如何將資料從 Excel 匯入或匯出至 SharePoint 清單，以及反之亦然
許多使用 SharePoint Online 的使用者偏好使用清單,因為 SharePoint 清單的外觀與 Excel 表格極為相似。為了實現更完善的整合,Microsoft 允許您將 Excel 表格匯出至 SharePoint 清單,反之亦然。使用者通常會詢問:如何將資料從 SharePoint 匯入 Excel？如何從 SharePoint 擷取資料？如何在 Excel 中建立 SharePoint 清單？這篇部落格文章將協助您解答這些問題,並說明如何將表格從 Excel 匯出至 SharePoint 清單,以及反向操作的方法。
方法 1 – 如何手動將資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單
第一種方法的原理是:您應建立一個空清單,其欄位結構須與 Excel 表格中的欄位完全一致。為確保資料的一致性,各欄位的資料格式必須相同。接著,您需手動將 Excel 表格中各欄位的資料複製,並貼上至 SharePoint 清單的對應欄位。
在您電腦上已安裝的 Microsoft Excel 中,開啟包含表格的 XLS、XLSX、CSV 檔案,或其他格式的檔案。 在本範例中,我已建立一個簡單的表格供示範使用。您可以在下方的螢幕截圖中看到此表格在 Excel 中開啟的樣貌。
開啟網頁瀏覽器並登入您的 Office 365 帳戶(Microsoft 365 帳戶)。在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,並建立一個新清單。我們將這個測試清單命名為 清單02 並輸入說明,例如: 將 Excel 匯入 SharePoint 清單. 您也可以閱讀 這篇部落格文章 關於 SharePoint Online,以進一步了解網站、清單和資料庫。
建立新的 SharePoint 清單後,請點擊以下連結建立適當的欄位 +Add column. 這些欄位的名稱和資料格式必須與來源 Excel 表格中的欄位相同。
在彈出的視窗中,輸入欄位的名稱、說明和類型,並設定其他所需參數。然後按下 Save.
此清單現在已包含所有必要的欄位,但內容仍為空。若要開始將資料複製到 SharePoint 清單中,您必須以表格形式檢視該清單。要執行此操作,請按一下 Edit in grid view. 您已準備好將資料從 Excel 複製到 SharePoint 清單。
選取 Excel 表格中某一欄的資料,然後按下 Ctrl+C 將選取的資料複製到剪貼簿。在下方的螢幕截圖中,您可以看到資料位於 姓名 已選取欄位。
在 SharePoint 清單中建立欄位後,您可以將其左右移動。請選取目標欄位中的空白儲存格(該 名稱 (在本例中為欄位),然後按下 Ctrl+V 將已複製到剪貼板中的資料貼上。該 姓名 在這個範例中,該欄位現在已包含所有所需資料。請以同樣的方式複製並貼上其他欄位的資料。
將資料轉移至 SharePoint 清單的所有欄位後,即可退出網格檢視。我們已完成將 Excel 表格中的資料複製到 SharePoint 清單的作業。在下方的螢幕截圖中,您可以看到複製所有資料後清單的樣貌。
此方法的優點在於,當資料表或欄位數量不多時,操作起來相當簡便。
缺點則是,當需要複製的資料表和欄位過多時,此方法既費時又不便。
方法 2 – 如何將資料直接從 Excel 匯出至 SharePoint 清單
此方法的原理是,您應直接從電腦上安裝的 Excel 將表格匯出至 SharePoint 清單。Excel 必須能夠連線至您的 SharePoint 網站。您需提供憑證,且您的 Office 365 帳戶必須具備足夠的權限,才能在 SharePoint 網站上建立 SharePoint 清單。
開啟電腦上安裝的 Microsoft Excel,並開啟您要匯出至 SharePoint Online 的表格。 讓我們為這篇部落格文章建立一個測試表格,其中包含一些設備項目,並建立列來記錄這些項目的供應商、項目的擁有者,以及每項目的價格。
在開始匯出之前,請先將試算表轉換為表格。點擊 Insert > Table.
在 建立資料表 視窗中,您可以保留預設值並按下 OK.
現在表格的樣貌略有不同,因為欄位標題已標示為另一種顏色。
選取表格中的任何欄位名稱,前往 Design tab (表格工具),並輸入表格名稱,例如, 測試表01. 名稱中不應包含空格。
選擇 Design tab,點擊 Export,然後點擊 Export Table to SharePoint List…
此時會顯示一個彈出視窗。共有兩個步驟需要完成。
請輸入您在 SharePoint 中的團隊網站網址,該網站即是您欲匯出的 Excel 表格的目標位置。以我為例,我使用的是以下網址: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
請輸入表格名稱,例如: Excel 至 SharePoint 清單. 此名稱將在匯出後用作 SharePoint 清單名稱。
輸入說明文字,例如: 將 Excel 匯入 SharePoint 清單.
次點擊 Next 繼續。
為匯出表格的每一欄定義正確的資料類型,然後按下 Finish.
現在,Microsoft Excel 已連線至您選定作為匯出目的地的 SharePoint 網站,以便將 Excel 表格匯出至 SharePoint 清單。Excel 必須通過 Office 365 的驗證,才能將表格匯出至 SharePoint 清單。您應輸入您的 Office 365 帳戶使用者名稱和密碼。
如果一切正確,匯出程序將成功完成,您應會看到以下訊息:
該表格已成功發佈,可於以下網址查看:
請在網頁瀏覽器中開啟視窗中提供的連結:
現在您可以在 SharePoint Online 中看到已匯出的 Excel 表格以清單形式呈現。
您可以在 SharePoint Online 中手動開啟此清單,方法是開啟您的團隊網站,然後前往 Site Contents 網頁介面導覽窗格中的"區段"。
此方法的優點在於,可直接將資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單,操作十分便利。您只需具備 Excel 及 SharePoint Online 的存取權限,無需任何第三方應用程式的需求。
方法 3 – 如何透過應用程式將 Excel 資料匯出至 SharePoint 清單
第三種方法的構想是,您應使用一個特殊的 SharePoint 應用程式,將 Excel 試算表匯入 SharePoint 清單中。您需要 Import Spreadsheet 應用程式以及支援 ActiveX 控制項的網頁瀏覽器,例如 Internet Explorer。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,點擊 Settings 圖示,然後在彈出的選單中點選 Add an app.
在彈出的視窗中,您可以看到各種 SharePoint 應用程式的清單。輸入"匯入” 輸入至本頁面的搜尋欄中。當 Import Spreadsheet 找到應用程式後,請點擊它。
在開啟的頁面中,請輸入透過此應用程式匯入後所建立的新 SharePoint 清單的名稱與說明。
名稱: Excel 至 SharePoint 清單
說明: 將 Excel 匯入 SharePoint 清單
點擊 Browse,然後選取您要匯入 SharePoint 並作為清單的 XLSX 檔案(或該應用程式支援的其他 Excel 檔案格式)。
點擊 Import.
ActiveX controls 您的網頁瀏覽器必須啟用 ActiveX 控制項。若未啟用 ActiveX 控制項,您的網頁瀏覽器將顯示警告訊息。請參閱您的網頁瀏覽器說明文件,了解如何啟用 ActiveX 控制項。ActiveX 控制項是一種軟體元件,可讓您與網頁上的內容進行互動。它們可能存取您的電腦,並可能引發安全性問題。 ActiveX 控制項亦稱為 Internet Explorer 的外掛程式。
此方法的優點在於無需過多手動操作。
此方法的缺點在於您需要設定 ActiveX 控制項(這可能相當困難,或您的網頁瀏覽器不支援此功能),且您需要使用專用的 SharePoint 網頁應用程式。
方法 4 – 建立新的 SharePoint 清單時,如何從 Excel 匯出資料
還有另一種方法,可讓您在 SharePoint Online 中建立新清單時,將 Excel 表格匯入 SharePoint 清單。使用此方法無需 Excel 或其他應用程式。只需開啟網頁瀏覽器,並使用您的 Office 365(Microsoft 365)帳戶憑證登入 SharePoint Online。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,點擊 Settings 圖示,然後點擊 Site contents.
在 網站內容 在開啟的頁面中,請點擊 New > List.
會開啟一個新頁面,建議您建立清單。在頁面的左側,請選取 From Excel 從 Excel 建立清單。為新清單輸入名稱,例如: SharePoint 匯入 Excel. 點擊 Upload file,然後選取您要匯入至 SharePoint Online 並作為 SharePoint 清單的 Excel 檔案(XLS、XLSX 或其他支援的格式)。此外,您也可以選取已上傳至 SharePoint 網站的檔案。按下 Next 繼續。
系統已識別我們上傳的檔案中的某個資料表。請檢查欄位類型,並確保資料格式正確,以維持資料的一致性。點擊 Create 準備完成時。
已成功建立 SharePoint 清單,並將 Excel 表格中的資料匯出至 SharePoint 清單。
此方法的優點在於,您無需在電腦上安裝 Excel 即可將表格匯出至 SharePoint 作為清單,也無需使用 SharePoint 應用程式。
如何將 SharePoint 清單匯出至 Excel
您只需點擊幾下,即可透過 SharePoint Online 的網頁介面,將 SharePoint 清單匯出為 Excel 表格。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,然後開啟您要匯出的 SharePoint 清單。點擊 Export to Excel.
一個視窗通知您: query.iqy 必須在 Excel 中開啟。請選擇 Excel 作為開啟下載檔案的應用程式 query.iqy 檔案,然後按下 OK. A Microsoft Excel 安全性公告 當您在 Microsoft Excel 中開啟從網路上下載的檔案時,系統會顯示此訊息。此通知訊息的目的是為了降低遭受勒索軟體攻擊及感染其他病毒的風險。請按一下 Enable 請開啟您要匯出至 Excel 表格的 SharePoint 清單。
此時 Excel 會開啟一個表格,表示 SharePoint 清單的匯出已完成。請將該表格儲存為所需格式的檔案,例如 XLS 或 XLSX。
在 Excel 中更新資料
如果儲存於 SharePoint Online 團隊網站上的 SharePoint 清單有變更,您可以重新整理已匯入 Excel 的表格資料,並更新表格,而無需執行新的匯出/匯入操作。當 SharePoint 清單中的變更儲存後,Excel 中的資料並不會立即自動重新整理;您需要手動執行一次操作才能達成此目的。在此情況下,您應了解如何將 Excel 連線至 SharePoint 清單。
讓我們新增一個 開關 SharePoint 清單中的該行。
如您所見,我們先前匯入的 Excel 表格並未隨著我們新增至 SharePoint 清單的資料而自動更新(該 開關 (行)。我們需要前往 Data 按一下"分頁"並點擊 Connections 在 Excel 中。
該 練習冊連結 視窗開啟。點擊 Refresh 若要重新整理 Excel 表格中的資料,請關閉此視窗。
Excel 中的資料已更新,而 開關 無需重新匯出所有資料,即可在 Excel 表格底部新增一行。
請注意,資料僅會單向更新。若您在 Excel 表格中變更資料並點擊 Refresh,SharePoint 清單並未更新。
若您不需要更新目前 Excel 表格中的資料,請前往 Data > Connections,選取一個查詢,然後按一下 Remove.
結論
由於 SharePoint Online 和 Excel 皆為 Microsoft 產品,因此兩者之間具備良好的整合性。將 Excel 表格中的資料匯出至 SharePoint 清單至少有四種方法。本文介紹的方法各有優缺點,在選擇適合您的方法時,請務必留意這些優缺點。 請根據您希望手動操作、使用 Excel 或其他應用程式來選擇合適的方法。將資料從 SharePoint 清單匯出至 Excel 的過程相當簡單,且所有 SharePoint Online 使用者都能輕鬆上手。
當您使用 SharePoint Online 及 Office 365 時,請務必記得備份您的資料。 NAKIVO Backup & Replication 支援 Office 365 的資料備份功能,適用於 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online。
