Come gli MSP possono eseguire il backup di Microsoft 365 per i propri clienti
La maggior parte delle organizzazioni che utilizzano i servizi Microsoft 365 per esigenze aziendali è interessata alla continuità operativa e alla possibilità di ripristinare i dati per evitare tempi di inattività. Alcune aziende valutano la possibilità di avvalersi di un servizio di backup-as-a-service fornito da un MSP (Managed Service Provider) per eseguire il backup dei dati di Microsoft 365. Questo articolo del blog spiega in che modo gli MSP possono eseguire il backup dei dati di Microsoft 365 per i propri clienti e come scegliere la soluzione di backup MSP più adatta a questo scopo.
L’importanza del backup per Microsoft 365 per gli MSP
Il supporto per il backup per Microsoft 365 è importante per i fornitori di servizi gestiti (MSP) poiché Microsoft 365 è un servizio cloud ampiamente utilizzato dalle organizzazioni di tutto il mondo. Sebbene Microsoft disponga di potenti data center con un’infrastruttura affidabile e ridondante, i dati di Microsoft 365 possono comunque andare persi.
Comprendere il modello di responsabilità condivisa di Microsoft
Secondo il Contratto di licenza con l’utente finale per gli utenti Microsoft 365, gli utenti accettano di utilizzare il modello di responsabilità condivisa per quanto riguarda i dati generati e archiviati nelle app e nei servizi di Microsoft 365. Il modello di responsabilità condivisa di Microsoft definisce le responsabilità condivise tra Microsoft e i clienti (o gli MSP per conto dei clienti) durante l’utilizzo dei servizi cloud di Microsoft 365. Questo modello stabilisce che Microsoft è responsabile del funzionamento della propria infrastruttura cloud e dei propri data center (disponibilità dei server, ridondanza dei dati a livello di data center, ecc.). D’altra parte, i clienti sono responsabili della protezione dei dati dalla loro parte contro la perdita degli stessi.
- Responsabilità di Microsoft: Infrastruttura e operatività
L’ambito di responsabilità di Microsoft riguarda l’infrastruttura sottostante e la relativa sicurezza. L’azienda fa del suo meglio per proteggere i server e le apparecchiature di rete da guasti hardware, replicare i dati, proteggere dagli attacchi DDoS, ecc. Queste misure non proteggono i dati dalla cancellazione accidentale da parte degli utenti, dagli attacchi ransomware a livello dell’utente o dalle minacce interne.
- Responsabilità dei clienti: Protezione dei dati e ripristino
I clienti o gli MSP (Managed Service Provider) sono responsabili della protezione dei propri dati in Microsoft 365: devono garantire che i dati siano protetti e possano essere ripristinati. Questo approccio comprende attività quali la gestione degli account utente di Microsoft 365 all’interno di un’organizzazione, la garanzia della sicurezza dei dati e l’implementazione di piani di backup e ripristino. I clienti devono monitorare e gestire eventi quali la cancellazione accidentale dei dati da parte degli utenti, attività dolose da parte di soggetti interni, attacchi ransomware e la conservazione dei dati per motivi di conformità.
Ad esempio, Microsoft 365 prevede finestre di ripristino limitate (da 30 a 90 giorni per gli elementi eliminati, a seconda del servizio, con un massimo di 93 giorni), oltre le quali i dati potrebbero non essere più recuperabili senza un backup. Se il cliente dispone di un backup, i dati possono essere ripristinati in caso di danneggiamento causato, ad esempio, da un attacco ransomware.
- In alcuni casi, i clienti devono soddisfare i requisiti normativi che impongono periodi di conservazione più lunghi rispetto alle opzioni standard disponibili nelle impostazioni native di Microsoft 365. Queste esigenze possono essere soddisfatte utilizzando una soluzione di backup dedicata.
Rischi legati alla mancata esecuzione di backup dei dati di Microsoft 365
Se un’organizzazione non esegue il backup degli utenti e dei dati di Microsoft 365, aumenta il rischio di perdita dei dati, il che, a sua volta, può comportare conseguenze negative per l’azienda. - Attacchi informatici . Attacchi informatici come il phishing e attacchi ransomware possono danneggiare i dati di Microsoft 365 utilizzando potenti algoritmi di crittografia che li rendono illeggibili. Senza una soluzione di protezione dei dati di Microsoft 365, il ripristino dei file danneggiati o cancellati a causa del ransomware è impossibile.
- Cancellazione accidentale o intenzionale dei dati . A volte, gli utenti possono cancellare i dati di Microsoft 365 per errore. Questi dati possono essere e-mail, file, cartelle, siti SharePoint, ecc. Può capitare che qualche utente cancelli i dati intenzionalmente per danneggiare un’organizzazione. A volte, la cancellazione dei dati non viene rilevata in tempo. Se il periodo di conservazione previsto dagli strumenti nativi di Microsoft 365 è scaduto, è impossibile ripristinare questi dati senza un backup.
- Violazioni della conformità . Se un’organizzazione opera in un settore o in una regione specifici che devono soddisfare requisiti normativi e di conformità, la mancanza di un backup comporta il rischio di sanzioni e multe. Normative come GDPR, HIPAA e SOX richiedono spesso la conservazione a lungo termine dei dati e la capacità di presentarli durante audit o indagini legali.
- Continuità operativa e tempi di inattività . La perdita di dati può causare tempi di inattività che incidono negativamente sulle attività aziendali e possono comportare perdite finanziarie. Le soluzioni di backup dedicate a Microsoft 365 sono ottimizzate per ripristinare rapidamente i dati necessari con un intervento manuale minimo.
- Problemi legali e finanziari . Se un’organizzazione non è in grado di produrre i dati necessari, quali informazioni sui clienti, contratti o documenti finanziari, ciò può portare a controversie legali, multe o perdita di affari. Ciò è particolarmente critico nei settori che fanno affidamento su una tenuta accurata dei registri, e la mancanza di backup potrebbe esporre l’organizzazione a cause legali, sanzioni pecuniarie e danni alla reputazione.
Funzionalità chiave per gli MSP in una soluzione di backup per Microsoft 365
Gli MSP devono utilizzare una soluzione di protezione dei dati efficace per salvaguardare i dati Microsoft 365 dei clienti con un elevato livello di efficienza e affidabilità e con la capacità di soddisfare i requisiti di conformità.
- Copertura completa dei servizi Microsoft 365 . Un MSP dovrebbe utilizzare una soluzione di protezione dei dati di Microsoft 365 che copra i principali servizi di Microsoft 365, tra cui:
- Exchange Online : e-mail, calendari, contatti
- SharePoint Online : siti, raccolte di documenti, elenchi
- OneDrive for Business : file e cartelle degli utenti
- Microsoft Teams : chat, file, canali condivisi, impostazioni
Una soluzione completa garantisce che nessun dato critico rimanga senza protezione.
- Funzionalità di ripristino granulare . Il ripristino granulare consente agli MSP e ai loro clienti di recuperare elementi specifici, come singole e-mail, file o messaggi di Microsoft Teams, anziché intere cassette postali o siti. Questa funzione è particolarmente utile quando un cliente non ha bisogno di recuperare un intero set di dati, ma necessita solo di un’e-mail, un file, una cartella o un altro oggetto di Microsoft 365. Il ripristino granulare accelera i tempi di ripristino e, di conseguenza, le organizzazioni subiscono tempi di inattività e interruzioni dei processi aziendali inferiori.
- Backup automatizzati e pianificati . Per garantire che i dati siano costantemente protetti, un MSP dovrebbe utilizzare una soluzione di protezione dei dati con ampie funzionalità di automazione e pianificazione. Ciò consente agli MSP e ai loro clienti di configurare i lavori di backup in modalità automatica e garantire che i dati vengano sottoposti a backup quando necessario senza intervento manuale.
- Impostazioni di conservazione flessibili e conservazione a lungo termine . Gli utenti Microsoft 365 devono spesso soddisfare specifici requisiti di conservazione, compresa la conformità normativa. La soluzione di backup dovrebbe fornire criteri di conservazione personalizzabili per consentire la conservazione dei dati a breve e a lungo termine. Dovrebbe inoltre soddisfare i requisiti di conformità a normative quali GDPR, HIPAA o SOX, con opzioni per la conservazione a tempo indeterminato o pluriennale, a seconda delle esigenze.
- Crittografia dei dati . La sicurezza è una priorità assoluta per gli MSP e le soluzioni di backup dovrebbero offrire la crittografia end-to-end dei dati, sia in transito che inattivi. La crittografia consente ai clienti di garantire che i dati sensibili siano protetti e al sicuro da accessi non autorizzati durante il trasferimento in rete e durante l’archiviazione on-premise o nel cloud.
- Gestione multi-tenant . Una soluzione di backup MSP per Microsoft 365 deve includere funzionalità multi-tenant, poiché gli MSP gestiscono solitamente più clienti. Ciò consente agli MSP di monitorare e gestire i backup per tutti i clienti da un’unica interfaccia. Questo approccio riduce la complessità della gestione. Una soluzione di backup per Microsoft 365 destinata agli MSP dovrebbe supportare il Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) per garantire che solo i membri autorizzati del team possano accedere ai dati in base ai propri ruoli.
- Opzioni di archiviazione flessibili . Il software di backup MSP per Microsoft 365 dovrebbe supportare una varietà di opzioni di archiviazione che possano essere utilizzate come destinazioni di backup per i dati di Microsoft 365. I clienti apprezzano solitamente una varietà di opzioni di archiviazione, quali archivi locali, nastri e piattaforme cloud private e pubbliche.
- Ripristino di emergenza rapido . La migliore soluzione di backup MSP deve fornire un ripristino di emergenza rapido ed efficace. Questa funzionalità può ridurre significativamente i tempi di inattività in caso di incidenti legati alla perdita di dati. Una soluzione di backup deve supportare il ripristino granulare per ripristinare rapidamente gli oggetti specifici (file, cartelle, e-mail, siti SharePoint) necessari ai clienti. Una soluzione dotata di tale funzionalità consente ai clienti di garantire la continuità operativa e di rispettare rigorosi accordi sul livello di servizio (SLA) e tempi di ripristino ( obiettivi di tempo di ripristino , RTO) molto stretti.
- Scalabilità . Una soluzione di backup MSP per Microsoft 365 dovrebbe essere flessibile in termini di scalabilità. La quantità di dati utilizzati dai clienti è in continua crescita. Dovrebbe essere supportata l’espansione dello spazio di archiviazione di backup tramite l’aggiunta di un altro repository di backup. Anche il numero di clienti può crescere e la soluzione di protezione dei dati dovrebbe supportare la gestione di un numero maggiore di clienti con i relativi dati e l’infrastruttura associata.
- Funzionalità self-service per i clienti . Le soluzioni di backup MSP che offrono portali self-service migliorano l’esperienza dei clienti nella gestione Backup di Microsoft 365 e nelle attività di ripristino. Queste funzionalità riducono le richieste di assistenza di routine e consentono ai clienti di accedere e ripristinare i propri dati senza l’intervento dell’MSP. Di conseguenza, entrambe le parti dispongono di maggiore flessibilità nella gestione dei flussi di lavoro relativi alla protezione dei dati.
Come NAKIVO aiuta gli MSP a eseguire backup efficaci di Microsoft 365
NAKIVO Backup & Replication è una soluzione universale per la protezione dei dati che supporta il backup di Microsoft 365 e offre funzionalità multi-tenant per soddisfare le esigenze degli MSP e dei clienti.
- Supporto per un’ampia gamma di servizi Microsoft 365 protetti: Exchange Online (cassette postali, e-mail, contatti ed elementi di calendario), OneDrive for Business (file e cartelle), SharePoint (siti, elenchi e librerie) e Microsoft Teams (chat, canali e file).
- Portale self-service per ogni tenant (cliente). Quando la soluzione NAKIVO viene installata in modalità multi-tenant, l’MSP crea tenant che hanno accesso all’interfaccia web del proprio ambiente isolato per eseguire il backup e il ripristino dei dati di Microsoft 365.
- I tenant remoti hanno la possibilità di gestire le proprie risorse nell’infrastruttura di protezione dei dati (a differenza dei tenant locali). Gli MSP possono effettuare il monitoraggio dell’istanza di NAKIVO Backup & Replication di un tenant remoto nella Console MSP dopo che è stata stabilita la connessione da entrambe le parti.
- Backup incrementale . Copiare solo i blocchi di dati modificati dall’ultimo backup per migliorare significativamente la velocità di backup e ridurre il consumo di spazio di archiviazione.
- Ripristino granulare . La soluzione NAKIVO consente ai clienti di ripristinare oggetti specifici da un backup di Microsoft 365, tra cui e-mail, contatti, calendari, file, cartelle, siti SharePoint, elenchi, librerie, canali di Microsoft Teams e i relativi contenuti (file, post, siti web, schede di Word e altro).
- Ampio supporto di archiviazione per i backup . Gli utenti possono archiviare i backup di Microsoft 365 in locale utilizzando repository di backup su macchine Linux e Windows, condivisioni CIFS/NFS, dispositivi NAS, cartucce a nastro, ecc. È supportata anche l’archiviazione su cloud: Amazon S3, archiviazione compatibile con S3, Amazon EC2, Archiviazione BLOB di Azure e altri.
- Immutabilità dei backup . I backup di Microsoft 365 vengono utilizzati per proteggere i dati dal ransomware. Backup immutabili sono molto più efficaci dal punto di vista della protezione dai ransomware. Se il ransomware ottiene l’accesso all’archivio di backup, i backup immutabili non possono essere modificati né eliminati.
- Elevata scalabilità . Gli archivi federati consentono ai provider di estendere un repository di backup esistente aggiungendo altri membri all’archivio federato. È disponibile più spazio di archiviazione gratuito nello stesso repository senza la necessità di riconfigurare i lavori di backup per utilizzare altri nuovi repository di backup. Un MSP può aggiungere altri tenant quando necessario e allocare risorse a loro dedicate.
- Crittografia dei backup . NAKIVO Backup & Replication supporta crittografia dei backup. Gli MSP e i clienti possono creare repository di backup crittografati e abilitare la crittografia dei backup sul lato sorgente prima di copiare e archiviare i dati. Quando si utilizza la crittografia dei backup sul lato sorgente, i dati vengono trasferiti sulla rete in stato crittografato.
- Impostazioni avanzate di pianificazione e conservazione . Con la soluzione NAKIVO, i clienti possono configurare qualsiasi pianificazione di backup e impostazioni di conservazione utilizzando opzioni flessibili. È possibile configurare il Programma di fidelizzazione GFS e politiche più complesse. Le opzioni di pianificazione flessibili consentono di creare backup automaticamente quando necessario per garantire la massima protezione.
Procedure consigliate per gli MSP per eseguire in modo efficace il backup dei dati di Microsoft 365
Si raccomanda agli MSP di seguire le procedure consigliate per il backup di Microsoft 365 e i servizi correlati per garantire la protezione dei dati, il ripristino e il rispetto dei requisiti di conformità per i clienti.
- Implementare backup regolari e automatizzati di Microsoft 365 per ridurre il rischio di perdita dei dati.
- Utilizzare criteri di conservazione personalizzabili per consentire ai clienti di soddisfare le proprie politiche di backup e i requisiti di conformità.
- Fornire opzioni di ripristino granulari per velocizzare e rendere più efficace il processo di ripristino quando è necessario recuperare oggetti specifici.
- Implementare la crittografia dei dati e altre misure di sicurezza per proteggere i dati di backup da accessi non autorizzati.
- Utilizzare la distribuzione multi-tenant per una gestione efficace di più clienti.
- Abilitare opzioni di backup self-service per migliorare la soddisfazione dei clienti e ridurre il numero di ticket di assistenza.
- Applicare funzionalità di protezione dai ransomware, come l’immutabilità dei backup.
- Fornire funzionalità di ripristino rapido per rispettare valori RTO rigorosi.
Garantire la conformità per gli MSP con i backup di Microsoft 365
I fornitori di servizi gestiti (MSP) devono garantire la conformità ai requisiti normativi per consentire ai clienti di rispettarli. Gli MSP devono conoscere le leggi sulla protezione dei dati pertinenti che si applicano ai propri clienti, quali:
- GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) in Europa
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) nel settore sanitario
- SOX (Sarbanes-Oxley Act) nel settore finanziario e nelle società quotate in borsa
- CCPA (California Consumer Privacy Act) negli Stati Uniti
Il software di backup Microsoft 365 per MSP può aiutare a garantire la conformità alle normative, assicurando la protezione dei dati grazie a funzionalità affidabili di backup e ripristino. Le principali funzionalità in grado di garantire la conformità includono la crittografia, la protezione dal ransomware con immutabilità e monitoraggio, il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC), i test di backup, la pianificazione flessibile e le impostazioni di conservazione.
Conclusione
Quando si sceglie una soluzione di backup MSP per i backup di Microsoft 365, i provider dovrebbero prendere in considerazione un software che supporti i servizi essenziali di Microsoft 365 e offra multi-tenancy, crittografia dei backup, backup incrementali, ripristino granulare, più ubicazioni di archiviazione e immutabilità dei backup. La scelta della soluzione di backup adeguata consente a un MSP di soddisfare i clienti esistenti e attirare un maggior numero di utenti.
