如何將資料從 Excel 匯入及匯出至 SharePoint 清單，以及反之亦然
許多使用 SharePoint Online 的使用者都喜歡使用清單,因為 SharePoint 清單的外觀與 Excel 表格非常相似。為了實現更好的整合,微軟允許您將 Excel 表格匯出至 SharePoint 清單,反之亦然。使用者通常會問:如何將資料從 SharePoint 匯入 Excel？如何從 SharePoint 擷取資料？如何在 Excel 中建立 SharePoint 清單？這篇部落格文章將協助您解答這些問題,並說明如何將表格從 Excel 匯出至 SharePoint 清單,以及反向操作的方法。
方法 1 – 如何手動將資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單
第一種方法的原理是:您應建立一個空清單,其欄位結構須與 Excel 表格中的欄位完全一致。為確保資料一致性,各欄位的資料格式必須相同。接著,您需手動將 Excel 表格中各欄位的資料複製,並貼上至 SharePoint 清單的對應欄位。
在您電腦上已安裝的 Microsoft Excel 中,開啟一個包含表格的 XLS、XLSX、CSV 檔案,或其他格式的檔案。在本範例中,我已建立了一個簡單的表格供示範。您可以在下方的螢幕截圖中看到此表格在 Excel 中開啟的樣子。
開啟網頁瀏覽器並登入您的 Office 365 帳戶(Microsoft 365 帳戶)。在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,並建立一個新清單。 我們將此測試清單命名為 List02 ,並輸入說明,例如: 將 Excel 匯入 SharePoint 清單 。您也可以閱讀 這篇部落格文章 關於 SharePoint Online 的文章,以進一步了解網站、清單和資料庫。
建立新的 SharePoint 清單後,請點擊 +Add column來建立相應的欄位。這些欄位的名稱和資料格式必須與來源 Excel 表格中的欄位相同。
在彈出的視窗中,輸入欄位名稱、說明及類型,並定義該欄位的其他必要參數。接著點擊 Save。
此時清單已包含所有必要的欄位,但內容仍為空。若要開始將資料複製到 SharePoint 清單,您必須將清單以表格形式檢視。要執行此操作,請點擊 Edit in grid view。現在您已準備好將資料從 Excel 複製到 SharePoint 清單。
在 Excel 表格的某個欄位中選取資料,然後按下 Ctrl+C 將選取的資料複製到剪貼簿。在下方的螢幕截圖中,您可以看到 “名稱” 欄位中的資料已被選取。
在 SharePoint 清單中建立欄位後,您可以將其左右移動。選取所需欄位中的空白儲存格(在本例中為 “名稱” 欄位),然後按下 Ctrl+V 將您複製到剪貼簿的資料貼上。 在我們的範例中, “名稱” 欄位現在已包含所有所需資料。請以同樣的方式複製並貼上其他欄位的資料。
當您將資料轉移至 SharePoint 清單的所有欄位後,即可退出網格檢視。我們已完成將資料從 Excel 表格複製到 SharePoint 清單的作業。在下方的螢幕截圖中,您可以看到複製所有資料後,我們的清單呈現的樣貌。 
這個方法的優點是當您沒有太多表格或欄位時,使用起來非常簡單。
缺點是當您的欄位和表格過多且需要複製時,這種方法會顯得耗時且不方便。
方法二 – 如何直接從 Excel 匯出資料至 SharePoint 清單
這種方法的概念是,您應該從安裝在您電腦上的 Excel 直接將您的表格匯出至 SharePoint 清單。Excel 必須能夠連接到您的 SharePoint 站點。您應該提供您的憑證,並且您的 Office 365 帳戶必須具有足夠的權限來建立 SharePoint 站點上的 SharePoint 清單。
打開安裝在您電腦上的 Microsoft Excel,打開您想要匯出至 SharePoint 線上的表格。讓我們為博客文章建立一個測試表格,表格包含一些設備項目,並創建包含製造這些項目的供應商、業主和項目價格的欄位。
在開始匯出之前,將試算表轉換為表格。點擊 Insert > Table。
在 建立表格 視窗中,您可以保留預設值並點擊 OK。
現在,表格的檢視略有不同,表頭被標記為不同的顏色。
選擇表格中的任何欄名,轉到 Design tab (表格工具),並輸入表格名稱,例如: 測試表格01 。名稱中不應包含空格。
選擇 Design tab,點擊 Export,然後點擊 Export Table to SharePoint List…
一個彈出視窗將出現。需要完成兩個步驟。
輸入要將 Excel 表格匯出的 SharePoint 團隊站點的地址。在我的示例中,使用如下地址: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
輸入您的表格名稱,例如: Excel 至 SharePoint 清單 。此名稱將作為匯出後的 SharePoint 清單名。
輸入說明,例如: 匯入 Excel 至 SharePoint 清單 。
點擊 Next 繼續。
為匯出表格的每個欄位定義正確的數據類型,然後點擊 Finish。
現在 Microsoft Excel 連接到您選擇作為目的地的 SharePoint 站點,以將 Excel 表格匯入 SharePoint 清單。Excel 需要通過 Office 365 的身份驗證才能將表格匯出至 SharePoint 清單。您應該輸入您的 Office 365 帳戶用戶名稱和密碼。 
如果一切無誤,匯出程序將成功完成,您應會看到以下訊息:
該表格已成功發佈,可於以下網址查看:
請在網頁瀏覽器中開啟視窗中提供的連結。
現在,您可以在 SharePoint Online 中看到已匯出的 Excel 表格以清單形式呈現。
您可以在 SharePoint Online 中手動開啟此清單,方法是開啟您的團隊網站,並前往網頁介面導覽窗格中的 Site Contents 區段。
此方法的優點在於,可直接將資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單,操作十分便利。您只需具備 Excel 及 SharePoint Online 的存取權限,無需任何第三方應用程式的需求。
方法 3 – 如何透過應用程式將資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單
第三種方法的原理是,您應使用專用的 SharePoint 應用程式,將 Excel 試算表匯入至 SharePoint 清單中。 您需要 Import Spreadsheet 應用程式,以及支援 ActiveX 控制項的網頁瀏覽器(例如 Internet Explorer)。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,點擊 Settings 圖示,並在彈出的選單中點選 Add an app。
在彈出的視窗中,您會看到各種 SharePoint 應用程式的清單。請在該頁面的搜尋欄位中輸入” import “。當找到 Import Spreadsheet 應用程式時,請點擊它。
在開啟的頁面中,您應為透過此應用程式匯入後所建立的新 SharePoint 清單輸入名稱與說明。
名稱: Excel 匯入 SharePoint 清單
說明: 將 Excel 匯入 SharePoint 清單
點擊 Browse,並選取您要匯入 SharePoint 作為清單的 XLSX 檔案(或其他該應用程式支援的 Excel 檔案格式)。
點擊 Import。您的網頁瀏覽器必須已啟用
ActiveX controls 功能。若未啟用 ActiveX 控制項,網頁瀏覽器中將顯示警告訊息。請參閱您的網頁瀏覽器說明文件,了解如何啟用 ActiveX 控制項。ActiveX 控制項是一種軟體元件,可讓您與網頁上瀏覽的內容進行互動。它們可能存取您的電腦,並可能引發安全性問題。 ActiveX 控制項亦稱為 Internet Explorer 的外掛程式。
此方法的優點在於無需太多手動操作。
此方法的缺點在於您需要設定 ActiveX 控制項(這可能相當困難,或您的網頁瀏覽器不支援此功能),且您需要使用專為 SharePoint 設計的特殊網頁應用程式。
方法 4 – 建立新 SharePoint 清單時如何從 Excel 匯出資料
還有另一種方法,可讓您在 SharePoint Online 中建立新清單時,將 Excel 表格匯入 SharePoint 清單。使用此方法無需 Excel 或其他應用程式。只需開啟網頁瀏覽器,並使用您的 Office 365(Microsoft 365)帳戶憑證登入 SharePoint Online 即可。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,點擊 Settings 圖示,然後點選 Site contents。
在隨後開啟的 網站內容 頁面中,點擊 New > List。
此時會開啟一個新頁面,提示您建立清單。在頁面左側,選擇 From Excel 以從 Excel 建立清單。為新清單輸入名稱,例如 SharePoint 匯入 Excel 。 點擊 Upload file,並選取您要匯入至 SharePoint Online 作為 SharePoint 清單的 Excel 檔案(XLS、XLSX 或其他支援的格式)。此外,您也可以選取已上傳至 SharePoint 網站的檔案。點擊 Next 繼續。
系統已識別上傳檔案中的表格。請檢查欄位類型,並確保資料格式正確以維持一致性。準備就緒後,點擊 Create 完成操作。
已成功建立 SharePoint 清單,並將資料從 Excel 表格匯出至 SharePoint 清單。
此方法的優點在於,您無需在電腦上安裝 Excel 即可將表格匯出至 SharePoint 作為清單,也無需使用 SharePoint 應用程式。
如何將 SharePoint 清單匯出至 Excel
您只需點擊幾下,即可透過 SharePoint Online 的網頁介面將 SharePoint 清單匯出至 Excel 表格。
在 SharePoint Online 中開啟您的團隊網站,然後開啟您要匯出的 SharePoint 清單。點擊 Export to Excel。
系統會顯示一個視窗,通知您 query.iqy 必須在 Excel 中開啟。選擇 Excel 作為應用程式來開啟下載的 query.iqy 檔案,並點擊 OK。當您在 Microsoft Excel 中開啟從網際網路下載的檔案時,會顯示 Microsoft Excel 安全性通知 。 此通知訊息的目的是降低遭受勒索軟體攻擊及其他病毒感染的風險。請按一下 Enable 以開啟您要匯出至 Excel 表格的 SharePoint 清單。
此時 Excel 會開啟一個表格,表示 SharePoint 清單的匯出已完成。請將該表格儲存為所需格式的檔案,例如 XLS 或 XLSX。 
在 Excel 中刷新資料
若您儲存於 SharePoint Online 團隊網站上的 SharePoint 清單有變更,您可以刷新已匯入 Excel 的表格資料,並更新該表格,而無需執行新的匯出／匯入操作。當 SharePoint 清單中的變更儲存後,Excel 中的資料並不會立即自動刷新;您需要手動執行一次操作才能完成此步驟。在此情況下,您應了解如何將 Excel 連線至 SharePoint 清單。
讓我們在 SharePoint 清單中新增一行: Switches 。
如您所見,先前匯入的 Excel 表格並未自動更新我們新增至 SharePoint 清單的資料(即 Switches 這行)。我們需要透過前往 Excel 的 Data 索引標籤,並點擊 Connections 來更新它。
此時會開啟 Workbook Connections 視窗。 點擊” Refresh “以刷新 Excel 表格中的資料,隨後即可關閉此視窗。
Excel 中的資料已更新,且” “的”Switches” 行已新增至 Excel 表格底部,無需重新匯出所有資料。
請注意,資料僅會單向刷新。若您在 Excel 表格中變更資料並點擊” Refresh“,SharePoint 清單將不會更新。
若您無需更新當前 Excel 表格中的資料,請前往 Data > Connections,選取一個查詢,然後點擊 Remove。
結論
由於 SharePoint Online 和 Excel 均為 Microsoft 產品,因此 Microsoft 提供了良好的整合功能。將資料從 Excel 表格匯出至 SharePoint 清單至少有四種方法。本部落格文章所介紹的方法各有優缺點,在選擇適合您的方法時,應留意這些優缺點。 請根據您希望手動操作、使用 Excel 或其他應用程式,選擇合適的方法。將資料從 SharePoint 清單匯出至 Excel 的操作相當簡單,且所有 SharePoint Online 使用者皆能輕鬆上手。
當您使用 SharePoint Online 及 Office 365 時,請務必記得備份資料。NAKIVO Backup & Replication 支援 Exchange Online、OneDrive for Business 及 SharePoint Online 的 Office 365 資料備份服務。
