno modifica o elimina le caselle di posta di Exchange, una copia viene automaticamente conservata nella cartella “Elementi recuperabili” e questa copia può essere utilizzata per ripristinare le e-mail di Office 365 cancellate.
• eDiscovery and Litigation Holds. Questi tipi di blocchi sono progettati per la conservazione, solo per un periodo di tempo limitato, di contenuti relativi a un caso e che potrebbero essere richiesti dalle autorità giudiziarie. Microsoft sconsiglia l’uso di eDiscovery per la conservazione dei dati a lungo termine. La funzione non è pensata per il ripristino, ma piuttosto per garantire che i contenuti rimangano al loro posto fino al momento del bisogno, indipendentemente da qualsiasi altra regola di conservazione applicata.

Si noti che l’archiviazione, i criteri di conservazione e le etichette, l’eDiscovery e il blocco per controversia legale sono parte del portale Purview e disponibili per i piani Business Premium o Enterprise a partire dal piano E3 e superiori. Al momento della stesura di questo post, i prezzi degli abbonamenti sono 22 dollari, 33,75 dollari e 54,75 $ per utente Microsoft 365 rispettivamente per i piani Business Premium, E3 ed E5. Nel frattempo, una soluzione di backup di terze parti come NAKIVO Backup & Replication vi costerebbe solo 0,80 $ per ogni utente Microsoft 365.

Limiti delle opzioni di backup native di Office 365

Il limite principale degli strumenti nativi di Microsoft è che non sono equivalenti a una vera e propria soluzione di backup e non possono sostituirla. Vediamo più nel dettaglio perché è così.

Neglecting data protection best practices. Oltre al backup e all’archiviazione dei dati, la vostra strategia di protezione dei dati dovrebbe includere quanto segue:

• il tiering dello storage di backup (la regola del backup 3-2-1) per rafforzare la resilienza e la recuperabilità dei dati
• misure di sicurezza informatica, tra cui la crittografia end-to-end e il controllo degli accessi alle attività di protezione dei dati e ai dati di backup
• tecniche di immutabilità e protezione air-gap per una maggiore protezione protezione affidabile contro il ransomware e contro altri attacchi informatici
• continuità operativa nonché piani di ripristino di emergenza

Ed è proprio qui che gli strumenti nativi restano indietro, poiché non dispongono delle funzioni necessarie per garantire una solida sicurezza dei dati e una resilienza contro le minacce informatiche.

Administrative hassle. Gli strumenti nativi di Microsoft sono ben lontani dall’essere una semplice soluzione “con un clic” quando si tratta di archiviazione e ripristino dei dati. Nella maggior parte dei casi, gli amministratori devono configurare manualmente le regole di conservazione e assicurarsi che tali regole vengano applicate prima di eliminare un utente. La parte migliore? Queste regole possono richiedere fino a 7 giorni per essere applicate ai dati degli utenti. In caso contrario, tutti i dati potrebbero essere cancellati definitivamente.

Le funzioni di blocco per controversia legale ed eDiscovery sono eccessivamente complicate, con numerosi passaggi e condizioni che solo un amministratore esperto è in grado di gestire. Le regole configurate possono sovrapporsi, scadere o non funzionare correttamente a causa di errori umani.

Time-limited recovery. Senza un criterio di conservazione, il periodo di ripristino è limitato a 14 giorni per impostazione predefinita o a un al massimo 30 giorni se si modificano le impostazioni. Dopo tale termine, non è più possibile ripristinare un’e-mail o una cassetta postale cancellate.

No point-in-time recovery. Qualunque sia lo strumento nativo utilizzato, Microsoft afferma chiaramente che Il ripristino a un punto nel tempo non rientra nell’ambito di applicazione in Exchange Online, ed è necessaria una soluzione di backup di terze parti per ripristinare una cassetta postale o un’e-mail a un preciso momento nel passato.

Account deletion risks. Le migrazioni verso altri account, gli errori umani e gli attacchi informatici possono causare la cancellazione accidentale dell’account, che è irreversibile. Ciò significa che tutti i dati associati andranno persi definitivamente, a meno che non si disponga di una copia di backup di tali dati o non sia stato precedentemente configurato un criterio di conservazione. Con il criterio di conservazione, è comunque possibile accedere ai dati utilizzando la funzione eDiscovery, ma le capacità di ripristino saranno limitate.

Additional {14}. Microsoft 365 consente di archiviare fino a 1 milione di e-mail per cassetta postale e 3 milioni nella cartella “Elementi recuperabili” (ma per un massimo di 30 GB). A seconda del piano, i limiti di storage variano per le cassette postali utente e di archivio, per la cartella “Elementi recuperabili” nella cassetta postale di archivio e per le cassette postali messe in attesa. Anche il numero di criteri di conservazione configurabili per cassetta postale e account è limitato, pertanto potrebbe essere necessario un upgrade del piano.

Alla scoperta delle soluzioni di backup di terze parti

Perché scegliere soluzioni di backup di terze parti?

Ecco un breve riassunto dei motivi per cui uno strumento di backup di terze parti è essenziale, non facoltativo:

• Gli strumenti nativi non sono equivalenti al backup delle e-mail di Microsoft 365 e presentano molte limitazioni, come descritto sopra.
• Gli strumenti nativi non garantiscono una resilienza dei dati sufficiente contro i rischi digitali e le interruzioni di servizio.
• Gestione e amministrazione complesse, spesso con un notevole sforzo manuale.
• Microsoft non è responsabile per interruzioni e perdita di dati dovute a guasti, nemmeno se causati da Microsoft stessa. Nella propria Contratto di assistenza, l’azienda raccomanda addirittura di eseguire regolarmente il backup dei dati:

  “Ci impegniamo a mantenere i Servizi sempre attivi e funzionanti; tuttavia, tutti i servizi online subiscono occasionalmente interruzioni e guasti, e Microsoft non è responsabile per eventuali interruzioni o perdite che l’utente potrebbe subire di conseguenza. In caso di interruzione del servizio, potrebbe non essere possibile recuperare i Contenuti o i Dati che avete archiviato. Vi raccomandiamo di eseguire regolarmente il backup dei Contenuti e dei Dati che archiviate sui Servizi o che salvate utilizzando App e Servizi di terze parti.”

Come valutare le soluzioni di backup di terze parti?

Ora che sappiamo che una soluzione di backup completa è fondamentale per la continuità operativa e la resilienza dei dati, esaminiamo più da vicino le funzionalità da ricercare nella ricerca dello strumento perfetto.

• Support for multi-platform and hybrid environments. Quando si sceglie una soluzione di backup, è necessario un software completo che esegua il backup di tutti i carichi di lavoro – sia nel cloud, su VM e macchine fisiche o in Microsoft 365 – il tutto da un’unica interfaccia.
• Offsite and cloud backup storage. Per rafforzare la resilienza dei dati, è necessario conservare separatamente le copie di backup delle e-mail di Office 365. Il la regola d’oro del 3-2-1 indica che sono necessarie almeno 3 copie di backup: 2 fuori sede e 1 nel cloud. Pertanto, la soluzione di backup dovrebbe supportare varie opzioni di archiviazione, tra cui cartelle locali, dispositivi NAS o di deduplicazione, cloud pubblici e piattaforme cloud compatibili con S3 in generale.
• Data integrity. È necessario poter eseguire backup coerenti con le applicazioni per garantire la coerenza dei dati delle applicazioni senza dover interrompere i programmi attualmente in uso.
• Automation capabilities. La soluzione di backup dovrebbe semplificare l’amministrazione, non complicarla. Scegliete soluzioni con opzioni avanzate di pianificazione dei backup, flussi di lavoro basati su criteri e altre funzioni di automazione.
• Advanced security and ransomware protection. Non volete che i vostri dati di backup vengano danneggiati o che i cybercriminali vi abbiano accesso. Assicuratevi che siano presenti tutte le funzionalità di sicurezza, tra cui la crittografia end-to-end dei backup, il Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) per le attività di protezione dei dati e per i dati di backup, nonché il supporto per l’immutabilità e la protezione air-gap.
• Compliance search. La soluzione dovrebbe consentirvi di sfogliare e cercare facilmente tra tutti i vostri dati di backup, approfondire l’analisi fino alle caselle di posta degli utenti, visualizzare in anteprima gli allegati e recuperare rapidamente i file o le e-mail necessari in pochi secondi nella loro posizione originale o in una nuova.

La cosa più importante, tuttavia, è disporre di un strategia di backup completa che copra tutti i possibili rischi e definisca le procedure e le misure da adottare in caso di interruzione. Se non avete ancora una strategia, investite tempo e impegno nella sua creazione. Una volta delineati i rischi, gli obiettivi di ripristino e i piani di continuità operativa, sarà più facile scegliere uno strumento di backup perfetto in base alle vostre esigenze specifiche.

Guida passo passo al backup delle e-mail di Office 365 con NAKIVO

NAKIVO Backup & Replication offre tutte le funzionalità necessarie per garantire un backup sicuro e affidabile delle vostre e-mail di Microsoft 365 e dei relativi contenuti.

Dopo aver aggiunto il vostro account Microsoft 365 alla soluzione, potrete eseguire backup dei dati di Microsoft 365, incluse le cassette postali e i relativi contenuti, i file di OneDrive for Business, i siti di SharePoint Online e i dati di Microsoft Teams.

Puoi guardare questo breve video su come eseguire il backup e il ripristino dei dati di Microsoft 365 con NAKIVO oppure continuare a leggere per conoscere i passaggi.

Nella dashboard di Data Protection , vai su Jobs, fai clic su + e poi su Microsoft 365 backup job.

La procedura guidata del lavoro prevede cinque passaggi dettagliati di seguito. Fare clic su Next in ogni fase per passare a quella successiva.

1. Sources. È possibile scegliere di eseguire il backup dell’intero account Microsoft 365 con tutti i dati associati oppure di separare le caselle di posta degli utenti e dei gruppi.

   Nel riquadro di sinistra, utilizzare il campo Search per trovare gli elementi necessari oppure sfogliare manualmente le caselle di posta.

   

2. Destination. Specificare dove si desidera archiviare i dati di backup.

   Scegliere un repository dall’elenco a discesa Destination. NAKIVO supporta un’ampia gamma di repository di backup per i dati di Microsoft 365, inclusi repository su cloud pubblici come Amazon EC2, Amazon S3, BLOB di Azure e Wasabi, piattaforme generiche compatibili con S3, cartelle locali e condivisioni file su NAS.

3. Schedule. Qui è possibile scegliere la frequenza e la pianificazione del backup, configurare le regole di conservazione e applicare l’immutabilità ai dati di backup.

   Selezionare Do not schedule, run on demand se si desidera eseguire un backup una tantum. Fare clic su Next per procedere al passaggio avanti.

   Se si desidera configurare una pianificazione, selezionare Prioritize schedules.

   • Inserire il nome della pianificazione e selezionare la frequenza dal menu a discesa: Weekly, Monthly, Yearly, Periodical o After Another Job (se disponibile). A seconda della selezione effettuata, è possibile configurare la pianificazione in modo più dettagliato. In alternativa, fare clic su Show calendar e modificare il lavoro da lì.
   • Scegliere per quanti giorni, settimane, mesi o anni la soluzione deve conservare i dati di backup.
   • Se il repository scelto nel passaggio “Destinazione” supporta l’immutabilità, è possibile selezionare Immutable for e specificare il periodo durante il quale i dati di backup non possono essere modificati o rimossi da nessuno.

   

4. Options. In questo passaggio è possibile configurare l’elaborazione delle caselle di posta, le opzioni di crittografia (compresa la crittografia di rete e alla fonte), impostare la priorità del lavoro, configurare le azioni pre e post e altro ancora.
   • Abilitare la crittografia AES256 per proteggere i dati di backup. Selezionare Network encryption e/o Backup encryption per garantire la sicurezza dei dati end-to-end contro accessi non autorizzati.
   • Nell’elenco a discesa Change tracking , selezionare Microsoft change tracking. Dopo il backup completo iniziale, la soluzione NAKIVO esegue backup incrementali e scrive solo i blocchi di dati modificati. Utilizzando l’API nativa di Microsoft, la soluzione è in grado di identificare rapidamente i blocchi di dati modificati e migliorare la velocità complessiva di elaborazione.
   • Selezionare i tipi di contenuto di cui è necessario eseguire il backup in Mailbox Processing.
   • Fare riferimento a Guida per l’utente di NAKIVO per una descrizione più dettagliata di tutte le configurazioni che è possibile effettuare in questa pagina.

   Fare clic su Save o Save & Run per completare il lavoro.

   

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