Office 365-Gruppen vs. Verteilerlisten: Ein umfassender Vergleich
Verteilerlisten und Office 365-Gruppen sind nützliche Funktionen, die von Microsoft 365-Benutzern häufig verwendet werden. Wenn Sie ein neuer Microsoft 365-Benutzer sind, ist dieser Blogbeitrag, in dem Verteilerlisten und Office 365-Gruppen verglichen und gegenübergestellt werden, genau das Richtige für Sie.
Was ist eine Verteilerliste?
Eine Verteilerliste ist eine Liste von E-Mail-Adressen, die verwendet werden kann, um E-Mails an mehrere Empfänger zu senden, ohne jede Ziel-E-Mail-Adresse manuell eingeben zu müssen. Der Name einer Verteilerliste sieht aus wie ein gewöhnlicher E-Mail-Adressname. Sie können beispielsweise eine Verteilerliste mit dem Namen developers@domain.comerstellen. Diese Liste enthält mehrere E-Mail-Adressen von Entwicklern (developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.com, etc.).
Wenn Sie alle Entwickler über Änderungen in einer neuen Version der Anwendung informieren müssen, wäre die Eingabe der E-Mail-Adressen jedes einzelnen Entwicklers zeitaufwändig und mühsam. Stattdessen können Sie den Namen einer Verteilerliste (developers@domain.com) als Zieladresse eingeben, und die E-Mail wird an alle Entwickler in der Liste gesendet. Eine Verteilerliste wird manchmal auch als Kontaktgruppe, Verteilergruppe oder Outlook-Gruppe bezeichnet.
Was ist eine Office 365-Gruppe?
Office 365-Gruppen sind ein spezieller anwendungsübergreifender Dienst, der zur Zusammenarbeit mit anderen Benutzern in einem Team und zum Bearbeiten von Dokumenten gemäß den auf Team- oder Projektebene definierten Richtlinien verwendet wird. Die Konfiguration dieser Funktionalität wird in Azure Active Directory gespeichert – verwechseln Sie jedoch Active Directory-Gruppen nicht mit Office 365-Gruppen. Wenn Sie in Office 365 eine Gruppe erstellen und dieser Gruppe Mitglieder hinzufügen, werden den hinzugefügten Benutzern automatisch Berechtigungen zum Bearbeiten gemeinsamer Daten erteilt. Die Gruppen sind außerdem mit ihren E-Mail-Adressen verknüpft.
Mit der Office 365-Gruppe können Sie eine Begrenzung der Anzahl der Benutzer pro Nachricht vermeiden, wenn Sie E-Mails an mehrere Benutzer senden. Office 365-Gruppen sind eine Funktion, aber kein separates Produkt wie Office 365 Access oder Office 365 Visio.
Verwalten von Office 365-Gruppen und Verteilerlisten
Häufig gestellte Fragen: „Wie verwalte ich eine Verteilerliste in Office 365?“ Benutzer können die Gruppen in Office 365 verwalten, wenn sie Eigentümer dieser Gruppen sind. Es ist möglich, externen Benutzern zu erlauben, E-Mails an eine Verteilerliste und deren Mitglieder zu senden. Verteilerlisten können auf Office 365-Gruppen aktualisiert werden. Zunächst sollten Sie mit dem PowerShell-Cmdlet überprüfen, ob eine Verteilerliste aktualisiert werden kann:
Verteilerlisten können auf Office 365-Gruppen aktualisiert werden. Zunächst sollten Sie mit dem PowerShell-Cmdlet überprüfen, ob eine Verteilerliste aktualisiert werden kann:
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
Wenn alles in Ordnung ist, aktualisieren Sie die Office 365-Verteilerliste mit dem Cmdlet auf Office 365-Gruppen:
Upgrade-DistributionGroup
Erstellung
Wie erstellt man eine Gruppe in Office 365? Office 365-Gruppen können manuell von Administratoren und Endbenutzern erstellt werden. Darüber hinaus können sie automatisch von verwandten Microsoft-Anwendungen wie SharePoint Online, Teams, Planner und Yammer erstellt werden. Wer kann Gruppen in Office 365 erstellen? Administratoren können Gruppen im Exchange Admin Center, im Office 365 Admin Center und in PowerShell erstellen, das erweiterte Funktionen bietet. Endbenutzer, die verschiedene Versionen von Outlook verwenden, können Gruppen erstellen, indem sie zu Home > New Group gehen und Gruppenmitglieder hinzufügen. Wenn Sie Benutzer von außerhalb Ihrer Organisation zur Verteilerliste (Adressbuch) der Organisation hinzufügen, können diese externen Benutzer keine Mitglieder der Office 365-Gruppe sein.
Die Outlook-Verteilerliste kann von Endbenutzern in MS Office Outlook in den Adressbuch-Einstellungen als neue Kontaktgruppe erstellt werden. Diese Einstellungen können in der Registerkarte „ <“ >Personen von Outlook aufgerufen werden. Bei Bedarf können neue Mitglieder zu einer Verteilerliste hinzugefügt werden. Sobald Sie eine Outlook-Verteilerliste erstellt haben, finden Sie diese im Ordner „Kontakte” von Outlook. Eine Office 365-Verteilerliste kann im Portal unter dem Titel „ <” ()/ „>” ( ) „People” (<) ()/ „> ” ( ) hinzugefügt werden. Wenn keine Kontakte in der globalen Adressliste vorhanden sind, können Kontakte spontan hinzugefügt werden.
Löschen
Office 365-Gruppen und Outlook-Verteilerlisten können mit den Tools gelöscht werden, die für ihre Erstellung verwendet wurden.
Verteilerlisten können in PowerShell gelöscht werden. Beispielsweise können Sie eine leere Verteilerliste mit dem folgenden Befehl finden:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
Sie können die gefundenen Verteilerlisten löschen:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
Wiederherstellung nach dem Löschen
Verteilerlisten können nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden.
Office 365-Gruppen können innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschen im Microsoft 365 Admin Center wiederhergestellt werden.
PowerShell-Cmdlets
Die Cmdlets zum Verwalten von Verteilerlisten und Microsoft-Gruppen unterscheiden sich, verwenden jedoch in den meisten Fällen ähnliche Attribute.
Ein Cmdlet für Verteilerlisten:
Set-DistributionGroup
Ein Cmdlet für Office 365-Gruppen:
Set-UnifiedGroup
Wenn Sie versuchen, ein Cmdlet für eine Verteilerliste mit den für die Gruppen verwendeten Attributen zu verwenden, arbeitet der Befehl in den meisten Fällen. Lesen Sie auch, wie Sie mit Exchange Online in PowerShell verbinden.
Gemeinsame Postfächer und Kalender
Office 365-Gruppen unterstützen einen Kalender, der zum Planen von Besprechungen und anderen Gruppenereignissen verwendet werden kann. Dank eines gemeinsamen Kalenders müssen Gruppenmitglieder die IT-Abteilung nicht mehr bitten, ein separates Postfach oder eine SharePoint-Website für einen Kalender einzurichten. Zu diesem Zweck können Benutzer öffentliche Ordner verwenden, auf die über Outlook zugegriffen werden kann.
Wenn ein gemeinsames Postfach verwendet wird, werden alle E-Mails nicht nur an die Postfächer der Gruppenmitglieder verteilt, sondern auch in einem speziellen gemeinsamen Postfach der Gruppe gespeichert. E-Mails werden als Threads gespeichert, und neue Gruppenmitglieder können zuvor gesendete E-Mail-Threads einsehen. Neue Mitglieder von Gruppen können je nach den von ihnen bevorzugten E-Mail-Typen den Grad ihrer Beteiligung auswählen. Die Arbeit mit gemeinsamen Postfächern ist ohne den herkömmlichen Outlook-E-Mail-Client möglicherweise nicht einfach.
Verteilte Listen unterstützen keine gemeinsamen Postfächer und Kalender. Neue Mitglieder von verteilten Listen können keine früheren E-Mail-Nachrichten sehen, die vor dem Beitritt der Benutzer zu einer Liste gesendet oder empfangen wurden.
Zusätzliche Freigabeoptionen
Die in diesem Abschnitt aufgeführten zusätzlichen Freigabeoptionen sind nur für Office 365-Gruppen verfügbar, nicht jedoch für Verteilerlisten. OneDrive-Speicher kann für die Gruppen zum Speichern von Dateien und Kalenderdaten verwendet werden. Gruppe-Mitglieder können ihre Daten in einem gemeinsamen OneDrive-Cloud-Speicher speichern. SharePoint Online ist ein weiteres Tool für die Zusammenarbeit, das von den Gruppen in Office 365 unterstützt wird. Mit OneNote-Notizbüchern können gemeinsam Notizen (Text) erstellt und bearbeitet werden.
Verwendungsfälle
Sowohl Office 365-Gruppen als auch Verteilerlisten können zum Versenden von E-Mails verwendet werden. Verwenden Sie eine Verteilerliste, wenn Sie nur E-Mails versenden müssen. Wenn Sie zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit benötigen, verwenden Sie die Gruppen.
Beachten Sie, dass Office 365 automatisch eine Office 365-Gruppe erstellt, wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, einer gemeinsamen Plattform für Zusammenarbeit, Besprechungen, Chats und Notizen. Die Gruppen können unabhängig voneinander verwendet werden, sind aber gleichzeitig ein funktionaler Bestandteil von Microsoft Teams.
Fazit
Office 365 unterstützt Tausende von Konten für eine Organisation, und die Gruppen bieten eine bequeme Möglichkeit, Benutzerkonten mit gemeinsamen Merkmalen zu verwalten. Diese Funktionalität ist eine neu gestaltete Implementierung von Verteilerlisten, die anstelle von Verteilerlisten verwendet werden kann und im Vergleich zu Verteilerlisten mehr Funktionen für die Zusammenarbeit der Benutzer bietet. Verteilerlisten können jedoch weiterhin in Office 365 verwendet werden, wenn Sie nur E-Mails an mehrere Benutzer senden müssen. Sie können Verteilerlisten jederzeit durch Migration zu den Gruppen aktualisieren. Vergessen Sie nicht, in Ihrer Organisation ein Backup von Microsoft Office 365 durchzuführen.
