Wichtige Richtlinien für Office 365-Backups in Europa: Compliance und Praktiken
Microsoft 365, früher bekannt als Office 365, ist eine Reihe weit verbreiteter Cloud-basierter Dienste für Unternehmen und Privatanwender, wobei die Anzahl der Microsoft 365-Benutzer in Europa stetig wächst. Microsoft bietet mit seinen Cloud-Diensten mehrere Vorteile, darunter Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, effektive Zusammenarbeit usw. Trotz der hohen Zuverlässigkeit der Microsoft-Cloud-Dienste sollten Microsoft 365-Daten in der Cloud gesichert werden, um Datenverluste zu vermeiden. Es gibt spezifische Aspekte hinsichtlich der Datensicherheit von Office 365 für europäische Länder, die in diesem Blogbeitrag behandelt werden. 
Warum Office 365-Backups für europäische Unternehmen so wichtig sind
Um den Verlust von Office 365-Daten zu vermeiden, wird Unternehmen dringend empfohlen, ihre Daten zum Backup zu sichern. In der Cloud gespeicherte Daten können durch versehentliches Löschen von Benutzern, initiiertes Löschen durch Angreifer, Ransomware-Angriffe usw. verloren gehen. Darüber hinaus gibt es europaspezifische Gründe, um Office 365-Daten zu sichern.
Die Bedeutung des Datenmanagements in ganz Europa
Das Datenmanagement für europäische Unternehmen erfordert die Einhaltung von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung. Es ist von entscheidender Bedeutung, ein ordnungsgemäßes Datenmanagement über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg sicherzustellen. Microsoft 365-Dienste unterliegen dem Modell der geteilten Verantwortung, was bedeutet, dass Microsoft für den Betrieb seiner Rechenzentren verantwortlich ist. Gleichzeitig sind die Kunden für die Datensicherheit und die Backups verantwortlich.
DSGVO und Datensicherheit
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine strenge Verordnung zur Datensicherheit, die Anforderungen an die Speicherung, Verarbeitung und Sicherheit der personenbezogenen Daten von Benutzern durch Organisationen enthält. Microsoft 365 verfügt über effiziente integrierte Sicherheitsfunktionen, aber Unternehmen sind für die langfristige Datensicherheit verantwortlich, einschließlich Backups und -aufbewahrung.
Cybersicherheitsbedrohungen und Datenverletzungen
Leider sind Cybersicherheitsbedrohungen weltweit verbreitet, auch in Europa. Zu diesen Bedrohungen gehören Ransomware-Angriffe oder Phishing und Insider-Bedrohungen. Datenverletzungen und Datenverluste führen zu erheblichen finanziellen Schäden und Rufschädigungen. Die Strafen für Verstöße gegen Bestimmungen zur Datensicherheit, seien es gesetzliche oder behördliche Anforderungen, sind hoch. Unternehmen, die Daten in der Cloud speichern, wenn Benutzer in Office 365 arbeiten und große Datenmengen austauschen, können ein attraktives Ziel für Angreifer sein. Wenn Cyberkriminelle Benutzerdaten beispielsweise durch einen Ransomware-Angriff beschädigen oder löschen, können die Daten nur mit einem gültigen Backup wiederhergestellt werden. Grenzüberschreitende Datenübertragungsvorschriften Wenn personenbezogene Daten europäischer Benutzer den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verlassen, unterliegen sie ebenfalls strengen Vorschriften. Diese Maßnahme stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten europäischer Bürger bei grenzüberschreitenden Datenübertragungen geschützt sind. Microsoft 365 nutzt eine globale Cloud-Infrastruktur, die die Verwendung von Servern in Rechenzentren auf der ganzen Welt in verschiedenen geografischen Regionen voraussetzt. Gemäß der DSGVO ist die Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR eingeschränkt, wenn dieser Prozess keine ausreichenden Maßnahmen zur Datensicherheit bietet. Da Office 365-Daten in verschiedenen Rechenzentren gespeichert werden können, müssen Unternehmen, die Microsoft 365 verwenden, sicherstellen, dass die Datenübertragungen der DSGVO entsprechen.
Datensicherheit und Compliance
Der hohe Druck auf europäische Unternehmen, strenge Datenschutzgesetze, einschließlich der DSGVO, einzuhalten, erfordert die Umsetzung zuverlässiger Strategien für Datensicherheit. Verstöße gegen die Vorschriften führen zu hohen Geldstrafen und Sanktionen – es ist besser, sich um den Datenschutz und die Compliance zu kümmern, indem Sie Microsoft 365-Backups konfigurieren. Die Minimierung der gespeicherten Daten und der Aufbewahrungseinstellungen ist ein weiterer Grundsatz der DSGVO. Unternehmen dürfen nur die notwendigen Daten erfassen, aber nicht mehr. Office 365 verfügt über integrierte Datenschutzrichtlinien, aber die Verwendung spezieller Datenschutzlösungen kann die Datenschutzmaßnahmen effektiver und granularer machen. Dadurch können Unternehmen Sicherungsrichtlinien so konfigurieren, dass unnötige und veraltete Daten gelöscht und nur die kritischen Daten aufbewahrt werden. Gemäß der DSGVO haben Einzelpersonen das Recht, von einem Unternehmen die Löschung ihrer Daten zu verlangen. Unternehmen, die Office 365 verwenden, müssen in der Lage sein, Daten auf konforme Weise zu verfolgen, zu verwalten und zu löschen, wenn der Endbenutzer dies verlangt. Wenn Unternehmen über Backups verfügen, besteht kein Grund zur Sorge, dass geschäftskritische Daten beim Verwalten der Benutzerdaten gelöscht werden.
Automatisierung des Datenmanagements
Unternehmen müssen automatisierte Microsoft 365-Backups konfigurieren, um sicherzustellen, dass die Daten immer geschützt sind. Die Einrichtung von Sicherungsplänen und Aufbewahrungseinstellungen für die automatische Ausführung von Backupaufträgen und das Löschen alter, nicht mehr benötigter Sicherungsdaten ist entscheidend für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Automatisierungstools und Tools auf Basis künstlicher Intelligenz können eine vielversprechende Richtung für Microsoft 365 in der Zukunft sein. KI-basierte Tools können nicht konforme Aktivitäten automatisch überwachen. Das Erkennen ungewöhnlicher Datenzugriffsmuster, die für den normalen Betrieb untypisch sind, kann auf eine Datenverletzung oder einen Verstoß gegen Compliance-Vorschriften hinweisen. Diese Erkennung ermöglicht es Administratoren, Maßnahmen zu ergreifen, Daten zu schützen und das Problem rechtzeitig zu beheben.
So stellen Sie GDPR-konforme Office 365-Backups sicher
Um sicherzustellen, dass Office 365-Backups mit der GDPR konform sind, sollten Unternehmen eine Reihe von Maßnahmen implementieren, darunter Datenverschlüsselung, Aufbewahrungsrichtlinien und Backup-Zugänglichkeit.
Verschlüsselung der Daten
Die Verschlüsselung der Daten ist eine der wichtigsten Maßnahmen zur Sicherheit personenbezogener Daten während der Datenübertragung und im Ruhezustand (auf dem Ziel-Speicher). Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen Maßnahmen zur Sicherheit der Daten vor Verstößen und unbefugtem Zugriff ergreifen müssen. Die Sicherung verschlüsseln hilft Unternehmen sicherzustellen, dass diese verschlüsselten Daten ohne die Entschlüsselung unlesbar sind, falls Dritte illegal auf die Daten zugreifen oder sie abfangen. Eine starke AES-256-Verschlüsselung verringert das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenlecks, was Unternehmen dabei hilft, die Standards der Datensicherheit der DSGVO zu erfüllen. Sie können diese Aussage unter DSGVO Artikel 32 nachlesen. Die Verschlüsselung von Office 365-Backups ist für Unternehmen erforderlich, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Aufbewahrungsrichtlinien und Datenminimierung
Der Grundsatz der Minimierung der von Unternehmen gespeicherten Benutzerdaten ist einer der wichtigsten Grundsätze der DSGVO. Unternehmen dürfen nur die erforderlichen Daten für einen begrenzten Zeitraum erfassen und speichern (aufbewahren). Das bedeutet, dass Unternehmen, die Office 365-Backups durchführen, sicherstellen müssen, dass die Backups keine unnötigen oder veralteten Daten enthalten. Dies ist ein Problem, wenn die Daten länger als die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Unternehmen sollten Aufbewahrungsrichtlinien konfigurieren, um das Risiko zu vermeiden, dass personenbezogene Daten von Benutzern länger als nötig aufbewahrt werden. Diese Maßnahme verringert das Risiko einer Nichteinhaltung der DSGVO. Professionelle Backup-Lösungen ermöglichen es Administratoren, Zeitplan- und Aufbewahrungseinstellungen mit hoher Granularität und umfangreichen Anpassungsoptionen zu konfigurieren. Durch die Anwendung dieser Aufbewahrungseinstellungen können Unternehmen sicherstellen, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies ist eine der Anforderungen gemäß Artikel 5 Absatz 5 Buchstabe e der DSGVO. Rechte der betroffenen Personen und Zugriff auf Backups Einzelne Benutzer haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen und zu löschen. Diese Rechte werden als Rechte der betroffenen Person bezeichnet. Im Hinblick auf die Datensicherung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Anfragen zum Zugriff, zur Überprüfung und zum Löschen von Benutzerdaten auch dann bearbeiten können, wenn diese Daten in Backups gespeichert sind. Im Zusammenhang mit Office 365-Backups bedeutet dies Folgendes:
- Es sollte möglich sein, Daten bei Bedarf abzurufen, um Datenzugriffsanfragen von Benutzern zu erfüllen. Eine Office 365-Sicherungslösung muss in der Lage sein, Daten schnell wiederherzustellen und den Zugriff auf die wiederhergestellten Daten in einem nutzbaren Format zu ermöglichen.
- Eine Sicherungslösung sollte die Funktion bieten, bestimmte Daten flexibel aus den gesamten Backups zu entfernen, ohne den gesamten Datensatz wiederherstellen zu müssen. Wenn eine Lösung die Funktion bietet, bestimmte Daten selektiv aus Backups zu löschen, wird das Risiko von Strafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften erheblich verringert.
Best Practices für die Sicherung und Wiederherstellung von Office 365 in Europa
Zu den Best Practices für die Sicherung von Office 365 in Europa gehören der Fokus auf Maßnahmen zur Datensicherheit und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO. Dieser Ansatz umfasst die Implementierung einer fortschrittlichen Strategie für Disaster Recovery.
Auswahl der richtigen Backup-Lösung
Wählen Sie eine Lösung für Datensicherheit, die Backups und Wiederherstellungen in Microsoft 365 unterstützt und die Anforderungen der europäischen Datenschutzbestimmungen berücksichtigt. Beachten Sie die folgenden wichtigen Faktoren:
- DSGVO-Konformität. Eine Backup-Lösung muss mit den Bestimmungen zur Datensicherheit in Europa kompatibel sein. Mit anderen Worten: Es sollte möglich sein, eine Backup-Lösung für die Datensicherheit in Microsoft 365 so zu konfigurieren, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Speicherung von Backups auf Servern konfigurieren können, die sich geografisch in Europa befinden.
- Datensicherheit für Microsoft 365-Dienste . Stellen Sie sicher, dass die Lösung für Datensicherheit alle erforderlichen Microsoft 365-Dienste unterstützt, einschließlich Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams usw. Alle kritischen Daten müssen geschützt werden und wiederherstellbar sein.
- Sicherheit und Verschlüsselung . Die Backup-Lösung muss die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung (bei der Übertragung über das Netzwerk) und im Ruhezustand (bei der Speicherung von Daten im Backup-Speicher) unterstützen. Außerdem muss sie starke Verschlüsselungsalgorithmen wie AES-256 unterstützen. Ziehen Sie eine Backup-Lösung in Betracht, die rollenbasierte Zugriffskontrolle unterstützt, um unbefugten Zugriff auf Microsoft 365-Backups zu verhindern.
- Granulare Wiederherstellung. Wählen Sie eine Lösung, die die granulare Wiederherstellung von Microsoft 365-Daten unterstützt. Die granulare Wiederherstellung ist eine Funktion, mit der Sie bestimmte Objekte wiederherstellen können, z. B. ausgewählte E-Mails, OneDrive-Daten bestimmter Benutzer (Dateien und Ordner), SharePoint-Websites, Listen, Dateien usw. Bei der granulären Wiederherstellung können Sie nur die benötigten Daten wiederherstellen, ohne den gesamten Datensatz wiederherstellen zu müssen (z. B. die benötigten Dateien wiederherstellen, anstatt das gesamte OneDrive-Konto wiederherzustellen).
- Automatisierungstools. Erwägen Sie die Verwendung einer Microsoft 365-Sicherungslösung, die automatisierte Backups, Sicherungsüberprüfungen und Disaster Recovery-Tests unterstützt. Durch die Automatisierung von Datensicherungsaufträgen können Sie sicherstellen, dass Daten regelmäßig gesichert werden und keine Lücken in der Datensicherheit entstehen. Die Automatisierung des Backups vereinfacht das Management der Backups und verringert das Risiko menschlicher Fehler.
Sicherungshäufigkeit und Aufbewahrungseinstellungen
Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Sicherungshäufigkeit und Aufbewahrungseinstellungen so, dass sie den Anforderungen der DSGVO und anderer Vorschriften entsprechen. Gleichzeitig sollten Sie die Produktionsanforderungen des Unternehmens berücksichtigen.
- Regelmäßige Backups. Führen Sie regelmäßig Microsoft 365-Backupaufträge durch, um sicherzustellen, dass Daten bei Bedarf immer gesichert werden. Konfigurieren Sie zu diesem Zweck automatische Backupaufträge auf der Grundlage akzeptierter RPO-Werte (Ziele der Wiederherstellungspunkte). Je nach Produktionsanforderungen können Backups täglich oder sogar stündlich (für Daten, die häufig geändert oder aktualisiert werden) durchgeführt werden.
- Zeitplanung. Dieser Parameter legt fest, wie oft ein Backupauftrag durchgeführt wird. Konfigurieren Sie die automatische Microsoft 365-Zeitplanung, die vollständige und inkrementelle Backups für ein höheres Maß an Zuverlässigkeit in Bezug auf die Datensicherheit umfassen kann.
- Aufbewahrung. Die Optionen für die Aufbewahrungsplanung für Backupsretention scheduling options legen fest, wie lange Backups aufbewahrt werden. Konfigurieren Sie die Aufbewahrung von Backups so, dass die Aufbewahrungsrichtlinie den Anforderungen der DSGVO entspricht. Beachten Sie dabei den Grundsatz der Datenminimierung, wonach personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden sollten. Achten Sie bei der Konfiguration der Aufbewahrungseinstellungen darauf, dass Sie über genügend Daten für das Backup verfügen, um die Betriebskontinuität des Unternehmens zu gewährleisten. Die Aufbewahrungsfrist für juristische oder finanzielle Organisationen kann länger sein als für Organisationen, die in anderen Branchen tätig sind.
- Versionen zur Wiederherstellung. Die Einstellungen für die Sicherungsplanung und -aufbewahrung sollten so konfiguriert werden, dass verschiedene Versionen von geschützten Objekten, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten geschrieben wurden, wiederhergestellt werden können. Beispielsweise kann Ransomware die neuesten Versionen von Dateien zerstören, und diese beschädigten Daten können in den neuesten Backups (Wiederherstellungspunkten) enthalten sein. Durch die Verwendung älterer Wiederherstellungspunkte ist eine Datenwiederherstellung möglich.
Disaster Recovery und Geschäftskontinuität
Erstellen Sie einen detaillierten Disaster Recovery-Plan und einen Geschäftskontinuitätsplan , um Ausfallzeiten im Falle einer Katastrophe (Systemausfall, Cyberangriff usw.) zu minimieren. Ein Disaster Recovery-Plan muss gut strukturiert sein, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seinen Betrieb ohne Datenverlust oder mit minimalem Datenverlust und minimalen Dienstunterbrechungen fortsetzen kann.
- Disaster Recovery-Plan. Ein Disaster Recovery-Plan enthält detaillierte Informationen, in denen jeder Schritt der Datenwiederherstellung aus Backups erläutert wird. Er beschreibt die Rollen der einzelnen Mitarbeiter im Prozess der Datenwiederherstellung, die geschätzte Wiederherstellungszeit und andere Aspekte. Mit einem hochwertigen Plan für Disaster Recovery können Unternehmen selbst strengste RTOs einhalten und Daten schnell wiederherstellen, wodurch Dienstunterbrechungen minimiert werden.
- Business Continuity Plan. Ein Business Continuity Plan wird in der Regel zusammen mit einem Disaster Recovery Plan verwendet, um sicherzustellen, dass die Geschäftsfunktionen eines Unternehmens während und nach einer Katastrophe weiterlaufen können. Zuverlässige Backups können Benutzern helfen, auf die Informationen zuzugreifen, die sie zur Ausführung der erforderlichen Aufgaben benötigen.
- Backup- und Wiederherstellungstests. Durch das Testen von Backups wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass die Daten in den Backups inkonsistent oder beschädigt sind, und es wird sichergestellt, dass die Backups funktionsfähig sind. Tests der Datenwiederherstellung erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Daten und Workloads bei einer Katastrophe ohne Probleme wiederhergestellt werden können. Durch Tests können Unternehmen sicherstellen, dass ein Disaster Recovery-Plan und ein Geschäftskontinuitätsplan wie erwartet funktionieren.
- Redundante Standorte für Backups. Gemäß der 3-2-1-Backup-Regel wird empfohlen, Backups und Backupkopien an verschiedenen Standorten zu speichern. Dieser Ansatz verbessert die Disaster-Recovery-Strategie erheblich. Unternehmen, die mit Daten von Nutzern arbeiten, die in der Europäischen Union ansässig sind, müssen jedoch die Anforderungen der DSGVO erfüllen und Daten auf Servern speichern, die sich geografisch in der Europäischen Union befinden. Seien Sie daher bei der Auswahl eines Cloud-Backup-Speichers wie AWS oder Azure vorsichtig und wählen Sie für den öffentlichen Cloud-Speicher Rechenzentren in europäischen Regionen aus.
NAKIVO Backup & Replication für Microsoft 365-Backups
NAKIVO Backup & Replication & Replications unterstützt Microsoft 365-Backups. Die NAKIVO-Lösung unterstützt das Backup von Microsoft Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online und Teams. Die folgenden Funktionen können Ihnen dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen in Europa zu erfüllen:
- Sicherung verschlüsseln auf der Quelle, während der Übertragung und im Ruhezustand
- Automatisierung von Backupaufträgen
- Backup-Überprüfung
- Flexible Einstellungen für Zeitplanung und Aufbewahrungseinstellungen
- Granulare Wiederherstellung von Dateien und Objekten
- Backupkopie und Backup in der Cloud mit der Möglichkeit, eine Region für die Speicherung von Microsoft 365-Backups in Europa auszuwählen
- Unveränderliche Backups
Die Zukunft der Office 365-Backups in Europa
Technologien entwickeln sich ständig weiter, was bedeutet, dass es in Zukunft neue Herausforderungen bei den Office 365-Backups für europäische Benutzer geben kann.
Neue Datenschutzbestimmungen
Die Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes nehmen weiter zu, und es ist sehr wahrscheinlich, dass in Europa zusätzlich zur DSGVO neue, verschärfte Regulierungsstandards eingeführt werden. Diese Vorschriften würden sich wiederum auf das Backup für Microsoft 365 für Unternehmen auswirken, die mit europäischen Benutzern arbeiten. Die Anforderungen an die Datensicherheit könnten strenger werden, und Unternehmen müssen ihre Strategien für Backups anpassen. Einige europäische Länder könnten zusätzlich zu den allgemein geltenden Anforderungen in der gesamten Europäischen Union weitere Anforderungen zur Datensicherheit einführen.
Neue Technologien für das Backup-Verfahren
Auch Technologien zur Datensicherheit werden immer ausgefeilter und bieten erweiterte Funktionen. Künstliche Intelligenz kann eingesetzt werden, um Bedrohungen früher zu erkennen, Datenintegritätsprüfungen zu verbessern und ungewöhnliche Muster zu erkennen, die von Ransomware verwendet werden, bevor Daten beschädigt werden. Die Mechanismen zur Erkennung und Prävention von Ransomware könnten verbessert werden.
Fazit
Um eine effektive Strategie für die Office 365-Sicherung in Europa umzusetzen, müssen Unternehmen die europäischen Vorschriften und Standards der Datensicherheit wie die DSGVO verstehen. Berücksichtigen Sie die regulatorischen Anforderungen bei der Auswahl des Backup-Standorts, der Backup-Häufigkeit und der Aufbewahrungseinstellungen. Wählen Sie eine Lösung für die Datensicherheit, die Backups für Microsoft 365 unterstützt und so konfiguriert werden kann, dass sie den europäischen Datenschutzanforderungen entspricht.
