Office 365 群組與郵件分發清單：全面比較
群組郵件清單和 Office 365 群組是 Microsoft Office 365 用戶廣泛使用的實用特點。如果您是 Office 365 的新用戶,這篇比較群組郵件清單與 Office 365 群組差異的部落格文章正是為您而寫。
什麼是分發清單？
分發清單是一組電子郵件地址,可用於向多位收件者發送電子郵件,而無需手動輸入每個收件者的電子郵件地址。分發清單的名稱與一般的電子郵件地址名稱相似。例如,您可以建立一個名為 developers@domain.com. 此清單可包含多位開發者的email地址(developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.com等)。
若需通知所有開發人員有關新應用程式版本的變更,逐一輸入每位開發人員的email地址將既費時又繁瑣。相反地,您可以輸入一個群組名稱(developers@domain.com) 作為收件地址,email 就會發送給清單中的所有開發人員。分發清單有時也被稱為聯絡人群組、分發群組或 Outlook 群組。
什麼是 Office 365 群組？
Office 365 群組是一項特殊的跨應用程式服務,用於在團隊中與其他使用者進行協作,並依照團隊層級或專案層級所定義的政策來編輯文件。此功能性的設定儲存於 Azure Active Directory 中——但請勿將 Active Directory 群組與 Office 365 群組混為一談。 當您在 Office 365 中建立群組並將成員加入該群組時,系統會自動授予新增使用者編輯共用資料的權限。這些群組亦會與其電子郵件地址相關聯。
透過 Office 365 群組,您在向多位使用者發送電子郵件時,可避免受單封郵件使用者數量限制的限制。Office 365 群組是一項特點,而非像 Office 365 Access 或 Office 365 Visio 那樣的獨立產品。
Office 365 群組與郵件分發清單的管理
人們通常會問:"該如何在 Office 365 中管理群組信箱？"若使用者是群組的所有者,即可管理 Office 365 中的群組。系統允許外部使用者向群組信箱及其成員發送 email。
群組信箱可升級為 Office 365 群組。首先,您應使用 PowerShell 指令碼檢查該群組信箱是否可升級:
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
如果一切正常,請使用以下 cmdlet 將 Office 365 分發清單升級為 Office 365 群組:
Upgrade-DistributionGroup
創世
如何在 Office 365 中建立群組？Office 365 群組可由管理員和最終使用者手動建立。此外,相關的 Microsoft 應用程式(例如 SharePoint Online、Teams、Planner 和 Yammer)也能自動建立群組。 誰可以在 Office 365 中建立群組？管理員可在 Exchange 管理中心、Office 365 管理中心以及提供進階特點的 PowerShell 中建立群組。使用不同版本 Outlook 的最終使用者可透過前往 Home > New Group 以及新增群組成員。若將組織外部的使用者新增至組織的群發清單(通訊錄)中,這些外部使用者將無法成為 Office 365 群組的成員。
終端使用者可在 MS Office Outlook 的"通訊錄"設定中,將 Outlook 群發清單建立為新的聯絡人群組。您可透過以下路徑存取這些設定: People Outlook 的 [聯絡人] 索引標籤。必要時,可將新成員新增至群組。建立 Outlook 群組後,該群組會顯示在 Outlook 的 [聯絡人] 資料夾中。可在 People 在入口網站中的標題。如果"全球通訊錄"中沒有聯絡人,可以隨時新增聯絡人。
刪除
Office 365 群組和 Outlook 分發清單可透過其建立時所使用的工具進行刪除。
分發清單可在 PowerShell 中刪除。例如,您可以使用以下命令查找一個空的分發清單:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
您可以刪除搜尋到的群組:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
刪除後的還原
群組清單一旦刪除便無法還原。
Office 365 群組可在刪除後 30 天內,透過 Microsoft 365 管理中心進行還原。
PowerShell 指令碼
用於管理分發清單和 Microsoft 群組的 cmdlet 雖然不同,但在大多數情況下使用的屬性相似。
一個用於分發清單的 cmdlet:
Set-DistributionGroup
一個用於 Office 365 群組的 cmdlet:
Set-UnifiedGroup
如果您嘗試對分發清單使用適用於群組的屬性來執行 cmdlet,在大多數情況下,該命令都能正常運作。另請參閱如何 在 PowerShell 中連線至 Exchange Online.
共用信箱與行事曆
Office 365 群組支援行事曆功能,可用於安排會議及其他群組活動。透過共用行事曆,群組成員無需再請 IT 部門為行事曆另行設定獨立的信箱或 SharePoint 網站。使用者可利用 Outlook 可存取的公用資料夾來達成此目的。
使用共用信箱時,所有 email 不僅會分發至群組成員的信箱,還會儲存於群組專屬的共用信箱中。 電子郵件以討論串形式儲存,新加入的群組成員可查看先前發送的電子郵件討論串。群組新成員可根據其偏好的電子郵件類型,選擇參與程度。若無傳統的 Outlook 電子郵件客戶端,操作共用信箱可能較為困難。
分散式清單不支援共用信箱和行事曆。分散式清單的新成員無法查看在用戶加入清單之前所發送或接收的電子郵件訊息。
其他分享選項
本節列出的其他分享選項僅適用於 Office 365 群組,不適用於郵件群組。群組可使用 OneDrive 儲存空間來儲存檔案和行事曆資料。群組成員可將資料儲存至共享的 OneDrive 雲端儲存空間。SharePoint Online 是另一種協作分享工具,並受到 Office 365 群組的支援。此外,群組成員還可使用 OneNote 筆記本共同建立或編輯筆記(文字)。
使用情境
Office 365 群組和郵件分發清單皆可用於發送 email。 若您僅需發送 email,請使用郵件群組。若您需要額外的協作特點,請使用群組。
請注意,當您在 Microsoft Teams(一個用於協作、會議、聊天和筆記的共享平台)中建立團隊時,Office 365 會自動建立一個 Office 365 群組。這些群組可以獨立使用,但同時也是 Microsoft Teams 功能的一部分。
結論
Office 365 支援組織內數千個帳戶,而"群組"功能提供了一種便捷的方式,用於管理具有某些共同特徵的用戶帳戶。此功能性是對"發送清單"的重新設計版本,可取代發送清單使用,並相較於發送清單,為用戶協作提供更多特點。不過,當您僅需向多位用戶發送 email 時,仍可在 Office 365 中使用發送清單。您可隨時透過遷移至"群組"來升級發送清單。 請別忘了在您的組織中執行 Microsoft Office 365 備份。
