Aggiungere team a Outlook: una guida pratica

L’integrazione tra Microsoft Outlook 365 e Microsoft Teams è utile perché consente una comunicazione fluida, la pianificazione efficiente delle riunioni su Teams, la facile partecipazione alle riunioni, l’accesso alle conversazioni su Teams direttamente da Outlook e notifiche consolidate, migliorando così la produttività e la collaborazione. Sfrutta appieno il potenziale di questi strumenti versatili e scopri un livello di efficienza completamente nuovo seguendo la nostra guida.

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Prerequisiti

Per aggiungere Microsoft Teams a Outlook è necessario soddisfare alcuni requisiti:

• Se utilizzi le applicazioni di Office installate sul tuo computer anziché l’interfaccia web, assicurati che sia Microsoft Teams che Outlook siano installati sul tuo computer. Queste applicazioni devono essere installate e funzionare correttamente prima di tentare di integrarle.
• Se le applicazioni sono installate sul tuo computer, verifica di disporre di versioni compatibili di Microsoft Teams e Outlook. I prerequisiti specifici possono variare a seconda della versione in uso, ma in genere si consiglia di avere installate le versioni più aggiornate per garantire una compatibilità ottimale e l’accesso alle funzioni più recenti.
• Un abbonamento Microsoft 365 valido (precedentemente Office 365) per un’integrazione e funzioni più complete. Una licenza Microsoft 365 garantisce l’accesso agli ultimi aggiornamenti, alle funzioni e alle capacità sia per Teams che per Outlook. È necessario utilizzare uno dei Piani aziendali di Microsoft 365 per integrare Teams con Outlook, ad esempio E3 o E5.
• Assicurati di disporre di un account utente valido per Microsoft 365 collegato ai servizi Microsoft Teams e Outlook della tua organizzazione. È necessario accedere a entrambe le applicazioni utilizzando le credenziali del proprio account per accedere e abilitare le funzioni di integrazione.

Aggiunta di Teams a Outlook 365 come applicazione installata

L’installazione della suite di applicazioni Microsoft Office sul computer è un modo pratico per utilizzare gli strumenti e le funzioni di Office. È possibile installare Microsoft 365 le applicazioni o Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 per aggiungere MS Teams a Outlook. Spieghiamo come procedere con Outlook installato su un computer Windows:

1. Assicurarsi che l’app Microsoft Teams per Microsoft Office 365 sia installata sul proprio computer Windows insieme a Microsoft Outlook e che siano soddisfatti i prerequisiti sopra indicati. È possibile Scarica e installa Microsoft Teams se questo componente non è stato ancora installato.
2. Aprire Microsoft Teams ed effettuare l’accesso al proprio account Microsoft 365.
3. Aprire l’app Outlook 365 ed effettuare l’accesso al proprio account Microsoft 365.
4. Fare clic sull’icona Calendar in Outlook per aprire il calendario.

   

5. Fare clic su New Meeting. Nel menu che si apre, fare clic con il pulsante destro del mouse su Teams Meeting e selezionare Add to Quick Access Toolbar per visualizzare il pulsante New Teams Meeting nella barra multifunzione di Outlook.

   

6. Fare clic sul pulsante New Teams Meeting nella barra multifunzione (nella scheda Home ) oppure fare clic su New Meeting > Teams Meeting.

   

7. Immettere i requisiti obbligatori per una nuova riunione di team per pianificarla:
   • Titolo
   • Utenti richiesti
   • Ora di inizio della riunione
   • Ora di fine della riunione
   • Luogo
8. Fare clic su Send quando si è pronti a inviare l’invito alla riunione con il link di Teams incorporato agli utenti selezionati.

   

Partecipare a una riunione di Teams in Outlook:

1. Aprire l’invito alla riunione in Outlook.
2. Fare clic sul link Join Microsoft Teams Meeting all’interno dell’invito.
3. Se è installata l’app desktop di Teams, questa si aprirà automaticamente e vi condurrà alla riunione.
4. Se non hai installato l’app Teams, puoi partecipare alla riunione utilizzando la versione web di Teams.

Componente aggiuntivo di Teams per Outlook in Microsoft Office 2019

La procedura per l’integrazione di Teams con Outlook, quando sul tuo computer Windows è installato Microsoft Office 2021, 2019 o 2016, è quasi la stessa di quella per l’integrazione di Teams con Outlook per Office 365.

La differenza principale consiste nel fatto che è necessario installare e abilitare un componente aggiuntivo di Teams per Outlook quando si utilizza Outlook come parte della suite Microsoft Office installata. Questo componente aggiuntivo è noto anche come plugin di Teams per Outlook o estensione di Teams.

Per installare e abilitare il componente aggiuntivo di Microsoft Teams in Outlook per Microsoft Office 2019, è possibile seguire questi passaggi:

1. Assicurarsi che Microsoft Teams sia installato sul computer. Quando si installa Microsoft Teams, il componente aggiuntivo di Teams per Outlook viene solitamente aggiunto automaticamente all’elenco dei componenti aggiuntivi in Outlook.
2. Aprire l’applicazione Microsoft Outlook sul computer.
3. Andare al menu File oppure fare clic sul pulsante Office (nelle versioni precedenti di Office). Scegli Options dal menu.
4. Nella finestra Opzioni , seleziona Add-ins dalla barra laterale.
5. Cerca il menu a discesa Manage e seleziona COM Add-ins. Fai clic sul pulsante Go .

   

6. Abilita il componente aggiuntivo di Microsoft Teams. Nella finestra Componenti aggiuntivi COM , seleziona la casella di controllo Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office . Se il componente aggiuntivo non è presente nell’elenco, potrebbe essere necessario installarlo prima.

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Come risolvere un problema quando manca il componente aggiuntivo di Teams in Outlook

Se il componente aggiuntivo di Teams in Outlook non è presente nell’elenco dei componenti aggiuntivi o se lo hai eliminato in precedenza, potrebbe essere necessario configurare manualmente il componente aggiuntivo di Teams.

Per installare manualmente il componente aggiuntivo di Teams, segui la procedura seguente:

1. Nella sezione Componenti aggiuntivi della finestra Opzioni di Outlook , seleziona Manage COM Add-Ins nell’elenco a discesa e fai clic sul pulsante Go .
2. Nella finestra Componenti aggiuntivi COM che si apre, fare clic sul pulsante Add .
3. Accedere alla posizione in cui è installato Microsoft Teams (in genere, Teams si trova in C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin ).
4. Selezionare Microsoft.Teams.AddinLoader.dll e fare clic su OK per aggiungere il componente aggiuntivo di Teams per Outlook all’elenco.
5. Selezionare la casella di controllo Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office e fare clic su OK.
6. Riavviare Outlook affinché le modifiche abbiano effetto.
7. Verifica l’integrazione con Microsoft Teams. Una volta riavviato Outlook, dovresti vedere le funzioni di integrazione con Microsoft Teams disponibili. Cerca le opzioni per pianificare riunioni su Teams, partecipare a riunioni su Teams o accedere alle conversazioni su Teams direttamente da Outlook.

Note: I passaggi sopra indicati si basano sulla procedura generale per l’abilitazione dei componenti aggiuntivi in Outlook per Microsoft Office. I passaggi esatti potrebbero differire leggermente a seconda della versione specifica di Outlook inclusa in Microsoft Office 2019. Se si riscontrano difficoltà o se il componente aggiuntivo non è visibile, si consiglia di consultare la documentazione ufficiale o le risorse di supporto fornite da Microsoft per Microsoft Office 2019, 2016 o 2021.

Come collegare Teams a Outlook 365 per il Web

Se si utilizzano le applicazioni Web di Suite Office 365 , la configurazione dell’integrazione di Teams con Outlook è più semplice. Questo perché Teams è integrato con Outlook per impostazione predefinita nei servizi Web di Microsoft 365 per i piani di abbonamento supportati. Nella maggior parte dei casi, quando si utilizza Outlook 365 per il Web, non è necessario collegare manualmente MS Teams a Outlook.

Per creare una riunione di Teams:

1. Assicurati che l’amministratore Microsoft 365 della tua organizzazione abbia assegnato la licenza appropriata al tuo account.
2. Accedi a Microsoft 365 andando al link https://login.microsoftonline.com e inserendo le credenziali del tuo account Microsoft 365.
3. Apri Outlook Online per Office 365. Fai clic sull’icona Apps nell’angolo in alto a sinistra della pagina iniziale di Microsoft 365 del tuo account e fai clic su Outlook.
4. Dopo aver aperto l’app Web di Outlook, fai clic sull’icona Calendar nel pannello a sinistra.

   

5. Fai clic su New event in Calendario di Outlook per creare una nuova riunione del team.

   

6. Inserisci i parametri necessari per la riunione, ad esempio il nome della riunione, gli utenti invitati e l’orario, come abbiamo fatto quando abbiamo creato una nuova riunione di Teams nell’app Outlook 365 installata su Windows. Puoi usare l’Assistente pianificazione per selezionare un orario in cui ogni utente invitato è disponibile ed evitare sovrapposizioni con altre riunioni (per maggiore comodità, aggiungi il calendario di Teams a Outlook).
7. Attiva l’interruttore Teams meeting per integrare Teams con Outlook per questo evento.
8. Fai clic su Send per pianificare la riunione e inviare gli inviti agli utenti selezionati.

   

Come risolvere i problemi di connessione tra Outlook e Teams

Se Outlook e Teams non si connettono tra loro, si verificano problemi quando aggiungi una riunione del team in Outlook. Prova le seguenti azioni per risolvere il problema.

Registra Teams come app di chat per le app di Office 365

Se usi le applicazioni di Office 365 installate sul computer Windows, assicurati che Microsoft Teams sia registrato come app di chat per Office 365.

1. Apri l’app Microsoft Teams installata sul computer in cui sono installate anche le altre applicazioni di Office 365.
2. Fai clic su … (l’icona con tre puntini) per aprire il menu Opzioni, quindi fai clic su Settings.

   

3. Seleziona la casella di controllo Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications).

   

4. Riavvia Microsoft Teams 365 e Outlook, installati sul computer come applicazioni di Office 365.

Verifica i criteri di Teams

Potrebbero verificarsi problemi se sono presenti criteri che bloccano l’integrazione di Teams e Outlook. In tal caso, prova i seguenti passaggi:

1. Vai a Centro di amministrazione di Microsoft 365.
2. Vai a Teams & groups > Policies.
3. Assicurati che non siano presenti criteri restrittivi che impediscano l’integrazione di Microsoft Teams con Outlook.

   

   • Controlla Politica di upgrade di Teams con le impostazioni di coesistenza e upgrade per abilitare la pianificazione delle riunioni in Teams.
   • Controlla Politica sulle riunioni di Teams con le impostazioni della politica sulle riunioni per consentire l’installazione del componente aggiuntivo di Teams per Outlook.

Altri suggerimenti

Se continui ad avere problemi di connessione, puoi provare le seguenti azioni:

• Controlla il tuo piano di abbonamento a Microsoft 365 e assicurati che supporti l’utilizzo integrato di Microsoft Teams e Outlook.
• Verifica se le applicazioni di Microsoft Office installate sul tuo computer sono registrate/attivate.
• Assicurati che le app di Outlook e Teams siano aggiornate. Aggiorna Microsoft Office Se necessario, aggiorna le applicazioni.
• Esci e accedi nuovamente alle app di Microsoft Teams e Outlook.
• Prova a disinstallare e reinstallare Teams e Outlook sul computer. Installa Teams come amministratore poiché i componenti aggiuntivi COM per Outlook richiedono autorizzazioni amministrative per l’installazione e la scrittura di valori nel Registro di sistema di Windows. Dopo l’installazione, esegui Teams come utente normale.
• Verifica se il componente aggiuntivo di Microsoft Teams per Outlook sia presente nell’elenco dei componenti aggiuntivi attivi, ma non in quello dei componenti aggiuntivi inattivi o disabilitati nelle impostazioni dei componenti aggiuntivi di Microsoft Outlook 2016, 2019 o 2021 installato sul tuo computer. Se il plugin di Teams per Outlook si trova nell’elenco dei “Componenti aggiuntivi inattivi” o “Componenti aggiuntivi disabilitati”, spostalo nell’elenco dei “Componenti aggiuntivi attivi”.
• Aggiornamento Universal C Runtime se utilizzi Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c

Conclusione

I servizi di posta elettronica di Microsoft 365, come Exchange e Outlook, sono affidabili ed efficaci per le aziende. Per mantenere l’elevata efficienza di un’organizzazione che utilizza la posta elettronica, non dimenticate la protezione dei dati e il backup dei dati di posta elettronica. NAKIVO Backup & Replication è una soluzione universale per la protezione dei dati che supporta il backup per Microsoft 365, inclusi Exchange, OneDrive for Business, SharePoint e Teams.

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